RACI به عنوان ابزار مدیریت بدهی. RACI: رونوشت

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

یکی از شایع ترین دلایل پروژه های ناموفق، توزیع نادرست عملکردها بین اعضای تیم است. مطمئناً شما قبلاً با این روبرو شده اید: شرکت کنندگان با کوچکترین مشکل شروع به جستجوی مقصر می کنند و به جای حل مشکل، مسئولیت را به گردن یکدیگر می اندازند. و فقط برای جلوگیری از چنین موقعیت‌هایی، ماتریس RACI اختراع شد - ابزاری ساده و موثر برای برنامه‌ریزی منابع انسانی.

"زیر میکروسکوپ": 4 نقش کلیدی در هر پروژه

توزیع وظایف یکی از اصلی ترین مسئولیت های یک مدیر است. اما در عمل، همه چیز معمولاً متفاوت به نظر می رسد: مدیر به سادگی اعضای تیم را با این انتظار منصوب می کند که خود متخصصان تصمیم بگیرند چه کسی باید چه کاری انجام دهد. اما اگر ضرب الاجل از دست برود یا یک محصول بی کیفیت عرضه شود چه اتفاقی می افتد؟ "من این کار را نمی کنم"، "به من گفته نشده است"… و هیچ اقدام مفیدی وجود ندارد.

یک ماتریس مسئولیت RACI با طراحی خوب بسیاری از مشکلات را حل می کند. بر اساس این روش، صرف نظر از پیچیدگی و دامنه کار، یکی از اعضای تیم هر پروژه یکی از چهار نقش را انجام می دهد.

R - مسئول

ترجمه شده توسط مسئولبه معنای "مجری" است. این کارمندی است که مستقیماً مسئول اجرای یک حوزه خاص از کار است. در عین حال در بیشتر موارد راه حل ها را انتخاب نمی کند و به مدیر پروژه گزارش می دهد.

کارگران و متخصصان شایسته به این نقش منصوب می شوند - افرادی که می دانند چگونه انجام دهند. در RACI، اجراکنندگان عملکردهای زیر را انجام می دهند:

• تعیین کنید که به طور خاص برای اجرای پروژه چه کاری باید انجام شود و چقدر طول می کشد (در شرایط تعیین شده "از بالا")؛
• لیستی از منابع مورد نیاز تهیه کنید؛
• شرکت در هماهنگی و تایید مستندات فنی؛
• تجزیه و تحلیل پیشرفت پروژه و نتایج متوسط؛
• گزارش پیشرفت را به مدیر ارائه دهید.

می تواند چندین نفر از این دست در تیم وجود داشته باشد. علاوه بر این، این نقش را می توان با دیگران ترکیب کرد. متداول ترین ترکیب Accountable + Resbonsible (به عنوان "مسئول + مجری" ترجمه شده است).

A - پاسخگو

"پاسخگو" یا "مسئول" مدیر اصلی پروژه است. این اوست که مسئول اطمینان از تکمیل به موقع وظایف، با سطح کیفی مورد نیاز و در چارچوب بودجه اختصاص داده شده است. همچنین، A:

• انتخاب مجریان و تیم مدیریت پروژه؛
• وظایف را به همه شرکت کنندگان اختصاص می دهد؛
• پیشرفت کار را کنترل می کند؛
• منابع را بین اجراکنندگان توزیع می کند؛
• سوابق استفاده از منابع را نگه می دارد وهمچنین برای متصدی نیاز به تخصیص بودجه اضافی را توجیه می کند؛
• ایده ها و پیشنهادات سایر اعضای تیم را در نظر می گیرد و می تواند آنها را تأیید یا رد کند.

معمولاً، مدیر پروژه به عنوان "پیوند" بین مشتری یا مدیریت بالاتر و تیم عمل می کند.

C - مشاوره

نقش سوم در ماتریس RACI "مشاور" است (گاهی اوقات به عنوان "تسهیل کننده" نیز شناخته می شود). او همراه با مدیر، در مدیریت پروژه شرکت می کند، اما در درجه اول با مسائل استراتژیک سروکار دارد:

• هر گونه تغییر در محدوده و زمان کار را تأیید می کند؛
• منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه را تخصیص می دهد؛
• در صورت لزوم، با مشتری در مورد نیاز به افزایش بودجه موافقت کنید؛
• گزارش پیشرفت را از مدیر دریافت می کند؛
• در هر موقعیت غیرقابل پیش‌بینی، در صورت تغییرات حیاتی که ممکن است بر زمان‌بندی و هزینه پروژه تأثیر بگذارد، تصمیم می‌گیرد.

نقش مشاور معمولاً به مدیران ارشد واگذار می شود. این آنها هستند که اهداف جهانی را تعیین می کنند و سپس یک مدیر پروژه را منصوب می کنند که قبلاً وظایف را بین اعضای تیم تقسیم می کند.

I - مطلع

علاوه بر نقش های فهرست شده، "آگاه" ("ناظر") در ماتریس RACI نشان داده شده است. او وظایف یک مدیر را انجام می دهد و عمدتاً در سازماندهی مدیریت اسناد شرکت دارد. ناظر به مدیر پروژه گزارش می دهد، اما برخلاف آنسایر شرکت کنندگان، مسئولیتی در قبال نتایج آن ندارد. در عوض او:

• کلیه اطلاعات مربوط به پروژه، منابع و برنامه ها را جمع آوری و سازماندهی می کند؛
• دقایق جلسات را می گیرد؛
• مستندات را از شرکت کنندگان پروژه می پذیرد و سپس آنها را به ساختارهای مناسب منتقل می کند؛
• مهلت ارسال و صحت پر کردن گزارش ها را نظارت می کند.

توجه داشته باشید که ارتباط با یک ناظر عمدتاً یک طرفه است. کارکرد اصلی آن این است که مدیر را از نیاز به اتلاف وقت روی رویه‌های بوروکراتیک و "باز کردن بار" او رها کند.

آموزش ساخت ماتریس RACI با استفاده از مثال

بیایید در مورد جنبه عملی موضوع صحبت کنیم. چگونه نموداری برای توزیع اختیارات و مسئولیت ها ترسیم کنیم؟

1. در حال کامپایل در لیست انجام کار

قبل از هر چیز، باید هر کاری را که باید انجام شود یادداشت کنید. سطح جزئیات بستگی به پروژه خاص دارد. گاهی اوقات برای سهولت کنترل و مدیریت، چندین ماتریس ایجاد می شود. ابتدا بلوک های اصلی کار را فهرست کنید و سپس هر کدام را به توابع و وظایف جداگانه تقسیم کنید. لیست آثار در جدول به صورت عمودی نشان داده شده است.

مرحله
شرایط مرجع
نمونه اولیه
طراحی
کد برنامه
گزارش آزمایش
ارائه وب سایت

2. انتخاب اعضای تیم

در اینجا باید به این سوال پاسخ دهید: "چه کسی در این پروژه مشارکت خواهد داشت؟". به صورت افقی، فهرستی از تمامی کارکنان و/یا بخش‌هایی که در اجرا در تمامی مراحل دخیل هستند - از برنامه‌ریزی تا ارائه نتایج و ارائه گزارش ضروری است.

مرحله	تحلیلگر	طراح	Sys. معمار	توسعه دهنده	تستر	Sys. ادمین	مدیر پروژه
شرایط مرجع
نمونه اولیه
طراحی
کد برنامه
گزارش آزمایش
ارائه وب سایت

3. پر کردن جدول

بعد ازسپس می توانید شروع به توزیع توابع کنید. برای انجام این کار، باید درک روشنی از هر مرحله از کار و نحوه کار در تیم ها داشته باشید.

بیایید مثال خود را به عنوان مبنا در نظر بگیریم و در مرحله "طراحی" توقف کنیم. در این مورد، R - مجری - فقط یک. در روند کار، او بر روی نمونه اولیه از پیش آماده شده سایت تمرکز می کند. بنابراین، معمار سیستمی که آن را توسعه داده است، در این مرحله به عنوان مشاور C عمل می کند. همچنین تحلیلگر و توسعه دهنده می توانند خواسته های خود را بیان کنند. طرح تمام شده با مدیر پروژه (A) تایید شده است. اما آزمایش کنندگان و مدیر سیستم در این مرحله هیچ تصمیمی نمی گیرند، بلکه فقط اطلاعاتی در مورد نحوه انجام کار دریافت می کنند و بنابراین نقش آگاه به آنها محول می شود - I.

مرحله	تحلیلگر	طراح	Sys. معمار	توسعه دهنده	تستر	Sys. ادمین	مدیر پروژه
شرایط مرجع	R	I	C	C	I	C	A
نمونه اولیه	C	I	R	C	I	I	A
طراحی	C	R	C	C	I	I	A
کد برنامه	C	I	C	AR	I	I	I
گزارش آزمایش	C	C	C	C	AR	I	I
ارائه وب سایت	C	I	C	C	I	AR	I

تغییرهای مدل

در بیشتر موارد، می توانید با یک ماتریس استاندارد به نتیجه برسید. با این حال، هنگام کار بر روی پروژه های پیچیده تر، گاهی اوقات نیاز به نقش های اضافی وجود دارد. بنابراین، در سالهای اخیر، 2 نسخه توسعه یافته از نمودار مسئولیت ظاهر شده است.

RACI-VS

در اینجا دو نقش دیگر به نقش های استاندارد اضافه می شود:

• تأیید می کند (V) - یک کارمند یا یک تیم ویژه که بررسی می کند آیا نتیجه اجرای یک کار خاص با معیارهای تایید شده مطابقت دارد یا خیر.
• Sign off (S) تحویل پروژه را با مشتری هماهنگ می کند، یک ارائه را انجام می دهد و گزارش ها را ارائه می دهد. معمولاً این عملکرد توسط Accountable انجام می شود، اما RACI-VS یک متخصص جداگانه برای این کار استخدام می کند.

با افزایش کنترل و تماس نزدیک تر با مشتری، این مدل برای پروژه های پیچیده فنی یا در مقیاس بزرگ که ده ها (یا حتی صدها) نفر را درگیر می کند ایده آل است.

RASCI

در این نوع، یک نقش جدید در ماتریس ظاهر می شود - پشتیبانی (S). کارکردهای کلیدی آن فراهم کردن پروژه با منابع اضافی، یعنی پشتیبانی از مدیر و مجریان است.

تعادل کامل نقش ها

ماتریس RACI نه تنها برای دانستن اینکه در صورت بروز هر گونه مشکلی باید چه کسی را "سرکوب" کند، تدوین شده است. حتی در مرحله برنامه ریزی با استفاده از این جدول می توانید ببینیدضعف در سازماندهی گردش کار.

تحلیل عمودی به شما امکان می دهد مسئولیت ها و اختیارات هر یک از شرکت کنندگان در پروژه را مشاهده کنید تا به طور عینی میزان حجم کار را ارزیابی کنید:

• مقدار زیادی R - به احتمال زیاد، یک فرد باید بین چندین کار درگیر شود، که بر سرعت و نتایج کار تأثیر منفی می گذارد؛
• خیلی A - کارمند برای همه "در گردن" قرار می گیرد. توصیه می شود مسئولیت را به طور مساوی تقسیم کنید؛
• بدون سلول R و A - دلیلی برای فکر کردن به مناسب بودن این موقعیت (در واقع به متخصصی که هیچ کاری انجام نمی دهد پول می دهید)؛
• بدون سلول خالی - باز هم مشکل اضافه بار، همه نمی توانند همزمان این همه کار را انجام دهند.

تحلیل افقی به نوبه خود کیفیت سازماندهی کار را در هر مرحله نشان می دهد. در اینجا نیز اغلب مشکلات پیش می آید:

• مقدار زیادی R - شاید توابع تکراری وجود داشته باشد و یکی از اعضای تیم در حال انجام کارهای غیر ضروری است؛
• الف زیاد - "تاری" مسئولیت و سردرگمی در تحویل پروژه ها وجود دارد؛
• تعداد زیادی C - بحث ها به طور قابل توجهی روند کار را کاهش می دهند (شما باید منتظر بمانید تا همه ویرایش ها و نظرات خود را انجام دهند، مصالحه پیدا کنند، و غیره)؛
• نه من - می تواند سیگنالی باشد که تعداد زیادی از مجریان روی یک کار کار می کنند، که همچنین سرعت پروژه را کاهش می دهد.

با RACI، یک مدیر می تواند به سرعت کارگران پرکار یا کم کار، مشاغل بی فایده و زمینه های کاری را که هیچ کس مسئول آن نیست شناسایی کند.یک ماتریس خوب طراحی شده می تواند به طور قابل توجهی کیفیت سازمان و کنترل اجرای پروژه ها را بهبود بخشد و همچنین تعداد درگیری های بین اجراکنندگان را کاهش دهد ("من اصلاً این کار را انجام نمی دهم …" ، "او باید انجام می داد. این …"، و غیره).

نکات مفید

برای ماتریس RACI برای انجام وظایف خود و اطمینان از تداوم کارآمد کسب و کار در شرکت چند نکته مهم وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.

1. هنگام پر کردن جدول، صلاحیت کارمندان را در نظر بگیرید. بنابراین، حسابدار نباید در مرحله طرح‌بندی سایت به‌عنوان مشاور (C) منصوب شود، حداقل به این دلیل که این حوزه را درک نمی‌کند.
2. در هر لات باید فقط یک Accountable (A) وجود داشته باشد. اگر بیش از یک مورد وجود دارد، لطفاً شرایط را مشخص کنید. به عنوان مثال، A1 مسئول تست نسخه دسکتاپ سایت است و A2 مسئول تست نسخه موبایل است.
3. هر کار باید پاسخگو و مسئولیت پذیر باشد (در ترجمه - "مسئول" و "مجری").
4. سعی کنید هر کار را تا حد امکان به طور خاص فرموله کنید. از افعال - "انتشار"، "آماده کردن"، "نوشتن"، "بررسی"، "به روز رسانی" و غیره استفاده کنید. توصیه می شود فوراً نتایج لازم را نشان دهید - نه فقط "سرعت بارگذاری سایت را بررسی کنید"، بلکه "مطمئن شوید که سرعت بارگذاری سایت بیشتر از 0.8 ثانیه نیست".
5. اقدامات نباید در مورد یک کارمند خاص اعمال شود، بلکه باید به کل موقعیت مربوط شود.
6. بهتر است بر اساس تجزیه و تحلیل ماتریس RACI در یک تیم جمع آوری شود.موقعیت های کاری واقعی مهم است که هر شرکت کننده از نقش خود و وظایفی که با آن روبرو هستند آگاه باشد.