مقررات مربوط به جریان اسناد سازمان. نمونه ای از گردش کار در یک سازمان

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

یک سند اطلاعاتی است که به شکلی متناسب با محتوا و هدف آن ارائه می شود. یک سند با هدفی توسط شخصی برای کسی ایجاد می شود. اما همیشه منبع سند و / یا مخاطب آن شخص نخواهد بود. سطح مدرن - زمانی که ممکن و ضروری است که ماشین ها و مکانیسم ها را به طور موثر و عملی در حلقه کنترل قرار دهیم.

روند، ویژگی ها و سرعت حرکت یک سند به شکل، محتوا و عملکرد "محیط حرکت" آن بستگی دارد. موفقیت، شاخص های اقتصادی و کارایی اجتماعی بستگی به نحوه تنظیم جریان اسناد در سازمان دارد و این عبارت است از: کیفیت و عمر شرکت.

درباره اسناد و گردش کار

اداره، شکل و رویه گردش کار به عنوان مثال یک سازمان، توسط قانون تنظیم نمی شود. GOST ها، آیین نامه ها و توصیه های اجباری وجود دارد. به عنوان بخشی از اسناد حسابداری، اوراق برای اخذ وام یاگزارش های پزشکی هنجارهای قانون هستند.

یک سند همیشه یک فرم نوشتاری دقیق نیست. می تواند: باشد

• فرمی که در آن فیلدهای خاص به روشی خاص پر شده و دارای محتوای معنایی و نحوی دقیق است؛
• صفحه ای که بر اساس یک فرم خاص برای یک برنامه خاص (نامه، سفارش، شرایط مرجع، کارکنان، …) ساخته شده است؛
• فرم آزاد (یادداشت توضیحی کارمند، قدردانی از دستاوردهای کار، تصمیم گیری در مورد درخواست، …).

هر سه نسخه اسناد را می توان به صورت کاغذی یا الکترونیکی ارائه کرد و به دلیل در دسترس بودن ابزارهای فنی و قانونی، کاملاً معادل هستند، اگرچه هنوز مواردی وجود دارد که فقط به صورت کاغذی امکان پذیر است.

علیرغم فقدان مقررات قانونی در مورد شکل و محتوای سند و گردش کار، رویه ای سفت و سخت، پذیرفته شده و مورد بحث در مورد ایجاد، جابجایی، ذخیره یا از بین بردن اسناد وجود دارد که هر سازمان مختار است آن را تنظیم کند. به هر نحوی که باشد به خودش.

نمونه عالی از جریان اسناد در یک سازمان

دستیابی به ایده آل اساساً غیرممکن است:

• در هر حوزه از زندگی و فعالیت،
• هر زمان،
• هرجای فضا،

زیرا هر رویکرد جدید، دیدن افق های جدید را ممکن می کند. تمایل و نیاز به پیروی از آنها وجود دارد. مستندات نیز از این قاعده مستثنی نیستند. برعکس، این نمونه ای گویا و زنده از تثبیت پویا فرآیند حرکت اطلاعات است.

مهم نیست که اطلاعات چگونه ثبت می شود: روی کاغذ یا به صورت الکترونیکی. در حال حاضر، هر دو فرم دارای ارزش قانونی یکسانی هستند، اگرچه نسخه کاغذی آن در برخی موارد دارای مزایایی است.

چرخه حرکت آنها از لحظه ظهور (آفرینش) تا لحظه سپرده یا نابودی.

همه سازمان ها نمی دانند که بسیاری از اسناد را می توان مستقیماً توسط ماشین ها و مکانیسم ها بدون دخالت انسان اجرا کرد، همانطور که همه منابع (نویسندگان) نباید فقط افراد باشند.

درک معمول از اتوماسیون گردش کار در اکثریت قریب به اتفاق موارد در سطح یک "ایده سیگنال" ساده است، زمانی که برنامه به برنامه سپرده شده است تا فقط وقوع رویدادها را گزارش کند.

گردش داخلی و خارجی اسناد

هر دو مدار برای یک سازمان موفق مهم هستند. گردش خارجی دارای یک مقدار ثابت است، در حالی که گردش داخلی دارای یک مقدار پویا است.

هرچه مدیریت شرکت این شرایط را بهتر درک کند، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی امیدوارکننده تری را انتخاب می کند. کسانی که می‌خواهند نمونه‌ای ایده‌آل از حرکت اوراق تجاری در یک سازمان باشند، سیستم اطلاعاتی خود را می‌نویسند.

اسناد می توانند اولیه وثانوی. دومی ها همیشه سابقه حرکت در داخل سازمان دارند.

با تجزیه و تحلیل کاربرد دانش در مورد سند و استفاده از آن، می توان ویژگی های عملکردی، شاخص های اجتماعی-اقتصادی و پارامترهای زمانی شرکت را ارزیابی کرد. این هم برای شرکا و هم برای مصرف کنندگان مهم است.

کاغذ اما موثر یا الکترونیکی اما خریداری شده

منحصر به فرد بودن نه تنها برای یک فرد، بلکه برای یک سازمان نیز ذاتی است. علاوه بر این، هر فردی به فردیت خود قدردانی می کند و به هر طریق ممکن با لباس، رفتار، آموزش و … بر آن تاکید می کند.

شرکتی که یک سیستم اطلاعاتی آماده را خریداری می کند، نمونه کاملی از گردش کار یک سازمان است که آن را از چهره خود محروم می کند و کارکنان را مجبور می کند "لباس شخص دیگری" بپوشند.

بهتر است کارمندان خود را به روش قدیمی کار با رسانه های کاغذی بسپارید تا اینکه نظر شخص ثالث اما مدرن در مورد اسناد و استفاده از آنها را به آنها تحمیل کنید. هر کارمند عنصر مهمی از عملکرد سازمان است و نه محقق اثربخشی ایده‌ها و ساختارهای گردش کار شخص ثالث.

اولویت ها، پویایی و عملکرد

خط بیرونی گردش کار همیشه محدود، بی تکلف و از نظر ایستا پایدار است. به طور کلی، نباید بیش از آنچه که شایسته است به آن اهمیت داده شود. به عنوان مثال، "سرمایه گذاری روح خود" در روابط با مالیات، مقامات نظارتی یا شرکا چه فایده ای دارد. شما می توانید به نوعی فرآیند تبادل اطلاعات را باآژانس های تبلیغاتی، اما حتی این نیز در نهایت شکلی ثابت و پیش پا افتاده به خود می گیرد.

اولویت سیستم پردازش اطلاعات خودمان، که بخش مهمی از آن همیشه مدیریت اسناد الکترونیکی است، بدون تردید است. اما همیشه و همه متاسفند برای وقت و هزینه برای ایجاد سیستم خود.

ترکیبی از گزینه های کلاسیک "one es" یا "galaxy" که هرگز بدون xel و چند برنامه اقتصادی یا حسابداری محلی شخص ثالث، همراه با وب سایت خود برای داشتن بازخورد و اسناد (سفارشات، شکایات، پیشنهادات، …) از مشتریان و شرکا - وضعیت معمول، کارمندان دائماً مشغول کارهای روزمره هستند و هیچ هزینه ای ندارند.

پویایی فرآیند تولید را تنها می توان با اجرای مؤثر عملکرد خود تضمین کرد. تنها در این ظرفیت، مدیریت اسناد الکترونیکی در یک سازمان، نمونه ای قابل تقلید و در چارچوب اجرای ایده تجاری خود، پویایی عالی در شاخص های تولید، اقتصادی و اجتماعی است.

مقررات سیستم اطلاعاتی سازمان

هر سازمان یک سیستم اطلاعاتی است که در یک محیط مشابه بوجود می آید و وجود دارد. اسناد از خارج وارد سازمان می شود، در داخل نیز برای ایجاد اسناد لازم است که برخی از آنها تنظیم شده و اجباری هستند.

نمودار گردش کار سازمانی ساده نمونه ای از کارهایی است که معمولاً همه انجام می دهند. مقررات درقوانین کار، روال روزانه، وظایف کارمندان - هنجار معمولی است، اما افراد بسیار کمی در توسعه "مقررات سیستم اطلاعات سازمان" دخیل هستند.

از دیدگاه عینی، رهبران سازمان می توانند با هر چیزی هدایت شوند، هر آیین نامه و شرح شغلی را بنویسند. اما اثربخشی و عملی بودن این قانون‌سازی تنها به این بستگی دارد که زرادخانه نظارتی داخلی تا چه حد الزامات واقعیت را برآورده می‌کند.

مقررات مربوط به اسناد و جابجایی آنها

سیستم مدیریت اسناد یک شرکت بخشی جدایی ناپذیر از حوزه اطلاعاتی شرکت است که در نتیجه "آیین نامه مدیریت اسناد" ضمیمه "مقررات سیستم اطلاعات سازمان" است، اما بسیار مهم است و همه عناصر تشکیل دهنده آن را به یک ارگانیسم اطلاعاتی متصل می کند.

اگر مدیریت مصمم است نمونه کاملی از گردش کار یک سازمان ایجاد کند، به این معنی است که آنها واقعاً درگیر توسعه یک تجارت موفق با هدف کسب سود و بهبود رفاه کارکنان هستند.

یکی از ویژگی های وضعیت فعلی توسعه نرم افزار، به ویژه در خط مقدم پردازش اطلاعات توزیع شده (نمونه های برنامه نویسی اینترنتی)، این است که تقریباً غیرممکن است که یک برنامه کاربردی خود انطباق تلفن همراه ایجاد کنید.

وظیفه مدیریت اسناد الکترونیکی در یک سازمان یک مثال ساده اما گویا است. در اینجا دینامیک عجیب است:

• اسناد ورودی و خروجی؛
• الگوریتم برای پردازش اوراق تجاری داخلی و خارجی.

نوشتن کدی که می تواند با تغییر داده ها و الگوریتم ها متفاوت باشد بسیار دشوار است. هزینه زمان و منابع برای هر سازمانی در دسترس نیست.

مدیریت اسناد الکترونیکی در دینامیک

سازمان گردش کار در شرکت به عنوان مثال وظیفه نسخه الکترونیکی مرتبط، ساده، نشانگر و عملی است. این پیچیدگی ناشی از فرآیند طراحی کد است که می تواند به صورت پویا تغییر کند. زمان توسعه نیز یک مشکل است.

از منطق پردازش رایج استفاده کنید.

سپس گردش کار در سازمان=یک مثال + ویژگی های ایده کسب و کار خودتان. در تقریب اول، نتیجه عملی نخواهد بود، اما به محض اینکه اولین اجرای وظایف به بهره برداری برسد، چرخه حل آنها برگشت ناپذیر می شود و با توجه لازم، نتیجه حاصل می شود.

ایجاد یک سیستم اطلاعاتی که قادر به پردازش اطلاعات در حال تغییر پویا باشد، اول از همه، پویایی خود فرآیند ایجاد است.

تا زمانی که مکانیزمی برای تغییر کافی ورودی، خروجی واسناد داخلی، و کد بدون مشارکت برنامه نویس قادر به تغییر مستقل نخواهد بود، نمی توان در مورد ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی صحبت کرد.

با این حال، اختراع و پیاده سازی سیستم خود برای پشتیبانی کامل از فرآیندهای اطلاعاتی سازمان، مانند موفقیت درخشان و بی نقص آن است.