سیستم ERP چیست؟ برنامه ریزی منابع مالی سازمانی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

شرکت های بیشتر و بیشتری با اندازه های مختلف در سراسر جهان به دنبال معرفی قدرتمندترین ابزار مدیریتی شناخته شده به عنوان سیستم ERP در کار خود هستند. استفاده از آن برای ایجاد کنترل و برنامه ریزی مؤثر کلیه فرآیندهای تجاری مهم استراتژیک برای سازمان، به منظور بهینه سازی عملکرد تولید اصلی و تأسیسات کمکی طراحی شده است.

مفهوم ERP و سیستم های ERP

استراتژی کسب و کار ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) ادغام تمام بخش ها و فرآیندهای سازمان است: امکانات تولید، بخش های مالی، پرسنل و مشخصات مشتری و بسیاری دیگر. چنین ترکیبی در درجه اول با هدف بهینه سازی توزیع منابع مختلف در سازمان است.

اگر قبلاً یک مفهوم صرفاً بازاریابی بود، امروزه سیستم ERP اغلب به عنوان کلاسی از ابزارهای نرم افزاری تخصصی شناخته می شود. در مفهوم گسترده، روشی برای برنامه ریزی و مدیریت تمام منابع سازمانی است. از لحاظ تاریخی، استراتژی ERP بر اساس پیشینیان خود شکل گرفته است:

• MRP - برنامه ریزی مورد نیاز مواد.
• MRP II - برنامه ریزیمنابع تولید.

در مقابل، یک سیستم ERP را می توان برای شرکت های بسیار بزرگ که اغلب از نظر جغرافیایی توزیع شده اند، استفاده کرد. در این مورد، ما در مورد برنامه ریزی منابع شرکت صحبت می کنیم، زیرا نه تنها به تولید، بلکه به برنامه ریزی مالی جامع نیز توجه دارد. یکی از ویژگی های اساسی سیستم ERP همچنین امکان استفاده از آن در مطلقاً هر شرکتی است، صرف نظر از ویژگی های کار، از جمله آنهایی که در فعالیت های تولیدی شرکت ندارند. با در نظر گرفتن آن به عنوان یک محصول نرم افزاری، لازم به ذکر است که مجهز به مجموعه ای قوی تر از ابزارهای فنی است که فرآیند تصمیم گیری را تسهیل یا جایگزین می کند.

هدف سیستم ERP در سازمان

برای تصمیم گیری در مورد تغییر اساسی در فعالیت های شرکت خود، مربوط به معرفی سیستم مدیریت اطلاعات و اجرای یک استراتژی تجاری جدید، مدیریت باید به وضوح از نیاز به این مرحله آگاه باشد، که باید در نکات کلیدی زیر بیان شود:

• عدم تمایل به پذیرش وضعیت فعلی؛
• وجود نیاز به استفاده از فناوری های نوین برای تقویت جایگاه یک واحد تجاری در بازار در فضای رقابتی؛
• انتظار مزایای قابل توجه از اجرا.

اول از همه، استفاده از یک سیستم ERP برای کمک به اجرای موفقیت آمیز یک استراتژی تجاری مشابه طراحی شده است، که اجرای آن باید موثر باشد.برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی برای انجام این کار، بهینه سازی کار بخش های آن، یعنی دستیابی به حداکثر هماهنگی بین آنها و کاهش هزینه های اداری ضروری است. این امر از طریق مزایای ارائه شده توسط سیستم اطلاعاتی قابل دستیابی است. این است:

• افزایش شفافیت فرآیندهای کسب و کار.
• حل مشکلات با سازماندهی و یافتن اطلاعات مناسب.
• بهبود قابلیت اطمینان و ارتباط داده ها.
• افزایش سرعت گردش کار بین بخش ها.
• سازمان یک فضای اطلاعاتی واحد بین دفتر مرکزی و شعب راه دور.
• کاهش زمان لازم برای تکمیل مستندات و خلاص شدن از شر خطاهای احتمالی.
• افزایش سرعت تصمیم گیری در همه سطوح.

سیستم ERP افزایش رقابت پذیری شی را فراهم می کند، نه تنها از طریق معرفی فرآیندهای تجاری کارآمدتر در کار خود. استفاده از آن همچنین باید به کاهش هزینه های کلی شرکت منجر شود. ابزارهای برنامه ریزی، مدل سازی و تحلیل پیشرفته به بهینه سازی منابع فعالیت های تولیدی، بخش مالی و همچنین کار انبار، حمل و نقل و سایر بخش ها کمک می کند.

ویژگی های اصلی کار

در شرکت‌های مختلف، حتی شرکت‌هایی که در یک کسب‌وکار مشغول هستند، همه فرآیندهای تجاری می‌توانند به روش‌های کاملاً متفاوتی پیش بروند. طرح استاندارد کاری که یک سیستم اطلاعات مدیریت سازمانی ارائه می دهد می تواند به طور قابل توجهی با آنچه قبلاً در اینجا استفاده می شد متفاوت باشد. با ایندلیل اینکه آن را فقط به عنوان یک محصول نرم افزاری در نظر بگیریم اساساً اشتباه است، زیرا اجرای آن مستلزم تغییرات داخلی در مقیاس بزرگ از سوی شرکت به شکل سازماندهی مجدد فرآیندهای تجاری موجود است.

ویژگی های مفهومی این سیستم ها به طور مستقیم با ماهیت آنها مرتبط است. به یاد بیاورید که روش ERP شامل ادغام تمام بخش های حیاتی شرکت برای سازماندهی مدیریت موثر منابع آن است. چنین ارتباطی در سیستم اطلاعاتی از طریق حضور یک پایگاه داده عمومی واحد پیاده سازی می شود. اطلاعات فقط یک بار وارد مخزن می شود و متعاقباً می تواند به طور مکرر توسط مصرف کنندگان داخلی و خارجی مختلف پردازش و استفاده شود. در مقایسه با زندگی واقعی، در این مورد، کاهش زمان و تلاش کارکنان شرکت برای تصمیم گیری وجود دارد. همچنین لازم به ذکر است که سیستم ERP یک سیستم کنترل فرآیند خودکار نیست، بلکه یک سیستم اطلاعاتی یکپارچه بر اساس مدل انتزاعی آنها است که اطلاعات توسط افراد زنده وارد می شود.

ساختار پایگاه داده، و همچنین عملکرد بسته نرم افزاری به طور کلی، باید به گونه ای تنظیم شود که منعکس کننده فعالیت های همه بخش ها بدون استثنا باشد. این رویکرد امکان نظارت بر کل مجموعه منابع و فرآیندهای تجاری شرکت را تقریباً در زمان واقعی و در نتیجه مدیریت عملیاتی و استراتژیک آنها را ممکن می‌سازد.

یکی از وظایف اصلی سیستم های ERP این است کهبهینه سازی فرآیند برنامه ریزی و کنترل بر اجرای طرح. الگوریتم های هوشمند داخلی راه حل آن را برای کاربران خود بسیار ساده می کند. به عنوان مثال، برنامه ریزی و مدیریت یک شرکت تولیدی دارای ویژگی های خاص بسیاری است که با ناهمگونی اجزای آن مرتبط است. بنابراین، در یک کارخانه می‌توان کارگاه‌هایی وجود داشت که هم به‌طور پیوسته و هم به‌طور مجزا کار کنند. از این دیدگاه، سیستم ERP-class پیاده سازی شده باید جهانی باشد و دارای وسیع ترین طیف ماژول های تخصصی باشد.

از آنجایی که شرکت‌های مدرن امروزی اغلب از نظر جغرافیایی توزیع شده‌اند، بسیار مهم است که شعبه‌هایی که از دفتر اصلی دور هستند دسترسی کامل به انبار اطلاعات مشترک داشته باشند. این توسط پیشرفته‌ترین فناوری‌های شبکه درگیر در توسعه سیستم‌های ERP پیاده‌سازی می‌شود، که همچنین تمایز حقوق دسترسی کاربر به اطلاعات ذخیره شده در آنها را فراهم می‌کند.

کارکرد سیستم های کلاس ERP

در مورد عملکردها، نباید فراموش کنیم که هر محصول کلاس ERP در کل یک سیستم مدیریت سازمانی است. دامنه قابلیت های آن در درجه اول به مقیاس و ویژگی های عملکرد تاسیساتی که برای نیازهای آن استفاده می شود بستگی دارد. مجموعه ویژگی های کلاسیک را در نظر بگیرید:

تولید

• حفظ مشخصات طراحی و فرآیند برای کالاهای تولید شده یا خدمات انجام شده به منظور تعیین مقدار مواد مورد نیاز و هزینه کار.
• طراحی طرح های تولید.
• برنامه ریزی و مدیریت ظرفیت های فنی یک شرکت در تقریب های مختلف: از واحدهای فردی گرفته تا کارگاه ها و انجمن های تولیدی.

مالی

• حسابداری عملیاتی، مالی، مدیریتی، حسابداری مالیاتی و کنترلی.
• مدیریت دارایی های شرکت، از جمله دارایی های ثابت، اوراق بهادار، حساب های بانکی و غیره.
• برنامه ریزی جامع منابع مالی شرکت و کنترل نتایج آن.

تدارکات

• تشکیل شاخص های برنامه ریزی شده حجم مورد نیاز مواد، مواد اولیه، قطعات، قطعات مطابق با برنامه های تولید.
• مدیریت عرضه و فروش: حسابداری طرف مقابل، نگهداری ثبت قراردادها، مدیریت زنجیره تامین، اجرای برنامه ریزی انبار و حسابداری.

پرسنل

• مدیریت فرآیند استخدام.
• سوابق پرسنل عملیاتی و پرسنل، کارکنان، حقوق و دستمزد.
• برنامه ریزی نیروی انسانی.

بازاریابی و تبلیغات

• برنامه های فروش را حفظ کنید.
• مدیریت قیمت گذاری در انواع مختلف بازارها به منظور تشکیل یک استراتژی کلی مناسب برای شرکت، یک سیاست شفاف برای محاسبه بهای تمام شده کالا: حسابداری تخفیف ها و شرایط فروش ویژه.
• برنامه ریزی و کنترل فعالیت های تبلیغاتی و بازاریابی مداوم.

پروژه ها. گزارش

• ارائه طیف گسترده ای از فرم های استاندارد حسابداری، گزارشگری مالی و مدیریتی و همچنین مکانیزم انعطاف پذیرسفارشی ایجاد کنید.
• پیش نویس یک استراتژی کلی: برنامه ریزی گام به گام لازم برای اجرای موفقیت آمیز زمان، منابع مادی، مالی و انسانی.
• نظارت بر شاخص های کلیدی عملکرد پروژه.

چه کسب و کارهایی می توانند از سیستم های ERP استفاده کنند

در نگاه اول، ممکن است به نظر برسد که سیستم های این کلاس منحصراً برای صنایع بزرگ طراحی شده اند، زیرا آنها بیشتر با پیچیدگی بالای ساختار جریان منابع و فرآیندهای انواع مختلف مشخص می شوند. با این حال، شرایطی وجود دارد که استفاده از کلاس های MRP یا MRP II ممکن است برای یک شرکت کوچک کافی نباشد. امروزه در بازار می توانید محصولات نرم افزاری با قابلیت های مختلف خریداری کنید. بسته به مقیاس شرکتی که می توان از آنها به طور موثر استفاده کرد، راه حل های سنگین، متوسط و سبک وجود دارد.

در مورد سازمان های غیر تولیدی، سیستم های کلاس ERP برای آنها نیز قابل اجرا هستند. برای چنین شرکت هایی، عملکرد نه چندان گسترده کافی خواهد بود. در حال حاضر، انواع سیستم های یکپارچه یا محلی کوچکی وجود دارد که می تواند نیازهای شرکت های تجاری یا سازمان های فعال در بخش خدمات را برآورده کند. همچنین لازم به ذکر است که بسیاری از توسعه دهندگان به مشتریان و محصولات صنعتی خود ارائه می دهند.

درباره روش های طبقه بندی

بارزترین ویژگی که می توان با آن تمام سیستم های مدیریت سازمانی ERP را طبقه بندی کرد این استمقیاس سازمان، جایی که ممکن است قابل اجرا باشند. از این منظر، بسته به تعداد مشاغل، مرسوم است که راه حل هایی برای:تخصیص داده شود.

• شرکت های بزرگ (بیش از 10 هزار نفر).
• شرکت‌های متوسط (از 1000 تا 10000 نفر).
• شرکت‌های متوسط (از 100 تا 1 هزار نفر).
• کسب و کارهای کوچک (کمتر از 100 نفر).

یکی از نشانه‌های مهم سیستم‌بندی چنین محصولات اطلاعاتی، عملکرد است. بسته به حجم اجرای وظایف انجام شده، تقسیم بندی پذیرفته شده زیر به طور کلی وجود دارد:

• یکپارچه بزرگ.
• میانگین یکپارچه.
• مدیریت مالی.
• محلی.

نسخه محلی معمولاً یک محصول اطلاعات جعبه‌ای یکپارچه با تمرکز محدود، با هزینه کل نسبتاً کمی است. اغلب، یک یا چند بلوک در زمینه مالی سازمان یا فعالیت های حسابداری آن را پوشش می دهد. چنین سیستم هایی برای شرکت های کوچک تولیدی یا تجاری مناسب هستند.

سیستم مالی و مدیریتی مدیریت سازمانی می تواند عمدتاً در سازمان های غیر تولیدی، عمدتاً تجارت یا کار در ارائه خدمات استفاده شود. علاوه بر امور مالی و حسابداری، ماژول های مدیریت لجستیک نیز در اینجا دخیل هستند.

سیستم های اطلاعاتی یکپارچه، بسته به مقیاس شی هدف، می توانند متوسط یا بزرگ باشند. آنها تمام فرآیندهای تجاری ساختارهای شرکتی، یعنی تعامل با تامین کنندگان و مصرف کنندگان را پوشش می دهند.تولید محصول نهایی، جریان های مواد و مالی، روابط پرسنلی، تامین، ذخیره سازی و بازاریابی، اجرای پروژه و بسیاری موارد دیگر.

بازار سیستم های ERP مدرن

تمام محصولات نرم افزاری ارائه شده امروز در بازار داخلی را می توان به دو دسته اصلی روسی و وارداتی تقسیم کرد. تفاوت آنها نه تنها در مکان ایجاد، بلکه در عملکرد نیز است.

توسعه‌های قدرتمند غربی به عنوان استانداردهایی برای آنچه که معمولاً سیستم‌های کلاس ERP نامیده می‌شوند، عمل می‌کنند. واضح‌ترین نمونه‌های آن‌ها محصولات SAP، Oracle، PeopleSof، SAGE، Baan، Microsoft Business Solution هستند. همه آنها را می توان بر روی اهداف در هر سطح، از جمله اهداف بسیار بزرگ استفاده کرد. با این حال، استفاده از آنها توسط شرکت های روسی اغلب ممکن است به دلیل وقوع احتمالی مشکلات زیر دشوار باشد:

• ناآمادگی شرکتها برای سازماندهی مجدد جدی فرآیندهای تجاری موجود. اغراق در مقیاس چنین تغییراتی دشوار است. فرآیندهای کسب و کار سیستم های مدیریت شرکت های خارجی اساساً با آنچه که معمولاً در کشور ما استفاده می شود متفاوت است.
• تعداد ناکافی از متخصصان قادر به اجرای پروژه پیاده سازی سیستم ERP وارداتی در روسیه با سطح کیفی مناسب.
• هزینه بالای استفاده از چنین راه حل هایی.

علی رغم عقب ماندگی کلی از آنالوگ های غربی، تحولات مدرن روسیه به تدریج عملکرد خود را افزایش می دهد. آنها به طور کامل با کار شرکت های داخلی سازگار هستند. و می تواند با موفقیت اجرا شوداگر در یک مورد خاص پوشش گسترده ای از فرآیندهای تجاری مورد نیاز نیست، اما فقط کافی است حسابداری را در برخی از زمینه های فعالیت با استفاده از یک سیستم ERP راه اندازی کنید. نمونه هایی از پیشرفت های داخلی پیشرفته محصولات 1C و Galaktika هستند.

نگاه به آینده - ERP II

مدتی پیش ظهور کرد، مفهوم ERP II نتیجه بهبود روش ERP بود. برنامه ریزی و مدیریت منابع سازمانی جزو وظایف اصلی در اینجا باقی می ماند. با این حال، توسعه سریع اینترنت، که آغازگر ظهور یک روش جدید بود، اثر خود را بر جای گذاشت و تجارت سنتی را تا حدی الکترونیکی کرد. ERP II ترکیبی از یک سیستم مدیریت سازمانی کلاسیک با راه حل های خاص تجارت آنلاین است.

اکنون تعامل با طرف مقابل خود از طریق شبکه بسیار مهم شده است. دو حوزه مهم برای این امر وجود دارد: مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری. اطلاعات درون شرکتی فقط از این قبیل خارج می شود، وارد محیط خارجی می شود و مبنایی برای همکاری با سایر نهادهای تجاری می شود. مفهوم جدید در این مورد به عنوان مدیریت منابع و روابط خارجی شرکت فرموله شده است. علاوه بر جهت گیری مجدد ایدئولوژیک، سیستم های ERP II ویژگی های تکنولوژیکی خود را دریافت کردند.

حل مشکل انتخاب سیستم

انتخاب نرم افزار در این سطح یک فرآیند بسیار مسئولیت پذیر است. یک تصمیم اشتباه در مورد این موضوع به خصوص برای پروژه های بزرگ می توانددر غیاب نتیجه مورد انتظار، هزینه های زمانی و مالی قابل توجهی را به همراه دارد.

اجرای مؤثر یک سیستم در مقیاس بزرگ، که به عنوان مثال، باید مدیریت مؤثر یک شرکت تولیدی را تضمین کند، لزوماً نیازمند مهندسی مجدد فرآیندهای تجاری از آن است. جلوگیری از وضعیتی که در پایان مراحل اجرا، برنامه داده های استفاده نشده را جمع آوری می کند یا وظایف لازم را حل نمی کند، مهم است. به همین دلیل برای اجرای پروژه بهتر است از یک تیم متخصص که خود را در این امر ثابت کرده اند دعوت به همکاری کنید.

لیست مشخصی از معیارها وجود دارد که بر اساس آن تیم پروژه، با توافق با مدیریت شرکت مورد نظر، می تواند تصمیمی بهینه و مقرون به صرفه در مورد انتخاب یک محصول نرم افزاری بگیرد:

• انطباق قابلیت های فنی و عملکردی سیستم با اهداف اصلی سازمان.
• هزینه کل مالکیت باید با بودجه اختصاص داده شده برای این منظور مطابقت داشته باشد. علاوه بر هزینه خرید سیستم، این شامل هزینه های عملیاتی و سایر انواع هزینه های غیر مستقیم می شود.
• سیستم اطلاعاتی کلاس ERP پیاده سازی شده باید با تمام الزامات فنی پذیرفته شده عمومی مطابقت داشته باشد، به این معنی که باید مقیاس پذیر، قابل اعتماد، مقاوم در برابر خرابی های احتمالی، دارای حفاظت ضد ویروس و ضد هکر باشد.
• تامین کننده باید از نگهداری و پشتیبانی بعدی نرم افزار نصب شده اطمینان حاصل کند.

فرایند پیاده سازی سیستم های کلاس ERP

معرفی سیستم های ERP در شرکت ها با پیاده سازی استراتژی هایی به همین نام بر روی آنها همراه است. این روش، بسته به مقیاس شی مورد نظر، معمولا از چند هفته تا چند سال طول می کشد. یک سازمان می تواند به تنهایی در پیاده سازی شرکت کند یا از کمک شرکت های متخصص در این زمینه استفاده کند. ما می توانیم مراحل اصلی این فرآیند را تشخیص دهیم:

1. سازمان اولیه. در اینجا لازم است اهداف استراتژیک، اهداف و تعیین اثر مورد انتظار اجرا برای یک سازمان خاص مشخص شود. بر اساس این داده ها، امکان ترسیم یک طرح فنی برای پروژه وجود خواهد داشت.
2. توسعه پروژه. در این مرحله، فعالیت های جاری سازمان مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد: استراتژی ارتقاء آن، فرآیندهای تجاری. بر اساس نتایج آن، یک مدل سیستم ساخته می‌شود و اصلاحات مناسب در برنامه کاری انجام می‌شود.
3. اجرای پروژه. از آنجایی که قوانین انجام فرآیندهای تجاری توسط سیستم ERP پیاده سازی شده دیکته می شود، در اینجا آنها مطابق با الزامات یکپارچه تغییر می کنند. در صورت لزوم، توسعه فرم ها و الگوریتم های گزارش برای انتقال داده ها از برنامه های حسابداری استفاده شده قبلی انجام می شود. اگر در مراحل قبلی نارسایی عملکرد سیستم برای شی آشکار شود، نهایی می شود. با آموزش کاربر و پیش آزمایش به پایان می رسد.
4. راه اندازی. در فرآیند استفاده، خطاها و نقص‌های احتمالی شناسایی و برطرف می‌شوند.

سیستممدیریت کلاس ERP امروزه فقط یک کپی از نرم افزارهای گران قیمت نصب شده بر روی همه رایانه های یک سازمان نیست، بلکه نیروی محرکه اصلی پشت یک استراتژی تجاری امیدوارکننده است. انتخاب آن باید بر اساس نیازها و قابلیت های موجود هدف مورد نظر باشد. موفقیت بیشتر کل کسب و کار به طور کلی به درستی تصمیم گرفته شده و اجرای مراحل اجرای بعدی بستگی دارد.