فهرست اسناد اولیه حسابداری و قوانین اجرای آنها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

عملیات بسیاری روزانه در شرکت انجام می شود. حسابداران برای طرف مقابل فاکتور صادر می کنند و برای آنها پول می فرستند، حقوق، جریمه، محاسبه استهلاک، تهیه گزارش و … روزانه ده ها سند از انواع مختلف اداری، اجرایی، اولیه صادر می شود. گروه آخر برای فعالیت های شرکت از اهمیت بالایی برخوردار است.

"اسناد اولیه" چیست؟

هر رویداد از حیات اقتصادی سازمان باید توسط کاغذ تایید شود. در زمان عمل یا بلافاصله پس از اتمام آن تشکیل می شود. تهیه پست ها ، گزارش گیری بر اساس اطلاعات مشخص شده در اسناد حسابداری اولیه حسابداری انجام می شود. لیست آنها بزرگ است. در مقاله ما اصلی ترین، رایج ترین مورد استفاده را در نظر خواهیم گرفتاسناد.

چرا به یک مقدماتی نیاز داریم؟

اسناد اولیه یک عنصر جدایی ناپذیر از حسابداری است. همانطور که در بالا ذکر شد، در زمان معامله یا بلافاصله پس از پایان معامله شکل می گیرد و دلیلی بر واقعیت یک یا آن واقعیت از حیات اقتصادی بنگاه است.

فهرست اسناد حسابداری اولیه برای یک تراکنش ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1. Contract.
2. حساب.
3. رسید نقدی یا سایر اسناد پرداخت.
4. بارنامه.
5. اقدام تکمیل.

جزئیات مورد نیاز

در حال حاضر، اشکال یکپارچه اسناد حسابداری اولیه وجود دارد. آنها برای انعکاس اطلاعات مربوط به عملیات مختلف استفاده می شوند، به ترتیب، لیست ستون های موجود در آنها متفاوت است. در همین حال، تمام اسناد اولیه حاوی جزئیات یکسان اجباری هستند. از جمله:

1. نام شرکت.
2. نام سند (به عنوان مثال، "کوپن نقدی").
3. تاریخ تشکیل.
4. محتوای عملیاتی که سند بر اساس آن تنظیم شده است. به عنوان مثال، هنگام پر کردن یک فاکتور، ستون مربوطه ممکن است "انتقال مواد برای پردازش" را نشان دهد.
5. پول و شاخص های طبیعی. اولی برای منعکس کردن هزینه استفاده می شود، دومی - مقادیر، وزن، و غیره.
6. موقعیت کارمندان مسئول ("حسابدار ارشد"، "انباردار، و غیره).
7. امضای افراد درگیر در معامله.

لحظه مهم

سند اولیه حاوی تمام جزئیات مورد نیاز دارای قدرت قانونی است.

لطفاً توجه داشته باشید که اسنادی که به درستی اجرا شده اند را می توان در مراحل قانونی به عنوان مدرکی دال بر اعتبار (یا بی اعتباری) ادعاها استفاده کرد. بسیاری از اسناد توسط پیمانکاران تنظیم می شود. لازم است صحت ثبت نام را به دقت بررسی کنید و در صورت عدم انجام آن برای تامین کنندگان (پیمانکاران و …) به هیچ وجه امضا نکنید.

اسناد اولیه باید با دقت حفظ شود.

آیا به مهر و موم اولیه نیاز دارم؟

در عمل، بسیاری از طرفین در مورد عدم وجود آن در فرم TTN و برخی اسناد دیگر ادعا می کنند. به یاد بیاورید که از سال 2015، اکثر سازمان ها از تعهد داشتن مهر معاف شده اند. چنین شرکت هایی می توانند به صلاحدید خود از آن استفاده کنند. اگر چنین است، اطلاعات مربوط به حضور آن باید در سیاست حسابداری نوشته شود.

در صورتی که طرف مقابل اصرار به استفاده از مهر در هنگام ثبت اولیه داشته باشد و شرکت حق دارد آن را بر اساس دلایل قانونی قرار ندهد، باید اخطار کتبی با پیوندهایی به مقررات حاکم بر این موضوع برای طرف مقابل ارسال شود. شماره.

توافق

اگر طرف مقابل یک شریک بلندمدت باشد، امکان انعقاد قرارداد برای چندین معامله وجود دارد. در این مورد، مهم است که مهلت های انجام تعهدات، ترتیب و روش محاسبه و سایر تفاوت های ظریف را به وضوح تعریف کنید. قرارداد را می توان برای فروش کالا، ارائه خدمات تنظیم کردیا کار تولیدی شایان ذکر است که قانون مدنی انعقاد شفاهی قرارداد را نیز مجاز می داند. با این حال، در فعالیت های تجاری، به عنوان یک قاعده، از اشکال مکتوب قرارداد استفاده می شود.

فاکتور

در این سند، تامین کننده مبلغی را که باید برای کالا، خدمات یا کار به طرف مقابل منتقل شود، نشان می دهد. هنگام پرداخت، به طور پیش فرض، فرض بر این است که موضوع با معامله موافقت می کند.

فاکتور باید ارائه شود:

1. نام سند.
2. نام خدمات (کالاها، آثار) که برای آنها پرداخت شده است.
3. هزینه.
4. مبلغ کل.
5. جزئیات پرداخت.

در حال حاضر، کل فهرست اسناد حسابداری در برنامه 1C موجود است، بنابراین آنها به طور خودکار پردازش می شوند.

لطفاً توجه داشته باشید که فاکتور برای مقامات نظارتی ارزش کمی دارد. در آن، فروشنده قیمت تعیین شده را تعیین می کند. از جایگاه یک حسابدار، فاکتور مهمترین سند اولیه است که بر اساس آن ورودی های حسابداری تشکیل می شود.

فاکتور به عنوان یک نوع فاکتور عمل می کند. این مقاله حاوی یک خط ویژه برای تعیین مقادیر مالیات بر ارزش افزوده است.

مستندات پرداخت

می توانید واقعیت پرداخت را با یک رسید نقدی یا سایر اسناد مشابه تأیید کنید. پرداخت واقعیت پرداخت برای عرضه محصولات، خدمات، کار را تأیید می کند. نوع خاص سند بسته به روش انتخاب می شودپرداخت: نقدی یا حواله بانکی.

یکی از محبوب ترین اسناد تسویه حساب، دستور پرداخت است. دستوری از طرف صاحب حساب برای انتقال وجه به حساب مشخص شده توسط بانک است. سند را می توان در هنگام پرداخت خدمات، کالا، برای پرداخت پیش پرداخت، بازپرداخت وام و غیره استفاده کرد.

در صورت کسر بودجه فیلد 22 "کد" پر می شود. در دستور پرداخت، این ستون UIN (شناسه منحصر به فرد) را نشان می دهد. با تشکر از او، مقامات مالی پرداخت کننده را می شناسند.

فیلد "کد" در دستور پرداخت را می توان به روش های مختلفی پر کرد. بستگی به این دارد که چگونه نهاد دقیقاً تعهد خود را در قبال بودجه انجام می دهد: داوطلبانه یا به درخواست مقام نظارتی.

بارنامه

فرم TTN توسط فرستنده تنظیم می شود. بارنامه مبنای انتقال کالا به گیرنده است. سند در 4 نسخه تنظیم شده است. طبق TTN، فروشنده فروش را در نظر می گیرد و خریدار کالا را تحویل می گیرد.

لطفاً توجه داشته باشید که TTN هنگام حمل و نقل کالا توسط نیروهای خود شرکت تنظیم می شود. اگر حمل و نقل توسط یک شرکت شخص ثالث انجام شود، فرم 1-T صادر می شود.

نکته مهم دیگر: اطلاعات موجود در TTN باید با اطلاعات موجود در فاکتور مطابقت داشته باشد.

عمل انجام کار

این سند بین مشتری و تامین کننده تنظیم می شود. این عمل تأییدی بر انجام کار، ارائه خدمات با هزینه توافق شده در شرایط تعیین شده توسط توافق است. به زبان ساده، اینگزارش پیمانکار به مشتری.

در حال حاضر، فرم یکپارچه این قانون تأیید نشده است. شرکت این حق را دارد که به تنهایی یک فرم ایجاد کند و آن را در خط مشی حسابداری اصلاح کند.

جزئیات اصلی این عمل عبارتند از:

1. شماره و تاریخ ثبت در سوابق حسابداری.
2. تاریخ تالیف.
3. جزئیات قراردادی که طبق آن عمل تشکیل شده است.
4. مدت، حجم، هزینه کار.
5. جزئیات حسابی که باید برای آن پرداخت شود.
6. نام مشتری و پیمانکار.
7. امضای طرفین معامله.

قانون همیشه در دو نسخه تنظیم می شود.

فرم M-15

این مخفف برای اشاره به فاکتور برای صدور کالاهای خروجی استفاده می شود. لازم به ذکر است که این سند اجباری نیست، اما اغلب توسط شرکت ها استفاده می شود.

فاکتور ترخیص مواد به طرف در صورت نیاز به انتقال اشیای قیمتی از دفتر اصلی (مرکز) به بخش های راه دور یا سایر شرکت ها (در صورت توافق خاص) صادر می شود.

قوانین فرم M-15

در بخش اول مقاله، مطابق با جریان اسناد شرکت، شماره ای الصاق می شود. در اینجا باید نام کامل شرکت و OKPO را نیز مشخص کنید.

جدول اول تاریخ سند، کد معامله (در صورت استفاده از سیستم مربوطه)، نام واحد ساختاری، حوزه فعالیت شرکت صادرکننده فاکتور را نشان می دهد.

به طور مشابهاطلاعات مربوط به گیرنده و شخص مسئول تحویل نشان داده شده است. در زیر لینک سندی است که طبق آن فاکتور صادر شده است. این می تواند یک قرارداد، یک سفارش و غیره باشد.

در جدول اصلی، ستون‌های 1 و 2 حساب فرعی حسابداری و کد حسابداری تحلیلی برای تمام موادی که باید حذف شوند را نشان می‌دهد.

بعد، داده های زیر در ستون های 3-15 وارد می شود:

• نام مواد با مشخصات فردی، نام تجاری، اندازه، درجه؛
• شماره سهام (اگر آنجا نباشد، سلول پر نمی شود)؛
• کد واحد;
• نام واحد اندازه گیری؛
• مقدار کالای منتقل شده؛
• اطلاعات در مورد اشیاء واقعی آزاد شده از انبار (که باید توسط انباردار پر شود)؛
• هزینه کل مواد؛
• قیمت بدون مالیات بر ارزش افزوده؛
• مقدار اختصاص داده شده مالیات بر ارزش افزوده؛
• هزینه کل با احتساب مالیات بر ارزش افزوده؛
• شماره موجودی مواد؛
• شماره گذرنامه (در صورت وجود)؛
• شماره رکورد با توجه به کارت حساب.

فاکتور توسط حسابدار، کارمند مسئول خروج اشیاء با ارزش از انبار و گیرنده امضا می شود.

گزارشات پیشرفته در "1C"

تشکیل اسناد گزارشگری یکی از متداول ترین اقدامات یک حسابدار است. بسیاری از تسویه حساب‌هایی که به صورت نقدی انجام می‌شود، توسط اسناد پیش‌دستانه انجام می‌شود. اینها شامل هزینه های سفر، خریدهای خانگی و غیره می شود.

اغلب، کارمندان شرکت وجوهی را از صندوق نقدی برای هزینه های خانوار دریافت می کنند.پس از به دست آوردن اشیاء با ارزش (مثلاً لوازم التحریر)، کارمندان گزارش می دهند و مدارک پشتیبانی را به بخش حسابداری ارائه می دهند.

حسابدار به نوبه خود باید تمام هزینه ها را در سیستم حسابداری ثبت کند. می‌توانید «گزارش‌های پیش‌فرض» را در «1C» در بخش «بانک و صندوق نقد»، زیربخش «صندوق‌دار» باز کنید. معرفی یک سند جدید با دکمه "ایجاد" انجام می شود.

در بالای فرم نشان داده شده است:

1. نام شرکت.
2. انباری که در آن اشیاء قیمتی تازه دریافت شده به حساب می آید.
3. گزارش کارکنان در مورد وجوه دریافتی در برابر گزارش.

این سند حاوی 5 نشانک است. در بخش «پیش‌ها»، سندی را که وجوه برای آن صادر شده است انتخاب کنید:

1. سند پول.
2. سفارش نقدی هزینه.
3. بدهی از حساب.

اگر کالا با وجوه صادر شده خریداری شده باشد، در برگه با همان نام منعکس می شود. در بخش "کانتینر"، اطلاعات مربوط به ظرف قابل برگشت (به عنوان مثال، بطری های آب) را مشخص کنید. برگه "پرداخت" اطلاعاتی را در مورد پول نقدی که برای خرید یک شی به تامین کنندگان پرداخت می شود یا در مقابل تحویل آینده صادر می شود، منعکس می کند.

در بخش "سایر"، داده های مربوط به هزینه های سفر نشان داده شده است: روزانه، هزینه سوخت، بلیط، و غیره.

فرم "جهانی"

در فهرست اسناد اولیه حسابداری یک مقاله وجود دارد که می تواند در موقعیت های مختلف مورد استفاده قرار گیرد. در تشکیل هر دو حسابداری وگزارش مالیاتی این در مورد حسابداری است. در صورت لزوم، برای اصلاح اشتباه انجام شده، فرم مورد نیاز است. علاوه بر این، هنگام انجام عملیاتی که نیاز به توضیحات، انعکاس محاسبه، تایید تراکنش ها دارد، در صورت عدم وجود مدارک دیگر، سند مورد نیاز است.

Nuance

شایان ذکر است که یک شرکت حق دارد تکمیل معاملاتی را که نیازی به اجرای فرم های استاندارد (استاندارد، یکپارچه) ندارد، نه با کمک گواهی، بلکه از طریق حسابداری اولیه توسعه یافته تأیید کند. اسناد. با این حال، فهرست آنها باید در سیاست مالی شرکت تثبیت شود.

قوانین تدوین گواهی

فرم واحدی برای این سند تأیید نشده است. بر این اساس، متخصصان می توانند آن را به صورت رایگان جمع آوری کنند یا از الگوهای توسعه یافته در شرکت استفاده کنند. از جمله اطلاعات اجباری که گواهی باید حاوی آن باشد، باید به موارد زیر اشاره کرد:

1. اطلاعات درباره شرکت.
2. تاریخ و دلایل تدوین.
3. اسناد حسابداری اولیه و دفاتر ثبت حسابداری که گواهی ضمیمه شده است.
4. امضای کارمند مسئول.

می توانید روی یک برگه معمولی سفید A4 یا روی سربرگ شرکت بنویسید.

هنگام کامپایل باید بسیار مراقب باشید که اشتباه نکنید. هر چه مرجع دقیق تر باشد، بازرسان سوالات اضافی کمتری دارند.

البته سند باید فقط حاوی اطلاعات قابل اعتماد باشد. اگر در طولاشتباهات املایی شناسایی خواهد شد، بهتر است دوباره گواهینامه تهیه کنید.

ویژگی های ذخیره سازی

هر چیزی که به اسناد حسابداری اولیه مربوط می شود باید حداقل به مدت 5 سال در شرکت نگهداری شود. محاسبه این دوره از تاریخ پایان دوره گزارشی که اوراق در آن منتشر شده اند آغاز می شود.

اضافی

Primary را می توان به صورت کاغذی یا الکترونیکی صادر کرد. اخیراً شرکت های بیشتری مدیریت اسناد الکترونیکی را ترجیح می دهند. این قابل درک است: پردازش و ارسال مقالات به زمان بسیار کمتری نیاز دارد.

اسناد الکترونیکی باید با امضای دیجیتال (تقویت شده یا منظم - با توافق بین طرفین) تأیید شود.

مسئولیت

اسناد اولیه مهمترین عنصر زندگی تجاری یک شرکت است. در غیاب آن، این شرکت با تحریم های جدی مقامات نظارتی مواجه خواهد شد. همچنین در صورت تشخیص اشتباه در اسناد اولیه، اطلاعات نادرست، جریمه هایی اعمال خواهد شد.

تخطی از مقررات نه تنها توسط قانون مالیات، بلکه بر اساس قانون تخلفات اداری قابل مجازات است. در صورت وجود دلایل، ممکن است مرتکبین نیز تحت پیگرد قانونی قرار گیرند.

نتیجه گیری

انواع اسناد را می توان در کار یک شرکت استفاده کرد. در عین حال، برخی از آنها ممکن است شکل یکپارچه داشته باشند و برخی ممکن است به طور مستقل توسط شرکت توسعه داده شوند. با این حال، صرف نظر از این، تمام جزئیات مورد نیاز باید در اسناد موجود باشد.

برخی از مشاغل استفاده از اسناد ترکیبی را تمرین می کنند. سخن، گفتارما در مورد فرم های یکپارچه صحبت می کنیم که مطابق با ویژگی های فعالیت های سازمان تکمیل شده است.

مهم است که انواع انتخاب شده اسناد اولیه را در سیاست حسابداری شرکت منعکس کنید. در جریان فعالیت شرکت ممکن است نیاز به اسناد جدید ایجاد شود. اگر آنها توسط شرکت توسعه یافته باشند، باید در خط مشی حسابداری ذکر شوند.

لطفاً توجه داشته باشید که طرف مقابل می تواند به طور مستقل اشکال خاصی از اوراق بهادار را نیز توسعه دهد. لازم است در سیاست مالی قید شود که شرکت چنین اسنادی را از طرف مقابل می پذیرد.

برای ثبت بسیاری از تراکنش‌ها، سازمان‌ها ممکن است از اشکال یکپارچه اسناد اولیه استفاده نکنند. با این حال، اگر ما در مورد معاملات نقدی صحبت می کنیم، آنها منحصراً توسط سفارشات تأیید شده و سایر اسناد پرداخت انجام می شوند.