اسناد نقدی: ثبت نام، تأیید، ذخیره سازی. روش صدور اسناد نقدی اولیه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

اسناد نقدی اوراقی هستند که در ارتباط با جابجایی وجوه یک شخص حقوقی یا یک کارآفرین فردی تنظیم می شوند. فرم های آنها توسط کمیته آمار دولتی تایید شده است. اجازه دهید بیشتر در نظر بگیریم که شرکت‌ها از چه اسناد نقدی می‌توانند استفاده کنند.

سفارشات

آنها به عنوان اسناد نقدی اولیه عمل می کنند. سفارشات می توانند ورودی یا خروجی باشند. اولین مورد در هنگام دریافت پول نقد اعمال می شود. دستور رسید در یک نسخه توسط یک حسابدار صادر می شود و به امضای چ. یک حسابدار یا یک مقام رسمی مجاز به انجام این کار. در صورت عدم حضور مقامات مسئول، رئیس شخص حقوقی یا خود کارآفرین فردی می تواند اسناد نقدی اولیه را ظهرنویسی کند. رسید سفارش اعتبار باید توسط اشخاص مجاز (حسابدار و صندوقدار) با مهر (مهر) امضا شود. ضمناً در مجله مربوطه ثبت می شود. رسید به فردی که پول را واریز کرده است داده می شود. خود سفارش رسید در صندوق می ماند.هنگام صدور وجه نقد، اوراق هزینه پر می شود. باید گفت که اسناد نقدی در صورتی جمع آوری می شود که شرکت از هر دو روش سنتی پردازش اطلاعات و ابزارهای BT استفاده کند. یک سفارش خروجی، مانند یک دریافتی، در 1 نسخه صادر می شود. همچنین باید توسط افراد مجاز تایید شده و در مجله مناسب ثبت شود.

پر کردن

چگونه اسناد نقدی ذکر شده در بالا را صادر کنیم؟ پر کردن به شرح زیر انجام می شود:

1. خط "Basis" به یک معامله تجاری اشاره دارد.
2. در ستون "شامل" مقدار مالیات بر ارزش افزوده درج شده است. به اعداد نوشته شده است. اگر خدمات، کالاها یا کار مشمول مالیات نمی‌شوند، خط «بدون مالیات بر ارزش افزوده» را نشان می‌دهد.
3. در خط "ضمیمه"، مقالات همراه و سایر مقالات باید با ذکر تاریخ گردآوری و شماره آنها ذکر شود.
4. در ستون "اعتبار، کد زیربخش"، نام مربوط به بخش ساختاری که وجوه دریافت می شود، قرار داده شده است.

ثبت نام

اسناد نقدی باید در یک مجله مخصوص ثبت شود. هم سفارش های ورودی/خروجی و هم اوراقی که جایگزین آنها می شوند را ثبت می کند. مورد دوم، برای مثال، شامل لیست حقوق و دستمزد، برنامه های کاربردی برای صدور وجوه، فاکتورها و موارد دیگر است. ضمناً لازم به ذکر است احکام هزینه ای که در فیش حقوقی بابت دستمزد و سایر مبالغ معادل آن صادر می شود، باید پس از صدور وجوه ثبت شود.

کتاب نقدی

برای حسابداری صدور و دریافت وجه نقد استفاده می شود. کتاب شماره گذاری، توری و مهر تایید شده است که در صفحه آخر قرار گرفته است. یک رکورد نیز در اینجا ایجاد می شود که تعداد برگه ها را نشان می دهد. صفحه آخر باید امضا شود. حسابدار و مدیر بازرگانی هر برگ از کتاب به 2 قسمت مساوی تقسیم شده است. یکی (با یک خط کش افقی) به عنوان نسخه اول و دیگری به عنوان نسخه دوم پر شود. دومی از طرف عقب و جلو با استفاده از کاغذ کربن صادر می شود. هر دو نمونه با یک شماره شماره گذاری می شوند. اولی در کتاب باقی می ماند، در حالی که دومی قابل جدا شدن است. دومی به عنوان گزارش اسناد نقدی عمل می کند. تا پایان تمام عملیات برای روز جاری، آنها خاموش نمی شوند. ورودی‌ها در سمت جلوی اولین نسخه بعد از ستون «موجودی در ابتدای روز» شروع می‌شوند. قبل از پر کردن، ورق باید در امتداد خط پارگی تا شود. قسمت برش زیر قسمتی که در کتاب باقی مانده قرار می گیرد. برای وارد کردن اطلاعات پس از "انتقال"، سمت پاره شده در قسمت جلوی نسخه دوم قرار گرفته است. ورودی ها در امتداد خط افقی در سمت عقب قسمت جدا نشدنی ادامه می یابند.

اسناد اضافی

تراکنش های نقدی را می توان با اوراق مختلف ثبت کرد. یکی از آنها، برای مثال، یک گزارش اولیه است. برای حسابداری وجوهی که برای هزینه های اداری و تجاری برای اشخاص حسابدار صادر می شود استفاده می شود. چنین اسنادی چگونه تهیه می شود؟ معاملات نقدی از این نوع به طور مستقیم توسط واحد گزارشگر حسابداری می شود وهمچنین یک حسابدار گزارش‌های اولیه بر روی کاغذ یا رسانه‌های رایانه‌ای تهیه می‌شوند. ثبت اسناد نقدی کاملاً مطابق با قوانین انجام می شود. هر فرم در یک نسخه پر می شود. در سمت عقب آن، شخص حسابدار فهرستی از اوراق را نشان می دهد که هزینه های انجام شده را تأیید می کند. اینها مثلاً شامل گواهی سفر، بارنامه، چک، رسید و … می شود که در اینجا موضوع میزان هزینه ها را مشخص می کند. مقالاتی که ضمیمه گزارش می شوند باید به ترتیبی که فهرست شده اند شماره گذاری شوند. بررسی اسناد نقدی توسط کارمندان بخش حسابداری انجام می شود. به ویژه کارکنان، حسابرسی از هزینه های هدفمند وجوه، کامل بودن اسناد تاییدی ارائه شده، صحت تکمیل آنها و محاسبه مبالغ را انجام می دهند. سمت عقب نشان دهنده هزینه هایی است که برای حسابداری پذیرفته شده است، حساب هایی که در بدهی آنها ثبت می شود.

تفاوت های ظریف مهم

جزئیات مربوط به ارز خارجی (صفحه 1a در جلو و ستون های 6 و 8 در پشت) فقط در صورتی باید پر شود که شخص حسابدار وجوهی را غیر به روبل دریافت کند. گزارش اولیه پس از تأیید باید توسط رئیس شرکت یا شخص مجاز توسط وی تأیید شود. فقط پس از آن در نظر گرفته می شود. اگر از پیش پرداخت به طور کامل استفاده نشده باشد، شخص پاسخگو موجودی را به صندوقدار برمی گرداند. در همان زمان، سفارش رسید پر می شود. وجوه مطابق با اطلاعات گزارش تایید شده حذف می شود.

دستمزد

پرداخت اسناد نقدی هنگام محاسبه و پرداخت حقوق به کارکنان شرکت انجام می شود. بخش حسابداری بیانیه مربوطه را در 1 نسخه تنظیم می کند. اقلام تعهدی دستمزدها با توجه به اطلاعات موجود در اسناد اولیه برای حسابداری برای زمان واقعی کار، خروجی و غیره انجام می شود. خطوط "تحصیلی" مبالغ را مطابق با انواع پرداخت ها از لیست حقوق و دستمزد نشان می دهد. سایر درآمدهای (مزایای مادی و اجتماعی) ارائه شده به کارمند که به هزینه سود شرکت بازپرداخت شده و مشمول درج در پایه مشمول مالیات می باشد نیز در اینجا الصاق می شود. ضمناً کسورات از حقوق محاسبه شده و مبلغی که باید به کارمند تحویل داده شود تعیین می شود. در صفحه جلد بیانیه، کل مبلغی که باید به کارکنان پرداخت شود درج شده است. رئیس شرکت باید مجوز صدور دستمزد را امضا کند. در صورت عدم وجود آن، این سند توسط کارمند مجاز صادر می شود. در پایان اظهارنامه مبالغ حقوق واریز و صادر شده درج می شود. پس از مدت تعیین شده برای پرداخت وجوه به کارکنان، اسامی کارکنانی که پول دریافت نکرده اند در ستون 23 با علامت "سپرده" مشخص می شود. برای مبلغ صادر شده، دستور هزینه تنظیم می شود. شماره و تاریخ تکمیل آن باید در لیست حقوق و دستمزد در آخرین برگه قید شود.

گزارش راهنما

این سند حاوی قرائت مترهای KKM و درآمد در هر شیفت (روز کاری) است. گزارش راهنما روزانه 1 نسخه پر می شود. صندوقدار باید آن را امضا کند و به مقام اصلی تحویل دهد(رئیس شرکت). در همان زمان، سفارش رسید پر می شود. در شرکت های کوچک، پول مستقیماً به مجموعه داران واگذار می شود. هنگام انتقال وجه نقد اسناد نقدی مربوطه بانک پر می شود. درآمد هر شیفت (روز کاری) مطابق با شاخص های جمع شماری در ابتدا و انتهای روز تعیین می شود. در عین حال مبالغ برگشتی به مشتریان بابت چک های بلااستفاده کسر می شود. درآمد ایجاد شده توسط روسای ادارات تأیید می شود. در ارسال وجوه در گزارش، صندوقدار ارشد و همچنین رئیس شرکت امضا می کنند. گزارش مرجع به عنوان مبنایی برای جمع آوری "اطلاعات قرائت کنتورهای KKM و درآمد شرکت" تلفیقی عمل می کند.

ژورنال راوی

این سند برای محاسبه هزینه و دریافت وجه نقد برای هر KKM شرکت مورد نیاز است. این مجله همچنین به عنوان گزارش کنترل و ثبت قرائت کنتورها عمل می کند. این سند دارای توری، شماره گذاری و ممهور به امضای چ. حسابدار، رئیس شرکت و همچنین بازرس مالیاتی. مجله همچنین با مهر شرکت تأیید شده است. همه ورودی ها هر روز توسط گوینده انجام می شود. رویه صدور اسناد نقدی اجازه پاک کردن و لکه در مجله را نمی دهد. کلیه اصلاحات انجام شده باید با امضای افراد مجاز موافقت و تأیید شود. اگر قرائت ها مطابقت داشته باشند، برای شیفت فعلی در ابتدای کار ثبت می شوند. این داده ها باید با امضای مدیر وظیفه و صندوقدار تأیید شود. خط 15 مبالغ وارد شده را نشان می دهدچک های برگشتی توسط مشتریان اطلاعات مربوط به این امر از قانون مربوطه گرفته شده است. همان ستون تعداد چک های صفر چاپ شده در طول شیفت را نشان می دهد. در پایان روز کاری، اپراتور گزارش نهایی شیفت را تهیه می کند و درآمد دریافتی را با آن تحویل می دهد. این یک سفارش ورودی ایجاد می کند. پس از قرائت کنتور، مقدار واقعی دریافتی بررسی می شود، ورودی مربوطه در مجله انجام می شود. با امضای رئیس (مدیر وظیفه)، صندوقدار ارشد و عابر تایید می شود. در صورت مغایرت بین مبالغ درج شده در نوار کنترل و میزان درآمد، دلیل تفاوت مشخص می شود. مازاد یا کمبودهای یافت شده در خطوط مربوطه مجله ثبت می شود.

داده‌های قرائت‌سنج KKM و درآمد

برای ایجاد یک گزارش خلاصه برای تغییر فعلی استفاده می شود. این داده ها به عنوان ضمیمه ای برای بیانیه گوینده عمل می کنند که هر روز جمع آوری می شود. اطلاعات مربوط به نشانه ها و درآمد در یک نسخه تشکیل می شود. همراه با دستورات هزینه و رسید، گواهینامه ها - گزارش های باجه ها تا نوبت بعدی به حسابداری شرکت منتقل می شود. نمونه اسناد نقدی مطابق با قرائت کنتورها در ابتدا و انتهای روز کاری برای هر صندوق شامل محاسبه درآمد می باشد. در عین حال، در میان موارد دیگر، توزیع آن توسط بخش ها نشان داده شده است. مورد اخیر باید با امضای مدیران تایید شود. در انتهای جدول تکمیل شده، نتایج با توجه به قرائت پیشخوان کلیه صندوق ها نمایش داده می شود ودرآمد شرکت نیز با توزیع وجوه توسط بخش ها خلاصه می شود. طبق قوانین، کل مبلغی که برای مشتریان در چک هایی که برگشت داده اند، مشخص می شود. این مبلغ کل درآمد شرکت را کاهش می دهد. اطلاعات باید توسط صندوقدار ارشد و رئیس شرکت امضا شود.

توصیه هایی برای پر کردن

هنگام تنظیم اسناد نقدی، باید از رویه تعیین شده توسط قوانین قانونی و سایر قوانین نظارتی پیروی کنید. علاوه بر این، چندین قانون نسبتاً ساده وجود دارد که رعایت آنها هنگام پر کردن مدارک از اشتباهات جلوگیری می کند:

1. مقدار در کلمات همیشه باید با حروف بزرگ نوشته شود. در این مورد، سکه ها مجاز به اعداد هستند. به عنوان مثال: هجده هزار روبل 10 کوپک.
2. کار کاغذی را می توان با دست یا با استفاده از وسایل فنی (مثلاً رایانه) تکمیل کرد.
3. قوانین نظارتی امکان تنظیم اطلاعات در اسناد نقدی را فراهم می کند. با این حال، تعدادی از الزامات باید برآورده شود. یک ورودی نادرست باید با دقت با یک خط خط زده شود. اطلاعات صحیح در کنار یا (در صورت امکان) بالای آن نشان داده شده است. در اینجا باید یک پس‌نوشت نیز بسازید: "باور تصحیح شد"، "قطع شده نامعتبر است" یا "درست است". در کنار این ورودی باید ch امضا شود. حسابدار و رئیس سازمان (یا کارآفرین فردی).
4. در صورت وجود لکه، پاک کردن، اسمیر با "سکته مغزی" و سایر روش های اصلاح مشابه، سند نامعتبر تلقی می شود.

قوانین اضافی

نگهداری اسناد نقدی طبق قوانین جاری به مدت ۵ سال انجام می شود. محاسبه این مدت از اول ژانویه سال بعد از اتمام کار اداری شروع می شود. این قانون کلی تلقی می شود. رویه خاصی برای صورتحساب حقوق و دستمزد ایجاد شده است. اگر کارمندان حساب شخصی نداشته باشند، این اوراق به مدت 75 سال در شرکت نگهداری می شود. در پایان این مدت، در صورت عدم وجود پرونده قضایی، اختلاف نظر یا اختلاف نظر در مورد آن، کلیه اسناد ممکن است به بایگانی منتقل یا از بین بروند. هنگام کار با کاغذ، قوانین زیر باید رعایت شود:

1. تشکیل اسناد به قطعات اصلی باید برای هر روز حداکثر تا روز کاری بعدی یا اولین روز تعطیل انجام شود.
2. قبل از انتقال اوراق به آرشیو، باید موجودی آنها انجام شود.
3. کنترل تشکیل پرونده ها یا توسط صندوقدار یا توسط مدیر مستقیم شرکت انجام می شود.
4. در فرآیند ایجاد یک منگنه، اوراق به ترتیب افزایشی شماره حساب جمع آوری می شوند (ابتدا به صورت بدهکار، سپس به صورت اعتباری).

مسئولیت ایمنی اسناد نقدی بر عهده رئیس شرکت است. در صورت عدم رعایت مقررات فوق، ممکن است برای متخلف جریمه اداری در قالب جریمه نقدی اعمال شود. میزان جریمه طبق قانون تعیین شده است.

نتیجه گیری

نگهداریاسناد نقدی یک شغل نسبتاً مسئول در نظر گرفته می شود. پر کردن مدارک باید با مسئولیت کامل انجام شود. اسناد نقدی هنگام جمع بندی داده های مختلف، گزارشگری، حسابداری استفاده می شود. در این راستا، اشتباهات صورت گرفته در مراحل اولیه اصلاح معاملات می تواند منجر به تحریف جدی در اوراق نهایی شود. کارمندی که به سمت مسئولیت پردازش اسناد نقدی منصوب می شود باید دانش و تجربه مرتبط داشته باشد. لازم به یادآوری است که کلیه اوراقی که اپراتور پر می کند توسط مقامات ارشد بررسی شده و توسط رئیس شرکت تأیید می شود. باید توجه ویژه ای به ثبت اسناد شود. ثبت نام در مجلات و کتاب ها باید به موقع و طبق قوانین انجام شود. از آنجایی که از اسناد نقدی در تهیه گزارش ها استفاده می شود، کلیه اصلاحات در آنها به طور دقیق به ترتیب خاصی انجام می شود. اگر قوانین تعیین شده رعایت نشود، اوراق اعتبار خود را از دست می دهند و اطلاعات موجود در آنها نمی تواند توسط شرکت در کارهای مدیریتی بعدی استفاده شود.