معاون مدیر کل: شرح وظایف و مسئولیت ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

شرایط لازم برای معاونت چیست؟ این متخصص چه وظایفی دارد؟ این و بسیاری از سوالات دیگر در مقاله پاسخ داده خواهد شد.

اهداف اصلی

معاون مدیر کل طبق شرح وظایف، چندین هدف حرفه ای اصلی دارد:

1. این شامل تضمین اطلاعات و امنیت اقتصادی سازمان است. متخصص ارائه شده باید به توسعه مداوم شرکت و همچنین تشکیل ذخایر پرسنل کمک کند.
2. کارمند موظف است با شایستگی و کارآمدی در انتخاب و آموزش پرسنل شرکت کند. هدایت کارگران در مأموریت های خاص نیز در صلاحیت یک متخصص است. هدف اصلی معاونت را فراموش نکنید: فراهم کردن شرایط کاری راحت و مدرن برای کارکنان.
3. بالاخره معاونت اداره کل باید استانداردها و هنجارهای تعیین شده را همیشه حفظ کند. در صورت لزوم، استانداردهایی باید ایجاد شود.

نیازهای تخصصی

در مورد، مانند هر موردتوسط کارمند دیگری، الزامات خاصی بر متخصص مورد نظر تحمیل می شود. و اولین نکته قابل توجه این است که معاون امور عمومی باید دارای تحصیلات عالی باشد. این باید قانونی یا فنی باشد - بسته به جهت سازمان.

کارشناس باید حداقل ۵ سال سابقه کار داشته باشد. علاوه بر این، شرح شغل مفاد ویژه مربوط به دانش لازم برای کار کارمند را تعیین می کند:

• ماموریت‌ها، استانداردها، مقررات محلی و طرح‌های تجاری مختلف باید به عهده شخص نماینده باشد.
• کارمند باید بر تمام تئوری های مدیریت پرسنل تسلط داشته باشد.
• کارمند باید همه چیز را در مورد راههای حمایت اخلاقی از تیم بداند.
• معاون مدیر کل باید مهارت های پیشرفته کامپیوتری داشته باشد.
• کارمند باید با تمام اصول سازمان آشنا باشد.

درباره محل کار در سازمان

شرح وظایف معاونت امور کل حاوی مواردی درباره جایگاه کارمند نمایندگی در ساختار سازمان است. چه چیزی را می توان در اینجا برجسته کرد؟

ابتدا متخصص مورد نظر به گروه مدیران منصوب می شود. فقط به حکم مدیر به سمتی منصوب یا برکنار می شود.

دوم طبق سند کارگرمدیر سطح دوم است. بنابراین، یک متخصص در مورد تابعیت عملیاتی کارکنان خود را ندارد. با این حال، در هر چیزی که به موضوع سیاست و امنیت پرسنلی مربوط می شود، کارکنان باید از او اطاعت کنند.

درباره ارزیابی کار یک متخصص

دستورالعمل معاونت امور کل ضوابط خاصی را برای ارزیابی وظایف کاری متخصص تعیین می کند.

ارزیابی توسط مدیر سازمان انجام می شود. در اینجا شاخص هایی وجود دارند که در سند برجسته هستند:

• انجام تمام وظایف کار ثابت شده در شرح شغل؛
• سطح انضباط و تمرکز کارکنان، سطح بالای انجام وظایف آنها توسط کارکنان؛
• امنیت در سازمان؛ میزان اثربخشی روش هایی که می توان در مواقع اضطراری انجام داد؛
• حضور در سازماندهی یک سیستم مؤثر مشوق ها یا مشوق های اخلاقی و مادی برای کارگران؛
• اجرای سیاست پرسنلی کارآمد و اقتصادی؛
• اطمینان از ذخیره پرسنل با کیفیت بالا که شامل کارگرانی با سطح صلاحیت می شود؛
• وجود فضای دوستانه در تیم، عدم درگیری و مشاجره.

بنابراین، بسیاری از معیارهای ارزیابی توسط یک دستورالعمل تخصصی (حرفه ای یا رسمی) تعیین می شوند. معاون مدیر کل باید وظایف خود را به نحو احسن و مؤثر انجام دهد.تا مدیریت آنها را در سطح مناسب ارزیابی کند.

اولین گروه وظایف تخصصی

شرح وظایف معاونت امور کل الزامات و وظایف را مشخص می کند. در اینجا رایج ترین آنها آمده است:

برنامه‌های تجاری مرتبط با امنیت در سازمان را به‌موقع تهیه، اجرا و به‌روزرسانی کنید (تدوین این برنامه‌ها به خود سازمان بستگی دارد؛ به طور معمول، این یک بار در سال اتفاق می‌افتد)

• تشکیل خط مشی پرسنلی سازمانی. تنظیم برنامه سالانه پرسنل.
• توسعه و پیاده سازی سیستمی برای بررسی متقاضیان برای مشاغل خالی؛ سازماندهی یک سیستم کیفیت برای بررسی نامزدهای شغلی.
• سازمان کار مستمر و مؤثر در زمینه آماده سازی ذخیره پرسنل.
• برگزاری مسابقات موثر برای جذب مستعدترین و شایسته ترین متخصصان برای کار در سازمان.

به طور طبیعی، تنها بخشی از عملکردهایی که متخصص باید انجام دهد در بالا ارائه شد. گروه دوم وظایف کاری کارمند در زیر ارائه خواهد شد.

گروه دوم وظایف تخصصی

شرح شغل کارمند همچنین عملکردهای اصلی زیر را مشخص می کند:

سازماندهی رویه سازگاری با کیفیت برای هر فرد جدید در سازمان؛ قرار ملاقات برای این اهداف از بزرگان یا مربیانی که به کارمندان جدید کمک می کنند تا در اسرع وقت به محل کار عادت کنند.مکان

• کنترل بر توزیع مسئولیت ها برای کار با اسناد پرسنل.
• تهیه تمام مواد و مدارک لازم برای ارائه برخی از کارمندان برای جوایز یا مشوق ها.
• جستجو و اجرای کلیه اسناد و مدارک برای تحمیل مسئولیت اداری یا انتظامی به کارکنان در صورت لزوم.

وظایف معاون مدیر کل بسیار گسترده و پیچیده است. به طور جداگانه، شایان ذکر است که سیستم اقدامات امنیتی و روش های مذاکره با انواع مختلف مقامات برجسته شود.

شرایط اضافی برای یک کارمند

یکی از مسئولیت های اصلی معاون مدیر همچنان حفظ اقدامات امنیتی به عنوان یک سیستم واحد است.

در اینجا می توانیم موارد زیر را برجسته کنیم:

• تجزیه و تحلیل وضعیت اشیاء در سازمان برای امنیت. ارزیابی این اشیا.
• اقداماتی را برای مدرن کردن سیستم امنیتی در سازمان انجام دهید.
• جلوگیری از خطرات امنیتی.

علاوه بر همه موارد فوق، متخصص دارای نمایندگی باید به حفاظت از اطلاعات در سازمان نیز بپردازد. معاون مدیر کل امور عمومی انجام می دهد:

• تحلیل پایگاه اطلاعاتی سازمان؛
• تهیه فهرستی از اطلاعات و داده های اسرار تجاری؛
• برای محافظت مؤثر از اسرار تجاری تلاش کنید.

در وظایف معاونت. کارگردان،در میان چیزهای دیگر، همچنین شامل گفتگو با ارگان ها و شرکت های مختلف است. به ویژه، مذاکرات با سازمان های مجری قانون اغلب انجام می شود و ضروری است. متخصص موظف است در این صورت به تمامی درخواست‌های ارسالی پاسخ دهد و در تمامی مراحل قانونی لازم شرکت کند.

کار با مستندات

وظایف بسیار زیادی توسط معاون مدیر کل در امور کل انجام می شود. مسئولیت‌های مستندسازی احتمالاً رایج‌ترین مسئولیت‌ها در شغل حرفه‌ای هستند.

به ویژه، کارمند باید مدارک زیر را ارسال کند:

• برنامه کاری برای ماه آینده - تا پنجمین روز هر ماه؛ گیرنده اصلی است.
• گزارش ماهانه مالی - قبل از اولین روز هر ماه؛ گیرنده حسابدار اصلی است.
• گزارش ماهانه نهایی از کار انجام شده - تا پنجمین روز ماه. گیرنده - مدیرعامل.
• دستورالعمل ها و مقررات - با ورود سفارشات. کاربران خود کارمندان سازمان هستند.