پردازش اسناد اولیه: الزامات، مثال. اسناد اولیه حسابداری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

فعالیت هر شرکتی ارتباط نزدیکی با نگهداری و پردازش اسناد اولیه دارد. برای گزارش گیری، محاسبه پرداخت های مالیاتی، تصمیم گیری مدیریت ضروری است. در این مقاله، ما در نظر خواهیم گرفت که چیست - اسناد اولیه در حسابداری - و چگونه پردازش می شود.

مفاهیم اساسی

مستندات اولیه در حسابداری - چیست؟ به آن شواهدی از واقعیت یک معامله تجاری گفته می شود که بر روی کاغذ منعکس شده است. در حال حاضر، بسیاری از اسناد در سیستم خودکار "1C" جمع آوری شده است. پردازش اسناد اولیه شامل ثبت و حسابداری اطلاعات مربوط به معاملات تکمیل شده تجاری است.

حسابداری اولیه مرحله اولیه اصلاح رویدادهایی است که در شرکت رخ می دهد. معاملات تجاری اقداماتی هستند که مستلزم تغییر در وضعیت دارایی ها یا سرمایه سازمان هستند.

پردازش اسناد اولیه در حسابداری: نمونه ای از یک طرح

به عنوان یک قاعده، در شرکت ها تحت مفهوم "کار بامستندات" به این معنی است:

• به دست آوردن داده های اولیه.
• اطلاعات پیش پردازش.
• مستندات.
• تأیید توسط مدیریت یا متخصصان مجاز به دستور مدیر.
• درحال پردازش مجدد اسناد اولیه.
• انجام اقدامات لازم برای انجام یک معامله تجاری.

طبقه بندی

اسناد اولیه یکباره و تجمعی وجود دارد. پردازش اطلاعات موجود در چنین مقالاتی دارای تعدادی ویژگی است.

مستندات یک بار مصرف برای تأیید یک رویداد یک بار در نظر گرفته شده است. بر این اساس، روش پردازش آن به طور قابل توجهی ساده شده است. اسناد انباشته برای مدت معینی استفاده می شود. به عنوان یک قاعده، عملیات چندین بار انجام شده را منعکس می کند. در این مورد، هنگام پردازش اسناد اولیه، اطلاعات از آن به ثبت های ویژه منتقل می شود.

مدارک مورد نیاز

اسناد اولیه در زمان عملیات یا بلافاصله پس از اتمام آن تهیه می شود.

انعکاس اطلاعات در فرم های یکپارچه ویژه انجام می شود. در صورت عدم وجود فرم های تایید شده، شرکت می تواند آنها را به طور مستقل توسعه دهد.

مراحل پردازش اسناد حسابداری اولیه

در هر شرکتی در ایالت یک کارمند مسئول کار با اطلاعات اولیه وجود دارد. این متخصص باید بداندقوانین پردازش اسناد اولیه، کاملاً با الزامات قانون و ترتیب اقدامات مطابقت دارد.

مراحل پردازش اسناد اولیه عبارتند از:

• تاکسی. این یک ارزیابی از تراکنش است که بر روی کاغذ منعکس شده است، و نشانی از مبالغ مرتبط با اجرای آن است.
• گروه‌بندی. در این مرحله، اسناد بر اساس ویژگی‌های مشترک توزیع می‌شوند.
• حسابداری. تعیین بدهی و اعتبار را در نظر می گیرد.
• خاموش کردن. برای جلوگیری از پرداخت مجدد در اسناد اولیه، حسابدار علامت "پرداخت" را قرار می دهد.

اشتباهات در اسناد

می توانند به دلایل مختلفی ایجاد شوند. اساساً ظاهر آنها ناشی از بی دقتی کارمند نسبت به کاری است که انجام می دهد، بی سوادی متخصص و عملکرد نادرست تجهیزات.

تصحیح اسناد به شدت ممنوع است. با این حال، در برخی موارد، انجام این کار بدون اصلاح خطاها غیرممکن است. حسابدار باید اشتباه انجام شده در اسناد اولیه را به شرح زیر تصحیح کند:

• ورودی نادرست را با یک خط نازک خط بزنید تا به وضوح قابل مشاهده باشد.
• اطلاعات صحیح را بالای خط خط زده بنویسید.
• "باور تصحیح شده" را بررسی کنید.
• تاریخ تنظیم را مشخص کنید.
• امضا.

استفاده از عوامل اصلاحی مجاز نیست.

کار با اسناد ورودی

فرایند پردازش اوراق دریافتی شامل:

• تعیین نوع سند. اسناد حسابداری همیشه حاوی اطلاعاتی در مورد معاملات تجاری تکمیل شده است. به عنوان مثال، آنها شامل یک فاکتور، دستور دریافت وجه و غیره می شوند.
• بررسی جزئیات گیرنده. سند باید خطاب به یک شرکت خاص یا کارمند آن باشد. در عمل، این اتفاق می افتد که اسناد خرید مواد به طور ویژه برای شرکت صادر می شود، اگرچه قرارداد با تامین کننده منعقد نشده است.
• بررسی امضا، مهر و موم. اشخاصی که سند را امضا می کنند باید صلاحیت این کار را داشته باشند. اگر مشاهده اوراق اولیه در صلاحیت کارمند نباشد، باطل می شود. در مورد چاپ، در عمل خطاها اغلب در شرکت هایی رخ می دهد که چندین مهر و موم دارند. اطلاعات روی چاپ باید با نوع سندی که در آن است مطابقت داشته باشد.
• بررسی وضعیت مدارک. در صورت مشاهده آسیب بر روی اوراق یا عدم وجود برگه، لازم است اقدامی تنظیم شود که یک نسخه از آن برای طرف مقابل ارسال شود.
• بررسی اعتبار رویداد منعکس شده در سند. کارکنان شرکت باید اطلاعات مربوط به معامله را تأیید کنند. مدارک مربوط به پذیرش اشیاء قیمتی توسط مدیر انبار تایید می شود، شرایط قرارداد توسط بازاریاب تایید می شود. در عمل، شرایطی وجود دارد که یک تامین کننده برای کالاهایی که شرکت دریافت نکرده است، فاکتور دریافت می کند.
• دوره ای که سند به آن تعلق دارد را تعریف کنید. هنگام پردازش مقالات اولیه، مهم است که اطلاعات یکسان را دو بار ثبت نکنید.
• بخش حسابداری را تعریف کنید. پس از دریافت اولیهمستندات، لازم است مشخص شود که مقادیر تحویل شده برای چه اهدافی مورد استفاده قرار خواهند گرفت. آنها می توانند به عنوان دارایی های ثابت، مواد، دارایی های نامشهود، کالاها عمل کنند.
• ثبت ثبتی که سند در آن ثبت می شود را تعیین کنید.
• ورقه ثبت نام. بعد از همه بررسی ها انجام می شود.

کار با مقالات خروجی

پردازش این نوع اسناد تا حدودی با موارد فوق متفاوت است.

اول از همه، یک کارمند مجاز شرکت یک نسخه پیش نویس سند خروجی را تشکیل می دهد. بر اساس آن، پیش نویس مقاله در حال توسعه است. برای تایید به مدیر ارسال می شود. با این حال، کارمند دیگری با اختیارات مناسب نیز می تواند پیش نویس سند را تأیید کند.

پس از صدور گواهینامه، پروژه طبق قوانین تعیین شده تنظیم و برای گیرنده ارسال می شود.

برنامه ریزی گردش کار

این مرحله برای اطمینان از دریافت، ارسال و پردازش سریع اسناد ضروری است. برای سازمان صالح گردش اسناد در شرکت، برنامه های ویژه ای تهیه می شود. آنها نشان می دهند:

• محل و مدت ثبت مقالات اولیه.
• نام و سمت شخصی که مدارک را تهیه و ارسال کرده است.
• حسابهای مشتق شده از اوراق بهادار.
• زمان و مکان برای نگهداری اسناد.

ثبت نامهای حسابداری

آنها برای ثبت اسناد اولیه مورد نیاز هستند. در همان زمان، دراوراق با علامت حسابداری مشخص شده اند. برای جلوگیری از ثبت مجدد مدارک ضروری است.

مقالات اولیه را می توان در رجیسترهای الکترونیکی ذخیره کرد. با این حال، بنا به درخواست سازمان های دولتی یا طرف مقابل، شرکت باید نسخه های چاپی را ارائه دهد.

ویژگی های بازیابی اسناد

در حال حاضر رویه مشخصی برای ترمیم اوراق در آیین نامه وجود ندارد. در عمل، این فرآیند شامل فعالیت های زیر است:

• تعیین کمیسیون برای بررسی دلایل مفقود شدن یا از بین رفتن اسناد. در صورت لزوم، رئیس شرکت ممکن است سازمان‌های مجری قانون را در این روند مشارکت دهد.
• درخواست تجدیدنظر به یک سازمان بانکی، به طرف مقابل برای کپی اسناد اولیه.
• اصلاح اظهارنامه مالیات بر درآمد. نیاز به ارائه گزارش به روز به این دلیل است که هزینه های غیر مستند به عنوان هزینه برای اهداف مالیاتی شناسایی نمی شود.

در صورت مفقود شدن اسناد اولیه، IFTS میزان کسر مالیات را بر اساس اوراق موجود محاسبه می کند. در عین حال، این احتمال وجود دارد که سازمان مالیاتی اقدامات مربوط به مسئولیت را در قالب جریمه اعمال کند.

اشتباهات رایج در فرآیند صدور اوراق اولیه

معمولا، نگهبانان پرونده تخلفات زیر را مرتکب می شوند:

• فرم هایی را پر کنید که یکپارچه یا مورد تأیید رئیس شرکت نیستند.
• جزئیات را مشخص نکنید یاآنها را با خطا منعکس کنید.
• اسناد با امضای آنها را تأیید نکنید یا به کارمندانی که اختیار امضای اوراق را ندارند اجازه ندهید.

اسناد تأیید کننده حقایق معاملات تجاری برای شرکت بسیار مهم است. طراحی آن باید با دقت بسیار نزدیک شود. هر اشتباهی می تواند منجر به عواقب منفی شود.