یک تامین کننده خوب کلید موفقیت هر سازمانی است

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر رهبر می داند که تامین کننده خوب چیز کمیاب است. همه نمی توانند از عهده این نوع کار برآیند. و حتی برخی معتقدند که یک تامین کننده باید متولد شود یا در دل باشد.

کارمند مفید

در ساختار هر شرکتی سرویس ویژه ای به نام "بخش تامین" وجود دارد. برخی آن را یک واحد معمولی می دانند، اما این کاملاً درست نیست. برای درک اصل مشکل، ابتدا باید بفهمید که تامین کنندگان چه کسانی هستند و چرا آنها استخدام می شوند؟ همه می دانند که برای تولید محصولات برای هر هدفی، سه جزء اصلی باید در دسترس باشد:

1) مواد خام.

2) تجهیزات و ابزارهای دیگر.

3) نیروی انسانی.

هر کدام به یک اندازه مهم هستند. بنابراین تامین کننده شخصی است که در دسترس بودن اولین جزء را تضمین می کند. علاوه بر این، او موظف است این کار را با حداکثر سود برای شرکت انجام دهد.

در این مورد منظور چیست؟ اینها اصولی است که چنین کارمندی باید به آن پایبند باشد. در واقع، تامین کننده یک کارمند است،که به شرکت بومی مواد اولیه و منابع را فراهم می کند:

• در اسرع وقت (در صورت لزوم)؛
• انعقاد قرارداد با کمترین قیمت؛
• به موقع؛
• طبق برنامه ریزی شده.

از اینجا مشخص است که تامین کننده کسی است که فعالیتش هر شرکتی را قادر می سازد تا به طور سیستماتیک، روان و با حداقل هزینه کار کند. و این قطعاً باید منجر به افزایش سود شود.

یک تامین کننده باید چه کار کند؟

یک شرکت تنها زمانی می تواند خوب کار کند که هر کارمند وظایف محوله را بداند و با وجدان انجام دهد. اگر همه چیز با کارمندان تولید اصلی مشخص است، باید وظایف بقیه به وضوح مشخص شود. بنابراین، مسئولیت های تامین کننده عبارتند از:

1) طراحی برنامه‌هایی برای خرید برخی مواد.

2) انعقاد قراردادهای مربوطه از طرف یا از طرف رئیس.

3) اطمینان از تحویل به موقع کالا به قلمرو شرکت.

4) کنترل یکپارچگی کالاهای تحویل شده.

5) اطمینان از در دسترس بودن مدارک لازم برای تأیید کیفیت مواد خام (گواهی، گذرنامه یا سایر اسناد).

همه کارها در مراحل انجام می شود:

1. ابتدا، تامین کننده باید یک برنامه کاری بر اساس نیازهای نظارتی شرکت تهیه کند. علاوه بر این، هر نوع خاص از مواد باید به طور جداگانه محاسبه شود. در عین حال باید در مورد کیفیت مورد نظر تصمیم بگیرید.
2. سپس لحظه جستجوی شریک زندگی فرا می رسد. اینجاست که سفرهای کاری وارد می شود.تماس های تلفنی. از بین تعداد زیادی تامین کننده، باید یکی را انتخاب کنید که شرایط آن ارجح است.
3. پس از آن، کارمند برای انعقاد قرارداد نزد شریک زندگی می رود.
4. مرحله پایانی دریافت کالا، مونتاژ و تحویل به محل تخلیه می باشد. به طور موازی، تامین کننده با تمام اسناد پشتیبانی سروکار دارد.

اگر هر یک از مراحل ذکر شده به درستی محاسبه و تکمیل شود، چنین شرکتی همه چیزهایی را که برای کار کردن نیاز دارد خواهد داشت. بنابراین، کارمند او واقعاً در جای مناسب است.

تهیه کننده مجاز است چه کاری انجام دهد؟

برای انجام وظایف محول شده به خوبی، هر کارمندی نیاز به اطلاعات لازم بیشتر و همچنین کمک و پشتیبانی ممکن از سوی مدیریت دارد. به همین دلیل است که "شغل" تامین کننده نه تنها شامل وظایف، بلکه حقوق او نیز می شود که باید برای سازماندهی عادی کار کافی باشد. در میان آنها، موارد اصلی عبارتند از:

1) توانایی درخواست از کارکنان خدمات مربوطه اطلاعات مورد نیاز او. به عنوان مثال، تامین کننده باید از برنامه های شرکت که توسط اقتصاددانان تدوین می شود آگاه باشد. او باید شرایط مالی فعلی شرکت را درک کند تا بتواند قیمت‌های خرید را تغییر دهد.

او باید از مهندس ارشد در مورد در دسترس بودن حمل و نقل رایگان در صورت تحویل شخصی مطلع شود.

2) برای تکمیل یک کار خاص، تهیه کننده گاهی به همکاری و کمک مستقیم مدیریت نیاز دارد. مستقراو حق دارد دستورات را مطالبه کند. به عنوان مثال، برای پرداخت پیش پرداخت، تامین کننده باید دستوری به حسابدار ارشد بدهد.

3) اگر نقصی در حین کار آشکار شد می تواند برای رفع احتمالی آنها پیشنهاداتی بدهد.

با داشتن چنین حقوقی، یک متخصص خوب همیشه می تواند کار خود را به گونه ای انجام دهد که هیچ ادعایی علیه او چه از جانب مدیریت و چه از طرف کارگران اصلی تولید وجود نداشته باشد.

نکات مهم

هر افسر پرسنلی می داند که دستورالعمل تامین کننده، علاوه بر حقوق و تعهدات، فهرستی از انواع مسئولیت ها را در بر می گیرد. در چنین کارهایی معمولاً لحظاتی پیش می‌آید که شخص باید خودش تصمیم بگیرد و فقط نجابت و اصول اخلاقی خود را در نظر بگیرد.

مثلاً، عرضه‌کننده پیشنهاد می‌کند که کالا را با قیمتی متورم تحویل دهد، و به عنوان غرامت، مبلغ معینی را نقداً به تأمین‌کننده بپردازد. در این مورد، یک پاسخ مثبت منجر به بیش از حد مالی برای شرکت خواهد شد و برای کارمند افزایش غیرقابل برنامه ریزی محکمی در حقوق ایجاد می شود. تنها سوال این است که آیا کارمند آن را دنبال خواهد کرد یا خیر. در این صورت، وظایف خود را که به وضوح نشان دهنده جهت فعالیت است، نقض خواهد کرد. بخش "مسئولیت" بیان می کند که تامین کننده باید پاسخگوی تمام تخلفات قانونی باشد. اینجاست که نجابت تجلی می یابد، و از این رو مطابقت با همان موقعیتی که او اشغال می کند. خوب است اگر این قسمت آخر دستورالعمل در تمام مدت کار به او نرسد.