مستندات اولیه در حسابداری چیست؟ تعریف، انواع، ویژگی ها و الزامات برای پر کردن

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

حسابداری هر شرکتی با گزارش اولیه سروکار دارد. فهرست اسناد اولیه در حسابداری شامل چندین مقاله اجباری است. هر یک از آنها به مراحل فرآیند کسب و کار مرتبط است. اگر کارکنان سازمان اسناد اولیه را در "1C: حسابداری" حفظ نکنند، شرکت با تحریم های ملموس مواجه خواهد شد.

این چیست؟

حسابداری برای اسناد اولیه در حسابداری اولویت اصلی است. کلیه فعالیت های انجام شده در این جهت توسط قانون فدرال "در مورد حسابداری" تنظیم می شود. بنابراین در بند اول فصل نهم آمده است که هر کاغذی که به درستی اجرا شده و توسط مدیریت تایید شده باشد و منعکس کننده قسمت های مختلف فعالیت های تجاری شرکت باشد را می توان به عنوان اسناد اولیه نام برد. به هر حال، این قسمت ها نام دارند:

• دریافت پول برای کالاها یا خدمات ارائه شدهسازمانی؛
• انتقال وجوه برای کالاها و مواد دریافتی.

بنابراین، علاوه بر لیست اجباری اسناد اولیه در حسابداری، یک مورد اضافی نیز وجود دارد. معمولاً به درخواست مدیریت شرکت تدوین می شود. و فرم هایی را در آن وارد می کنند که اطلاعاتی درباره جبران های متقابل دارد که مبنای مالی ندارد.

ویژگی های کار با اسناد اولیه در حسابداری

اولین چیزی که باید به آن توجه کنید این است که همه فرم های "اصلی" باید با انتقال وجوه مرتبط باشند. بنابراین نباید وکالتنامه دریافت اسناد را در این لیست قرار دهید.

نگهداری این نوع کاغذ حداقل به مدت پنج سال از تاریخ امضا انجام می شود. در طول ممیزی مالیاتی، بازرس اسناد اولیه را برای یک دوره یک تا سه ساله نیاز دارد. بنابراین می توان اوراق با مدت زمان طولانی تری را برای نگهداری به آرشیو فرستاد. پس از پنج سال، می توان آنها را به طور کامل از بین برد. تخریب "اولیه" مطابق با اساسنامه داخلی شرکت و قوانین کشور انجام می شود. این روش بسیار پیچیده و زمان بر است. بنابراین ، بسیاری از شرکت ها "اولیه" را تا زمانی که جایی در بخش حسابداری وجود دارد حفظ می کنند. مدت نگهداری مقالات در آرشیو در روسیه به هیچ وجه محدود نیست.

فهرست

برای درک اینکه اسناد اولیه در حسابداری چیست، باید بدانید که شامل چه نوع اسنادی است. باید آن سخنرانی را به خاطر داشتدر مورد اوراق مربوط به جابجایی وجوه است. در اینجا لیستی از آنچه در اسناد اولیه در حسابداری گنجانده شده است:

1. Contract.
2. فاکتور برای پرداخت.
3. نقد و رسید فروش.
4. فرم‌های گزارش دقیق.
5. اعمال.
6. فاکتورها.

اطلاعات بیشتر درباره هر یک از این اسناد اولیه در پاراگراف های زیر ارائه شده است.

توافق

این مورد باعث ایجاد اختلافات زیادی در بین کارمندان بخش حسابداری می شود. واقعیت این است که اسناد اولیه در بخش حسابداری باید در هر صورت ذخیره شود، اما قراردادها گاهی اوقات به وکلا یا حتی در بخش پرسنل ختم می شود. اما روی دیگری از این سکه وجود دارد. از این گذشته، این قرارداد است که مبنای معامله مربوط به حرکت جریان های نقدی است.

فاکتور

این فرم به اسناد اولیه در بخش حسابداری اشاره دارد. حساب چیست، هر شرکت کننده در فرآیند کسب و کار می داند. در واقع این سند مبنای انتقال وجه کالا یا خدمات دریافتی است. اگر یکی از طرفین حساب را بپذیرد، به این معنی است که به طور ضمنی با معامله موافقت می کند. همچنین ممکن است حاوی اطلاعاتی در مورد توافق قبلی باشد. فاکتور نه تنها حاوی این داده‌ها، بلکه روش بازگرداندن وجه در صورت نیاز است.

بارنامه

این مقاله یکی از درخشان ترین نمایندگان اسناد اولیه در حسابداری است. نکته این است که درلیست کاملی از کالاهای ارسال شده به خریدار را نشان می دهد. در این مورد، ما در مورد محصولات نهایی و مواد اولیه صحبت می کنیم. بارنامه در تعداد نامحدودی از نسخه تنظیم می شود. این لحظه مقررات مشخصی ندارد و در واقع تنها بر این اساس است که چند طرف به این نوع سند نیاز دارند. یعنی چه تعداد شرکت کننده در معامله، این همه نسخه باید ارائه شود. شایان ذکر است که فقط آن فرم هایی که امضای شخص مسئول در آن امضا شده است معتبر است. مهر یا مهر در این شرایط لازم نیست.

قبولی-انتقال

کارمندان عادی این بخش به پردازش اسناد اولیه در بخش حسابداری مشغول هستند. اغلب آنها گواهینامه های کار (خدمات) انجام شده را به عنوان یک سند پشتیبانی دریافت می کنند. این مقاله همانطور که از نامش پیداست پس از ارائه خدمات یا انجام کار تنظیم می شود. عمل قبول و انتقال که به صورت دو طرفه امضا شده است معتبر تلقی می شود. مواقعی وجود دارد که یکی از طرفین از تأیید سند خودداری می کند. در این شرایط، فرم تنها می تواند توسط یک طرف تأیید شود، اما به شرط حضور ناظران هنگام امضای آن. علاوه بر اطلاعات اولیه، عمل پذیرش و انتقال ممکن است شامل داده هایی با ماهیت روشن کننده یا روشن کننده باشد. به عنوان یک قاعده، آنها به یک جدول خاص وارد می شوند. با توجه به تایید تمبر، همیشه مورد استقبال قرار می گیرد، اما در صورت عدم چاپ، این کار باعث بی اعتباری کاغذ نمی شود. شایان ذکر است که هنگام نگهداری اسناد اولیه در حسابداری، عملی که حرکت دارایی های ثابت را منعکس می کند.شرکت ها نیز باید در لیست اسناد اولیه گنجانده شوند.

دستمزد

این نوع اسناد اولیه منعکس کننده حرکت وجوه بین شرکت و کارکنان آن است. علاوه بر میزان پایه دستمزد، شامل کلیه پاداش ها و غرامت می شود. در این شرایط، حسابدار ارشد به همراه رئیس شرکت به عنوان شاهد بیانیه عمل می کنند. برای اینکه سند معتبر باشد و لازم الاجرا شود باید مهر شود. اگر این کار انجام نشود، فرم را می توان نامعتبر دانست. شایان ذکر است که این مهر در دو سند فوق اختیاری است.

اسناد نقدی

این لیست شامل اشکال زیر است:

• سفارش رسید،
• یادداشت پرداخت،
• کتاب نقدی.

این مستندات اولیه حاوی کاملترین اطلاعات در مورد جابجایی وجوه است. ضمانت نامه های نقدی به چند نوع تقسیم می شود. بنابراین، اغلب در کار حسابداری، KO-1، KO-2 و KO-4 استفاده می شود. آنها منعکس کننده تمام واقعیت های زندگی اقتصادی سازمان هستند. بنابراین، در طول یک ممیزی مالیاتی، بازرسان بیشترین ضربه را نسبت به آنها دارند. علاوه بر این انواع، فرم های KO-3 و KO-5 وجود دارد. سومین ثبت سفارشات نقدی است و پنجمی حرکت وجه نقد در شرکت را در نظر می گیرد. به عنوان یک قاعده، بازرسان توجه بسیار کمتری به این نوع اسناد اولیه می کنند. همانطور که برای ذخیره سازی و ثبت نام آنها، این فرآیندهاطبق روال کلی انجام شد.

جدایی بسته به مرحله معامله

هر تراکنش به سه مرحله تقسیم می شود. و هر یک از آنها اسناد خاصی دارند.

اول، طرفین همیشه در مورد شرایط معامله توافق دارند. در این مرحله آنها توافق نامه منعقد می کنند و برای پرداخت فاکتور صادر می کنند. پس از آن، یکی از طرفین در صورت تقاضا کمک می کند. و در حمایت از این امر پرداخت کننده موظف به ارائه اوراق پشتیبانی می باشد. اگر وجوه از حساب جاری ارسال شده باشد، باید عصاره ارائه شود. اگر پرداخت با استفاده از پول نقد انجام شود، تأیید با ارائه چک صندوقدار، فرم های گزارش دقیق یا رسید انجام می شود. مرحله نهایی هر معامله، ارائه کالا یا خدمات پرداخت شده است. اگر در مورد انواع مختلف محصولات صحبت می کنیم، این لحظه باید با یک عمل انجام شده (خدمات) یا یک بارنامه تأیید شود.

شرایط را تکمیل کنید

برای گردش کار مناسب، فقط دانستن اینکه اسناد اولیه در حسابداری چیست کافی نیست. در نظر گرفتن الزامات اساسی برای پر کردن آن مهم است. اول از همه، هر فرم باید نام خود را داشته باشد. همچنین تنظیم کننده سند موظف است تاریخ تشکیل این گزارش ها و نام شرکت را قید کند. شرکت به تامین کننده، پیمانکار یا خریدار اشاره دارد. اطلاعات دقیق بانکی،حروف اول مقامات و نام عملیات نیز در ستون های جداگانه اسناد اولیه در بخش حسابداری نمایش داده می شود. همه می دانند که نام عملیات چیست، فقط به یاد داشته باشید که این مقدار باید به صورت کمی بیان شود. آخرین لحظه در تهیه این نوع کاغذ، امضا و مهر افراد مسئول است.

ویرایش

در برخورد با تعداد زیادی از اسناد، کارمندان اغلب اشتباه می کنند. آنها باید مطابق با قوانین تعیین شده توسط قانون اصلاح شوند. دو نوع ویرایش وجود دارد:

1. برای پاسخگویی دقیق. در صورت نیاز به اصلاح جزئی در فرم، مسئول موظف است خط نادرست را با یک خط نازک خط بزند و در بالای آن ورودی صحیح را نشان دهد. برای تأیید صحت تغییرات انجام شده روی کاغذ، باید «اعتقاد تصحیح شده» را نوشته و فرم را با امضا و مهر مقام رسمی تصدیق کنید. اگر سند قابل تصحیح نقطه ای نباشد، مسئول موظف است فرم نادرست تنظیم شده را از گوشه به گوشه با خط قرمز نازک خط بکشد. همچنین باید علامت "لغو" باشد. پس از ایجاد نمونه صحیح، از بین بردن نمونه اشتباه ممنوع است.
2. برای اسناد غیر دقیق. در این صورت فرم آسیب دیده از بین می رود و کاغذی با اطلاعات صحیح ایجاد می شود.

ارزش دانستن این نکته را دارد که ضربه زدن فقط باید با یک خط بسیار نازک انجام شود. اگر یک کارمندمتن را طوری خط می کشد که غیرقابل خواندن می شود، این یک اشتباه بسیار فاحش است.