برنامه ریزی پروژه است مراحل و ویژگی های فرآیند، تدوین و تهیه یک طرح

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در طول برنامه ریزی، تصمیمات کیفی و کمی برای دستیابی به اهداف سازمان در بلندمدت اتخاذ می شود. علاوه بر این، در جریان چنین کاری، می توان دقیقاً مسیرهای بهینه را تعیین کرد. برنامه ریزی پروژه، تدوین یک طرح دقیق است که بر اساس آن توسعه سازمان انجام می شود. این به شما امکان می دهد تا از طریق تمام جزئیات فکر کنید، راه هایی را برای حل مشکلات و دستیابی به اهداف خود انتخاب کنید. نحوه انجام چنین کاری بعداً مورد بحث قرار خواهد گرفت.

زمان‌بندی قرار

برنامه ریزی پروژه یک فرآیند مهم در مدیریت کسب و کار است. بسیار مهم است، به همین دلیل است که امروزه تقریباً هر شرکتی این کار را انجام می دهد. مقداری زمان و منابع لازم است، اما نتیجه می دهد.

از کیفیت برنامه ریزی تا مدیریت پروژهبستگی به اجرای بیشتر آنها دارد. در طی چنین رویه ای، شروعی انجام می شود که طی آن منشور، ثبت نام شرکت کنندگان تایید می شود و یک جهت استراتژیک برای توسعه بیشتر انتخاب می شود.

ابتدا، ترتیب اقدامات اصلی مشخص می شود. پس از تایید آنها، جزئیات کار می شود.

با تشریح مفهوم پروژه آینده و مراحل اصلی پیشرفت آن، مدیریت قادر خواهد بود تمام مراحل آن را اصلاح کند، بهترین راه ها را برای دستیابی به اهداف تعیین شده انتخاب کند.

برنامه ریزی پروژه یک فرآیند مهم در مدیریت است. این به شما امکان می دهد متعاقباً نظارت کنید و به موقع حرکت را در مسیر توسعه اصلاح کنید. شاخص های واقعی با شاخص های برنامه ریزی شده مقایسه می شوند که اطلاعاتی در مورد میزان اجرای وظایف برنامه ریزی شده نشان می دهد. در جریان نظارت، به روز رسانی مداوم اطلاعات از منابع خارجی و داخلی مورد توجه قرار می گیرد. شرایط تعیین شده در طرح، شرایط و شاخص ها قابل تغییر هستند، زیرا باید با وضعیت واقعی مطابقت داشته باشند.

برنامه ریزی مستقیماً بر تمام فرآیندهای مدیریت پروژه تأثیر می گذارد. بنابراین، توسط هر سازمانی انجام می شود. اگر توالی مشخصی از اقدامات وجود نداشته باشد، نمی توان چیزی را مدیریت کرد. این مراحل وظایفی هستند که اجرای آنها منجر به دستیابی به هدف می شود. اگر چیزی طبق برنامه شروع به اشتباه شود، مدیر علل چنین پدیده‌هایی را شناسایی می‌کند، تصمیم‌گیری در مورد اقدامات صحیح در شرایط اتخاذ می‌شود.

فرایند برنامه ریزی مرحله اولیه چرخه عمر پروژه است. بدون آن غیر ممکن استبه نتیجه دلخواه برسید.

کارهای برنامه ریزی

برنامه ریزی اهداف پروژه مستلزم توسعه سیستمی از وظایف است که مانند مراحل منجر به دستیابی به آنها می شود. کار ارائه شده به شما امکان می دهد حتی قبل از شروع کار تعیین کنید که آیا نوع فعالیت انتخاب شده می تواند سود داشته باشد. هر سرمایه گذار به دنبال سرمایه گذاری وجوه خود در سودآورترین و سودآورترین پروژه است. می‌توان پارامترها و نتایج اصلی فعالیت‌های آتی را ترسیم کرد و در طول برنامه‌ریزی، راه‌های واقعی و کافی برای دستیابی به آنها را انتخاب کرد.

برای بهره وری، یک سازمان باید به طیف وسیعی از چالش ها رسیدگی کند. اگر در طی محاسبات مشخص شود که نتیجه چنین فعالیت هایی منفی است (شرکت زیان دریافت می کند) ، به اندازه کافی زیاد نیست ، باید دلایل این پدیده را شناسایی کرد. با انجام تنظیمات خاصی می توان اثربخشی پروژه را افزایش داد. در هر مرحله از اجرای وظایف می توان اصلاحاتی انجام داد. آنها می توانند به شرح زیر باشند:

• جزئیات، روشن کردن هدف (یا اهداف) طراحی، تعیین نتیجه مطلوب رویداد.
• تعیین محدوده و ترکیب کارهای آینده.
• زمان هر مرحله را تخمین بزنید.
• محاسبه هزینه بودجه پروژه.
• برنامه ای ایجاد کنید و بودجه هر مرحله را محاسبه کنید.
• نیاز به منابع مشخص شده است. محاسبه برای هر مرحله از پروژه و فعالیت های سازمان در کل در این راستا انجام می شود.
• طرح لجستیک در حال انجام است.
• ارزیابی ریسک در حال انجام است، روشی برای پاسخ صحیح در صورت بروز موقعیت های خطرناک ایجاد می شود.
• جزئیات رویداد با جزئیات برای سرمایه گذار توضیح داده شده است.
• جزئیات با همه شرکت کنندگان در فرآیند توافق شده است.
• مسئولیت انجام کار و انجام وظایف محوله بین مجریان و مدیران توزیع می شود.
• تعاملات برنامه ریزی شده و رویه های برنامه ریزی مدیریتی در حال مشخص شدن است.

مدیریت پروژه و برنامه ریزی پروژه ارتباط نزدیکی با هم دارند. تنها انجام مستمر وظایف تعیین شده در بازه زمانی توافق شده و به طور کامل می تواند تضمین کننده دستیابی به هدف و کسب سود در جریان فعالیت های شرکت باشد.

فرایندهای اصلی

در فرآیند سازماندهی برنامه ریزی پروژه، تعدادی از اقدامات اجباری و اختیاری انجام می شود. صرف نظر از فعالیت های سازمان، آنها در مسیر ایجاد چشم انداز استراتژیک کلی اعمال می شوند. فرآیندهای اجباری شامل موارد زیر است:

• توضیحات و مستندات بیشتر از همه وظایف برنامه ریزی شده، محتوای پروژه.
• تعریف مراحل اصلی پروژه، جزئیات بعدی آنها.
• تهیه یک تخمین تخمینی. کل هزینه تمام منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه محاسبه می شود.
• ترسیم یک برنامه عملی گام به گام که اجرای آن منجر به دستیابی به اهداف شما می شود.
• توالی کار را شرح می دهد.
• وابستگی هایی با ماهیت فنی و همچنین محدودیت هایی در کار انجام شده.
• محاسبه زمان مورد نیاز برایتکمیل هر مرحله از کار، تعیین هزینه های نیروی کار و سایر منابعی که در هر مرحله از چرخه تولید مورد نیاز خواهد بود.
• تعیین نوع، مجموعه منابع و همچنین حجم آنها.
• نشان دادن زمان واقعی کار، در صورت محدود بودن منابع.
• بودجه ای ایجاد کنید و هزینه های تخمینی را برای هر نوع کار پیوند دهید.
• یک طرح تمام شده ایجاد کنید.
• جمع آوری نتایج سایر کارهای تحقیقاتی در طول طراحی، چیدمان مقادیر برنامه ریزی شده در یک سند.

در طول برنامه ریزی و توسعه پروژه، این اقدامات الزامی است.

رویه های کمکی

در طول برنامه ریزی اجرای پروژه، ممکن است به برخی از فرآیندها نیاز نباشد. تنها زمانی که نیاز به آنها احساس می شود، مدیر آنها را در لیست کلی قرار می دهد. این فرآیندهای پشتیبانی شامل موارد زیر است:

• برنامه ریزی استانداردهای کیفیت، تعیین حداکثر محدوده مجاز آنها. راه های دستیابی به سطح مورد نیاز از ویژگی های محصول نهایی نیز مورد بحث قرار گرفته است.
• برنامه ریزی در حوزه سازمانی که مستلزم توزیع شایستگی ها، مسئولیت ها و تابعیت های عملکردی بین همه شرکت کنندگان پروژه است.
• انتخاب پرسنل با سطح مناسب از صلاحیت، سابقه کاری که فعالیت آنها باعث می شود پروژه در اسرع وقت اجرایی شود. در برخی موارد، تشکیل یک کار گروهی به خوبی هماهنگ مورد نیاز است.
• ارتباطات را برای امنیت اعضا برقرار کنیدپروژه با اطلاعاتی که نیاز دارید.
• شناسایی انواع ریسک پروژه، ارزیابی و مستندسازی آنها. این به شما امکان می دهد تا عدم قطعیت ها را حتی در مرحله برنامه ریزی شناسایی و حذف کنید تا میزان تأثیر احتمالی آنها بر پروژه را ارزیابی کنید. در این مرحله سناریوهای مساعد و نامطلوب برای توسعه وضعیت در حین اجرای استراتژی انتخابی محاسبه می شود.
• رویه های لجستیکی برنامه ریزی. دقیقاً مشخص شده است که چه مواد اولیه، سایر مواد و منابع مورد نیاز از سازمان های خارجی خریداری شود، در چه مقداری و همچنین با چه فرکانسی ارسال شود.

فعالیت های دیگری ممکن است در طول برنامه ریزی فرآیندهای پروژه مورد نیاز باشد. این بستگی به اهدافی دارد که سازمان در مسیر انجام کار خود دنبال می کند.

مراحل برنامه ریزی

4 مرحله اصلی برنامه ریزی پروژه وجود دارد. آنها توسط شرکت مشاور Booz Allen & Hamilton ارائه شدند.

مدل برنامه ریزی استاندارد به شرح زیر است:

مرحله 1. شکل‌گیری اهداف

دو نوع هدف تعیین شده است. آنها می توانند رسمی یا واقعی باشند. در حالت اول، معیارهایی برای تعیین سودمندی پروژه مطرح می شود. اهداف رسمی از انگیزه مدیران بیرون می آیند. اهداف واقعی راه هایی هستند که از طریق آنها می توان به اهداف رسمی دست یافت.

مرحله 2. تجزیه و تحلیل مشکل

در این مرحله از برنامه ریزی، وضعیت واقعی سازمان مشخص می شود. در مرحله بعد، پیش بینی وضعیت آینده آن انجام می شود. بعد از آنشناسایی مشکلات موجود انجام می شود که برای این منظور سیستم های اهداف با نتایج تحلیل پیش بینی مخالف هستند. این اجازه می دهد تا مشکلات در نهایت ساختار بندی شوند.

مرحله 3. جستجوی جایگزین

اینها راه حل هایی هستند که متقابلاً منحصر به فرد هستند.

مرحله 4. ارزیابی گزینه های جایگزین

قابلیت هر یک از سناریوهای موجود مشخص می شود. اثربخشی و درجه ریسک هر تصمیم ارزیابی می شود و پس از آن تصمیم مناسب گرفته می شود. جایگزین بهینه باید نه تنها عملاً امکان پذیر باشد، بلکه باید قانونی نیز باشد و به شما امکان می دهد تا حد امکان به هدف نزدیک شوید. در عین حال، محدودیت های موجود در زمان، منابع و غیره در نظر گرفته می شود.

هنگام ایجاد یک پروژه برنامه ریزی برای یک نوع منطقه ای، صنعتی یا دیگر، حتماً آن را در آینده به کار ببرید تا نتایج واقعی را با نتایج برنامه ریزی شده مقایسه کنید. این به شما امکان می دهد پیشرفت را به سمت یک هدف مشترک مدیریت کنید، تنظیمات مناسب را به موقع انجام دهید.

زمان‌بندی

شایان ذکر است که برنامه ریزی پروژه بر اساس یک طرح کمی متفاوت است. این 5 مرحله اصلی را برجسته می کند:

1. تعریف مشاغل و نوشتن آنها به صورت فهرست. در برخی موارد، مدیران با فهرست نکردن همه فرآیندها به طور همزمان اشتباه می کنند. برای حذف این پدیده، توصیه می شود از روش تجزیه متوالی در مسیر تعیین کار آینده استفاده شود.
2. برای هر موقعیت انتخابی، ترتیب و مدت زمان تعیین می شود. بستگی بهویژگی های تکنولوژیکی کار آینده برای این کار از تکنیک تجزیه نیز استفاده می شود که با ارزیابی های متخصص تکمیل می شود. این به شما امکان می دهد مدت زمان برنامه ریزی شده هر عملیات را به دقت تعیین کنید. برای این کار می توانید از تکنیک طوفان فکری استفاده کنید که به شما امکان می دهد ویژگی های فناوری را از دیدگاه های مختلف در نظر بگیرید.
3. نوع منابع و در دسترس بودن آنها را تعیین می کند. این می تواند امور مالی، مواد، نیروی کار، اطلاعات و غیره باشد. برنامه کاری انجام شده با برنامه تدارکات، تامین مالی و غیره مرتبط است. این امر از ایجاد اختلال در روند تولید جلوگیری می کند. در عین حال، منابع کمیاب نیاز به بررسی جداگانه دارند. آنها تا حد زیادی مدت و توالی کل طیف کارهای آینده را تعیین می کنند.
4. محدودیت ها از خارج تنظیم شده است. اینها شامل فصلی بودن تولید، قابلیت ساخت تجهیزات تجهیزات و سایر عوامل خارجی است.
5. سیستمی برای پاسخگویی به خطرات در حال ظهور در دوره مدیریت پروژه ایجاد می شود. برنامه ریزی پروژه با تحلیل آنها آغاز می شود. برای محتمل ترین و خطرناک ترین تهدیدها، اقدامات پاسخ مناسب در حال توسعه است.

اصول برنامه ریزی

در برنامه ریزی یک پروژه تجاری، یک مدیر باید اصول خاصی را رعایت کند. موارد اصلی عبارتند از:

• هدفمندی. اجرای پروژه یک هدف روشن و نهایی را دنبال می کند، بدون اینکه روی کارهای بی اهمیت پاشیده شود.
• سیستماتیک. مدیریت پروژه آینده باید جامع و جامع باشد. در عین حال، ویژگی های توسعه و تدوین آن در نظر گرفته می شود. در برخی موارد، یک پروژه ممکن است به زیرسیستم ها تقسیم شود. آنها نیز مرتبط خواهند بود. در عین حال، تغییرات در یک سیستم مستلزم تغییر در ساختار دیگر است. تقسیم پروژه به چندین بخش به شما امکان می دهد اتصالات داخلی و تعاملات عناصر را ردیابی کنید، موثرترین ساختار را انتخاب کنید. ارزیابی اجرای پروژه در این مورد را می توان از نظر فرآیندهای کیفی و کمی ارائه داد.
• پیچیدگی. پدیده ها از منظر ارتباط و وابستگی مورد توجه قرار می گیرند. برای این کار از روش ها و رویکردهای مختلف مدیریت استفاده می شود.
• امنیت. در طول برنامه ریزی کار پروژه، پیش بینی می شود که تمامی فعالیت ها با منابع لازم پرسنل شود.
• اولویت. توجه اصلی در توسعه پروژه به وظایف اصلی و مهم داده می شود. تعریف آنها به مفهوم کلی توسعه در آینده بستگی دارد.
• امنیت اقتصادی. میزان زیان و زیان های وارده به سازمان در صورت عدم تحقق رویداد مورد نظر محاسبه می شود. به هیچ وجه نمی توان از خطرات اجتناب کرد، اما باید آنها را ارزیابی کرد و تصمیماتی را در این راستا توجیه کرد.

ساختار پروژه

ساختار در دوره برنامه ریزی کار پروژه مورد نیاز است. توالی سلسله مراتبی کار شامل تقسیم کل پروژه به بخش های جداگانه است. این به شما امکان می دهد تا مجتمع ها را در سطوح مختلف جزئیات دهید. چنینرویکرد مدیریت فرآیند را ساده می کند.

Structuring به شما امکان می دهد کارهای زیر را انجام دهید:

• محدوده کار را برای دستیابی به اهداف نوع متوسط تعریف کنید.
• میزان پیشرفت پروژه را کنترل کنید، امکان دستیابی به تمام اهداف آن را ارزیابی کنید.
• گزارش با توجه به ساختار بهینه ایجاد می شود.
• مایلستون‌ها برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه تنظیم شده‌اند.
• مسئولیت به درستی بین اجراکنندگان توزیع می شود.
• همه اعضای تیم اطلاعات عینی و قابل درک در مورد اهداف و اهداف پروژه دریافت می کنند.

اشتباهات در ساختار

برخی از مدیران در روند ساختاردهی اشتباه می کنند که بر دستیابی به اهداف تأثیر منفی می گذارد. موارد اصلی به شرح زیر است:

• مرحله ساختاربندی معمولاً نادیده گرفته می شود. مدیر مستقیماً به جستجوی راه حل برای مشکلات دوره فعلی می رود.
• فقط از واحدهای سازمانی استفاده می شود، هیچ محصول یا منابع نهایی استفاده نمی شود.
• ساختار کل پروژه را پوشش نمی دهد.
• عناصر ساختار تکرار می شوند.
• هیچگونه یکپارچه سازی ساختارها مطابق با مشخصات تهیه اسناد پروژه و گزارش مالی وجود ندارد.
• ساختار بیش از حد یا کم جزئیات است.
• عناصر مجزای پروژه را نمی توان در رایانه پردازش کرد.
• محصولات نهایی نامشهود (خدمات، خدمات و غیره) در نظر گرفته نمی شوند.

زمینه های ساختاربندی

برنامه ریزی پروژه یک کار مسئولانه است. ساختار باید به درستی انجام شود. بر اساس دلایل زیر انجام می شود:

• دوره های چرخه عمر پروژه در حال ایجاد.
• ویژگی های ساختار تقسیمات.
• اجزای نتیجه ای که پس از اتمام پروژه به دست می آید.
• فرایند، عناصر عملکردی کار شرکت.
• موقعیت جغرافیایی اشیاء.