کارکرد اصلی کنترل در مدیریت

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر رهبر وظایف اساسی مدیریت را انجام می دهد: برنامه ریزی، سازماندهی، انگیزه، کنترل. چهار عنصر تابع کنترل: تعریف شاخص‌ها و روش‌های اندازه‌گیری نتایج، اندازه‌گیری نتایج، تعیین اینکه آیا نتایج در مسیر درست هستند و اقدامات اصلاحی.

همه کارکردهای مدیریت: برنامه ریزی، سازماندهی، انگیزه، کنترل ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. آنها به همان اندازه برای مدیریت مؤثر مهم هستند. آنها را نمی توان به عمده و جزئی تقسیم کرد. در عین حال، کارکردهای مدیریت: سازماندهی، انگیزش و کنترل مبتنی بر برنامه ریزی مدبرانه و مؤثر است.

• برنامه ریزی کارکرد اصلی و اساسی است. بر اساس اهداف راهبردی، برنامه ای برای دستیابی به آنها ساخته می شود که تخصیص منابع معین را پیش بینی می کند و این تخصیص را به موقع پیوند می دهد. برنامه ریزی تخصیص منابع را مستند می کند و تلاش های واحدها و کارکنان را برای دستیابی به یک هدف مشترک متحد می کند. برای این کار انجام می شودتجزیه اهداف مشترک به اهداف شخصی تدارک برنامه ریزی و کنترل سازمان ضروری است. کارکردهای مدیریتی، علاوه بر هدف گذاری، تهیه فهرستی از کارهایی را نیز فراهم می کند که برای رسیدن به هدف باید در یک توالی مشخص انجام شوند. در عین حال، هر اثر به زمان شروع و پایان آن، منابع اختصاص داده شده به آن و کارهای بعدی (یا قبلی) در زمان گره خورده است.
• سازمان به عنوان تابعی از مدیریت، ایجاد ساختاری است که به عناصر منفرد سیستم اجازه می دهد تا طبق قوانین داده شده با هم کار کنند و منابع تخصیص یافته را به طور منطقی برای دستیابی به اهداف صرف کنند. ساختار سازمانی با تعدادی از قوانین رسمی - مقررات، مقررات، دستورالعمل ها توصیف می شود.
• انگیزش، به عنوان تابعی از مدیریت، تشویق کارکنان در تمام سطوح برای همکاری موثر با یکدیگر برای رسیدن به اهدافشان است. این انسانی ترین و کم رسمی ترین عملکرد حکومت است.
• کنترل، به عنوان یک تابع، فرآیند مدیریت شامل حسابداری کمی و کیفی نتایج کار است، این فرآیندی است که سازمان را تضمین می کند که به اهداف خود می رسد

تخصیص کنترل

کنترل وظیفه اصلی مدیریت است. این برای: است

• کاهش عدم قطعیت فرآیند تولید و فرآیند مدیریت.
• پیش‌بینی و پیشگیری از شکست.
• پشتیبانی از اقدام موفق.

کنترل بدون اندازه گیری غیرقابل تصور است. تا بفهمی چیهکار طبق برنامه پیش می رود، لازم است شاخص های کمی به دست آمده در زمان کنترل با برخی از شاخص های برنامه ریزی شده قبلا شناخته شده مقایسه شود.

کنترل فرآیند سیستمی است که به شما امکان می دهد برنامه ریزی، اندازه گیری، شناسایی انحرافات و اصلاح هر گونه فعالیت تجاری مانند تولید، بسته بندی، تحویل به مصرف کننده و موارد دیگر را انجام دهید.

عملکرد کنترل در مدیریت بخشی ضروری از فرآیند مدیریت است.

در غیاب تابع کنترل، هر کنترلی معنای خود را از دست می دهد. شما نمی دانید که آیا برنامه ریزی شده انجام شده است یا خیر، و به طور کلی، آیا کاری انجام می شود یا خیر.

بدون عملکرد کنترل، مدیریت پرسنل نیز غیرممکن است.

فرایند مدیریت یک فرآیند کاربردی برای کنترل سازمانی است که باید از اهداف و برنامه های استراتژیک سازمان رشد کند

چهار عنصر تابع کنترل

چهار مرحله اصلی در عملکرد کنترل مدیریت وجود دارد:

1. تعریف شاخص ها و نحوه اندازه گیری نتایج.
2. نتایج را اندازه گیری کنید.
3. تعیین کنید که آیا نتایج طبق برنامه ریزی شده است یا خیر.
4. اقدام اصلاحی را اعمال کنید.

"کنترل" به معنای فهرستی است که به صورت تکراری نگهداری می شود (فرانسوی contrôle، از contrerôle -، از لاتین contra - در مقابل و rotulus - اسکرول).

تنظیم اهداف و روش‌ها برای اندازه‌گیری نتایج

لازم است مجموعه ای از شاخص ها را تشکیل دهید که برای فرآیند کنترل شده مهم هستند و مقادیر برنامه ریزی شده را برای هر یک در مقاطع زمانی معین تعیین کنید. زمانی که در این زمان واقعی استدر نتیجه، مدیران سیگنال هایی در مورد چگونگی پیش رفتن کارها دریافت می کنند و بنابراین نیازی به بررسی هر مرحله از اجرای برنامه ها ندارند.

شاخص‌ها باید به وضوح بیان، قابل اندازه‌گیری و قابل نظارت باشند. در یک کارخانه تولیدی، معیارها ممکن است شامل فروش و بازده، کارایی نیروی کار، عملکرد ایمنی و موارد دیگر باشد.

در ارائه خدمات، از سوی دیگر، معیارها باید شامل تعداد مشتریانی باشد که باید در صف بانک منتظر بمانند یا تعداد مشتریان جدیدی که در نتیجه یک کمپین تبلیغاتی به‌روز آورده شده‌اند..

نقاط اندازه‌گیری در جدول زمانی نیز نباید به‌طور تصادفی انتخاب شوند، بلکه باید با دوره‌های زمانی یا آغاز/پایان مراحل مهم فرآیند، از نقطه نظر یک فرآیند کنترل‌شده، با اهمیت حیاتی مرتبط باشند. ممکن استباشد

• شروع یا پایان دوره برنامه ریزی - شیفت، روز، هفته یا ماه.
• شروع یا پایان یک مرحله مهم: تکمیل پیش تولید، شروع مونتاژ نهایی محصول، ارسال محصول برای مشتری.
• انتشار محصول جدید یا دستیابی به حجم خدمات برنامه ریزی شده.

کارکردهای برنامه ریزی و کنترل در مدیریت بسیار به هم مرتبط هستند و یکی بدون دیگری معنا ندارد. هیچ طرح کنترل شده ای به یک تکه کاغذ خالی تبدیل نمی شود. کارکردهای مدیریت انگیزه و کنترل نیز مرتبط هستند.

نتایج اندازه گیری

اندازه گیری نتایج در نقاط کنترل و مقایسه آنها با نتایج برنامه ریزی شدهشاخص ها باید به شیوه ای پیشگیرانه انجام شوند تا بتوان انحرافات را در اسرع وقت تشخیص داد یا حتی قبل از وقوع پیش بینی کرد، بنابراین از اقدامات اصلاحی اجتناب کرد یا به حداقل رسید.

اگر ایست های بازرسی به درستی برنامه ریزی شده باشند و ابزارهایی برای تعیین دقیق آنچه زیردستان انجام می دهند در دسترس باشد، ارزیابی عملکرد فعلی و مورد انتظار دقیق و آسان خواهد بود.

با این حال، بسیاری از فعالیت ها وجود دارند که در آنها تعیین نقاط کنترل دقیق دشوار است، همچنین بسیاری از فعالیت ها وجود دارند که اندازه گیری آنها دشوار است.

بسیار ساده است، به عنوان مثال، تعیین یک زمان استاندارد برای تولید محصولات انبوه و اندازه گیری مقادیر واقعی برای این شاخص ها به همین سادگی است

وضعیت با انواع کارهای دور از تکنولوژی پیچیده تر است. به عنوان مثال، نظارت بر کار یک مدیر روابط صنعتی آسان نیست، زیرا ایجاد یک کارت امتیازی واضح آسان نیست.

رئیس این نوع مدیر اغلب بر شاخص های مبهمی مانند روابط اتحادیه، اشتیاق و وفاداری زیردستان، جابجایی کارمندان و/یا اختلافات کاری تکیه می کند. در چنین مواردی، نتایج اندازه گیری زیردستان توسط مدیر نیز مبهم است.

تطابق نتایج با طرح

این یک مرحله ساده اما بسیار مهم در فرآیند کنترل است. این شامل مقایسه نتایج اندازه گیری شده با اهداف از پیش تعیین شده است. در این مرحله، یک تکنیک مقایسه از پیش توسعه یافته بسیار مهم است. در آنسند باید به وضوح مشخص کند که چه چیزی به طور خاص اندازه گیری می شود، در چه مقطع زمانی و تحت چه شرایطی. این تکنیک را به شدت دنبال کنید، در غیر این صورت، نتایج اندازه گیری و مقایسه با طرح غیر قابل اعتماد خواهد بود.

اگر عملکرد طبق برنامه ریزی باشد، ممکن است مدیریت بر این باور باشد که همه چیز تحت کنترل است. در این صورت نیازی به تداخل در امور روزمره سازمان نیست.

اقدام اصلاحی

این مرحله در صورتی مهم‌ترین مرحله می‌شود که شاخص‌ها به شاخص‌های برنامه‌ریزی‌شده نرسند و تحلیل نیاز به اقدامات اصلاحی را نشان دهد. چنین اقدامات اصلاحی ممکن است شامل تغییرات در یک یا چند جنبه از عملیات روزانه سازمان باشد.

مثلاً، یک مدیر شعبه بانک باید تصمیم بگیرد که برای برآورده کردن حداکثر پنج دقیقه انتظار قبلی، باید صندوق‌داران بیشتری در سالن اشغال شود.

یا مدیر فروشگاه تصمیم می گیرد که اپراتورهای ماشین را اضافه کاری بفرستد تا مهلت های تحویل محصولات را رعایت کنند.

نظارت همچنین به شناسایی اهداف نادرست تعیین شده کمک می کند، در این صورت اقدام اصلاحی اصلاح اهداف خواهد بود و نه مبارزه برای تغییر مقادیر اندازه گیری شده فعلی.

بهنگام اقدامات اصلاحی

همیشه باید روشی سازنده برای رساندن شاخص ها به مقادیر برنامه ریزی شده ایجاد کنید، در غیر این صورت باید با تأخیر متوجه شوید که شکست قبلاً رخ داده است.هر چه یک باگ یا شکست زودتر شناسایی شود، احتمال رفع یا رفع آن بیشتر است. و هر چه زمان، منابع مادی و نیروی کار کمتری صرف اصلاح آن شود.

اصلاح انحرافاتی که در تاریخ بعدی کشف می شوند کاملاً غیرممکن است. در این صورت، سازمان تا پایان کار متحمل زیان های مالی و اعتباری قابل توجهی می شود.

خبر بد امروز بهتر از همان خبر فردا است.

D. اس. چادویک

رابطه توابع کنترل

کارکردهای مدیریت: انگیزه و کنترل ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. برای ایجاد یک سیستم انگیزشی مؤثر برای زیردستان، یک مدیر نیاز به دسترسی به نتایج کنترل دقیق و به موقع دارد.

کنترل را می توان برای انطباق انجام داد:

• شاخص های برنامه ریزی شده؛
• استانداردهای کیفیت؛
• سیاست های شرکتی؛
• الزامات برای ایمنی و حفاظت از کار؛
• الزامات کنترل سازمان های دولتی یا عمومی.

کنترل همچنین می تواند دوره ای و یکباره، برنامه ریزی شده و اضطراری، خصوصی و به عنوان بخشی از ممیزی عمومی سازمان باشد.

نتیجه گیری

کارکرد اصلی کنترل در مدیریت تضمین اجرای برنامه و در نتیجه دستیابی به اهداف سازمان است. ویژگی های اضافی - پشتیبانی از سازمان و انگیزه و تعامل با آنها. عملکرد کنترل در مدیریت مهمترین است. نقطه کنترل نیستتا واحد یا کارکنان را در عدم اجرای طرح گرفتار و مجازات کنند. نکته این است که انحرافات از برنامه را به موقع تشخیص دهید. سپس فرصتی برای انجام اقدامات اصلاحی وجود دارد. سازماندهی متفکرانه فرآیندهای کنترلی، کلید اجرای دقیق و به موقع برنامه ها و دستیابی به اهداف است.