اسناد حسابداری اولیه: انواع، پردازش و ذخیره سازی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

انجام حسابداری در شرکتهایی با اشکال مختلف مالکیت بدون بازتاب مستند غیرممکن است. نه یک رویه واحد، نه یک پروژه واحد، نه یک معامله تجاری بدون سندی که به درستی اجرا شده است، که توسط دستورات داخلی شرکت و هنجارهای قانونی خارجی تنظیم می شود، انجام نمی شود. هر اقدامی که توسط یک کارمند مثلاً یک شرکت بازرگانی انجام می‌شود، از اپراتور برای دریافت برنامه‌ها شروع می‌شود و به مدیر ختم می‌شود، در پایگاه مستند که بر اساس فهرستی از اسناد اولیه است منعکس می‌شود.

مفهوم و اهمیت

احتمالاً تصور عملکرد یک شرکت موجود در هر زمینه احتمالی فعالیت بدون اسناد تأیید کننده معاملات تجاری دشوار است. مانند هر موضوع دیگری، مستندسازی در اینجا نقش بسیار مهمی دارد. شما به سختی می توانید تصور کنیدکار با کیفیت بالا و از نظر قانونی توجیه شده فرودگاه، به مسافر اجازه می دهد بدون مدارک اثبات هویت - گذرنامه و کد شناسایی یک شهروند، حرکت کند. به همین ترتیب، فرض پذیرش تردد خودرویی که راننده آن مدارک مناسبی در قالب گواهینامه و گذرنامه فنی خودرویی را که می‌راند ندارد، دشوار است. اسناد اولیه حسابداری نیز همینطور است. هر شرکتی که در فهرست ایالتی کارآفرینان ثبت شده است باید تعدادی مدارک لازم برای حسابداری را داشته باشد که مبنای اساسی و حلقه اولیه در زنجیره تنظیم نظارتی فرآیندهای تجاری آن است.

اسناد اولیه حسابداری مجموعه‌ای از گواهی‌ها، اعمال، دستورات، صورت‌حساب‌ها، اظهارات و گزارش‌ها است که از طریق آن‌ها عملیات شرکت ثبت و رویه‌های تجاری آن تنظیم می‌شود.

انواع اسناد

طبقه بندی گردش کار حسابداری شامل انواع اصلی زیر از اسناد اولیه است:

• براساس هدف عملکردی - حسابداری، مدیریت، پرسنل؛
• بر اساس درجه تنظیم - داخلی و خارجی.

جهت اول طبقه بندی این امکان را فراهم می کند که اسناد سه سطح عملکرد اصلی هر شرکت تجاری را با توجه به ماهیت هدف آنها و دومی - با توجه به روش سازماندهی قانونی بین خود متمایز کند. تنظیم روابط اقتصادی هر یک از جهت ها شامل یک جرم استانواع خاصی از اسناد منعکس کننده عملکرد اقدامات خاص توسط کارکنان شرکت.

مستندات حسابداری

اگر اسناد حسابداری اولیه را در نظر بگیریم، آنها نیز به نوبه خود به تنظیم سه مرحله معاملات تجاری تقسیم می شوند.

مرحله اول با انعقاد معامله مشخص می شود. در اینجا اسناد اولیه حسابداری با انعقاد توافقنامه و صدور فاکتور برای پرداخت نشان داده می شود. قرارداد سندی است که روابط بین دو طرف را تنظیم می کند تا شرایط تعامل بین آنها ایجاد شود. فاکتور برای پرداخت یک الزام با تعریف مبلغ مشخصی است که بر اساس شرایط قرارداد، خریدار باید برای کالای فروخته شده یا خدمات ارائه شده به فروشنده بپردازد.

مرحله دوم فعالیت کارآفرینی در اسناد پرداخت منعکس می شود و مرحله پرداخت تراکنش نامیده می شود. با توجه به اینکه پرداخت می تواند به صورت غیرنقدی یا نقدی انجام شود، اسناد اولیه آن یا به صورت صورتحساب از حساب جاری و دستور پرداخت و یا چک و قبض صندوق برای سفارش های نقدی دریافتی ارائه می شود..

مرحله سوم و نهایی به طور خاص با دریافت محصول یا خدمات تعیین می شود. بر این اساس، همچنین توسط اسناد اولیه در قالب یک برگه تحویل، یک رسید فروش و یک عمل پذیرش و انتقال محصولات یا عمل انجام شده در صورت ارائه هر نوع خدمات تنظیم می شود.

مستندات حسابداری مدیریت

تفاوت بین گردش کار حسابداری و مدیریت عمدتاً در این واقعیت نهفته است که فعالیت حسابداری توسط قوانین ایالتی با چارچوبی برای انعکاس عملیات تجاری که به طور خاص توسط مقامات تعیین شده تنظیم می شود و مدیریت توسط تصمیمات داخلی و ترجیحات شخصی تعیین می شود. مدیر یا مالک مستقیم یک شرکت خاص. به عبارت دیگر، اسناد حسابداری اولیه شکلی دقیق دارند که توسط یک چارچوب نظارتی مشترک کنترل می شود، در حالی که اسناد مدیریتی منحصراً در سطح شرکت توسعه می یابند. چه اسنادی رفتار حسابداری مدیریت در شرکت را کنترل می کند؟ از جمله موارد اصلی می توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کد مقررات داخلی کار؛
• سیاست حسابداری شرکت؛
• قرارداد جمعی؛
• مقررات و دستورات مدیر شرکت؛
• شرح شغل;
• اسناد اداری.

مستندات HR

در مورد لیست اسناد اولیه تنظیم کننده روابط بین سطحی کارکنان در شرکت و همچنین کنترل روش محاسبه دستمزد و تعیین مسئولیت های هر یک از کارکنان شرکت، در اینجا اسناد کاری شامل موارد اصلی زیر است. انواع:

• کارکنان - شامل مجموع تمام موقعیت ها در شرکت، انعکاس تعداد آنها و تعداد واحدهای پرسنل، و همچنین شرح سطح دستمزد آنها است.هزینه ها، روش پاداش، جداسازی، پذیرش مقررات مربوط به کمک هزینه؛
• برنامه کاری - شامل اطلاعات مربوط به روز کاری، مسائل سازمانی و اداری، قوانین استخدام و اخراج کارکنان و همچنین شرایط ارتقاء آنها به عنوان پرداخت اضافی برای کار یا توبیخ در قالب توبیخ است. و کسر از دستمزد;
• شرح شغل - کار بخش پرسنل هر شرکت بر اساس مجموعه ای از حقوق و تعهدات، مقررات کلی، وظایف، مسئولیت ها، الزامات صلاحیت و روابط از نظر تبعیت بین سطوح مختلف واحدهای کارکنان در سازمان است. شرکت.

مدارک مورد نیاز

هر شرکتی که به طور قانونی ثبت شده و فعالیت می کند فهرستی از اسناد اجباری دارد که باید در چارچوب فعالیت های آن ارائه شود. اسناد اولیه اجباری به شرح زیر است:

• توافق - هر معامله ای که باشد، این سند پایه اساسی برای شروع رابطه بین دو کارآفرین، بین فروشنده و خریدار، بین عرضه و تقاضا است؛
• فاکتور صادر شده - هنگام تصمیم گیری در مورد فروش کالا یا ارائه خدمات، طرف فروشنده فاکتوری را برای طرف خریدار به عنوان پیش نیاز معامله صادر می کند؛
• فرم های گزارش دقیق - در فرآیند توافق بدون چک، وجه نقد و اسناد کالایی مرتبط با لیست الزامی کامل نمی شود؛
• کالا-بارنامه - سندی که نشان دهنده گیرنده، حامل، فرستنده کالا، خود کالا در مجموعه نامگذاری آن، تعداد محصولات ارسال شده، قیمت و مقدار است؛
• قانون پذیرش و انتقال کار انجام شده یا کالای ارسال شده.

اسناد داخلی

همانطور که قبلا ذکر شد، کار هر شرکتی مستلزم وجود اسناد خارجی و داخلی است. اسناد اولیه اصلی برای اهداف داخلی فهرستی از تمام آن فرم ها، گواهی ها، بیانیه ها، دستورات، دستورالعمل هایی است که مستقیماً در داخل شرکت ایجاد می شود و فقط برای پرسنل فعال در آن اعمال می شود، بدون اینکه تأثیر قانونی بر جامعه داشته باشد. این شرکت.

اسناد خارجی

مستندسازی هدف خارجی مستلزم سطح سلسله مراتبی بالاتری از تبعیت است، زیرا اسناد خارجی آنهایی هستند که توسط دولت و چارچوب قانونی آن تنظیم می شوند. مقررات توسعه یافته در مورد حسابداری، مجموعه حساب های مکاتبات حسابداری، استانداردهای حسابداری و گزارشگری مالی - همه اینها دارای پیشینه نظارتی است و توسط چارچوب قانونی ایالت تنظیم می شود.

فرمهای سند

اشکال اسناد اولیه از نظر ماهیت هدف، نوع طراحی و مالکیت چند وجهی هستند. بخش‌های اصلی زیر از نظر قانونی متمایز هستند:

• فرم های سوابق پرسنل (سفارش ها، سفارش ها، برنامه ها،حالت ها و برنامه های منظم)؛
• اشکال حسابداری برای دستمزد و ساعات کار (زمان‌شمار، حساب‌های شخصی، مجلات، حقوق و دستمزد)؛
• فرم های حسابداری ساخت و ساز سرمایه (گواهینامه ها، مجلات، اعمال)؛
• فرم‌های حسابداری محصول (اعمال و ثبت موجودی، برگه وزن، کارت مهمانی، گزارش حرکت موجودی)؛
• فرم‌های حسابداری پول (ژورنال صندوق‌دار، عمل بر نقل و انتقالات و پول نقد در میز نقدی)؛
• فرم های حسابداری تجارت (سفارش ها، فاکتورها، اعمال، مشخصات، گواهی های کیفیت)؛
• فرم های حسابداری برای تراکنش های نقدی (گزارش قبلی، PKO، RKO، مجله ثبت آنها)؛
• فرم ها برای ثبت نتایج موجودی (فهرست موجودی، اعمال، گواهی ها، مجلات، بیانیه ها).

علاوه بر موارد فوق، اشکالی از اسناد اولیه برای حسابداری ماشین آلات و مکانیزم های ساختمانی، حمل و نقل جاده ای، دارایی های ثابت و دارایی های نامشهود، مواد، اقلام کم ارزش، محصولات کشاورزی و مواد خام نیز وجود دارد.

روش ثبت نام

اسناد اولیه به دلیل الزامات خاصی که باید برآورده شوند تنظیم می شوند. به عنوان مثال، ورودی های اسناد باید منحصراً با جوهر آبی انجام شود، در حالی که باید منظم و خوانا باشند. همچنین سند باید حاوی تعدادی مشخصات مورد نیاز برای هر نوع باشد و با امضای شخصی رئیس، حسابدار ارشد یا شخص مجاز تأیید شده و ممهور به مهر مؤسسه نیز باشد. اعداد در اسناد پولیهمچنین باید با کلمات نوشته شود، و در جایی که ستون سند خالی است، باید یک خط تیره وجود داشته باشد تا از پر کردن اعداد نادرست بعدی توسط هر بدخواه جلوگیری شود.

Storage

ذخیره اسناد اولیه مستقیماً در شرکت انجام می شود. یا می توانید از خدمات یک آرشیو خصوصی (یا دولتی) استفاده کنید. اگر بازرسی توسط بازرسی مالیاتی عدم وجود سند اولیه را نشان دهد، جریمه ای برای شرکت اعمال می شود که میزان آن بسته به نوع خاص و تعداد اسناد گم شده تعیین می شود. طبق قوانین فعلی فدراسیون روسیه، اسناد اولیه حداقل به مدت پنج سال در شرکت ذخیره می شود.