ساختار کار سلسله مراتبی: مفهوم و هدف. مدیریت پروژه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر پروژه اهداف و مراحل اجرا دارد. اجرای پروژه مستلزم وجود اهداف، انواع خاصی از فعالیت ها، مهارت ها و توانایی ها است. هر مرحله نیاز به کنترل فرآیند دارد. این یک هنر پیچیده و خلاقانه برای هماهنگ کردن تمام منابع درگیر در اجرای پروژه است: انسان و مواد.

مفاهیم اساسی

مدیریت پروژه فرآیندی با پتانسیل بی حد و حصر است. با وجود این، همه انواع اقدامات قابل پیش بینی هستند. در طول چرخه عمر پروژه، روش‌ها و فن‌آوری‌های مدیریتی مدرن اعمال می‌شود. هدف: دستیابی به نتایج معینی که از نظر ترکیب، حجم، هزینه، کیفیت و هزینه های زمانی در پروژه تعیین شده است. در نهایت، همه شرکت کنندگان در این فرآیند باید از نتیجه راضی باشند.

اولین و ابزار اصلی، تعریف محدوده پروژه است. مفهوم ساختار شکست کار (WBS) در اینجا مهم است. ایجاد یک سند واقعی معتبر در تئوری ساده است، اما در عمل، به عنوان یک قاعده، دشوار است.فرآیندی که به ویژگی‌ها و تفاوت‌های خاص خود نیاز دارد.

ISR - محتوای پروژه را به طور کامل تعریف می کند و بر نتایج آن متمرکز است. برای تعیین اهداف و ترکیب مراحل، روش بسیار عالی است: ساختار شکست کار (WBS)، یا به زبان انگلیسی WBS. به این تکنیک CPP نیز می گویند که به معنای ساختار شکست کار است. اما اغلب آنها از مخفف ISR استفاده می کنند.

در نتیجه فعالیت خلاقانه کل تیم، یک سند رسمی متولد می شود که محتوای پروژه و اجزای آن را توضیح می دهد. آثاری که در WBS گنجانده نشده اند به کار طراحی تعلق ندارند. خود سند می تواند شامل چندین سطح باشد که هر عنصر آن منحصر به فرد است، دارای یک کد است و طبق قوانین باید در فرهنگ لغت WBS شرح داده شود.

روش شناسی که توسط آن ساختار سلسله مراتبی کار برای دستیابی به موفقیت ایجاد می شود

ارزش ISR نیز با رشد مقیاس کار افزایش می یابد. این یکی از عوامل کلیدی موفقیت است. خدمات IRS برای:

• جزئیات وظایف پروژه؛
• ریسک، منابع، برنامه ریزی، هزینه و کیفیت برنامه ریزی؛
• توزیع دقیق با محدودیت های مشخص و تعریف مسئولیت شرکت کنندگان؛
• سازمان بین شرکت کنندگان پروژه تعامل؛
• سازمان کنترل بر اجرای کار و تغییرات؛
• سازمان های گزارش دهنده؛
• ایجاد ساختار پروژه ای به نام ساختار سازمانی.

همه عناصری که ساختار سلسله مراتبی کار دارند به شکل گرافیکی مناسب ساخته شده اند. این رویکرد مزایایی داردقبل از لیست با توجه به کار جمعی در ایجاد IRS، سطح ارتباطات افزایش می یابد، بهترین دید، نظارت و کنترل حاصل می شود. اطلاعات ارائه شده به صورت گرافیکی به شما امکان می دهد کل طرح را به صورت بصری پوشش دهید.

بسته ها و فرهنگ لغت

یک عنصر مهمی که ساختار سلسله مراتبی کار دارد بسته هایی است که شامل لیستی از عملیات لازم برای دستیابی به نتیجه کار است. با تشکر از این، کار بدون نیاز به اضافات انجام می شود. این امکان مشاهده یک ارزیابی واقع بینانه و یک نتیجه قابل اندازه گیری را فراهم می کند. چنین بسته ای برای تحویل به پیمانکار کاملا مناسب است.

کمک ملموس برای اجرای کار توسط فرهنگ لغت ویژه پخش می شود. این امکان را فراهم می کند تا تمام عناصر و اصطلاحاتی را که ساختار سلسله مراتبی کار پروژه دارد تفسیر کند و مدیر مرزهای مسئولیت را برای هر یک از اعضای تیم تعیین کند. این برای جلوگیری از تکرار عملیات ضروری است.

فرهنگ لغت شامل موارد زیر است. نام آنها؛ زمان اختصاص داده شده برای اجرای یک عملیات خاص؛ ترتیب عناصر؛ نتیجه مورد انتظار و مسئول هر بخش از پروژه است.

عناصر

ساختار سلسله مراتبی کار پروژه توسط کل تیم با استفاده از روش یکپارچه سازی توسعه می یابد. تمام جنبه های پروژه به ترتیب تقسیم می شوند: اهداف، نتایج، معیارها، دستاوردها، محصولات، حوزه های عملکردی، حجم ها، الزامات فنی. شرایط لازم برای ایجاد ساختار شکست کار به شرح زیر است:

• هر عنصر باید نتیجه قابل اندازه گیری فرمول بندی شده خود را داشته باشد؛
• هر نتیجه عنصر فوق حاصلضرب عناصر تجزیه است؛
• بسته ها و برخی عملیات باید منحصر به فرد باشند.

برای اینکه سازماندهی کار موفق باشد، ساختار کامل است، اما زائد نیست.

عناصر سطوح بالا باید با کل ساختار سازمانی ترکیب شوند. عناصر سطح پایین نباید از نظر اندازه بیش از حد باشند، بلکه برای اجرای کار و کنترل کاملاً کافی باشند.

برای تقسیم بندی قابل تحویل پروژه به عناصر، دو رویکرد اصلی وجود دارد: عملکردی و محصول. این معیارها را نمی توان در یک سطح ترکیب کرد. با این حال، در موارد مختلف حتی بسیار مناسب است. همچنین مهم است که کار مدیریتی و محتوایی را با هم مخلوط نکنید. یک رویکرد محصول مورد نیاز است تا مشتری بتواند ببیند مدیر چه زمانی و چه محصولاتی را به او تحویل می دهد. عملکردی - برای تعامل مدیر با مجریان و انتصاب افراد مسئول در زمینه های خاصی از کار.

رویکردها

اگر سازماندهی پروژه در چند مرحله انجام می شود، می توانید از رویکرد مبتنی بر ساختار مکعبی پروژه استفاده کنید.

در سطح بالا، نتایج بر اساس مراحل چرخه زندگی تجزیه می شوند. پس از آن ساختاربندی بر اساس محصولات پروژه انجام می شود. در مرحله نهایی بسته های کاری با توجه به معیار عملکردی یا بر اساس انواع فعالیت ها تکمیل می شود.

برای راهنماییپروژه، ساخت یک ساختار سلسله مراتبی کار و تمام اطلاعات کلیدی لازم برای این کار در منشور گنجانده شده است. ابتدا شرح کار معنادار انجام می شود. پس از آن، می توانید شرحی از بلوک مدیریت ایجاد کنید. معمولاً در یک ماژول شرطی، به عنوان "سیستم مدیریت پروژه" اختصاص داده می شود. علاوه بر این، در سطح اول سلسله مراتب، ماژول ها با توجه به مستندات طراحی و شی مورد استفاده قرار می گیرند.

اغلب رویکرد به اجرای پروژه غیرحرفه ای است و IRS را نادیده می گیرد. چنین رویکردی در بهترین حالت منجر به خطاهای بسیاری خواهد شد که اصلاح آنها هزینه های مادی و فیزیکی زیادی را به همراه خواهد داشت.

تجزیه

برای به دست آوردن نتیجه به شکلی که در ابتدا در نظر گرفته شده بود، با حداقل منابع صرف شده، باید به صورت تخصصی به اجرای پروژه نزدیک شد. ساختار تفکیک کار برای همین است، ابزاری مؤثر برای مدیران.

تجزیه در حال انجام:

• ارزیابی واقع بینانه زمان، ریسک و هزینه ممکن نخواهد بود؛
• عنصر دیگر نمی تواند به طور منطقی شکسته شود.

اگر عنصر را بتوان خیلی سریع تکمیل کرد (حداکثر 10 روز کاری)، تجزیه کامل در نظر گرفته می شود.

مراحل IRS

1. اهداف تعیین کنید و اهداف برنامه ریزی کنید.
2. مرحله تجزیه هدف.
3. عملیات تعریف شده است.
4. محتوای معلق.
5. منابع در حال شناسایی است.
6. مرحلهتکالیف منابع.
7. هزینه در حال برآورد است.
8. بودجه در حال برآورد است.
9. شرایط و حجم تخمینی.
10. زمان‌بندی.
11. برنامه ای برای تکمیل پروژه در حال توسعه است.
12. روابط در حال شناسایی هستند.
13. معیارهای موفقیت تعریف شده است.

مدلسازی اقتصادی می تواند کمک ارزشمندی به برنامه ریزی باشد. یک مدل عملکردی به‌درستی توسعه‌یافته، زمان جزئیات عملیات را کاهش می‌دهد و در مورد عملیات اولویت‌دار با جزئیات فکر می‌کند.

تعداد روش های کافی برای برنامه ریزی زمانبندی کار بهینه برای پروژه ایجاد شده است که از جمله آنها می توان به روش رویکرد اکتشافی و مسیر بحرانی اشاره کرد. ارائه برنامه ها در قالب یک نمودار ایست بازرسی (رویدادهای با طول صفر مربوط به لحظه دستیابی به نتیجه و شروع نقاط عطف مهم در پروژه) سودمند است. چنین نموداری منعکس کننده شرایط واقعی و برنامه ریزی شده است.