مراحل اصلی انتخاب پرسنل، ویژگی های فرآیند و معیارها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

حل و فصل مسائل مربوط به پرسنل، یعنی مراحل جذب و انتخاب پرسنل، برای هر سازمانی از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. این واقعیت به این دلیل است که کارکنان خوب انتخاب شده می توانند وظایف و وظایف خود را به طور بسیار مؤثر انجام دهند، که مستلزم انسجام کل شرکت و افزایش درآمد آن است.

برای اینکه مراحل جذب و گزینش پرسنل در سازمان بدون مشکل سپری شود و نتایج موثری به همراه داشته باشد، باید در نظر داشت که کل سیستم مدیریت منابع انسانی مبتنی بر مفاهیم خاصی است و پیچیده است. بر این اساس، رئیس یا رئیس بخش پرسنل باید روش مناسبی برای انتخاب نامزدهای پست های خالی داشته باشد و از دانش و ابزار خاصی برای این امر استفاده کند. در این مقاله تمامی مراحل و روش های انتخاب پرسنل و همچنین معیارهای اصلی این فرآیند به تفصیل شرح داده خواهد شد.

آماده شدن برای انتخاب

رهبری سازمان در ابتدا می تواند تصویر و ویژگی های حرفه ای فردی را که دوست دارد در آن ببیند تعیین کند.موقعیت خاص بنابراین، هدف اصلی از انتخاب، یافتن مناسب‌ترین فرد از میان نامزدها است که ویژگی‌های شخصی و تجاری او با ویژگی‌ها و شرایط کاری مطابقت داشته باشد.

قبل از تعیین مراحل و معیارهای انتخاب پرسنل باید در نظر داشت که نسبت مشخصی از مسائل سازمانی بر این فرآیند تأثیر می گذارد. در زمان تصمیم گیری برای استخدام کارمندان جدید، روش های مختلفی برای جذب نامزدها (تبلیغات در رسانه ها، جذب مراکز استخدامی و …) درگیر می شود

پس از دریافت پاسخ از سوی داوطلبان علاقه مند، می توانید الگوی خاصی را شناسایی کنید که به شما می گوید از چه روش های انتخابی باید استفاده کنید و کل فرآیند به چند مرحله از انتخاب پرسنل تقسیم می شود.

برای انجام این کار، مدیران حرفه ای نسبت انتخاب کارکنان را محاسبه می کنند، که نشان دهنده نسبت تعداد نامزدهای انتخاب شده به تعداد همه کسانی است که می خواهند یک موقعیت خاص را بدست آورند. بنابراین، با انجام یک تجزیه و تحلیل سطحی رزومه و ارزیابی ارتباط تلفنی با نامزدها، می توان به طور علمی درک کرد که چه کسی باید "جنگ" کند - یک نامزد برای یک شغل یا یک سازمان برای یک نامزد. نتایج ضرایب موارد زیر را به شما می گوید:

1. اگر ضریب انتخاب برابر یا بسیار نزدیک به 1 باشد، انتخاب ساده و سریع خواهد بود. این به دلیل علاقه یکسان جویندگان کار و کارفرما است.
2. اگر ضریب کمتر نزدیک یا مساوی 0.5 باشد، این نشان می دهد کهکه فرآیند انتخاب دشوار می شود. با این حال، در این مورد، شایان ذکر است که اگر ضریب زیر 1 یا حتی نزدیک به 0 باشد، شانس یافتن کارمند مناسب افزایش می یابد، زیرا در اینجا انطباق نامزد با الزامات ارائه شده توسط سازمان مشاهده می شود.

بعلاوه بسته به ضریب شناسایی شده مراحل انتخاب پرسنل باید مشخص شود.

مرحله 1: پیش انتخاب

در هر شرایط و روشی برای جستجوی نامزدها، مدیر به صورت غیرحضوری از طریق رزومه، مکالمه تلفنی و … با وی آشنا می شود. بنابراین می توان گفت که این مرحله اصلی در انتخاب نامزدها است. پرسنل، زیرا در اینجا مکاتبات اولیه متقاضی استخدام موقعیت برنامه ریزی شده نشان داده می شود. چندین فرم غربالگری وجود دارد که می‌توان برای بررسی داده‌های متقاضی استفاده کرد که انتخاب آنها معمولاً در ابتدا توسط متقاضی تعیین می‌شود.

با این حال، سازمان حق دارد خودش تعیین کند که مطالعه داده ها در این مرحله از انتخاب پرسنل در چه قالبی انجام می شود. به عنوان مثال، اگر رئیس بخش پرسنل تشخیص دهد که پیش انتخاب با مطالعه رزومه های دریافتی انجام می شود، در صورت حضور شخصی، از فرد دعوت می شود این مدرک درخواست را ترک کند و منتظر تصمیم گیری در این مورد باشد. مسئله.

لازم است به اشکال این مرحله از انتخاب پرسنل بپردازیم که موارد زیر مهمترین آنها است، یعنی:

1. نامه تجدید نظر. یک فرم اختیاری که نیاز به نوشتن داردشخصی که به رئیس سازمان خطاب می کند تا به عنوان کاندیدای پست خالی شناخته شود. این سند را می توان به عنوان یک نامه پوششی برای CV شما ارسال کرد.
2. خلاصه. فرمی که شامل پر کردن آن در یک فرم رایگان است که اطلاعات اولیه در مورد متقاضی، مشاغل قبلی، تجربه حرفه‌ای، تحصیلات و ویژگی‌های شخصی او را نشان می‌دهد. بر اساس این سند درخواست، تصمیم گیری می شود که آیا نامزد را برای یک گفتگوی شخصی به سازمان دعوت کنید.
3. مصاحبه در حین تماس تلفنی. یک شکل عالی از انتخاب که به شما امکان می دهد سطح جامعه پذیری، توانایی انجام مذاکرات تجاری و غیره را تعیین کنید.
4. مصاحبه. این فرم یک فرصت عالی برای ارزیابی یک کارمند با تجزیه و تحلیل پاسخ های آنها به سوالات و همچنین اشکال غیرکلامی ارتباط است.
5. سوابق شخصی پرسنل. این فرم برای استخدام الزامی است. اگر متقاضی این موقعیت کارمندی است که قبلاً در سازمان کار می کند، می توانید با استفاده از این سند اطلاعات مربوط به او را مطالعه کنید.

شایان ذکر است که می توانید یک نامزد را با این که چگونه توانسته است خود را معرفی کند و چقدر توانسته است ویژگی های تجاری خود را در این مرحله نشان دهد، ارزیابی کنید. به عنوان مثال، اگر شخصی رزومه ای ارسال کرده و علاوه بر آن، نامه تجدید نظری نوشته و در آن دلیل می خواهد این شغل را بدست آورد، می تواند بگوید که این داوطلب می داند چگونه از تکنیک های تجاری استفاده کند و شخصی را ارزیابی کند.کیفیت همچنین شایان ذکر است که در این صورت فرصت اضافی برای بررسی سطح تحصیلات متقاضی وجود دارد.

مرحله 2: پر کردن پرسشنامه

این مرحله از فرآیند استخدام به شما امکان می دهد صلاحیت های یک نامزد برای یک موقعیت را بیابید و آن را با الزامات ارائه شده توسط سازمان مقایسه کنید. لیست سؤالات معمولاً توسط مدیر پرسنل یا رئیس بخش پرسنل تهیه می شود. تصویب موضوعات در صلاحیت مدیر عامل شرکت است.

این روش به شما امکان می دهد زمان قابل توجهی را برای هماهنگی کاندیداها با رهبری مدیر منابع انسانی صرفه جویی کنید و مقامات مطمئن شوند که انتخاب فرد واقعاً مناسب برای موقعیت خالی را پیدا می کند.

پر کردن پرسشنامه و همچنین پیش انتخاب، مرحله اصلی در انتخاب پرسنل است.

مرحله 3: پیش مصاحبه

هدف از این رویداد این است که با اولین برداشت خارجی و شرایط فیزیکی مشخص شود که آیا متقاضی برای موقعیت خالی مناسب است یا خیر. سازمان‌های غیردولتی ممکن است به برگزاری چنین جلساتی در قلمرو بی‌طرف، به عنوان مثال، در یک کافه یا سایر مؤسسات بی‌طرف متوسل شوند.

در این مرحله، توصیه می شود در این مرحله گفتگو و بررسی مدارک داوطلب، تأیید سطح تحصیلی، تجربه حرفه ای، گواهی دوره های تکمیلی و … انجام شود. قاعدتاً مصاحبه مقدماتی توسط یک مدیر پرسنل یا سرپرستمنابع انسانی.

مرحله 4: آزمایش

هنگام انتخاب حرفه ای کارکنان، مرحله آزمون را می توان در زمان مصاحبه اولیه انجام داد که باعث صرفه جویی در وقت می شود، یا می توان آن را برای یک روز دیگر برنامه ریزی کرد. آزمون‌ها می‌توانند روان‌شناختی و معمولی باشند که هدف از آن‌ها پی بردن به انگیزه متقاضی از کسب موقعیت خاص، ترسیم پرتره روان‌شناختی و البته تعیین شایستگی حرفه‌ای است.

توسعه و انتخاب آزمون ها توسط مدیر پرسنل یا رئیس بخش پرسنل انجام می شود و با مدیران خط فروشگاه ها، بخش ها و خدماتی که در آنها جای خالی باز است هماهنگ می شود. لیست تست‌های مدیریت شرکت را بر اساس آنچه می‌خواهند درباره کارمند استخدام شده بدانند، تأیید می‌کند.

مرحله 5: توصیه ها

این مرحله اختیاری است و عبور از آن در دو حالت انجام می شود:

• اگر متقاضی به طور مستقل توصیه نامه هایی از مشاغل قبلی ارائه کرده باشد؛
• در صورت نیاز به اطلاع از صحت اطلاعات افشا شده در مورد نامزد و اطلاع از نگرش افراد دیگر نسبت به او.

مرحله توصیه را می توان از طریق تماس تلفنی با مدیریت سابق متقاضی و یا درخواست رسمی شغل قبلی وی انجام داد. شایان ذکر است که مورد دوم بسیار به ندرت و تنها در صورت انتخاب نامزدها برای پست های رهبری یا کسانی که تمرکز بسیار خاصی دارند مورد استفاده قرار می گیرد.

مرحله 6: گفتگوی عمیق

شاید این مرحله از جذب و گزینش پرسنل یکی از مهم ترین مراحل باشد و مطلقاً حذف آن توصیه نمی شود. در طول یک مکالمه عمیق، می توانید تمام اطلاعات گم شده در مورد نامزد را پر کنید و مناسب بودن او را برای موقعیت خالی تعیین کنید.

در تمرین کار با نیروی انسانی این اتفاق می افتد که ممکن است فرد آموزش حرفه ای مناسب یا تجربه کاری لازم را نداشته باشد اما استعدادهای طبیعی او به او اجازه می دهد تا برای هر سمتی درخواست دهد.

مدیر منابع انسانی برای این مرحله آماده می شود و پس از آن با مدیر خط یا مدیریت ارشد شرکت گفتگو می کند.

مرحله 7: امتحان

این مرحله شامل تعیین تکلیف برای کاندید است، مشابه آنچه که در روند کار با آن روبرو خواهد شد. پس از امتحان، مدیر خط نتیجه را ارزیابی می کند و در مورد شایستگی حرفه ای فرد نظر می دهد. وظیفه چنین امتحانی توسط مدیر منابع انسانی به همراه مدیر خط آماده می شود.

مرحله نهایی: پیشنهاد شغلی

پس از اینکه متقاضیان نامناسب بررسی شدند و سازمان تصمیم گرفت، به کارجو پیشنهاد کار داده می شود. در این مرحله یک کارت شخصی برای کارمند ایجاد می شود، تمام مدارک آماده می شود و فرد به طور رسمی برای موقعیت ثبت نام می کند.

در این لحظه، پیش‌بینی چنین لحظه‌ای بسیار مهم است - حتی اگر شخصی در تمام مراحل انتخاب پرسنل در یک سازمان خود را به خوبی نشان داده باشد.هنوز احتمال مواجهه با غیرحرفه ای گرایی یا سایر عوامل انسانی وجود دارد. بنابراین، ثبت نام کارمند با دوره آزمایشی توصیه می شود.

ساخت ذخیره

در فرآیند انتخاب پرسنل در مراحل پیش نویس اجرای آن، نامزدهایی که به هر دلیلی در موقعیت های خالی قرار نگرفتند، بررسی می شوند. با این حال، موارد زیر ممکن است در اینجا اتفاق بیفتد:

• تعداد جای خالی کمتر از تعداد متقاضیان واجد شرایط خواهد بود.
• در میان افرادی که برای یک موقعیت خاص درخواست می دهند، کسانی هستند که برای آن مناسب نیستند، اما کاملاً مطابق با موقعیت هایی هستند که در آینده برای آنها استخدام برنامه ریزی شده است.

برای از دست دادن پرسنل ارزشمندی که ممکن است برای شرکت مفید باشد، مدیر منابع انسانی فهرستی از نیروهای ذخیره را تشکیل می دهد. این لیست باید شامل تمام جزئیات متقاضی، از جمله شماره تلفن تماس یا آدرس باشد.

در این صورت متقاضی پست از دریافت آن خودداری می کند، اما به اطلاع می رسد که در لیست ذخیره قرار دارد و در صورت بروز چنین نیازی می توان از او دعوت کرد.

نتیجه گیری

انتخاب و انتخاب پرسنل فرآیندی است که نیاز به رویکردی دقیق دارد و موفقیت کل شرکت به طور کلی بستگی به عملکرد خدمات پرسنل دارد. بنابراین در فرآیند یافتن پرسنل مناسب باید روش‌ها و ابزارهای مشخص شده در مراحل گزینش فوق را دخالت داد.