قوانین مذاکره: اصول اساسی، تکنیک ها، تکنیک ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2024-01-17 18:49

هر فردی با آنچه معمولاً ارتباطات تجاری نامیده می شود مواجه است. بنابراین، بسیاری علاقه مند هستند که چگونه یک نامه رسمی بنویسند، شریک خود را بپذیرند و با او مذاکره کنند، یک موضوع بحث برانگیز را حل کنند و همکاری متقابل سودمند برقرار کنند.

ارتباطات تجاری برای افرادی که کسب و کار خود را اداره می کنند از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از بسیاری جهات، موفقیت فعالیت های آنها به میزان تسلط آنها بر علم و هنر ارتباطات بستگی دارد. در کشورهای غربی، تقریباً در هر دانشگاه و کالج، دوره‌های آموزشی که مسائل ارتباط تجاری را پوشش می‌دهند، تدریس می‌شود. چندی پیش، قوانین مذاکره در مؤسسات آموزش عالی داخلی شروع به مطالعه کرد. و بدون شک، چنین رشته هایی توانایی برقراری ارتباط با شرکا را در دانش آموزان ایجاد می کند.

این مقاله در مورد اخلاق ارتباطات تجاری و قوانین مذاکره صحبت خواهد کرد. مراحل اصلی مذاکرات، انواع رفتار افراد و برخی اصول تعامل با آنها بیان خواهد شد. قوانین مذاکره در مورد وسایل ارتباطی فنی نیز ارائه خواهد شد.

مذاکره چیست؟

قبل از در نظر گرفتن قوانین اساسی مذاکره، باید دریابید که آنها چه هستند و چه چیزهایی می توانند باشند. پس مذاکره، ارتباط بین افراد است که برای رسیدن به هدف خاصی صورت می گیرد. در مذاکرات، هر یک از طرفین ارتباط، فرصت یکسانی برای کنترل روند اوضاع و تصمیم گیری دارند.

مذاکرات همیشه فرض می کنند که شرکت کنندگان تا حدی نظر مشابهی دارند و تا حدودی با عقاید طرف مقابل مخالف هستند. آنها ملاقات می کنند تا به یک مخرج مشترک برسند. با این حال، اگر طرفین با عقاید یکدیگر موافق باشند یا برعکس، بسیار انتقادی باشند، اینها انواع کاملاً متفاوتی از تعامل هستند - به ترتیب همکاری و تقابل.

کارکردها و اهداف مذاکرات

به طور کلی پذیرفته شده است که مذاکرات برای رسیدن به یک نظر مشترک و توافق در مورد چیزی وجود دارد. اگرچه این نظر بسیار منطقی است، اما چندین هدف دیگر نیز وجود دارد.

مذاکرات برای بحث در مورد مشکلات (موجود یا ممکن)، تصمیم گیری مشترک و غیره مورد نیاز است. علاوه بر این، مذاکرات زمانی می تواند کارکرد اطلاعاتی داشته باشد که افراد فقط در مورد چیزهای خاصی تبادل نظر کنند. این نوع تعامل می تواند باشد. پیش مذاکره نامیده می شود. جلسه‌ای که برای ایجاد ارتباطات جدید سازمان‌دهی می‌شود، شامل یک کارکرد ارتباطی است، زمانی که افراد برای شناخت یکدیگر ملاقات می‌کنند.

مذاکراتهمچنین ممکن است عملکردهایی مانند کنترل، هماهنگی و تنظیم داشته باشد. تفاوت آنها با موارد ارتباطی این است که در مواردی که قبلاً توافقاتی وجود دارد و مذاکرات در مورد اجرای تصمیمات مشترک قبلی در حال انجام است، ضروری هستند.

علاوه بر موارد فوق، در عمل شرایط به گونه ای است که ممکن است مذاکراتی برای بحث و تصمیم گیری صورت نگیرد. آنها به عنوان حواس پرتی برای رقبا یا شرکا مورد نیاز هستند. گاهی اوقات از چنین ترفندهایی توسط شرکت های تجاری استفاده می شود که می خواهند با برقراری تماس های تجاری با سایر شرکت ها توجه شریک خاصی را به خود جلب کنند.

مراحل مذاکره

قوانین مذاکره فرد را موظف می کند که بداند چه مراحلی از این فرآیند وجود دارد. به لطف این، می توان در طول برنامه ریزی و انجام ارتباطات تجاری به نتایج عالی دست یافت.

بنابراین، مذاکره شامل آمادگی، خود فرآیند ارتباط و رسیدن به توافق است. شایان ذکر است که مراحل مذاکرات و مراحل آن در جدول زیر با جزئیات بیشتر مورد توجه قرار گیرد.

مرحله	مرحله آماده سازی	مرحله نگهداری	مرحله اجماع
اول	انتخاب وسیله مذاکره	اشتراک گذاری اطلاعات	انتخاب راه حل های مورد توافق
دومین	برقراری ارتباط بین طرفین (دعوت یا تأییدمشارکت در مذاکرات)	تدوین دستور کار	بحث نهایی درباره استراتژی اقدام انتخاب شده
سوم	جمع آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات مورد نیاز برای مذاکرات	شناسایی مسائل مورد مناقشه	توافق رسمی حاصل شد
چهارمین	تهیه طرح مذاکره	افشای منافع عمیق طرفین	-
پنجم	ایجاد فضای اعتماد	توسعه پیشنهادات برای هم ترازی	-

به طور رسمی، یک مرحله دیگر قابل تشخیص است - مرحله نهایی، زمانی که هر دو طرف، پس از مذاکره، نتایج را تجزیه و تحلیل می کنند و شروع به اجرای توافقات به دست آمده می کنند.

رویکردهای مذاکره

ارزش دارد یکی از مهمترین قوانین مذاکره را به خاطر بسپارید - شما همیشه باید موضوع بحث را بدانید و رویکردهای خاصی را داشته باشید. با شناخت آنها می توانید رفتار طرف مقابل را پیش بینی کنید. رویکردهای زیر برای مذاکره قابل تشخیص است:

1. دشمنان. ماهیت رویکرد در این واقعیت نهفته است که طرفین در مقابل یکدیگر در نقش سربازانی ظاهر می شوند که باید از منافع خود دفاع کنند. به عبارت دیگر، این رویکرد را می توان به عنوان یک طناب کشی توصیف کرد.
2. دوستان. هر دو طرف طرفدار مذاکره دوستانه هستند. این رویکرد فرض می کند که ضعیف ترسمت به سمت قوی تنظیم می شود. لازم به ذکر است که این رویکرد در عمل بسیار نادر است.
3. همکاران. رویکرد سوم پایه بسیار محکمی دارد - تمرکز بر یافتن راه حل قابل قبول دو طرف. مهم است که طرفین با این رویکرد سعی کنند راهی برای خروج از وضعیت بیابند که هم به طور کامل و هم کاملاً مناسب باشد. این رویکرد را می‌توان به عنوان مذاکره «خالص» توصیف کرد.

با وجود اینکه چه رویکردی انتخاب شده است، باید به خاطر داشت که طرفین می توانند از ترفندهای مختلفی استفاده کنند که به سود بیشتر به نفع طرف خود کمک می کند.

ترفندهای کثیف

قوانین آداب مذاکره استفاده از حرکات فریبنده مختلف را تایید نمی کند، با این حال، بازرگانان ممکن است عمداً برای به دست آوردن منافع به ترفندها متوسل شوند. شما باید همیشه مراقب باشید و بتوانید به درستی آنها را خنثی کنید. شایان ذکر است رایج ترین ترفندهای "کثیف" را در نظر بگیرید:

1. افزایش سطح ورودی. این ترفند مبتنی بر این واقعیت است که در ابتدا شریک شرایط بسیار پیچیده ای را برای همکاری که برای او مفید است یا مواردی را که می توان بدون دردسر کنار گذاشت، ارائه می دهد و در طول گفتگو آنها را ساده می کند. بنابراین، طرفی که این تکنیک در برابر آن استفاده می شود نیز باید از طرف خود امتیازاتی بدهد. برای جلوگیری از چنین ترفندی لازم است قبل از جلسه موضوع مذاکره و پتانسیل شریک بررسی شود.
2. لهجه های نادرست. این ترفند در اصل شبیه ترفندی است که در بالا توضیح داده شد. تنها تفاوت این است که در این موردعلاقه شدید به حل یک مسئله را نشان می دهد، اگرچه در واقع این موضوع ثانویه است.
3. خواسته های لحظه آخری. این ترفند مشابه موارد فوق است، اما فقط در آخرین مرحله مذاکره، زمانی که توصیه می شود در ابتدا از دو مورد اول استفاده کنید، قابل استفاده است. به این تکنیک «اخاذی» نیز می گویند. طرح مطالبات در آخرین لحظه ترفند بسیار خطرناکی است، زیرا زمانی که شرکا در مورد همه چیز به توافق رسیدند و به اجماع رسیدند، یکی از طرفین در زمانی که طرف دیگر علاقه مند به امضای قرارداد است، شرایط جدیدی را مطرح می کند.
4. ایجاد یک موقعیت ناامیدکننده. این تکنیک برای طرفی که در برابر آن استفاده می شود بسیار دردناک است. هنگام استفاده از آن، شریک شرایطی را ایجاد می کند که تحت آن طرف مقابل می تواند با شرایط موافقت کند یا در صورت امتناع به خود آسیب برساند. اغلب، چنین تاکتیک رفتاری منجر به این واقعیت می شود که اعتماد طرف تحت فشار می تواند به طور جبران ناپذیری از بین برود.
5. اولتیماتوم. اصل این ترفند این است که یکی از طرفین در موقعیت «یا شما با شرایط ما موافقت می کنید، یا ما مذاکره را ترک می کنیم!» می شود. اما پس از چنین ترفندی، مذاکرات به حل یکجانبه موضوع تبدیل می شود.
6. سلامی. اصل این ترفند به همان رویکردی است که در مورد یک محصول واقعی سوسیس وجود دارد. سالامی محصولی است که به مقدار کم مصرف می شود، زیرا نمی توان آن را به طور کامل و یکباره خورد. یک طرف شروع به دادن اطلاعات در مورد ارزیابی، علایق شخصی و غیره کوچک می کندبخش هایی به این امید که دومی همین کار را انجام دهد و شروع به گفتن همه اسرار کند. بسته به اینکه شریکی که از این ترفند علیه او استفاده می شود چه می گوید، طرف اول شروع به رفتار مطابق با آن می کند. در نتیجه ممکن است مذاکرات در زمان به طول انجامد و طرف مقابل به طور کامل و کامل از نظر، علایق و دیدگاه های طرف مقابل مطلع شود.
7. بلاف. از نام ترفند مشخص می شود که ما در مورد این موضوع صحبت می کنیم که یکی از طرفین آگاهانه اطلاعات نادرست به شریک خود می دهد. با این حال، در سال های اخیر، کمتر و کمتر به آن متوسل شده است، زیرا شرایط مدرن به شما این امکان را می دهد که به طور مستقل همه چیزهایی را که همکار می گوید دوباره بررسی کنید.
8. تعبیر مضاعف. این ترفند بر این اساس است که یکی از طرفین لفظی را با معانی مضاعف صادر می کند که پس از آن می توان آن را به نفع خود تفسیر کرد. ترفند این است که اگر اسنادی با چنین عبارت دوگانه ای در طول قرارداد تنظیم یا امضا شود، یکی از طرفین نمی تواند بعداً شرایط را انجام دهد. چنین ترفندی برای طرفی که از آن استفاده می کند بسیار خطرناک است، زیرا به لطف آن می توانید به سرعت شهرت خوبی را از دست بدهید و شهرت بدی به دست آورید.

قوانین مذاکره می گوید که اگر در جریان ارتباطات تجاری متوجه شد که شریک به حقه و حقه می رود ، به هیچ وجه نباید متقابل کنید. باید درک کنید که چرا این اتفاق می افتد و پس از آن یک خط ارتباطی ایجاد کنید. با این حال، مذاکرات را به طور ناگهانی قطع نکنید، بهتر است با آرامش به تمام خواسته ها گوش دهید و فرصت فکر کردن را به خود بدهید.

قوانینی که در مذاکرات باید رعایت شود

هنجارهای معمول و به اصطلاح جهانی رفتار در مذاکرات وجود دارد و فرقی نمی کند که ملاقات حضوری باشد یا مذاکرات از طریق وسایل ارتباطی فنی انجام شود. قوانین مذاکره همیشه به شرح زیر است:

1. همیشه مودب باشید و از عبارات و نکاتی که می تواند شخصیت شریک زندگی را تحقیر کند اجتناب کنید. آداب سکولار همیشه باید رعایت شود.
2. شما نمی توانید نظر شریک زندگی خود را نادیده بگیرید.
3. بدون توضیح اینکه چرا سؤالات مهم هستند، بیش از حد سؤال نپرسید. به عبارت دیگر، پرس و جوهای ساده نباید مجاز باشند.
4. ما باید به اندازه کافی به شفاف سازی ها پاسخ دهیم و سعی کنیم اطلاعات را منتقل کنیم تا همه طرف ها بفهمند چه چیزی در خطر است.
5. اجازه ندهید افکارتان بازنویسی شوند.
6. اگر فکر شریک زندگی شما ناگفته به نظر می رسد، می توانید آن را ادامه دهید و مشخص کنید که آیا به طور ضمنی گفته شده است یا خیر.
7. جمع بندی فقط در پایان مذاکرات یا پس از اظهارات طولانی امکان پذیر است.
8. اگر مذاکرات گروهی است، باید به همه فرصت صحبت داد، حتی اگر طولانی شود. اما معمولاً فقط یک نفر از طرف شریک بالقوه این کلمه را حفظ می کند.

چگونه یک شریک را متقاعد کنیم؟

از دیدگاه قوانین ارتباطات تجاری و مذاکره، روانشناسان مجموعه ای از نکات را ایجاد کرده اند که در آن لحظاتی که لازم است نه تنها اطلاعات را به شریک منتقل کنید، بلکه او را متقاعد کنید کمک می کند.هر چیزی. بنابراین، ارزش در نظر گرفتن این لیست را دارد:

1. اگر تصمیم گرفته شد که شریک زندگی را به چیزی متقاعد کنید، باید با استدلال های ضعیف شروع کنید، به سراغ استدلال های متوسط بروید و در پایان قوی ترین استدلال، به اصطلاح "برنده" را بیان کنید..
2. شما نمی توانید شریک زندگی را به موقعیتی نامطلوب برای او سوق دهید یا به او فشار بیاورید. همه حق دارند چهره خود را حفظ کنند.
3. اگر نیاز به پاسخ مثبت به یک سؤال مهم دارید، باید قبل از آن دو سؤال ساده را بپرسید که شریک زندگی به راحتی به آنها پاسخ خواهد داد.
4. شایان ذکر است که هر چه گوینده تأثیرگذارتر باشد، استدلال های او قوی تر به نظر می رسد.
5. باید همدلی نشان دهید.
6. هنگام متقاعد کردن، باید از آنچه برای هر دو طرف واضح و قابل قبول است شروع کنید.

مکالمات تلفنی: قوانین انجام مکالمات تلفنی

مکالمات مخابراتی با گفتگوهای حضوری متفاوت است. مهمترین قانون مکالمات تلفنی کوتاهی است. چنین ارتباطات تجاری باید مختصر و طولانی باشد. شما باید منحصراً در مورد شایستگی صحبت کنید.

به طور کلی، چندین قانون اساسی برای مذاکره از طریق ارتباط وجود دارد:

1. باید دوستانه و خوش برخورد باشید.
2. مکالمات تلفنی باید توسط یک فرد شایسته که دستور کار را درک می کند انجام شود.
3. قبل از صحبت کردن، باید صدای خود را تنظیم کنید و در صورت امکان، چند چرخش زبان بگویید.
4. صدا در طول مکالمات تلفنی باید باشدآرام در صورت لزوم، می‌توانید زمانی که باید روی چیزهای خاصی تمرکز کنید یا شریک زندگی خود را متقاعد می‌کنید، با صدای خود بازی کنید.
5. شما نمی توانید صحبت مخاطب را قطع کنید. این یک قانون بسیار مهم در مکالمات تلفنی است. حتی اگر طرف صحبت چیزهای ناخوشایندی می‌گوید، انتقاد می‌کند یا ابراز نارضایتی می‌کند، باید به او گوش داد و تنها پس از آن شروع به صحبت کرد.

علاوه بر موارد فوق، لازم به یادآوری است که آداب معاشرت برای انجام مکالمات تلفنی همان قوانینی است که افراد معمولاً به صورت حضوری رعایت می کنند. علاوه بر این، شایان ذکر است که اگر به دلیل مشکلات فنی، بخشی از مکالمه از دست رفت که طرف مقابل متوجه آن نشد، باید عذرخواهی کرده و درخواست تکرار آن را داشته باشید.

ویژگی های ملی در مذاکره

با دانستن مبانی ارتباط تلفنی با شرکا و قوانین چانه زنی دسته جمعی، همواره باید ویژگی های ملی همه طرفین را در نظر گرفت. به عنوان مثال، آلمانی ها دیر رسیدن را تحمل نمی کنند و به شدت فضول هستند. انگلیسی ها افرادی هستند که همیشه محتاط به نظر می رسند، پس آن را به عنوان سردی تلقی نکنید. شایان ذکر است که اگر چنین شریکی قول افتخار خود را داد، به آن عمل خواهد کرد.

ایتالیایی ها بسیار فعال و اجتماعی هستند و ترجیح می دهند در یک محیط غیررسمی ملاقات کنند. یکی از ویژگی های مهم چنین شرکای این است که آنها ترجیح می دهند با افراد هم درجه صحبت کنند. اسپانیایی ها افرادی هستند که ترجیح می دهند در یک تیم کار کنند. آنها شجاع، باز، جدی هستند، اما در عین حال احساس شگفت انگیزی دارند.شوخ طبعی. درست مانند ایتالیایی‌ها، اسپانیایی‌ها ترجیح می‌دهند با افراد هم‌رده مذاکره کنند.

در مورد شرکای چینی، باید در نظر داشته باشید که آنها بسیار حواسشان به کلمات است. اطلاعات بیان شده توسط آنها همیشه فکر شده و محدود است. اغلب چینی ها اولین کسانی نیستند که افکار و پیشنهادات خود را بیان می کنند، بنابراین هنگام مذاکره باید این را در نظر داشته باشید.

نتیجه گیری

با درک اینکه اصول ارتباطات تجاری و قوانین آداب مکالمات تلفنی چیست، ایجاد خط رفتاری درست بسیار آسان تر است. مهمترین چیز در این فرآیند این است که با خود و شریک زندگی خود صادق باشید.