چگونه درست مذاکره کنیم: قوانین و اشتباهات رایج

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

توانایی مذاکره و یافتن راه حل سازش حتی در سخت ترین شرایط یک مهارت منحصر به فرد است. این مهارت در راه اندازی یک کسب و کار ضروری است. چگونه درست مذاکره کنیم؟ چگونه می توانید از این مهارت برای کمک به موفقیت خود استفاده کنید؟ این در این مقاله مورد بحث قرار خواهد گرفت.

انواع مذاکره

بیایید نگاهی دقیق تر به این بیندازیم. به طور مشروط می توان همه مذاکرات را به دو نوع تقسیم کرد:

1. رقابتی: هدفی که شرکت کنندگان در این گونه گفتگوها دنبال می کنند، رسیدن به پیروزی به هر قیمتی است. چنین ملاقات کاری اغلب منجر به یک وضعیت درگیری بین طرفین می شود.
2. مشارکت: هدف دستیابی به یک توافق متقابل است که منافع همه شرکت کنندگان در فرآیند را برآورده کند.

هیچ توصیه دقیقی در مورد نحوه صحیح مذاکره وجود ندارد. هر کس روش خود را انتخاب می کند. در عمل، اغلب می‌توانید ترکیبی از اشکال رقابتی و شریک گفتگوی تجاری را بیابید.

مذاکرات رقابتی با جو متشنج مشخص می شود.وظیفه هر یک از طرفین کسب منفعت خود بدون در نظر گرفتن منافع طرف مقابل است. برای دستیابی به نتیجه مثبت در چنین شرایطی، باید به توصیه های زیر پایبند باشید:

1. سعی کنید ماهیت پیشنهاد خود را در ابتدای جلسه به طور کامل آشکار نکنید. در غیر این صورت، طرف مقابل بلافاصله حداکثر مجموعه اطلاعات را دریافت خواهد کرد. همچنین باید مطمئن شوید که موضوع گفتگو تغییر نمی کند.
2. اگر باید امتیازاتی بدهید، سعی کنید آن را تا حد امکان کوچک کنید.
3. اگر درگیری ایجاد شد، حرمت خود را حفظ کنید. قوانین اساسی ارتباطات تجاری باید رعایت شود. برای خنثی کردن وضعیت، سعی کنید مکالمه را به موضوع دیگری منتقل کنید.

مرحله تدارکاتی

برای درک نحوه صحیح مذاکره برای همکاری، باید در مورد ویژگی های اصلی این فرآیند بدانید.

در مرحله اولیه، جمع آوری و ارائه کامل ترین اطلاعات صورت می گیرد. در نتیجه، هر دو طرف می توانند به راه حل های سودآور برسند. هنگام انجام مذاکرات مشارکت، ابتدا باید آماده امتیاز دادن بود.

ابتدا مشخص کنید که می خواهید در این مکالمات به چه اهدافی برسید. آنها باید قابل اندازه گیری و دستیابی باشند. شما باید به وضوح درک کنید که می خواهید از حریف خود چه چیزی به دست آورید. قبل از جلسه، ارزش دارد که نیازهای طرف مقابل را بررسی کنید. بر اساس اطلاعات دریافتی، می توانید پیشنهادات خود را تدوین کنید. آنها باید تا حد امکان واقع بینانه باشند. اگر هر دوطرفین برای دادن برخی امتیازات آماده خواهند بود، دستیابی به نتیجه بسیار آسان تر خواهد شد. اما اگر یکی از مذاکره کنندگان شروع به انجام یک گفتگو در قالب مذاکرات رقابتی کند، احتمال ایجاد یک وضعیت درگیری بیشتر است. وظیفه اصلی مذاکره کننده در این مورد بهبود روابط است.

بعد از اینکه هر طرف نظر خود را در مورد حریف شکل داد، می توانید شروع به ارائه پیشنهادهای خاص کنید. اگر تصمیم به دادن امتیاز دارید، نه تنها باید چیزی را ارائه دهید، بلکه باید بازدهی نیز دریافت کنید. مبادله تکمیل شده باید ارزش برابری داشته باشد.

سازش

وقتی تبادل اطلاعات اولیه انجام شد، می توانید مستقیماً به اصل موضوع بروید. باید در نظر داشت که هرچه در طول مذاکرات بیشتر درخواست کنید، بیشتر دریافت خواهید کرد، هرچه کمتر پیشنهاد دهید، ضرر کمتری خواهید داشت. هنگام ارائه پیشنهاد خود، سعی کنید تا حد ممکن در جمله بندی دقیق باشید. از تخمین های خشن اجتناب کنید. حریف شما ممکن است ابهام علیه شما را تفسیر کند.

به طور مشابه، وقتی پیشنهادی از طرف طرف مقابل می آید، ارزش مذاکره با طرف مقابل را دارد. شما باید ایده روشنی از آنچه آنها ارائه می دهند داشته باشید. با خیال راحت سوال بپرس. آنها به شما کمک می کنند بفهمید آیا گزینه پیشنهادی با اهداف شما مطابقت دارد یا خیر.

زبان اشاره

چگونه مذاکرات تجاری را انجام دهیم؟ اگر جلسه غیر رسمی است، سعی کنید از حالت های باز استفاده کنید و تماس چشمی را با طرف مقابل خود حفظ کنید. نشستن با پاهای روی هم و دست ها روی همارزشش را ندارد.

به سخنرانی قبل از مذاکره خود فکر کنید. شما نباید از کلمات و عباراتی استفاده کنید که می تواند مخالفان شما را آزار دهد. همچنین سعی کنید از اظهارات کنایه آمیز و تحقیرآمیز مذاکره کننده مقابل خودداری کنید. اگر مکالمه به سمت دیگری می رود، سعی کنید توجه افراد حاضر در جلسه را جلب کنید. می توانید از آنها بخواهید که موضع خود را بیان کنند. در برخی موارد، این تکنیک به دستیابی به سازش کمک می کند.

گوش دادن فعال

بسیاری از کارآفرینان مشتاق به نحوه صحیح مذاکره با مشتری علاقه مند هستند. در این مورد، تاکتیک "گوش دادن فعال" کمک زیادی می کند. این به شما امکان می دهد از موقعیت های ناخوشایند یا واکنش های دردناک از طرف مقابل جلوگیری کنید. تاکتیک "گوش دادن فعال" مهارت های ارتباطی را بهبود می بخشد. اگر مجبور باشید اغلب مذاکره کنید، بسیار مفید خواهد بود.

مهم است که این دستورالعمل ها را دنبال کنید:

1. با دقت به صحبت های طرف مقابل گوش دهید. می توانید بعداً روی پاسخ خود فکر کنید.
2. علاقه خود را با حرکات، مانند تکان دادن سر به طرف مقابلتان، تقویت کنید.
3. ادراک اطلاعات را نشان دهید. برای انجام این کار، می توانید اصل آنچه گفته شد را بیان کنید.
4. سعی کنید در موقعیت مخاطب قرار بگیرید. سعی کنید خود را جای او بگذارید و وضعیت را از چشم او ببینید.
5. سوالات را از همکار خود بپرسید، اطلاعات را روشن کنید.
6. مکث در مکالمه نباید شما را بترساند. یک استراحت 2-3 دقیقه ای به شما این فرصت را می دهد که با هم جمع شویدفکر کنید و به سراغ سوال بعدی بروید. اگر به استراحت بیشتری نیاز دارید، آن را انجام دهید. در برخی موارد، 10-15 دقیقه می تواند وضعیت را نجات دهد. این امر به ویژه در مورد جلساتی که در شرایط سخت روانی برگزار می شود صادق است. استراحت به شما کمک می کند تعادل و ذخایر انرژی اخلاقی را دوباره به دست آورید. علاوه بر این، فرصتی برای ارزیابی وضعیت از بیرون فراهم می کند.

چگونه در طول یک جلسه متوجه می شوید که شما و طرف مقابلتان به توافق رسیده اید؟ مراقب نشانه های کلامی از طرف دیگر باشید. این می تواند کلمات "شاید" یا "شاید" باشد. در بیشتر موارد، این نشانه آن است که به زودی توافقی حاصل خواهد شد.

تماسهای تلفنی

شرایطی وجود دارد که ملاقات شخصی به دلایلی غیرممکن است. سپس مشکل باید از راه دور حل شود. چگونه مذاکرات تلفنی را انجام دهیم تا به نتیجه مطلوب برسیم؟ معاملات در مقیاس بزرگ معمولاً از طریق تلفن منعقد نمی شوند. اما رسیدن به توافق اولیه از این طریق کاملاً ممکن است.

هنگام انجام مکالمات تلفنی، باید توصیه های زیر را رعایت کنید:

1. توصیه می شود برای گفتگو و یادداشت کامل آماده شوید. عدم تماس چشمی در این مورد یک مزیت است، زیرا لازم نیست در مورد برگه های تقلب خجالتی باشید.
2. فوراً هدف تماس خود را مشخص کنید. اگر در طول یک ملاقات شخصی ممکن است چندین مورد از آنها وجود داشته باشد، در یک مکالمه تلفنی معمولاً هدف یک است.
3. لازم نیست فوراً از یک کارگردان یا یک فرد مسئول دعوت کنیدسوال کارمند می توانید از یک راه حل استفاده کنید. فقط بپرسید که بحث کردن در مورد این کار با چه کسی واقع بینانه است، و منشی شما را به فرد مناسب تغییر خواهد داد.
4. تعیین کننده نیازهای همکار شما. در مورد برنامه ها و علائق، سؤالات روشنگری بپرسید. علاقه را می توان تنها با چند جمله افزایش داد.
5. یک ارائه کوتاه از پروپوزال خود ارائه دهید. سعی کنید آن را ظرف چند دقیقه نگه دارید.
6. پاسخ به ایرادهای طرف مقابل را بررسی کنید. اگر به طور کلی به محصول یا خدمات پیشنهادی مربوط می شود، توضیح دهید که چگونه پیشنهاد شما یک مشکل خاص را حل می کند.
7. تماس را پایان دهید. اگر گفتگو به خوبی پیش رفت، در این مرحله، باید در مورد اقدام بعدی به توافق برسید. به عنوان مثال، در مورد یک جلسه برای بحث در مورد جزئیات.

مذاکرات تجاری

هر کارآفرین باید اصول گفتگو را بداند. یک تاجر شایسته باید بداند که چگونه به درستی با تامین کنندگان مذاکره کند. بدون توانایی یافتن زبان مشترک با شرکا، نمی توان به یک سرمایه دار تجاری تبدیل شد. اساس هر تماسی، ارتباط شخصی است. هیچ تماس تلفنی یا ایمیلی نمی تواند جایگزین آن شود. هنگام مذاکره، بهتر است با اعتماد به نفس و آسودگی خاطر باشید. ارزش معاشقه و مهربانی بیش از حد با یک شریک تجاری را ندارد. همیشه هدف جلسه را به خاطر داشته باشید. یک مکالمه کاری کنایه را تحمل نمی کند: سعی کنید افکار خود را به طور خاص و قابل فهم بیان کنید. در عین حال به پیشنهادهای متقابل با دقت گوش دهید. امکان ادامه مکالمهتجربه و دانش خود را نشان دهید.

گفتگو با مشتری

این نوع خاصی از مکالمه تجاری است. چگونه به درستی با مشتری مذاکره کنید تا همکاری شما برای دو طرف سودمند شود؟ حتما نیازهای مشتری را بپرسید. اگر موضوعاتی را مطرح کنید که برای او بی ربط است، مشتری به سرعت علاقه خود را به گفتگو از دست می دهد. از همکار خود سوال بپرسید. این امر بر مشارکت شما در فرآیند کسب و کار تاکید می کند. همچنین توصیه می شود روی تجربه خود در یک زمینه خاص تمرکز کنید. می‌توانید نمونه‌هایی از سفارش‌هایی که قبلاً تکمیل شده‌اند ارائه دهید.

گفتگو با تروریست ها

برای ساکنان شهرهای بزرگ، تروریسم به یکی از اصلی ترین فوبیاها تبدیل شده است. اغلب حملات تروریستی با گروگان گیری همراه است. خیلی بستگی به رفتار شما در چنین شرایطی دارد. چگونه به درستی با تروریست ها مذاکره کنیم؟ توصیه اصلی کارشناسان این است که سعی کنید آرام باشید. تمام الزامات مهاجمان را برآورده کنید.

در شرایط بحرانی، اغلب پدیده ای مانند سندرم استکهلم وجود دارد. این اصطلاح به ظهور همدردی در قربانیان نسبت به تروریست ها اشاره دارد. تنش عمومی در شرایط فعلی باعث نزدیک شدن افراد می شود. از این گذشته، تروریست ها نیز برای جان خود ارزش قائل هستند. این را در نظر داشته باشید، اما به ابراز تمایل خود برای ارسال ادامه دهید. سعی نکن چانه بزنی پس از همه، شما به طور کامل از تمام انگیزه های جنایتکاران نمی دانید. فقط افسران اطلاعاتی می دانند که چگونه مذاکرات عملیاتی را به درستی انجام دهند. نمونه هایی از چنین موقعیت هایی نشان می دهد که تنها با اجرای توصیه های اساسی روانشناسانمی توانید روی حل موفقیت آمیز مشکل حساب کنید.

نکات مفید

چند دستورالعمل ساده برای مذاکره مؤثر وجود دارد.

موارد اصلی:

1. بعد از اولین جمله بله نگویید. اگر در پاسخ دادن عجله کنید، ممکن است طرف مقابل واکنش منفی نشان دهد.
2. بیشتر از آنچه امیدوارید دریافت کنید بخواهید. بسیاری از روانشناسان، هنگام صحبت در مورد نحوه صحیح مذاکره برای همکاری، استفاده از این تکنیک را پیشنهاد می کنند. این شانس شما را برای کسب سود افزایش می دهد و به شما امکان می دهد فضایی برای گفتگوهای تجاری ایجاد کنید.
3. تمایل به تغییر شرایط خود را در صورت لزوم نشان دهید. همه جوانب موضوع مورد بحث را در نظر بگیرید، اما برای امتیاز دادن عجله نکنید. سعی کنید علایق طرف مقابل را در نظر بگیرید و آنها را تحلیل کنید.

نتیجه گیری

در این بررسی، نحوه صحیح مذاکره را بررسی کردیم. نکات و ترفندهای زیر به شما کمک می‌کند در موقعیت‌های مختلف بیشترین بهره را از مکالمه خود ببرید.