مدیریت اسناد الکترونیکی: مزایا و معایب، ماهیت سیستم، راه های پیاده سازی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

شرکت های بیشتر و بیشتری به مدیریت اسناد الکترونیکی روی می آورند که شامل استفاده از برنامه های مختلف برای ایجاد و ذخیره اسناد می شود. در عین حال، سازمان آرشیوی حاوی کپی کاغذی اسناد ندارد. مزایای بسیاری از مدیریت اسناد الکترونیکی وجود دارد که به همین دلیل کارآفرینان از استفاده از اسناد کاغذی خودداری می کنند. اما برای جابه‌جایی به آن، باید نرم‌افزار تخصصی را روی رایانه‌های در حال کار نصب کنید، و همچنین یک کارمند مسئول را تعیین کنید که با این گردش کار مقابله کند.

مفهوم مدیریت اسناد الکترونیکی

با یک روش مدرن کار با اسناد مختلف نشان داده شده است. در جریان فعالیت هر سازمانی، انبوهی از کاغذهای مختلف به وجود می‌آیند که باید دائماً چاپ شوند و در یک اتاق جداگانه برای مدت طولانی نگهداری شوند.

اگر یک کارآفرین یا شرکت به درستی اجرا شده باشدامضای الکترونیکی، که اسناد به صورت الکترونیکی تأیید شده است، پس نیازی به چاپ این اسناد روی کاغذ نیست.

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی

سوئیچ به اسناد الکترونیکی تایید شده توسط EDS مزایای زیادی دارد. به دلیل وجود پارامترهای مثبت متعدد است که کارآفرینان بیشتر و بیشتری به این روش مستندسازی روی می آورند. اما ابتدا باید مزایا و معایب مدیریت اسناد الکترونیکی را ارزیابی کنید. مزایای کلیدی عبارتند از:

• به دلیل ساختار مناسب و قابلیت اطمینان ذخیره سازی، به سرعت اسناد لازم را جستجو می کند؛
• ساختار گردش کار متمرکز است؛
• همه اسناد را می توان به صورت الکترونیکی در رسانه های مختلف و حتی در سرورهای راه دور ذخیره کرد، بنابراین حتی اگر آتش سوزی در دفتر رخ دهد، لازم نیست نگران باشید که اسناد مهم از بین می روند؛
• همه مدارک به راحتی ثبت و تایید می شوند؛
• همه اوراق بر اساس ارسال آنها از طریق کانال های ارتباطی الکترونیکی امضا می شوند که باعث صرفه جویی قابل توجهی در زمان و تلاش برای کارمندان هر سازمانی می شود؛
• در صورت لزوم، می توانید در چند ثانیه از سند مورد نظر کپی کنید؛
• ممیزی بسیار ساده شده است، زیرا به شکل الکترونیکی انجام می شود، و همچنین می توانید از متخصصان استخدام شده برای این اهداف دعوت کنید که اسناد را از طریق کانال های الکترونیکی دریافت می کنند.

مزایاسیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی قابل توجه و غیرقابل انکار هستند، اما قبل از تغییر به آنها، باید جنبه های منفی هر سیستم را ارزیابی کنید.

ایرادات سیستم

مزایای پیاده‌سازی سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی غیرقابل انکار است، اما این فرآیند دارای معایبی است. این موارد عبارتند از:

• الزاماً برای ثبت امضای دیجیتال الکترونیکی لازم است که برای ایجاد آن مبلغ زیادی وجه پرداخت می شود؛
• اگر شرکا به مدیریت اسناد الکترونیکی روی نیاورند، فرصتی برای استفاده از اسناد الکترونیکی وجود ندارد؛
• هزینه و زمان زیادی صرف نصب نرم افزارهای اضافی و استخدام یک کارمند قابل اعتماد که تمام سوابق الکترونیکی را حفظ می کند؛
• هیچ فرمت کاملاً یکپارچه ای از چنین گردش کاری هنوز ثابت نشده است؛
• بسیاری از پیمانکاران و خریداران به استفاده از اسناد الکترونیکی امضا شده با EDS مشکوک هستند.

بنابراین، هر کارآفرینی باید ابتدا مزایا و معایب مدیریت اسناد الکترونیکی را مطالعه کند تا بتواند تصمیم درست و مرتبطی بگیرد.

دلیل توسعه

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی متعدد و قابل توجه است. این منجر به این واقعیت می شود که به طور مداوم در حال توسعه و معرفی به کار شرکت های مختلف است که نه تنهاتجاری، بلکه عمومی. پیش نیازهای اصلی برای توسعه مؤثر و مستمر آن عبارتند از:

• امکان اعمال آن در قوانین مالیاتی پیش بینی شده است. برخی از انواع اظهارنامه مالیاتی را فقط می توان به صورت الکترونیکی ارسال کرد. این امر در مورد گزارش های مربوط به حق بیمه مندرج در PF برای کارمندان و همچنین در مورد اعلامیه 3-NDFL که برای هر کارمند شرکت به خدمات مالیاتی فدرال ارسال شده است اعمال می شود. حتی گزارش SZV-M برای همه کارکنان شرکت به صورت الکترونیکی ارائه می شود در صورتی که سازمان بیش از 25 نفر را استخدام کند. بنابراین، برخی از شرکت ها به سادگی مجبور می شوند به اسناد الکترونیکی روی بیاورند، زیرا به هر حال باید EDS صادر کنند.
• از مزایای اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی می توان به امکان رفع آن در حسابداری اشاره کرد. بر اساس قانون فدرال شماره 402، اسناد حسابداری اولیه را می توان نه تنها به صورت کاغذی، بلکه به صورت الکترونیکی نیز تولید کرد، در صورتی که امکان تأیید آن با امضای الکترونیکی وجود داشته باشد.
• از سال 2017، توسعه مؤثر این جریان اسناد در مراحل قانونی آغاز شده است. اکنون هر تصمیم دادگاه باید در منابع باز منتشر شود. علاوه بر این، همه شرکت ها و افراد این فرصت را دارند که ادعا یا شکایت خود را به صورت الکترونیکی مطرح کنند که نیاز به EDS دارد. بنابراین، امضای الکترونیکی نه تنها توسط شرکت های بزرگ، بلکه حتی توسط افراد صادر می شود.
• توسعه فناوری های الکترونیکی به سرعت در حال وقوع است، بنابراین در حال حاضر تقریباً همه به اینترنت دسترسی دارند، که فرآیند ارتباط با دیگران را بسیار ساده می کند.مردم و مقامات دولتی.

بنابراین، می توان استدلال کرد که استفاده از چنین گردش کاری روز به روز بیشتر مورد تقاضا قرار می گیرد.

یکی دیگر از مزایای مهم

علاوه بر این، بسیاری از شرکت ها با شرکت های واقع در مناطق یا کشورهای دیگر همکاری می کنند، بنابراین تبادل اسناد مختلف هنگام مدیریت اسناد الکترونیکی بسیار آسان تر است. این به شما امکان می دهد تا بازارهای فروش را به میزان قابل توجهی افزایش دهید و با تولید کنندگان مستقیم ارتباط برقرار کنید.

این مزیت مهم دیگری برای مدیریت اسناد الکترونیکی است. بهبود کیفیت مدیریت از روز اول معرفی یک سیستم مناسب مشاهده شده است.

چگونه وارد شویم؟

در ابتدا، رئیس شرکت مزایا و معایب سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی را ارزیابی می کند. اگر تصمیمی برای معرفی آن در شرکت گرفته شود، مراحل زیر برای این کار اجرا می شود:

• جلسه سهامداران برگزار می شود که در آن رای گیری برای اجرای این سامانه انجام می شود.
• در صورت مثبت بودن تصمیم، دستور مربوطه توسط مدیر شرکت صادر می شود.
• توصیه می شود یک آیین نامه داخلی تنظیم کنید که قوانین استفاده از اسناد الکترونیکی را کنترل کند.
• امضای مورد استفاده در فرآیند امضای اسناد مختلف را انتخاب کنید.
• در صورت انتخاب یک امضای ساده، بر اساس کدها و رمزهای عبور و همچنین سایر ابزارها و دسترسی به آن الصاق می شود.محدود است، بنابراین، فرد خاصی منصوب می شود که با تایید اسناد الکترونیکی رسیدگی می کند.
• مرجع صدور گواهی انتخاب شده است. توسط یک سازمان تخصصی که با مدیریت اسناد الکترونیکی سر و کار دارد نمایندگی می شود. مهم است که شرکتی را انتخاب کنید که همکاری با آن سودآور و راحت باشد. شما باید از قبل هزینه خدمات ارائه شده و همچنین عملکردهای مختلفی را که می توان در طول همکاری استفاده کرد، ارزیابی کنید. مشخص می‌شود که مرکز منتخب چه مسئولیتی در قبال خطاهای مختلفی که ممکن است در فرآیند حفظ مدیریت اسناد الکترونیکی ایجاد شود بر عهده دارد.
• اسنادی در حال تهیه است که بر اساس آن با مرکز منتخب توافقنامه منعقد می شود.
• قرارداد با سازمان منتخب در حال توضیح است. پس از آن، مرکز یک گواهی کلید EDS را ایجاد و برای مشتری خود صادر می کند.
• معرفی مستقیم مدیریت اسناد الکترونیکی در کار سازمان وجود دارد. برای انجام این کار، تمام اسناد کاغذی به فرم الکترونیکی تبدیل می‌شوند و روشی برای تبادل اسناد الکترونیکی در حال ایجاد است.

فاکتورها را می توان به صورت الکترونیکی تنظیم کرد، اما ابتدا باید مطمئن شوید که استفاده از چنین اسنادی برای طرف مقابل راحت است. این به این دلیل است که شرکت باید ابزار فنی برای پردازش این اسناد را داشته باشد.

انتخاب EDS

حتی در مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی کاهش هزینه های آماده سازی استاسناد کاغذی متعدد اما در هر صورت باید هزینه های خاصی را متحمل شوید. آنها مربوط به اجرای یک امضای الکترونیکی مورد استفاده در فرآیند تأیید اسناد الکترونیکی هستند.

ETS را می توان به صورت فاقد صلاحیت یا واجد شرایط ارائه کرد.

بی صلاحیت

با استفاده از تبدیل داده های رمزنگاری شده صادر می شود که برای آن از یک کلید ویژه استفاده می شود که در اختیار صاحب EDS است. مهم است که از قبل تصمیم بگیرید که دقیقاً چه کسی در شرکت اوراق الکترونیکی را امضا می کند.

با کمک چنین امضایی، می توانید تغییرات مختلفی را که در سند پس از امضای آن ایجاد شده است، شناسایی کنید.

واجد شرایط

برای انجام این کار، شرکت گواهی ویژه ای حاوی کلید تأیید EDS دریافت می کند. برای ایجاد چنین امضایی، شرایط مندرج در قانون فدرال شماره 63 در نظر گرفته شده است.

معمولاً چنین EDS در شرکت های بزرگی که به دنبال حفظ اسرار تجاری هستند استفاده می شود، بنابراین به دلیل EDS واجد شرایط پیشرفته، امنیت اسناد الکترونیکی تضمین می شود.

پس از انتخاب نوع خاصی از امضای الکترونیکی، قراردادی با مرکز صدور گواهینامه انتخابی منعقد می شود.

قوانین معرفی سیستم به کار شرکت

مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی در مقایسه با کاغذ غیرقابل انکار تلقی می شود، اما اغلب در فرآیند پیاده سازی آن در کار یک سازمان، مشکلات خاصی به وجود می آید. بنابراین، قوانین این فرآیند عبارتند از:

• ابتدا یک متخصص به دستور رئیس منصوب می شود که در ترجمه اسناد کاغذی به شکل الکترونیکی مشغول است؛
• نرم افزار ویژه ای بر روی هر رایانه در حال کار نصب شده است که به شما امکان می دهد اسناد را با EDS صادر شده قبلی امضا کنید؛
• هنگام گردآوری، پردازش و توافق در مورد اسناد مختلف، قوانین اساسی کار اداری در نظر گرفته می شود که در مورد اسناد کاغذی نیز اعمال می شود؛
• اسناد الکترونیکی باید تمام جزئیات، مهر و موم و EDS لازم را داشته باشند؛
• اطلاعات ممکن است در مقررات شرکت در مورد روشهای تأیید اقدامات با این اسناد اعمال شود.

اگر به خوبی درک شده باشد این فرآیند خیلی سخت تلقی نمی شود.

قوانین همکاری با سایر شرکت ها

هر شرکتی که چنین سیستمی را در کار خود پیاده سازی می کند، می خواهد از اسناد الکترونیکی با همکاری طرف های اصلی خود استفاده کند. برای انجام این کار، هنگام تنظیم قرارداد با یک شرکت دیگر، باید بندی در متن سند قید شود که کلیه اوراق از طریق کانال های ارتباطی الکترونیکی منتقل می شود. پس از آن، مستندات لازم توسط یک EDS که قبلاً صادر شده است، جمع آوری و امضا می شود. تمام ابزارهای EDS باید دارای گواهینامه باشند، در غیر این صورت نمی توان از آنها در طول عملیات شرکت استفاده کرد.

ایجاد چنین گردش کاری با سازمان های دولتی مختلف، به عنوان مثال، با خدمات مالیاتی فدرال یا صندوق بازنشستگی بسیار ساده تر است. این به دلیل این واقعیت است که چنین سازمان هایی قبلاً نرم افزار لازم را برای آن دارندکار با اسناد الکترونیکی.

اسناد چگونه ذخیره می شوند؟

مزیت اصلی مدیریت اسناد الکترونیکی این است که در سازمان نیازی به اختصاص اتاق جداگانه برای ایجاد بایگانی نیست، زیرا همه اوراق در رایانه ها، سرورها یا رسانه های الکترونیکی مختلف ذخیره می شوند. اما با این حال، هر شرکتی باید هزینه ذخیره سازی مناسب اسناد را بپردازد تا افراد یا سازمان های غیرمجاز به آن دسترسی پیدا نکنند.

در هنگام نگهداری اسناد الکترونیکی، قوانین زیر در نظر گرفته می شود:

• الزاماً نامی از پرونده ها برای کل شرکت تنظیم می شود و ظاهر و محتوای آن به حوزه فعالیتی که شرکت در آن فعالیت می کند بستگی دارد؛
• بررسی ارزش اسناد در حال انجام است؛
• هر سند با استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی علامت گذاری شده است؛
• همه اسناد باید بایگانی شوند.

هنگامی که این قوانین در نظر گرفته شوند، ذخیره صحیح اسناد به شکل الکترونیکی دشوار نخواهد بود.

نتیجه گیری

مدیریت اسناد الکترونیکی مزایای زیادی دارد. ارتقای کیفیت کار شرکت پیامد اجرای آن است. برای انجام این کار، تصمیم گیری مناسب برای مدیریت شرکت، انتخاب مرکز صدور گواهینامه و صدور EDS مهم است. نرم افزار ویژه ای بر روی رایانه ها نصب می شود و تغییرات لازم در قوانین محلی نظارتی شرکت اعمال می شود.

با کمک اسناد الکترونیکی، تا حد زیادی ساده شده استعملکرد شرکت و همچنین سهولت همکاری با سایر شرکت ها و سازمان های دولتی.