اسناد حسابداری عبارتند از مفهوم، قوانین ثبت و نگهداری اسناد حسابداری. 402-FZ "در مورد حسابداری". ماده 9. اسناد حسابداری اولیه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

اجرای صحیح اسناد حسابداری برای فرآیند تولید اطلاعات حسابداری و تعیین بدهی های مالیاتی بسیار مهم است. بنابراین لازم است با اسناد و مدارک با دقت خاصی برخورد شود.

متخصصان خدمات حسابداری، نمایندگان کسب و کارهای کوچک که سوابق مستقل را نگه می‌دارند باید الزامات اصلی ایجاد، طراحی، جابجایی، ذخیره‌سازی اوراق را بدانند.

مفهوم سند

اقدامات نظارتی در مورد حسابداری مفهوم سند را فاش نمی کند. بنابراین، ارزش استفاده از تعریف ایجاد شده توسط GOST R ISO 15489-1-2007 را دارد.

اسناد حسابداری اطلاعات قابل شناسایی ثبت شده در یک حامل مواد، ایجاد، دریافت و ذخیره شده توسط یک فرد یا سازمان به عنوان مدرک هنگام تأیید فعالیت های تجاری یا قانونی است.تعهدات.

اسناد اولیه اسنادی هستند که حاوی داده های منبع در مورد فرآیندها و عملیات هستند. اینها اسناد حسابداری هستند که به عنوان مبنایی برای ورودی های حسابداری عمل می کنند.

اسناد اولیه حسابداری اسنادی هستند که به وسیله آنها حقایق فعالیت اقتصادی ثبت می شود. این مفهوم قانون فدرال "در مورد حسابداری" توسط مواد تنظیم می شود.

نیاز اصلی ارائه شده برای تدوین آنها این است که آنها باید در زمان انجام واقعیت فعالیت اقتصادی یا بلافاصله پس از تکمیل آن (در صورت امکان) تدوین شوند.

مقالات اولیه

سند حسابداری اولیه باید در زمان معامله تجاری تنظیم شود و اگر این امکان وجود ندارد بلافاصله پس از تکمیل آن.

اسناد اصلی اصلی عبارتند از:

1. بارنامه، با فرم TORG-12.
2. RKO و PKO.
3. مرجع حسابداری.
4. گزارش هزینه.

انواع اسناد اولیه

هیچ قانون هنجاری حاوی گروه بندی و طبقه بندی اسناد حسابداری نیست. انواع اسناد حسابداری زیر را می توان تشخیص داد، اینها اسنادی هستند که در نظر گرفته می شوند:

1. مکانهای گردآوری آنها: خارجی و داخلی.
2. فرم های مستند قابل اجرا: غیر یکپارچه (ایجاد شده مطابق با فرم هایی که به طور مستقل توسط سازمان تهیه شده است)، یکپارچه (ایجاد شده مطابق با فرم های موجود در آلبومفرم های یکپارچه).
3. نوع حامل اطلاعات: الکترونیکی و کاغذی.
4. حجم داده: خلاصه و اولیه.
5. نوع بدهی ها، حوزه های حسابداری، دارایی ها: حسابداری معاملات نقدی، حسابداری تعهدی و پرداخت دستمزد، حسابداری موجودی ها، حسابداری دارایی های ثابت و غیره.

فرمهای حسابداری اولیه

ثبت نام در حسابداری اسناد حسابداری اول از همه استفاده از فرم های یکپارچه و مستقل است. استفاده از بسیاری از یکپارچه‌ها از سال 2013 اجباری نیست.

کلیه فرم های اولیه باید به تایید رئیس سازمان برسد. موارد زیر در حال حاضر اجباری هستند:

1. براساس حسابداری خدمات حمل و نقل بار (272-P دولت).
2. طبق حسابداری نیروی کار، پرداخت آن (1-P کمیته آمار دولتی).
3. حسابداری معاملات نقدی (88-P کمیته آمار دولتی، 3210-U بانک فدراسیون روسیه).

فرم استاندارد نیز برای سفارش پرداخت ارائه شده است. در فرآیند صدور فرم های یکپارچه، تکمیل اسناد حسابداری، یعنی کلیه ستون های ارائه شده (خطوط) الزامی است. اگر اطلاعاتی از دست رفته است، باید یک خط تیره در ستون مربوطه قرار داده شود.

شایان ذکر است استفاده از اسناد حسابداری که در حال حاضر مورد نیاز نیست همچنان در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرد. با در نظر گرفتن نیازهای داخلی شرکت، این فرم ها را می توان نهایی کرد. آنها را می توان برای رفع فعالیت های تجاری خاص مناسب تر و راحت تر کرد. به عنوان مثال، شما می توانیداز استفاده از لوازم چاپ و علائم در قسمت جلویی و پشتی خودداری کنید.

تأیید اسناد اولیه حسابداری

سازمانها موظفند فرمهای اولیه قابل اجرا را تأیید کنند (بند 4 1/2008-PBU). با این حال، یادآوری این نکته مهم است که پیوند دادن به آلبوم فرم های یکنواخت کافی نیست.

سیاست حسابداری باید انواع خاصی از اسناد را از آلبوم هایی که سازمان استفاده خواهد کرد، و همچنین فهرستی از افرادی که حق امضای اسناد اولیه را دارند، فهرست کند.

فرم ها ممکن است توسط سایر مقررات محلی نیز تایید شوند. به عنوان مثال، دستور تصویب فرم های اسناد حسابداری اولیه. خط مشی حسابداری باید حاوی پیوندی به چنین سفارشی باشد.

جزئیات مورد نیاز اسناد حسابداری

402-FZ الزامات مربوط به جزئیات اجباری اسناد حسابداری اولیه را تنظیم می کند. هفت جزئیات وجود دارد:

1. تاریخ سند.
2. نام او.
3. نام واحد اقتصادی که سند را تنظیم کرده است.
4. محتوای حقایق تجاری.
5. مقدار اندازه‌گیری پولی یا طبیعی (با واحدها).
6. اسامی سمت‌های افراد مسئول معامله.
7. امضا با رونوشت افراد مسئول.

برخی از اسنادی که اسناد اولیه نیستند ممکن است به این ترتیب استفاده شوند.

اگر سازمانی هزینه اجاره را منعکس می کند، آنگاه چنین اسناد حسابداری اعمال و قرارداد اجاره هستند. مواد 611 و 622 قانون مدنیتعیین کنید که در چنین حالتی، اقدامات دوجانبه پذیرش و انتقال موضوع گزارش باید تنظیم شود. اگر ماده 753 قانون مدنی را در نظر بگیریم، اعمال یک طرفه می تواند سند اولیه باشد.

اسناد در حسابداری

در نظر گرفتن موارد خاصی که اغلب در تهیه اسناد رخ می دهد مهم است.

رد استفاده از مهر و موم. هدف اصلی مهر تأیید امضای شخص مسئول است. از سال 2015، شرکت ها ملزم به مهر کردن نیستند. اطلاعات مربوط به مطبوعات باید در منشور سازمان (82-FZ) منعکس شود. مهر و موم فقط زمانی لازم است که توسط مقررات فدرال لازم باشد.

باید در مدارک زیر وجود داشته باشد: گواهی انبار دوگانه، حوادث ناشی از کار، اسناد ارائه شده به مقامات گمرکی، وکالتنامه ای که به شما اجازه می دهد منافع یک شخص حقوقی را در دادگاه ها نمایندگی کنید.

مهر الزامی اجباری نیست، اما وجود آن ممکن است توسط فرم سند حسابداری اولیه که توسط رئیس واحد تجاری تأیید شده است، پیش بینی شود.

اسناد تنظیم شده به زبان خارجی. اسناد فقط به زبان روسی را می توان برای حسابداری پذیرفت. اگر سند به زبان دیگری تنظیم شده باشد، باید ترجمه به روسی وجود داشته باشد و باید خط به خط باشد. گواهی ترجمه الزامی نیست، مگر در مواردی که در کنوانسیون لاهه مقرر شده است:

1. مترهای غیر روبلی در اسناد حسابداری اولیه. داده های بهای تمام شده در اسناد حسابداری ممکن است در واحدهای معمولی، واحد پولی، به روبل منعکس شود.
2. ابتدایی به صورت الکترونیکی.

402-FZ به نهادهای تجاری اجازه می دهد اسناد اولیه را نه تنها به صورت کاغذی، بلکه به صورت الکترونیکی نیز صادر کنند.

سند الکترونیکی باید حاوی تمام جزئیات لازم برای اسناد حسابداری و همچنین امضای الکترونیکی باشد.

امضاهای الکترونیکی در سه نوع ارائه می شوند - ساده، بدون صلاحیت پیشرفته، واجد شرایط پیشرفته. به گفته وزارت مالیه، هر یک از این سه امضا قابل استفاده است.

وکالت امضای اسناد اولیه حسابداری

کارمند یک سازمان در صورت تنظیم یکی از اسناد زیر حق امضا دارد:

1. وکالت امضای اولیه (ماده 185-189 قانون مدنی).
2. سفارش سمت راست امضا.

در مقایسه با دستوری که به حق امضا می دهد، می توان برای افرادی که کارمند سازمان نیستند نیز وکالت صادر کرد. با توافق طرفین می توان از فاکس برای امضای اسناد اولیه استفاده کرد (ماده 160 قانون مدنی).

برنامه گردش کار در حسابداری

برنامه گردش کار شرحی است که ممکن است به شکل جدول یا نمودار رویه‌های ایجاد، جابجایی، پردازش، ذخیره اسناد حسابداری باشد.جدول زمانی می تواند به عنوان ضمیمه خط مشی حسابداری یا به عنوان یک قانون هنجاری محلی تصویب شود. در مورد دوم، خط مشی حسابداری باید حاوی پیوندی به این قانون باشد.

برنامه گردش کار باید لزوماً منعکس شود:

1. شرایط که طی آن اسناد باید تنظیم، انتقال، پردازش، ذخیره شوند.
2. موقعیت افراد مسئول عملیات منعکس شده در جدول گردش کار (105-P وزارت مالیه).

مجله برای حسابداری اسناد اولیه

نگهداری چنین مجله ای بیشتر یک قاعده مدیریت منطقی اسناد است تا حسابداری. برای ثبت اسناد حسابداری - اسناد اولیه ورودی و خروجی ضروری است. کارشناسان توصیه می کنند در مواردی که حسابداری بدون استفاده از برنامه های حسابداری تخصصی انجام می شود، یک مجله مشابه داشته باشید.

برای مثال، هنگام استفاده از 1C، می توان در اسرع وقت یک مجله مستند تولید و چاپ کرد. بنابراین، ثبت اسناد رسید اسناد تامین کنندگان و ثبت اسناد نقدی به ترتیب اسناد روی صندوق نقدی شرکت را نمایش می دهد.

حسابداری، بر خلاف حسابداری مالیاتی، امکان انعکاس حقایق فعالیت های اقتصادی را در غیاب اسناد حسابداری اولیه فراهم می کند، اما فقط در صورتی که به هر حال بعداً دریافت شوند.

در این مورد، حقایق فعالیت اقتصادی باید با استفاده از ارزش تخمینی ثبت شود. پس از رسیدن سند، برعکس نمی شود. فقط باید تاریخ دریافت آن را اصلاح کرد.

این رویکردتنظیم شده توسط 21/2008-PBU، 119n-P وزارت دارایی، AKPI16-443-R VS.

اسناد مربوط به معاملات واسطه از این رویه مستثنی است. واسطه موظف به انتقال کلیه اسناد می باشد. در مواردی که گزارش معامله انجام شده با اشتباه یا نادرستی تنظیم شده باشد، اصیل می تواند ظرف 30 روز از تاریخ وصول آن (ماده 999، 1008 قانون مدنی) حق اعتراض داشته باشد..

نگهداری و انهدام اسناد حسابداری

ترتیب نگهداری اولیه توسط 558-P وزارت فرهنگ تعیین می شود. کل دوره ذخیره سازی اسناد، مطابق با 402-FZ "در مورد حسابداری"، ماده 9، 5 سال است. رئیس شرکت مسئول سازماندهی ذخیره سازی اسناد است.

برخی اسناد باید برای مدت طولانی تری نگهداری شوند:

1. درباره تحصیل اموال منقول - حداقل 10 سال.
2. برای معاملات با املاک - به طور نامحدود.
3. پرداخت سود سهام و گواهی سفر برای سفرهای کاری در شمال دور - 75 سال.

اگر سوابق داخلی منقضی شده باشد، می توان آنها را از بین برد. تصمیم گیری در مورد امکان تخریب باید توسط یک کمیسیون کارشناسی که هر سال ایجاد می شود یا به طور دائم عمل می کند، اتخاذ شود. بر اساس نتایج فعالیت های چنین کمیسیونی، باید یک قانون تنظیم شود که منعکس کننده لیست اسنادی است که باید از بین بروند.

یک شرکت می تواند اسناد را به تنهایی یا با انتقال آن به یک متخصص تصفیه کندسازمان.

مسئولیت نگهداری اسناد اولیه

جریمه هایبرای نقض فاحش الزامات حسابداری و گزارشگری مالی در نظر گرفته شده است. یکی از بدترین اسناد، فقدان اسناد حسابداری اولیه، دفاتر حسابداری، صورت‌های مالی و گزارش حسابرسی برای یک واحد اقتصادی است.

در صورت مشاهده چنین تخلفاتی، جریمه هایی در مقادیر زیر اعمال می شود:

1. مقامات - 5-10 هزار روبل.
2. تخلف مکرر توسط مقامات - 10-20 هزار روبل یا رد صلاحیت برای 1-2 سال.