تجزیه و تحلیل وضعیت: گزینه ها، ویژگی ها، مراحل و نتایج تجزیه و تحلیل

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

رهبران اغلب مجبور به تصمیم گیری نه بر اساس برنامه موجود، بلکه بر اساس وضعیت موجود هستند. این به دلایل مختلف اتفاق می افتد. وظیفه اصلی مدیر تجزیه و تحلیل وضعیت، توسعه و اتخاذ بهینه ترین روش عمل در حل مشکلات به وجود آمده است.

این چیست

تحلیل موقعیت روشی برای پردازش اطلاعات است که ابتدا آن را به بخش هایی تقسیم می کند و سپس هر عنصر را به طور جداگانه بررسی می کند تا مشکلی را پیدا کند و آن را حل کند. به عنوان مثال، سود یک شرکت ممکن است به دلیل افزایش هزینه ها یا به دلیل کاهش درآمد، افزایش حساب های دریافتنی و سایر عوامل کاهش یابد. برای اینکه مشخص شود کدام عامل بر تغییر سود تأثیر داشته است، بررسی این عوامل ضروری است.

تنها پس از شناسایی علت، تصمیم گیرنده (DM) قادر خواهد بود یک برنامه اقدام ایجاد کرده و مشکل را حل کند. به منظور تجزیه و تحلیل وضعیت، شخص مجاز تیمی از متخصصان را جمع آوری می کند که داده ها را جمع آوری کرده و تجزیه و تحلیل انجام می دهند.رویه ها، هر کدام در زمینه تخصص و مهارت های خود.

چه کسی تحلیل را انجام می دهد

تحلیل موقعیت های خاص نه توسط یک فرد، بلکه توسط چندین گروه انجام می شود. آنها توسط یک مدیر یا یک تصمیم گیرنده (DM) رهبری می شوند. تیم متشکل از:

• کارشناسان سطح اول. آنها اطلاعات اولیه را جمع آوری و پردازش می کنند.
• کارشناسان سطح دوم. گزارش ها را بررسی کنید و ایده هایی برای حل مشکل ایجاد کنید.
• گروه تحلیلی. ایده هایی را که کارشناسان سطح دوم توسعه داده اند بررسی می کند و واقع بینانه ترین گزینه ها را از دیدگاه آنها برای توسعه رویدادها انتخاب می کند. تحلیلگران استراتژی های کسب و کار و راهبردهای حل مسئله را توسعه می دهند.
• تصمیم‌گیرنده از بین راهبردهای توسعه پیشنهادی، گزینه‌ای را انتخاب می‌کند که به نظر او برای حل مشکلات در شرایط فعلی مناسب‌تر است. او مسئولیت کامل این امر را بر عهده دارد.

فقط یک شرکت بزرگ می تواند با استفاده از چندین گروه از متخصصان کار در مقیاس بزرگ را انجام دهد. در بیشتر موارد، رئیس شرکت با مشارکت یک گروه - متخصصان بخش ها - تجزیه و تحلیل وضعیت را انجام می دهد. کار گروه دوم و تحلیلگران توسط افرادی که از اعضای مدیریت شرکت، حسابداران، بازاریابان و مهندسان هستند انجام می شود. آنها برای یک جلسه کاری جمع می شوند، در مورد وضعیت بحث می کنند و به دنبال راه حلی برای مشکلات می گردند.

مجموعه مقالات

تحلیل با شناسایی انحراف عملکرد شرکت از عملکردهای برنامه ریزی شده آغاز می شود. به عنوان مثال، در سه ماهه گزارش، کاهش 30 درصدی درآمد نشان داده شد و مدیر نمی تواند دلایل آن را توضیح دهد.این سطح از کاهش در این صورت، او باید گروهی از کارشناسان را جمع کند و وضعیت را بررسی کند. این فرآیند شامل مراحل زیر از تجزیه و تحلیل موقعیت است:

1. شناسایی انحراف شاخص ها - شناسایی مشکل.
2. تشکیل گروهی از کارشناسان توسط رهبر.
3. تخصیص به هر یک از کارشناسان یک سایت برای کار.
4. جمع آوری اطلاعات بر اساس بخش.
5. کارشناسان اطلاعات دریافتی را با استفاده از دانش و مهارت های تخصصی خود پردازش می کنند.
6. تهیه گزارش پیشرفت توسط متخصصان.
7. بررسی این گزارش ها توسط رئیس، بحث در مجمع عمومی درباره محتوای گزارش ها.
8. ایجاد راه حل برای یک مشکل و به کار بردن یک یا چند مورد.

آماده سازی گزارش و ارائه آن

رهبران همیشه مشغول کار هستند، بنابراین زمانی برای خواندن گزارش های طولانی و طولانی ندارند. این نشان می دهد که اطلاعات در گزارش باید به طور خلاصه، مختصر و ترجیحاً به صورت تصویری و راحت ارائه شود. بهتر است به جای صدها صفحه نوشته شده و ستون اعداد، گزارش شامل نمودارها، نمودارها، نتایج محاسباتی و نظر متخصصی باشد که در یک منطقه خاص تجزیه و تحلیل انجام داده است. طبیعتاً گزارش باید حاکی از منابع اطلاعاتی و مهمترین شاخص هایی باشد که به نظر کارشناس باعث انحراف در کار شرکت شده است. بنابراین، فن آوری تجزیه و تحلیل موقعیت های مشکل ساز باید قبل از ایجاد چنین موقعیتی کار شود. شرکت باید کامپیوترهایی با نرم افزار مخصوص برایحل مشکلات مشابه.

ارائه هر گزارش نباید بیش از 15 دقیقه طول بکشد تا مطالعه و بحث در مورد نتایج تحلیل وضعیت چندین روز طول نکشد. گزارش ها باید واقعی باشند و اطلاعات باید در زمان تهیه و ارائه به روز باشد.

رهبر با اطلاعات دریافتی چه می کند

به دست آوردن نتایج تحلیل وضعیت در قالب گزارش تنها نیمی از کار است. علاوه بر این، این اطلاعات باید توسط رئیس شرکت مورد مطالعه و تجزیه و تحلیل قرار گیرد. و در اینجا بسیار به دانش و تجربه او بستگی دارد. در عین حال، تجربه نه تنها به معنای تجربه شخصی او است، بلکه به این معنی است که او چقدر خوب می داند که چگونه موقعیت های مشابه در سایر شرکت ها حل شده است. مدیر معمولاً قبل از تصمیم گیری نهایی، با مدیران و کارشناسان دیگر، از جمله کسانی که در تجزیه و تحلیل و گزارش میدانی درگیر بوده اند، ملاقات می کند.

چه نوع موقعیت هایی وجود دارد

موقعیت های مشکل استاندارد و غیر استاندارد هستند. برای حل مسائل استاندارد، مدیران از روش های تحلیل موقعیت به روش قیاس استفاده می کنند. یعنی داده هایی را که در مورد سایر شرکت ها دارند با داده هایی که در نتیجه مطالعه شرکتشان به دست آمده است مقایسه می کنند. اگر موقعیت‌ها شبیه به هم هستند، از همان روش‌ها برای حل مشکل استفاده می‌کنند.

اگر وضعیت غیراستاندارد است، از روش های تحلیل موقعیت های خاص استفاده کنید. برای انجام این کار، از برنامه های کامپیوتری مختلف برای مدل سازی گزینه های توسعه احتمالی، انجام محاسبات، مطالعه دینامیک و غیره استفاده می شود.برای این کار، مدیر می تواند از برنامه های شبیه سازی کامپیوتری ویژه بر اساس داده های وارد شده استفاده کند. به عنوان مثال، Project Expert نه تنها برای توسعه طرح های تجاری، بلکه برای پیش بینی کار شرکت های موجود نیز استفاده می شود.

مشکل را می توان بدون کمک برنامه های رایانه ای حل کرد، اما این امر محاسبات پیچیده را پیچیده می کند. علاوه بر این، کارشناسان برای تهیه گزارش نیاز به ترسیم نمودارها و نمودارها دارند. زمان زیادی خواهد برد. مدیر ممکن است از نرم افزار خاصی استفاده نکند، اما فقط در مواردی که مدل سازی روی رایانه غیر عملی است. به عنوان مثال، در مورد فورس ماژور، اگر شما نیاز به اقدام سریع دارید و راه حل به وضعیت گذشته یا پویایی بستگی ندارد. در عین حال، کمیت و کیفیت اطلاعات دریافتی برای ساخت یک مدل در رایانه کافی نیست.

طوفان فکری به عنوان یک روش راه حل

در شرایط دشوار، زمانی که یک مدیر به یک راه حل فوق العاده برای یک مشکل پیچیده نیاز دارد، می تواند به استفاده از این روش برای تجزیه و تحلیل یک موقعیت خاص متوسل شود - جمع آوری همه کارشناسان، روسای بخش ها و ترتیب دادن یک "طوفان فکری". ماهیت این روش این است که هر یک از شرکت کنندگان در جلسه نظر خود را در مورد علت احتمالی مشکل و نحوه حل آن بیان می کند. حق بیان نظرات و عقاید خود به همه داده شده است، در حالی که هیچ یک از شرکت کنندگان طبق قوانین نباید به نظر دیگران طعنه بزنند.

طبیعی است که بحث مشکل باید در چارچوب آداب تجارت وثبت نام. با این حال، تصمیم همچنان توسط رئیس یا شخصی که برای این کار تعیین شده است، اتخاذ می شود. در نتیجه طوفان فکری، مدیر چندین ایده ارزشمند را به طور همزمان دریافت خواهد کرد. چنین تحلیلی هم مزایا و هم معایبی دارد. مزیت اصلی سرعت و تعداد زیادی گزینه است، منفی این است که چنین تحلیلی از وضعیت همیشه وضعیت واقعی امور را منعکس نمی کند و اغلب از عدم عینیت رنج می برد.

مشکلات مدلسازی رویداد

مشکل اصلی فناوری تجزیه و تحلیل موردی این است که کارشناسان باید با حجم زیادی از اطلاعات کار کنند که می تواند باعث خطا شود. حجم زیادی از داده ها که باید در زمان کوتاهی پردازش شوند نیز در مدل سازی توسعه رویدادها مشکل ایجاد می کنند. یا تجزیه و تحلیل بسیار بیشتر طول می کشد و نتیجه ارتباط خود را از دست می دهد و یا به دلیل محدود بودن اطلاعات، نتایج تجزیه و تحلیل با درجه اعوجاج بالایی به دست می آید. در نتیجه، مدل ممکن است در بهترین حالت ناکارآمد باشد، در بدترین حالت - منجر به ورشکستگی شود.

سه عامل اصلی بر اثربخشی تجزیه و تحلیل تأثیر می گذارد. اینها صلاحیت های متخصص، میزان اطلاعاتی است که او می تواند پردازش کند، و زمان در دسترس برای تجزیه و تحلیل وضعیت.

تحلیل SWOT

تحلیل SWOT مطالعه و ارزیابی نقاط قوت و ضعف شرکت و همچنین فرصت های آن برای توسعه و تهدیدهایی است که با آن مواجه است یا ممکن است با آن مواجه شود. در زیر ماتریسی برای انجام تحلیل SWOT آمده است.

سلول بالا سمت چپ نشان دهنده نقاط قوت و فرصت هایی است که شرکت دارد و در مرحله نظارت و در مرحله اول تجزیه و تحلیل موقعیت شناسایی شده است. یک مثال می تواند وضعیتی باشد که مشخص شود یک شرکت در بازار تولید محصولات خاص دارای موقعیت انحصاری است و به دلیل فناوری خاصی که دارد می تواند آن را حتی ارزان تر تولید کند. تجزیه و تحلیل به شناسایی نوع محصول قبل از ورود رقبا به بازار کمک می کند.

سلول سمت راست بالا نقاط قوت و تهدید را نشان می دهد. به عنوان مثال، برای برخی از محصولات اساسی شرکت که از آنها بیشترین سود را می برد، چندین شرکت رقابتی پدید آمده اند که محصولات مشابهی را تولید می کنند و آنها را ارزان تر می فروشند.

سلول پایین سمت چپ، معایب و فرصت های شرکت را فهرست می کند. به عنوان مثال، با وجود هزینه بالا، محصول تولید شده توسط شرکت مورد تقاضا است.

سلول پایین سمت راست نقاط ضعف و تهدید را نشان می دهد. اولین مورد ممکن است هزینه بالای محصولات یا کیفیت پایین آنها باشد و به عنوان تهدید - اقدامات رقبا یا پرداخت بدهی مصرف کنندگان باشد. تجزیه و تحلیل SWOT چگونه به نظر می رسد را می توان در جدول بالا مشاهده کرد.

مزیت تجزیه و تحلیل SWOT هنگام تجزیه و تحلیل و ارزیابی موقعیت این است که امکان ارزیابی نه تنها عوامل داخلی، بلکه عوامل خارجی را نیز فراهم می کند که می تواند حتی مهمتر از عوامل داخلی باشد.

تحلیل عاملی

تحلیل عاملی یک روش تحلیل موقعیت است که شامل انجام محاسبات بر اساس آن استداده های مربوط به کار شرکت و ساخت یک مدل چند عاملی از وضعیت فعلی و توسعه بیشتر شرکت. معمولاً از این روش در ارزیابی وضعیت مالی شرکت استفاده می شود. شاخص هایی مانند نقدینگی، سودآوری، قدرت مالی و احتمال ورشکستگی محاسبه می شود.

تحلیل مورد

این یک روش تجزیه و تحلیل است که پس از خواندن گزارش‌های وضعیت فعلی شرکت، شرکت‌کنندگان در جلسه به گروه‌هایی تقسیم می‌شوند و برای بحث گروهی درباره اطلاعات دریافتی پراکنده می‌شوند. پس از آن، آنها دوباره ملاقات می کنند و هر گروه ایده های خود را به بحث عمومی می رسانند.

میانگین اندازه گروه سه تا هفت نفر است. آنها می توانند نظرات خود را هم در مجمع عمومی و هم مستقیماً به فردی که باید تصمیم بگیرد بیان کنند. تجزیه و تحلیل موردی شامل شرح مشکل، مقایسه آن با موارد مشابه و یک راه حل است. یعنی گروه ها باید بگویند که وضعیت را چگونه می بینند، از نظر آنها چگونه به نظر می رسد و برای حل مشکل چه اقداماتی باید انجام دهند.

ارزیابی نتایج به دست آمده

پس از انجام فعالیت های توسعه یافته در نتیجه تجزیه و تحلیل وضعیت، ارزیابی این نتایج، یعنی تحلیل مجدد ضروری می شود. فقط در این مورد، این وضعیت شرکت نیست که بررسی می شود، بلکه تأثیر آن پس از پیاده سازی راه حل ها در عمل است. برای این کار از روش مقایسه آنچه قبل و بعد از تغییرات بوده استفاده کنید.

نقش تحلیل در کار شرکت

بدون تجزیه و تحلیل منظم از وضعیت فیزیکیتوسعه عادی شرکت غیرممکن است. مدیر باید همیشه از آنچه در حال رخ دادن است آگاه باشد و بتواند نه تنها وضعیت شرکت، بلکه چشم انداز توسعه آن را نیز تعیین کند. این نه تنها به کشف کاستی ها در کار شرکت کمک می کند، بلکه به شناسایی تهدیدها و فرصت های خارجی برای افزایش رقابت و توسعه آن کمک می کند. با این حال، این باید به سرعت و با حداقل هزینه انجام شود. تجزیه و تحلیل سریع امکان حفظ ثبات مالی شرکت، شناسایی کاستی های موجود در کار و یافتن ذخایر برای رفع آنها را فراهم می کند. در آینده، مدیر می تواند از مزایایی استفاده کند که تجربه و دانش به دست آمده در نتیجه کار را به او می دهد.