محتوا و انواع نامه های تجاری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

تجارت نامه یکی از مهمترین ابزارهای ارتباطی در دنیای تجارت بین نمایندگان سازمان های مختلف است. با یک سبک سخت، دقیق و رسمی مشخص می شود.

تجارت نامه

اکنون، در عصر اینترنت، اهمیت مکاتبات تجاری کاهش نیافته است، بلکه رسانه ها را - از کاغذی به الکترونیکی - تغییر داده و سریعتر شده است. بنابراین، برای هر کارمند، جویای کار، و همچنین برای افرادی که در موقعیت های رهبری هستند، بسیار مهم است که بتوانند انواع نامه های تجاری را به درستی تنظیم کنند.

علاوه بر این، این تا حدی او را به عنوان یک حرفه ای مشخص می کند و فرصت های شغلی او را گسترش می دهد. بنابراین، برای هر فردی که نسبت به حرفه خود بی تفاوت نیست، بسیار مهم است که قوانین انجام مکاتبات تجاری را بداند و انواع مختلف آن را در نظر بگیرد. و محتوای نامه های تجاری و همچنین کیفیت آنها به حرفه ای بودن خبرنگار بستگی دارد.

با کمک مکاتبات تجاری، مسائل حل می شود، ارائه می شودادعاها، قراردادها بحث می شود، اشیاء با ارزش و اسناد همراهی می شود.

سبک کسب و کار

سبک نامه های تجاری باید دقیق باشد و اجازه تفسیر متفاوت کلمات را ندهد. باید تابعیت رسمی دقیقی وجود داشته باشد، حتی اگر این نامه به یک دوست باشد. تکرار (به مقدار محدود) تمبرهای لغوی مجاز و حتی استقبال می شود. به عنوان یک قاعده، انواع مختلف نامه های تجاری چندین موضوع را پوشش می دهند که محدود به موضوعات تجاری است. لحن فقط خنثی استفاده می شود و اجازه ارزیابی شخصی و احساسات نامناسب را نمی دهد.

مکاتبات تجاری همیشه رسمی است، اغلب ثبت و ضبط می شود.

انواع حروف

توسعه کسب و کار، فناوری اطلاعات بر نوشتن کسب و کار و انواع آن تأثیر می گذارد و آن را وادار می کند تا شکل های جدیدی به خود بگیرد. تا به امروز، انواع حروف زیر متمایز شده است:

1. موضوعات تجاری و تجاری. با کمک کسب و کار مسائل اقتصادی، سازمانی، حقوقی را حل کنید. حجم این پیام ها از چند خط تا چند صفحه است. تجاری مشکلات فروش خدمات یا کالا و عرضه را حل می کند. اینها درخواست ها، پیشنهادات، شکایات هستند.
2. نامه‌هایی که نیاز به پاسخ دارند (مانند درخواست‌ها، درخواست‌ها، درخواست‌ها، شکایات، پیشنهادها) و غیر ضروری (حاوی رویدادها و حقایقی که قبلاً توضیح داده شده است - همراه‌هایی معادل رسیدها، تأییدیه‌ها).
3. چنین d وجود دارد



حروف صنوبر: منظم و دایره ای - دارای یک فرستنده وچندین دریافت کننده با رتبه پایین تر.

4. مکاتبات استاندارد در نظر گرفته می شود که شامل فرم های آماده اسناد، نمونه است. به انواع نامه های تجاری ارائه شده به این صورت تنظیم شده گفته می شود. اگر فرستنده پیامی را از خود بنویسد، آن را تنظیم نمی کند.
5. هنگامی که یک حرف یک موضوع را آشکار می کند، آن را تک وجهی می نامند، اگر چند وجهی باشد.
6. انواع نامه‌های تجاری را که اطلاعات فردی مخاطب را منعکس می‌کنند، به‌طور جداگانه قرار دهید: تبریک، تشکر، تسلیت، توصیه، همراهی.

محتوای نامه تجاری

1. درخواست تجدید نظر برای جلب توجه، علاقه، ایجاد سطح تماس طراحی شده است. درخواست تجدید نظر می تواند بر اساس موقعیت، نام خانوادگی، نام و نام خانوادگی یا تعمیم باشد.
2. معرفی اصل نامه، روشن شدن هدف یا دلیل نامه، مشتمل بر شرح، پیوند، تشکر، تبریک، ادعا و غیره.
3. بخش اصلی (باید هر گونه مکاتبات تجاری داشته باشد). انواع نامه های تجاری برای اهداف مختلف حاوی اطلاعات اصلی، پیشنهادات، الزامات، دعوت نامه ها، درخواست ها، سفارشات می باشد. این شامل دلایل منطقی، اظهارات کاملاً زمانی، تجزیه و تحلیل مسئله، سودهای ساختاریافته یا ضررهای احتمالی است.
4. همه انواع نامه های تجاری باید یک نتیجه گیری داشته باشد که شامل نتیجه گیری، پیشنهادات، موافقت نامه ها، امتناع ها، هشدارها باشد. به عنوان مثال، مانند: یادآوری، پیشنهاد، درخواست، هشدار.
5. عبارات پایانی استاندارد،طراحی شده برای راه اندازی برای همکاری بیشتر، محدودیت زمانی، امتناع احتمالی. همچنین تجدیدنظر نهایی تابع نظام ارزش ها و اولویت های اجتماعی است.

توصیه هایی برای نوشتن نامه

1. حرف باید باسواد و خوانا باشد، کلمات را روی هم انباشته نکنید و از واحدهای واژگانی استفاده نکنید که معنی دقیق آنها مشخص نیست.

2. همه انواع نامه های تجاری نباید خیلی بزرگ باشند، بهتر است تا حد امکان اطلاعات را کاهش داده و ساختاربندی کنید.

3. مخاطب در فرآیند خواندن باید احساس احترام، فردیت نامه، مالکیت موضوع، تزریق مثبت نویسنده داشته باشد.

4. در فرآیند نوشتن، ایجاد توافقنامه در زمان، شرایط، شرایط تماس ها و قراردادها مهم است. این را می توان در قالب لیستی از گزینه ها یا سوالات اصلی انجام داد.

5. لحن با درایت و حرفه ای و خیرخواهانه نامه مطمئناً گیرنده را برای پاسخ مثبت و سریع آماده می کند.

یکی از مولفه های یک کسب و کار موفق، رعایت قوانین مکاتبات تجاری است که حداقل ۸۰ درصد از کل اسناد سازمان ها را تشکیل می دهد. پایبندی دقیق به همه هنجارها بر ارزش قانونی نامه های تجاری تأکید می کند و دستیابی سریع به اهداف تجاری را تضمین می کند.