فرایند کسب و کار: تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار. توضیحات، کاربرد، نتایج

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر کارآفرین باید حداقل به طور غیرمستقیم بداند که فرآیند کسب و کار چیست. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به کاهش هزینه ها، افزایش سودآوری و در نهایت افزایش سود شرکت کمک می کند. در ادبیات اقتصادی، این مفهوم برای اولین بار در آثار محققان در دهه 80 قرن گذشته مواجه شد. پس از آن بود که در ایالات متحده برای اولین بار فکر کردند که کارایی تمام تولیدات به مجموعه ای از اقدامات مرتبط به هم وابسته است که فرآیند تجاری نامیده می شود.

تعریف

فرایند کسب و کار مفهومی پیچیده است. توسعه کسب و کار به شدت به عملیات، رویه ها و فعالیت های مرتبط وابسته است. تصور کارخانه ای بدون تامین مواد اولیه، فرآوری آنها، کارگران ماشین آلات و حسابداران غیرممکن است. یک سازمان یک سیستم بسته است که به عنوان یک ارگانیسم یکپارچه عمل می کند. و برای اینکه همه چیز به درستی بدون مشکل و تاخیر انجام شود، به یک مغز اصلی نیاز دارید - یک مدیر با تجربه که انسجام همه فرآیندهای تجاری را تجزیه و تحلیل و نظارت کند.

اگر از منظر اقتصادی نگاه کنید، به هم پیوستگی همه فعالیت‌های ممکن، که طی آن پردازش منابع محیطی به محصول نهایی برای مصرف‌کننده تبدیل می‌شود، فرآیند کسب‌وکار نامیده می‌شود. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار ارزیابی اثربخشی یک اقدام، عملیات یا رویداد خاص مربوط به تولید است.

آنها برای چیست

توصیف فرآیندهای کسب و کار بسیار آسان است. اما بزرگترین مشکل واقعیت این است که در هر بنگاه اقتصادی در کشور ما به ندرت می توان فردی را یافت که واقعاً علاقه مند به بهبود کارایی فرآیندهای مختلف تولید باشد. کسب‌وکارهای کوچک و متوسط سعی می‌کنند از روش‌های قدیمی برای کاهش هزینه‌ها استفاده کنند، در حالی که در غرب مدت‌هاست فهمیده‌اند که موفقیت یک کسب‌وکار به یک مدیر استخدامی شایسته بستگی دارد که علاقه‌مند به کسب حداکثر نتیجه از کار خود باشد.

ایجاد فرآیندهای کسب و کار درک روشنی به دست می دهد: چه کسی مسئول چه مرحله ای است، چه موقعیتی را اشغال می کند و چه کاری باید انجام شود. چنین ساختاری سازمان تولید را شفاف می کند و مدیریت آن را آسان می کند. با انتقال درخت اهداف به کارکنان، می توانید با نشان دادن اینکه کار آنها در جهت اهداف مشترک است، انگیزه آنها را افزایش دهید. علاوه بر این، سازماندهی یک کسب و کار به این روش به شناسایی هزینه های غیر ضروری منابع مالی و زمانی کمک می کند.

چگونه ایجاد کنیم

صرف نظر از اینکه کسب و کار بزرگ است یا کوچک، رویکرد ایجاد یک طرح دقیق یکسان است. در نظر گرفتنمثال خاص یک شرکت مبل فروشی وجود دارد. نمودار فرآیند کسب و کار شبیه به یک درخت است. شاخه های اصلی میزبان ویژگی های اصلی هستند که به شاخه های کوچکتر منشعب می شوند. بنابراین، مراحل اصلی فرآیند کسب و کار برای یک خرده فروش چیست؟

1. خرید کالا. این اولین و مرکزی فرآیند کسب و کار است. مراحل فرعی آن چیست؟

• تجزیه و تحلیل تامین کننده.
• انعقاد قرارداد با کارخانه های تولیدی.
• انعقاد قرارداد با شرکت های حمل و نقل.

2. قرار دادن مبل. در این مرحله، چنین لحظاتی وجود دارد:

• انتخاب اتاق.
• ساخت یا اجاره محل.
• ایجاد شرایط برای فروش.

3. فرآیند فروش.

• استخدام.
• خرید صندوق فروش.
• ایجاد جو و طراحی برای فروش.

4. بازاریابی و تبلیغات.

• قرار دادن علامت.
• ایجاد کارت ویزیت، جزوه، بروشور، کاتالوگ و غیره
• جایگاه آگهی.

لیست می تواند طولانی باشد. درک چگونگی ایجاد فرآیندهای تجاری بسیار مهم است. و سپس چند قانون طلایی برای سازماندهی یک کسب و کار برای موفقیت ارائه خواهیم داد.

قانون 1

یک شخص خاص مسئول هر مرحله انتخابی کسب و کار است. آنها را در ایجاد طرح مشارکت دهید. این فرصتی را برای درک فرآیند با جزئیات بیشتر، علاقه مندی کارکنان و افزایش انگیزه آنها با هدف دستیابی به اهداف مشترک فراهم می کند. این امر به ویژه در مراحل اولیه تشکیل شرکت بسیار مهم است. راه اندازی یک کسب و کار همیشه همراه استمشکلات بزرگ، و تعیین به موقع اهداف برای مراحل خاص، برنامه ریزی دقیق تری برای اقدام ارائه می دهد.

قانون 2

از برنامه های خودکار استفاده کنید و مدارهای خود را تجسم کنید. تا به امروز، بسیاری از برنامه های آماده وجود دارد که به ساختار اطلاعات کمک می کند. کسب و کارهای کوچک و متوسط همه جا از آنها استفاده می کنند.

اگر به صورت گروهی کار می کنید، یک تخته یا تکه های کاغذ بردارید تا همه چیز را یادداشت کنید و در حین پیش رفتن، درختی از فرآیندهای خود را ترسیم کنید. با عملیات بزرگ شروع کنید و آنها را به عملیات های کوچکتر تقسیم کنید. برای شرکت های بزرگ، ایجاد فرآیندهای کسب و کار یک کار پر دردسر بزرگ است که به حداکثر تمرکز و هماهنگی اقدامات همه کارکنان نیاز دارد.

قانون 3

هنگام تدوین فرآیندهای کسب و کار، بر اساس استراتژی شرکت هدایت شوید، نه ساختار سازمانی آن. همین کارکرد ممکن است فراتر از بخش های تأسیس شده باشد. به عنوان مثال، هنگام تحویل یک محصول از یک تامین کننده، می توان مرز فرآیند کسب و کار را تا زمانی که محصول خود فروشگاه خرده فروشی را ترک کرد، در نظر گرفت، یعنی زمانی که در قفسه ها قرار می گیرد و در دسترس مصرف کننده قرار می گیرد. این فرآیند شامل چندین بخش است که بخشی از ساختار سازمانی هستند.

قانون 4

در برنامه خود خیلی جزئی نشوید. اگر نمودار را با اطلاعات غیر ضروری بارگذاری کنید، این امر منجر به سردرگمی عمومی و بار سنگینی بر دوش کارکنان مسئول می شود. اگر قصد دارید در یک بخش خاص تغییراتی ایجاد کنید، این قسمت نیاز به جزئیات دارد و بقیه باید در نظر گرفته شود.فقط به صورت سطحی، بدون پرداختن به جزئیات. کارآیی فرآیندهای تجاری تابع قانون پارتو "20/80" است، زمانی که 20٪ از توضیحات دقیق 80٪ از موفقیت کل عملیات را به همراه خواهد داشت.

قانون 5

از حقیقت نترسید و بر اساس آنچه واقعا هست، طرحی بسازید. این وضعیت اغلب اتفاق می افتد. مدیر ارشد از زیردستان خود در مورد بخش هایشان می پرسد تا نمودار فرآیند کسب و کار را بسازند. آنها تلاش می کنند و می گویند که چگونه کارشان خوب است. اگرچه در واقع وضعیت واقعی از ایده آل فاصله زیادی دارد. اما بر اساس داده های نادرست، طرح اشتباهی ساخته می شود و پس از آن تصمیمات ناکارآمد گرفته می شود و همه کارها به باد می رود.

"همانطور که هست"، "آنطور که باید باشد" و "همانطور که من می خواهم" را اشتباه نگیرید. مهم نیست که همه چیز چقدر بد است، فرآیندهای تجاری دقیقاً به منظور بهبود این وضعیت جمع آوری می شوند. بنابراین، توصیف تنها یک موقعیت واقعی ضروری است.

اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار

پیگیری همه رویدادهایی که در شرکت اتفاق می افتد بسیار دشوار است، به خصوص وقتی صحبت از شرکت های بزرگ و سندیکاها باشد. تصور تجارت بزرگ بدون یک سیستم کامل از برنامه های خودکار که به شما امکان می دهد داده های دریافتی را برای تصمیم گیری تجزیه و تحلیل کنید، دشوار است. بنابراین، امروزه اغلب ما در مورد خودکار کردن فرآیندهای تجاری صحبت می کنیم.

در عمل، این بدان معنی است که یک برنامه کامپیوتری ویژه وجود دارد که انواع جریان های اطلاعاتی را که یک فرآیند تجاری را ارائه می دهند، پردازش می کند. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار به صورت آفلاین انجام می شودحالت، و فرد فقط با نتایج آشنا می شود و نتیجه گیری مناسب را می گیرد.

انتخاب روش تحلیل

هنگامی که یک کارآفرین داخلی با این سوال روبرو می شود که چگونه فرآیندهای تجاری را به روشی خودکار توصیف کند، گزینه های زیادی پیدا می کند که برای بازار روسیه به خوبی بهینه نشده اند. تقریباً تمام نرم افزارهای پیشنهادی برای شرکت های غربی که تجربه بهینه سازی تولید را دارند ایجاد شده است. اما پس از تجزیه و تحلیل برخی از داده‌ها، فهرستی از برنامه‌های خود را ایجاد کردیم که فرآیند کسب‌وکار را پیاده‌سازی می‌کنند.

1. BEST-5 "کسب و کار من" نرم افزاری است که اغلب توسط مشاغل کوچک و متوسط استفاده می شود. این برنامه برای هر کامپیوتری موجود است و استفاده از آن بسیار آسان است. مزیت آن این است که می تواند مقادیر کمی از داده های یک شرکت کوچک را تجزیه و تحلیل کند.
2. مدلساز شرکتی. اغلب در شرکت های مدرن استفاده می شود، عمدتا به دلیل ارزان بودن. راه اندازی یک تجارت با این برنامه به راحتی قابل سازماندهی است، زیرا ساخت نمودارهای فرآیند کسب و کار بسیار راحت است، اما عملا تجزیه و تحلیل نمی کند.
3. iGrafx Enterprise Central. طراحی بسیار خوب کانادایی نه تنها می تواند برنامه های تجاری را شناسایی و ترسیم کند، بلکه می تواند آرایه های داده های ورودی را با موفقیت تجزیه و تحلیل کند. در کشور ما توزیع بسیار کمی دارد، هرچند محصول بسیار شایسته است.
4. Business Studio. معروف ترین توسعه روسیه. با سایر محصولات MS Office (Word، Excel، Visio) یکپارچه شده است. برایکارآفرین داخلی از نظر نسبت قیمت به نتیجه بهترین انتخاب است. تجزیه و تحلیل عالی فرآیند کسب و کار با توجه به نتایج به دست آمده از برنامه می توان تولید را با موفقیت بهینه کرد.

فناوری برای ایجاد فرآیندهای تجاری

رایج ترین امروزه ادغام روش خودکار و دستی ساخت طرح "فرایند تجاری" است. تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری در این مورد در دو مرحله انجام می شود: مرحله اول با کمک نتایج به دست آمده در رایانه، مرحله دوم - به صورت دستی توسط مدیر.

بیایید دو رویکرد اصلی برای ترسیم نمودارها و نمودارها را در نظر بگیریم. در این حالت، فناوری فرآیند کسب‌وکار با استفاده از روش‌های زیر ساخته می‌شود:

1. DFD (نمودار جریان داده).
2. WFD (نمودار جریان کار).

اولین روش DFD شامل ترسیم نمودار جریان داده است. آنها عبارتند از: جزئیات کار فرآیند، کارکنان مسئول، مستندات لازم. چنین ساخت و ساز تصویر کاملی از فعالیت های شرکت، داده های ورودی و خروجی اطراف آن، تمام عناصر فرآیند تولید و روابط بین آنها را ارائه می دهد. این رویکرد به شما امکان می‌دهد فرآیندهای تجاری رایگان (اضافی) را برجسته کنید که اثربخشی نتیجه را کاهش می‌دهد و می‌تواند به روش‌های مختلف بهینه شود.

WFD - نمودارهای گردش کار که فرآیندهای کسب و کار سطح پایین را توصیف می کند. اگر نه تنها سلسله مراتب عمودی اقدامات، بلکه سلسله مراتب افقی را نیز بدانید، توسعه کسب و کار می تواند به طور قابل توجهی تغییر کند. این به چه معناست؟

اگر نگاه کنیدواضح است که نمودارهای WFD شبکه‌ای از فریم‌های زمانی هستند که هر نمودار آن مسئول فرآیند خاصی است. فرض کنید تحویل کالا دو روز طول بکشد - نمودار شروع و پایان فرآیند را نشان می دهد. پس از آن رویداد قرار دادن محصول در طبقه معاملاتی رخ می دهد و این روند تنها پس از پایان تحویل آغاز می شود. داده ها به صورت متوالی بر روی نمودار رسم می شوند. اگر رویدادها، عملیات و اقدامات به طور همزمان انجام شوند، می توانند در هم تنیده شوند. شروع توسعه یک کسب و کار در مراحل اولیه از این طریق، تعیین مدت زمان مورد نیاز برای یک چرخه کامل تولید راحت است.

نتیجه گیری

برای کوچک یا بزرگ، جدید یا قدیمی، باید درک درستی از فرآیند کسب و کار داشته باشید. در هر مرحله از چرخه عمر شرکت، بهینه سازی تولید می تواند به طور قابل توجهی بر توسعه بیشتر تأثیر بگذارد. به هر حال، هدف اصلی وجود هر سازمانی امروزه برآوردن نیازهای مصرف کننده است. و اگر مشتری راضی باشد سود می برد. وابستگی در اینجا مستقیماً متناسب است. هر چه سطح رضایت مصرف کننده بالاتر باشد، سود شرکت نیز بیشتر می شود. و این تنها با تجزیه و تحلیل و سپس تغییر فرآیند در سازمان قابل دستیابی است.