مدیریت پروژه - چیست؟ مزایا و معایب

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-17 18:49

مدیریت پروژه یک عنصر جدایی ناپذیر از سیستم مدیریت مدرن در روسیه است. بسیاری از شرکت های داخلی و خارجی از مدیریت پروژه برای بهبود کیفیت محصولات و خدمات، کاهش هزینه ها، افزایش سود استفاده می کنند. مدیریت پروژه چیست و مزایای اصلی آن چیست؟

پروژه چیست؟

مفهوم "پروژه" را می توان به روش های کاملاً متفاوتی تفسیر کرد. گزینه اول شامل تعریف پروژه به عنوان مجموعه ای از اسناد است که بر اساس آن ساخت یک ساختمان یا سازه امکان پذیر است. این مقاله به معنای دوم کلمه "پروژه" خواهد پرداخت.

تعاریف زیادی از یک پروژه وجود دارد، اگرچه همه آنها در یک چیز اتفاق نظر دارند: پروژه ایده ای است که شامل اجرای یک کار مادی خاص در یک دوره زمانی محدود است. در عین حال، ویژگی های اصلی پروژه نامیده می شود:

• Uniqueness (پروژه چیزی است که برای اولین بار ایجاد می شود).
• زمان محدود (این پروژه همیشه برای اجرای آن مهلت دارد).
• هدفمندی (پروژه همیشه برای حل مشکلات خاص انجام می شود که معمولاً در واحدهای کمی بیان می شود.اندازه گیری).

اگر هر سه شرط رعایت شود، مجموعه فعالیت ها را می توان پروژه نامید.

برنامه ها و نمونه کارها

پروژه ها اغلب در برنامه ها و نمونه کارها گروه بندی می شوند. در عین حال، برنامه ها مجموعه ای از پروژه ها هستند که با یک هدف مشترک متحد شده اند. به عنوان مثال، برنامه ای برای بهبود کیفیت آموزش برای جمعیت ممکن است شامل پروژه هایی برای افزایش حقوق معلمان به میزان 20٪، ساخت 15 مدرسه جدید، انتشار 26 کتاب درسی جدید در دروس پایه باشد.

یک سبد پروژه پروژه هایی را که از یک منبع واحد تأمین مالی می شوند، صرف نظر از اهدافشان، گرد هم می آورد. به عنوان مثال، مجموعه پروژه های شرکت N ممکن است شامل پروژه های خیریه، ساخت دفتر شرکت جدید، جشن سالگرد مدیر و افزایش 10% در گردش مالی سالانه باشد.

پروژه های موجود در نمونه کارها و برنامه ها نیز باید دارای سه ویژگی اصلی باشند که در بالا توضیح داده شد.

اصول اساسی مدیریت پروژه

با توجه به بازار در حال توسعه پویا برای فناوری‌هایی که برای تسهیل فرآیند مدیریت طراحی شده‌اند، نام بردن از روش‌های خاصی که مدیریت پروژه را به طور کامل توصیف می‌کنند دشوار است.

مدیریت پروژه شامل رویکردها و ابزارهای بسیاری است و بر اصول اساسی زیر استوار است:

• نتیجه گرا. این اصل با معنای اصطلاح "پروژه" تعیین می شود. مدیریت پروژه فقط مدیریت کیفیت نیست، بلکه مجموعه ای هدفمند از اقدامات مرتبط با یکدیگر است.
• اصل "مثلث طراحی". درمدیریت پروژه باید بر اساس وابستگی های متقابل بین: زمان، بودجه، کیفیت پروژه هدایت شود. تغییر در یکی از عوامل منجر به تغییر در عوامل دیگر می شود که آنها را به عنوان ضلع های یک مثلث تبدیل می کند.



• حسابداری برای چرخه عمر پروژه. چرخه عمر یک پروژه با شکل گیری ایده ایجاد یک پروژه آغاز می شود و در پایان دوره زمانی مشخص شده در پروژه به پایان می رسد. چرخه عمر یک پروژه، معمولاً در لحظه ای که چرخه عمر محصول ایجاد شده در نتیجه پروژه شروع می شود، به پایان می رسد.
• رویکرد فرآیندی به مدیریت. این اصل شامل ارزیابی پروژه به عنوان مجموعه ای از فرآیندهایی است که به هم مرتبط هستند و به نتایج میانی در قالب محصولات نیمه تمام یا اسناد مهم ختم می شوند. این رویکرد به شما امکان می دهد پروژه را بدون به اصطلاح "مناطق کور" کنترل کنید.

روش های تشویق شرکت کنندگان در پروژه

انگیزه دادن به شرکت کنندگان پروژه معمولاً زمانی که مدیریت پروژه برای انجام وظایف خاص انتخاب می شود مورد توجه ویژه قرار می گیرد. مدیریت پروژه معمولاً شامل مکانیسم‌های انگیزشی محسوس و نامشهود است.

مشوق‌های مادی شامل پاداش، جریمه، پرداخت‌های اضافی برای تکمیل زودهنگام وظایف میانی است.

روش های ناملموس انگیزه شامل گواهینامه ها و هدایای انضباطی به صورت مرخصی و همچنین به کارگیری رقابت بین شرکت کنندگان در پروژه به عنوان بخشی از یک رقابت رقابتی است.

مراحل اصلی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در مراحل چرخه عمر پروژه و مراحل پیچیدگی مدیریت رخ می دهد. رابطه بین مراحل و مراحل در جدول زیر نشان داده شده است.

PHASES:	مدیریت هزینه	مدیریت سررسید	مدیریت محتوا	مدیریت ریسک
مراحل:	1	2	3	4
شروع	برآورد اولیه بودجه	برآورد اولیه جدول زمانی پروژه	تعریف وظایف کلیدی	تحلیل اولیه عوامل منفی احتمالی
برنامه ریزی	محاسبه بودجه و جستجوی منابع مالی	محاسبه زمانبندی پروژه	محاسبه اهداف پروژه	محاسبه تعدیل ریسک
پیاده سازی	تامین مالی مرحله به مرحله پروژه	نظارت بر اجرای برنامه زمانبندی	نظارت بر دستیابی به شاخص های میانی	نظارت بر تغییرات در درایورهای کلیدی
بسته شدن	برآورد سود/زیان	امتیاز پا/پیروز	ارزیابی تکمیل/شکست اهداف پروژه	تحلیلاشتباهات مرتکب

بنابراین حوزه های مدیریت پروژه شامل حوزه های مالی، پرسنلی و ساختاری سازمان می شود.

حوزه مدیریت پروژه

ساختار مدیریت پروژه شامل تقسیم تمام کارهای سازمان به پروژه هایی است که از نظر زمان و اهداف محدود هستند. در همان زمان، یک تیم از هر پروژه و یک تیم از مدیران پروژه تشکیل می شود که پیشرفت پروژه خود را به مدیر گزارش می دهند.

در این راستا، مدیریت پروژه، به طور معمول، در سازمان هایی با صنایع و اندازه های مختلف، با طیف گسترده ای از سفارشات اجرا شده به طور همزمان استفاده می شود. با این حال، در مشاغل کوچک، او همچنین از مدیریت پروژه برای حل مشکلات خاص نوسازی تولید یا مثلاً معرفی یک محصول جدید استفاده می کند.

مدیریت پروژه در صنعت ساختمان

در صنعت ساخت و ساز، استفاده از روش شناسی مدیریت پروژه به ویژه مرتبط است. در شرکت هایی که وظایف یک مشتری یا پیمانکار را انجام می دهند، مدیریت پروژه از تقسیم طبیعی کار به پروژه ها (بر اساس اصل محصول، یعنی ساخت هر ساختمان یک پروژه جداگانه است) و ساختار مدیریت ارشد عملاً استفاده می کند. نیازی به بازسازی جدی ندارد.

مدیریت یک سازمان پروژه نیز اغلب بر اساس اصل پروژه انجام می شود و با استفاده از تیم های از قبل تشکیل شده با موفقیت انجام می شود.طراحان به عنوان یک تیم پروژه.

مدیریت پروژه در ساختارهای دولتی

مدیریت پروژه در دولت یک روند نسبتاً جدید زمان ما است. روش مدیریت برنامه-هدف که از دوره اتحاد جماهیر شوروی در حال توسعه بود، اکنون در سراسر کشور شکل مدیریت پروژه را به خود گرفته است. در حال حاضر، برای حل وظایف مهم استراتژیک برای دولت، از برنامه هایی استفاده می شود که شامل پروژه های فردی با شاخص های هدف و مهلت های اجرایی است. با این حال، روش مدیریت چنین برنامه‌هایی هنوز با ایده‌آل فاصله دارد و نیاز به نوسازی و به‌روزرسانی دارد.

تجربه اجرای مدیریت پروژه در منطقه بلگورود

مدیریت دولتی مبتنی بر پروژه خود را در سراسر جهان ثابت کرده است. در روسیه تجربه استفاده از این فناوری در منطقه بلگورود وجود دارد.

این آزمایش در مقیاس بزرگ تقریباً تمام جنبه های خدمات ملکی در منطقه بلگورود را تحت تأثیر قرار داد. از جمله عناصر اصلی می توان به آموزش مدیریت پروژه، پشتیبانی سازمانی و روش شناختی، بازرسی در محل، انگیزه، ارزیابی شایستگی های کارکنان، کمیسیون های تخصصی برای بررسی پروژه اشاره کرد.

مدیریت پروژه منطقه بلگورود اکنون شامل بدنه های دانشکده مدیریت پروژه می شود:

• کمیسیون بین بخشی مدیریت فعالیت های پروژه.
• کمیسیون های کارشناسی بخشی که در مورد افتتاح / بسته شدن پروژه ها تصمیم می گیرند.
• دفتر پروژه منطقه ای که انطباق با متدولوژی را کنترل می کندمدیریت پروژه.

فروشگاه یک توقف

در چارچوب انتقال به مدیریت پروژه بود که منطقه بلگورود در سال 2010 به هماهنگی پروژه های سرمایه گذاری از طریق سیستم "یک پنجره" که اکنون در مسکو شناخته شده است روی آورد. نقش این پنجره فقط توسط یکی از خدمات جدید معرفی شده - دفتر پروژه منطقه ای انجام می شود. اکنون، دقیقاً یک ماه پس از درخواست به دفتر پروژه، واحد تجاری یک سند تأیید دریافت می کند.

سیستم اطلاعات خودکار "مدیریت پروژه"

اطلاعات و پشتیبانی فنی برای مدیریت پروژه در منطقه بلگورود از طریق سیستم اطلاعات خودکار (AIS) "مدیریت پروژه" انجام می شود. این یک برنامه وب بدون نرم افزار است که عملکردهای زیر را برای پروژه ها، نمونه کارها و برنامه ها انجام می دهد:

• نگهداری رجیستری (پایگاه داده).
• زمان‌بندی.
• بودجه‌گیری.
• نظارت بر اجرا در سطوح منطقه ای و شهری.
• توزیع اختیارات و مسئولیت های تیم.
• تغییر محتوا.
• سیستم هشدار درباره رویدادهای آینده و آینده برای پروژه ها.
• جریان سند.
• گزارش‌گیری تحلیلی خودکار.
• ادغام با دولت الکترونیک منطقه بلگورود.

مزایا و معایب مدیریت پروژه

تجربه شرح داده شده از اجرای مدیریت پروژه در منطقه بلگورود موفقیت آمیز بود. تأثیر این تغییرات در درجه اول در بیان شدافزایش نرخ رشد تولید ناخالص منطقه ای به میزان 0.1٪ (بیش از 3 میلیارد روبل)، کاهش زمان صرف شده برای تصویب پروژه (2 ماه برای هر پروژه) و افزایش نرخ توسعه سرمایه گذاری در منطقه 23 درصد با این حال، مهم‌ترین نتیجه، شکل‌گیری تفکر پروژه‌ای در میان کارکنانی است که به طور فعال به تجزیه و تحلیل و تلاش برای حل مشکل می‌پردازند، حتی گاهی اوقات از روش‌های غیر استاندارد و نوآورانه استفاده می‌کنند.

انگیزه و تجدید ساختار ساختار مدیریتی این امکان را فراهم کرد که نه تنها برای خدمات کشوری، بلکه برای کسب و کار نیز تأثیر مثبتی داشته باشد و فضای سرمایه گذاری مطلوبی ایجاد کند و موانع کارآفرینی را از بین ببرد.

هم اکنون جمعیت منطقه در انتخاب و کنترل اجرای پروژه های مهم استراتژیک مشارکت فعال دارند. برای مردم، مدیریت پروژه فرصتی برای لذت بردن از خدمات با کیفیت بالا و تحرک بالا است.

اما، با وجود تمام مزایای ساختار مدیریت پروژه، معایبی نیز در این رویکرد وجود دارد.

اول از همه، دوره گذار. زمان مشخصی طول می کشد تا تیم پروژه با هم کار کنند و وظایف خود را به عنوان یک مکانیسم هماهنگ انجام دهند.

ثانیاً، هنگام اجرای مدیریت پروژه در یک شرکت، جستجوی یک مدیر پروژه خوب می تواند به تعویق بیفتد. الزامات بسیار بالایی بر ویژگی های شخصی و حرفه ای یک مدیر پروژه تحمیل می شود: صلاحیت های جامع، غوطه وری کامل در پروژه، تجربه مدیریت پروژه با مشخصات مورد نیاز.

سومین عیب مدیریت پروژه را می توان نیاز دانستتقسیم منابع شرکت بین پروژه ها در شرکت های "فقیر"، این ممکن است به هیچ وجه امکان پذیر نباشد. مدیران پروژه باید برای تامین منابع مالی و پرسنل "جنگ" کنند که در شرایط کنترل کامل تمام مراحل چرخه عمر پروژه غیرقابل قبول است.

یکی از مهمترین معایب مسیر مدیریت پروژه در سازمان، استخدام اعضای تیم پروژه و مدیر پروژه پس از اتمام پروژه است. همانطور که می دانید حجم کاری تیم مهم ترین قانون یک تجارت موفق است و در مورد کار پروژه ای، به طور مرتب گروه هایی از متخصصان "در هوا معلق" ظاهر می شوند که به یکباره حجم کار ثابت خود را از دست می دهند.

با جمع بندی موارد فوق، می توان نتیجه گرفت که مدیریت پروژه بخشی جدایی ناپذیر از فضای کسب و کار مدرن است و مطالعه اصول اولیه آن برای تصمیم گیری مدیریت شایسته چه در سطح ایالتی و چه در یک تجارت واحد ضروری است.