طرح مدیریت پروژه: شرح، تدوین، تجزیه و تحلیل

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

چیستی برنامه مدیریت پروژه را می توان با درک اصطلاح مدیریت پروژه درک کرد. این یک هنر و یک علم در عین حال است که به خوبی در اقتصاد بازار مصرف‌گرا تثبیت شده است. این یک بسط ساختار یافته یک برنامه کاری با تعیین اهداف میانی برای تاریخ های خاص است. به عنوان بخشی از اجرای آن، یک پروژه مسئول تعیین می شود که کار را انجام می دهد و نهادهای نظارتی که بر رعایت مقررات نظارت می کنند. آیا مدیریت پروژه همیشه موثر است؟ چه کسی یا چه چیزی بر نتیجه نهایی تأثیر می گذارد؟

جنبه نظری

برنامه مدیریت پروژه همیشه با اجرای نوآورانه همراه است و از عناصر تجزیه و تحلیل یک محصول جدید، بازار، دسته بندی مصرف کننده تشکیل شده است. هدف اصلی آن این است که کار برنامه ریزی شده را در کوتاه ترین زمان ممکن با حداکثر صرفه جویی در هزینه حل کند.منابع.

با طراحی، هر پروژه دارای یک اثر نوآورانه محدود است. نوآوری در رویکرد فردی برای ایجاد کالاهایی که با کالاها یا خدمات مشابه متفاوت است، آشکار می شود. این توانایی به شما امکان می دهد تا به طور سیستماتیک ویژگی های یک محصول یا خدمات را اصلاح و اصلاح کنید.

این پارامتر بخشی جدایی ناپذیر از برنامه مدیریت ارتباطات پروژه، توسعه محصولات جدید، تعمیر کار ساختمانی یا تبلیغات انتخاباتی، تشکیل یک سیستم اطلاعاتی در شرکت است.

جنبه نظری شامل دانش، مهارت ها، راه ها و ابزارهای ترکیبی برای ایجاد یک محصول و خدمات جدید است. برای برآوردن نیازهای بازار و انتظارات سرمایه گذاران، باید تعادل بهینه بین هزینه ها، ضرب الاجل ها، اهداف و کیفیت پروژه در حال انجام یافت شود.

برنامه پروژه باید به طور منطقی همه حوزه های دانش را با منابع موجود و پتانسیل مجریان مرتبط کند.

انواع سیستم

هر کاری، مانند ایجاد یک محصول جدید و سپس فروش آن، می تواند با یا بدون برنامه مدیریت پروژه انجام شود.

گزینه اول بر اساس استفاده از سیستم ماتریسی خواهد بود که مسئول (مدیر) پروژه را تعیین می کند. او به مدیر گزارش می دهد و گروه او متشکل از کارمندان بخش های مختلف است که در طول مدت پروژه از وظایف مستقیم کاری آزاد می شوند. چنین تغییرات پرسنلی مستلزم انسجام تیمی و درک روشنی از اهداف و نتایج پروژه است.

گزینه دوم فرض می کند که یکی از روسای بخش مسئول منصوب می شود. کلیه وظایف پروژه توسط کارکنان این واحد انجام خواهد شد. اما به طور کلی کارکنان درک کاملی از این وظیفه نخواهند داشت و آن را به عنوان یک بار اضافی درک خواهند کرد. در نتیجه، زمان و نتایج می‌توانند غیرقابل پیش‌بینی باشند.

انواع پروژه ها

شرکت ها از پروژه ها در محل کار به عنوان روشی غیر سنتی برای انجام ابتکارات استفاده می کنند که نمی توان از آنها در عملیات روزمره استفاده کرد. سهم آنها در شرکت ها هر سال در حال افزایش است.

پروژه ها همیشه متفاوت هستند، اما وجوه مشترکی دارند. اینها شرایط زمان محدود، جستجوی مجریان شایسته و پول اضافی است. جهت‌های زیر متمایز می‌شوند:

1. طراحی معماری. برای موفقیت در کسب و کار، مشارکت مهندسان، طراحان، مصرف کنندگان و سرمایه گذاران ضروری است. یک نمونه بارز مخترع و معمار از ایالات متحده آمریکا، B. Fuller است که موفق شد مردم را مورد توجه قرار دهد و مدلی از حمام های مدولار ایجاد کند. این اتاق‌ها گزینه‌ای مقرون به صرفه هستند و امروزه نیز در ساخت ساختمان‌های مسکونی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
2. دید مفهومی. نکته این است که شرایطی را برای خلق ایده های جدید ایجاد کنیم. به عنوان مثال پروژه ای با شرکت های تلفن در ایالات متحده است که به دنبال راهی برای محافظت از باجه های تلفن در برابر غارتگران هستند. از بین گزینه های بسیار، ما بر روی ساخت و ساز فولاد ضد زنگ مستقر شدیم. امروزه این عنصر را می توان بر روی درب ورودی مشاهده کرد.در بسیاری از ساختمان ها.
3. برنامه ریزی. ایجاد توالی اجرای پروژه بسیار مهم است. به عنوان مثال، با توجه به این معیار، پارک ملی یلوستون موفق به اجرای طرح جامع برای تبادل و نگهداری آن شد.
4. ساخت اشیا. تمرکز کار بر رعایت هنجارها و قوانین ساخت و ساز و همچنین کنترل سیستماتیک هر مرحله است. عدم وجود بدنه کنترل کننده می تواند منجر به تخریب جسم با آسیب غیرقابل پیش بینی شود.

قبل از تصمیم گیری در مورد یکی از رویکردها، لازم است یک برنامه مدیریت کیفیت برای پروژه ایجاد شود. در تولید تجهیزات پزشکی یا داروها بهتر است بر کیفیت مراحل برنامه ریزی تمرکز شود. در مواردی که محصول نهایی نیاز به تغییر کاربری از یک منطقه به منطقه دیگر دارد، به عنوان مثال، نصب سیستم های تهویه مطبوع و گرمایش در ساختمان های چند طبقه، تمرکز بر روی کنترل است.

عامل موفقیت

طرح مدیریت پروژه امروزه بخشی جدایی ناپذیر از یک نتیجه موفق است. در گذشته، ایجاد آن مشخصه مناطق سنتی تولید (دفاع، انرژی، ساخت و ساز) بود. در حال حاضر، تقریباً هر شرکت دوم یا بهتر است بگوییم، 45٪ از کل سازمان ها از این رویکرد استفاده می کنند. اینها شامل مؤسسات مالی است که خدمات و کالاها را به شرکت ارائه می دهند.

اغلب، یک شرکت متمرکز بر محصول احساس می کند که باید به طور سیستماتیک آن را در پاسخ به نیازهای مشتری جدید اصلاح کند. در این صورت ایجادطرح مدیریت پروژه امروزه اکثر سازمان ها از طریق این رویکرد عمل می کنند.

نکاتی برای ایجاد یک طرح

در عمل، بسیاری از شرکت ها در تلاش خود با مشکلاتی مواجه می شوند و ورشکست می شوند. به عنوان مثال، لاکهید که با هواپیمای L-1011 شکست خورد، یا پروژه تونل عمیق، با هدف افزایش زیرساخت های فاضلاب شهر شیکاگو بود. شرکت‌ها هزینه‌های زیادی متحمل شده‌اند و تلاش می‌کنند آنچه را که موفق به انجام آن شده‌اند حفظ کنند و تا حدودی بفروشند - محصول خود را.

دلیل اصلی شکست ها این بود که توسعه دقیق برنامه مدیریت پروژه انجام نشد و مدیریت شرکت کاملاً بر نتیجه نهایی متمرکز بود و نه بر روی مراحل متوالی دستیابی به هدف.

برای پیاده سازی یک شرکت موفق، لازم است یک مفهوم با توالی مشخص از اقدامات، با در نظر گرفتن نکات زیر ایجاد شود:

1. مشاهده پروژه از شخص ثالث. این تکنیک به شما این امکان را می دهد که به طور عینی آنچه را در حال رخ دادن است ارزیابی کنید، نگاهی تازه به موقعیت ها بیندازید، مشکلات به وجود آمده را حل کنید و هزینه ها را بررسی کنید؛
2. تصمیم‌گیری به نمایندگی. چنین رویکردی درک اهداف میانی پروژه را فراهم می کند، اثربخشی را چندین برابر افزایش می دهد؛
3. یک برنامه پشتیبان تهیه کنید. گزینه های اضافی برای حل مشکلات به وجود آمده به صرفه جویی در زمان و هزینه کمک می کند. و تقسیم این مفهوم به چند بخش، آن را به تکمیل نزدیک‌تر می‌کند.

مسئول مدیریت

برنامه مدیریت کیفیتیک پروژه زمانی موثر می شود که رهبر آن معیارهای خاصی را برآورده کند. انتخاب فردی که بتواند فعالیت های لازم را انجام دهد و شرکت را به سطح جدیدی برساند، کاری پر ریسک است. با این حال، بهتر است حل مسئله را به تاخیر نیندازید.

ویژگی های اصلی نامزد باید مسئولیت پذیری، جاه طلبی، توانایی مدیریت افراد و سطح بالای شایستگی باشد. در عمل این کافی نیست، زیرا او نیز باید محتوای کار را بداند. طرح مدیریت محدوده پروژه در بیشتر موارد شامل مراحل است:

• توسعه اسناد؛
• توزیع اختیارات و وظایف؛
• تصویب برنامه کاری؛
• ایجاد سناریو برای موقعیت های غیرمنتظره.

در نهایت بهتر است به متقاضیان با انگیزه و خود نامزد ترجیح داده شود. این ویژگی اصلی یک رهبر را نشان می دهد - توانایی سریع تصمیم گیری جدی.

خطرات پروژه

برنامه مدیریت ریسک یک سیستم ساختاریافته برای شناسایی عوامل، ارزیابی آنها و پاسخگویی به آنها است. این شامل هنجارهای پیش‌بینی در دسترس و قابل قبول از نظر پیامدهای یک سناریو است.

سطوح مختلفی از مدیریت ریسک در تجارت وجود دارد:

• شناسایی رویکردها و ترسیم برنامه اقدام؛
• جستجوی خطراتی که می تواند نتیجه پروژه را تغییر دهد؛
• ارزیابی ریسک کیفی و کمی؛
• توسعه روش ها و رویه ها برای کاهش تهدیدات احتمالی؛
• نظارت بر اجرای کل چرخه پروژه.

منابع

می توانید با انتخاب فناوری های مدرن، کارکنان واجد شرایط و منابع مالی برای تکمیل کار، بر افزایش نتایج نهایی مفهوم و همچنین کاهش هزینه و زمان انجام کار تأثیر بگذارید. فناوری های مورد استفاده و برنامه مدیریت منابع پروژه ابزارهای کلیدی برای موفقیت شرکت در نظر گرفته می شوند.

همراه با کلید، ابزارهای دیگری نیز برای مدیریت کلید مورد نیاز است. به عنوان مثال، آنها را می توان قراردادهایی منعقد کرد که به شما امکان می دهد منابع لازم را در زمان مناسب جذب کنید. کشتی‌ها سیستم مدیریت پرسنل و مفهوم خود، شکل‌گیری تعامل اطلاعاتی همه شرکت‌کنندگان را نسبت می‌دهند.

رتبه

تجزیه و تحلیل برنامه های مدیریت پروژه شامل دو عنصر است: ارزیابی ساختار و بررسی میزان اجرا. تجزیه و تحلیل برای درک کامل اینکه چگونه این مفهوم از نظر منابع سرمایه گذاری شده موثر است، مورد نیاز است.

اولین عنصر شامل ارزیابی توسط کارکنان از شاخص ها، وظایف، نتایج نهایی کار است. در اینجا، تغییراتی در روند کار آینده انجام می شود. تمام فرآیندهای بعدی به عنصر تجزیه و تحلیل عملکرد مربوط می شود، که در آن کار انجام شده ثبت می شود و پیش بینی ها توسعه می یابد.

اکثر شرکت ها از سیستم ارزیابی معیارهای مفهومی استفاده می کنند که در آن هزینه ها، مدت زمان کار و کیفیت آنها را ارزیابی می کنند. در صورت عدم رعایت هر یک از معیارها، برنامه مدیریت تغییر پروژه تشکیل می شود. در این مورد، تجدید نظر در مقادیر شاخص ها، وظایف وجود دارددر حال تنظیم است.

مرحله پایانی تجزیه و تحلیل، مقایسه نتایج به دست آمده با نتایج برنامه ریزی شده است.

شرایط پیش بینی نشده

خونسردی مدیر در شرایط پیش بینی نشده و ارزیابی کافی وی از مشکلات پیش آمده نقش مهمی در اجرای طرح مدیریت پروژه دارد.

فقدان این ویژگی در یک رهبر و کمبود زمان برای در نظر گرفتن پیامدهای برخی تصمیمات از عوامل اصلی مشکلات است. کارهای حل نشده ای که در همان ابتدای کار ظاهر شدند ممکن است حل نشوند، که منجر به از دست رفتن مهلت های زمانی یا هزینه های اقتصادی غیر ضروری می شود. در عین حال ترس و عدم اطمینان در عملکرد رهبری می تواند به سرعت به کل کارگروه سرایت کند. این رفتار روانی است. به همین دلیل برای یک رهبر بسیار مهم است که تمرکز داشته باشد و با پنهان کردن احساسات آرامش خود را از دست ندهد.

تطبیق پذیری پروژه

هر طرح مدیریت پروژه مستلزم انجام چندین کار به طور همزمان است. در عین حال، به هر سوال باید به طور دقیق و با جزئیات پاسخ داده شود. هر تفاوت ظریف در حال ظهور، سرنوشت خود پروژه را تعیین می کند. مسئله پیشگیری از خطر عمدتاً از طریق رویکرد شایسته متخصصان حل می شود.

برای اجرای یک پروژه موفق، باید سرعت انجام کارها را رعایت کنید، به جزئیات توجه کنید، کار را به همکاران محول کنید و کیفیت آن را در تمام مراحل راه اندازی پروژه ارزیابی کنید.

توجه به جزئیات

انجام تحلیل بازار، تحلیل SWOT، محاسبه جریان نقدی وسایر شاخص های کلیدی باعث افزایش اثربخشی پروژه می شود. طرح تجاری مدیریت پروژه نه تنها نوع سرمایه گذاری در حال اجرا را تعریف می کند، بلکه شامل پیش بینی درآمد و هزینه نیز می شود. این شامل موارد زیر است:

• شرح کسب و کار;
• استراتژی بازاریابی؛
• ارزیابی رقبا؛
• رویه های عملیاتی؛
• کارکن.

به طور کلی برنامه ریزی کنید

همه کارکنان پروژه به عنوان بخشی از یک کل عمل می کنند، زیرا نتیجه نهایی به اقدامات آنها بستگی دارد.

هر شرکت کننده در محدوده مسئولیت خود بر روحیه کارگروه و به طور کلی کارایی کار تأثیر می گذارد. در مدیریت، مهم است که به طور مداوم برای اجرای وظایف تعیین شده به منظور دستیابی به شاخص های عملکرد مورد نیاز مبارزه نکنید، بلکه باید اطمینان حاصل شود که هر شرکت کننده اهمیت خود را در هدف مشترک احساس می کند.