شرح وظایف مدیر دفتر: وظایف، وظایف و حقوق

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در اکثر مکان های عمومی، اولین کسی که به محض عبور از آستانه ملاقات می کنید، مسئول پذیرش است. این متخصصان توسط هتل ها، سالن های زیبایی، رستوران ها و البته موسسات اداری استخدام می شوند. آنها مسئولیت های زیادی دارند، از برقراری ارتباط با مهمانان و شرکا تا پردازش اسناد.

ویژگی ها

شایان ذکر است که مدیر یک حرفه بسیار همه کاره است که می تواند شامل وظایف همه جانبه باشد. مزیت آن برای مبتدیان این است که نیازی به دانش عمیق در یک زمینه خاص ندارد.

کارفرمایان بالقوه توجه بیشتری به ویژگی های شخصی دارند. یک کاندیدای بالقوه برای پست یک مدیر دفتر باید نسبتاً اجتماعی باشد، بتواند با افراد مختلف ارتباط برقرار کند و افکار خود را به درستی بیان کند. همچنین داشتن علاقه به رشته انتخابی مزیت محسوب می شود.فعالیت ها و توانایی مقابله با استرس. کیفیت دوم مطمئناً برای مدیر آینده مفید خواهد بود. او باید با تعداد زیادی از بازدیدکنندگان ارتباط برقرار کند که مطمئناً درگیری هایی در بین آنها وجود خواهد داشت. با این حال، حتی در چنین شرایطی، مدیر باید بتواند مودب خود را حفظ کند.

لازم به ذکر است که بسته به خط مشی استخدام شرکت، ممکن است شرایط تحصیلات عالی، توانایی کار با تجهیزات اداری و غیره وجود داشته باشد.

برنامه کاری برای این موقعیت معمولاً بر اساس ساعات کاری مؤسسه تعیین می شود، زیرا این مدیر است که صبح آن را باز می کند و عصر آن را می بندد. با این حال، هنگام کار شبانه روزی برای کارمندان، یک برنامه شیفت تنظیم می شود. به عنوان یک قاعده، دفاتر در این حالت کار نمی کنند.

همچنین شایان توجه است که مدیر و مدیر دفتر مشاغل متفاوتی هستند. مدیر دفتر در واقع بر سایر کارمندان نظارت دارد. مدیر، بر خلاف او، این عملکرد را انجام نمی دهد. او فقط وظایف خود را انجام می دهد و در صورت لزوم با سایر کارمندان دفتر تعامل دارد.

مسئولیت های اصلی

یک مدیر دفتر با حضور در محل کار باید تعداد قابل توجهی از وظایفی را که مدیریت به او محول می کند انجام دهد. بیایید به طور خلاصه آنها را فهرست کنیم.

• دریافت و توزیع بعدی تماس های تلفنی. در طول مذاکرات، مدیر باید اطلاعات را ثبت و به کارکنان منتقل کند. در صورت لزوم، تماس بایدبه بخش دیگری هدایت شوید.
• وظایف مدیر دفتر شامل بندی است که کارمند را ملزم به ارائه مشاوره اولیه به مشتریان بالقوه می کند.
• نیاز به پردازش اسناد ورودی و خروجی.
• درج آگهی های استخدامی در پورتال های تخصصی و آژانس های استخدام. همچنین، وظایف مدیر دفتر شامل انجام مصاحبه اولیه با نامزدهای احتمالی است.
• خرید لوازم التحریر و مواد مصرفی مورد نیاز برای اطمینان از عملکرد روان تجهیزات اداری.

علاوه بر وظایف ذکر شده در بالا، مدیر دفتر در واقع دائماً با مردم در تعامل است. اینها هم مشتریان بالقوه و هم کارمندان فعلی شرکت هستند. این متخصص است که مسئول برنامه ریزی کارمندان است.

حقوق

تعداد حقوق برخلاف تکالیف بسیار کمتر است. بنابراین، دستورالعمل مدیر دفتر چه کاری انجام می دهد؟

• از طرف شرکت عمل کنید و منافع آن را در تعامل با سایر شرکت ها نمایندگی کنید.
• برای تعامل با سایر کارمندان در چارچوب اختیارات تعیین شده.
• پیشنهادهایی برای بررسی برای بهبود عملکرد سازمان ارائه دهید.

عملکردهای مدیر دفتر

حضور در محل کار، این متخصص بایدانجام تعداد قابل توجهی از وظایف محوله به او:

• آماده کردن دفتر.
• نظم را حفظ کنید.
• خدمت به بازدیدکنندگان.
• خدمات تلفن.

در واقع، تعداد توابع ممکن است بیشتر باشد. این بستگی به لیست مسئولیت های شغلی مدیر دفتر در یک موسسه خاص دارد.

آماده کردن دفتر

انجام وظایف محول شده، به عنوان یک قاعده، با آماده شدن برای یک روز کاری جدید آغاز می شود. با ورود به محل کار خود، مدیر کار تجهیزات اداری، در دسترس بودن مواد مصرفی و لوازم التحریر را بررسی می کند. در مرحله بعد، متخصص باید با لیست بازدیدکنندگان آشنا شود و شرایطی را برای ملاقات آنها ایجاد کند.

حفظ نظم

مدیر نباید مستقیماً درگیر نظافت و سایر فعالیت‌ها برای حفظ نظم در دفتر باشد. با این حال، از جمله وظایف او نیاز به هماهنگی کار پرسنل تعمیر و نگهداری است. او باید تمیز کردن را برنامه ریزی کند، و همچنین مدت آن را مشخص کند.

خدمات مشتری

وظایف مدیر نیز عبارت است از مذاکره با بازدیدکنندگان در مورد زمان بازدید و هماهنگی آنها با رئیس. برنامه بازدیدها باید به گونه ای تنظیم شود که هیچ تداخلی وجود نداشته باشد و کسی مجبور نباشد وقت خود را برای انتظار تلف کند. علاوه بر این، مدیر باید با بازدیدکنندگان ملاقات کند. اوست که اولین را می آفریندتأثیر.

خدمات تلفن

این عملکرد به مدیر اختصاص داده شده است تا مدیر را از مذاکره رها کند و او را از جریان کار منحرف نکند. یک کارمند می تواند برخی از مسائل را به تنهایی حل کند یا طبق برنامه مدیر برای یک بازدیدکننده قرار ملاقات بگذارد. هنگام انجام این وظایف، کارمند مطمئناً باید محرمانه بودن را حفظ کند و اطلاعاتی را که در دسترس او است به افراد خارجی فاش نکند.

نمونه

شرح شغل مدیر دفتر ممکن است بسته به نیازهای یک سازمان خاص شامل موارد مختلفی باشد. اما قاعدتا شرایط استانداردی در آن تجویز خواهد شد که به عنوان الگو در نظر گرفته شده است.

• مقررات عمومی.
• شرایط صلاحیت. به عنوان یک قاعده، تحصیلات تخصصی متوسطه برای یک مدیر بالقوه کافی است. تجربه قطعا یک مزیت خواهد بود.
• مسئولیت ها. هیچ شرح شغلی بدون این مورد کامل نیست.
• حقوق. به عنوان مثال، مدیر حق ارائه پیشنهاد برای بهبود فعالیت های شرکت را دارد.
• شرایط اضافی که ممکن است شامل مواردی باشد که در بخش‌های دیگر لحاظ نشده است.

مرسوم است که برای یک کارمند جدید شرح شغلی برای بررسی ارائه شود که او باید با امضای خود تأیید کند.

محل کار

دستورالعمل حفاظت از کار برای مدیر دفتر برخی از الزامات را برای شرایط کار ایجاد می کند. برای مثال محل کار باید به گونه ای باشد که کارمند راحت باشدوظایف خود را انجام دهند. به عنوان یک قاعده، در کنار دفتر مدیر قرار دارد و به شما امکان نظارت بر سایر کارمندان را می دهد.

باید بدانید که هنگام انجام وظایف، مدیر و همچنین سایر کارمندان اغلب مجبورند از تجهیزات اداری استفاده کنند. به همین دلیل است که باید به گونه ای قرار داده شود که برای استفاده کوتاه مدت در دسترس باشد.

یکی از وظایف مهمی که در شرح وظایف مدیر به طور واضح بیان نشده است این است که به عنوان رابط بین سرپرست فوری و زیردستان عمل کند. بنابراین، کارمند باید سعی کند یک محیط مساعد ایجاد کند و با سایر متخصصان ارتباط برقرار کند. مهم است که نه تنها دستورات رهبر را به درستی منتقل کنیم، بلکه بتوانیم دقت اجرای آنها را نیز کنترل کنیم.

به همین دلیل، توانایی برقراری ارتباط با دیگران عامل مهمی در دستیابی به موفقیت در این موقعیت است. این هم برای رهبران و هم برای زیردستان صدق می کند. در مورد ویژگی های شخصی، سازماندهی و مقاومت در برابر استرس بسیار مهم در نظر گرفته می شود، که به شما امکان می دهد سایر کارکنان را مدیریت کنید و حتی در هنگام برخورد با بازدیدکنندگان درگیری آرام بمانید.