فرایند کسب و کار - چیست؟ توسعه، مدل سازی، بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

روش های مدرن مدیریت شرکت به طور فزاینده ای روش ها و فناوری های خارجی را قرض می گیرند. و نه به این دلیل که مد است، بلکه به این دلیل که راحت و موثر است. یکی از این تکنیک‌ها تمام کارهای معمول را به اجزای اصلی تقسیم می‌کند و سپس هر فرآیند کسب‌وکار منتج به آن را با جزئیات توصیف می‌کند. زمان زیادی می برد، اما طرح حاصل به شما امکان می دهد نقاط ضعف، مسئولیت های عملکردی بیش از حد متورم و وظایف نامشخص را پیدا کنید. با صرف یک بار زمان، مدیریت می تواند بخشی از مسئولیت خود را به نردبان سلسله مراتبی منتقل کند و زمان را برای برنامه ریزی استراتژیک آزاد کند.

زندگی طبق برنامه

نکته دیگر این است که پرسنل شرکت ها اغلب معنای این رویه را درک نمی کنند و از تمایل مدیریت برای تعیین فرآیندهای اصلی تجاری استقبال نمی کنند. با این وجود، درک مدل‌سازی و توصیف عملیات ابتدایی هر واحد و حتیکارمند حتی بدتر است اگر کارکنانی در کارکنان شرکت ظاهر شوند که فرآیندهای تجاری شرکت را مطالعه می کنند. آنها دائماً در مورد چیزی سؤال می کنند ، حواس خود را پرت می کنند و به هر طریق ممکن در انجام وظایف عملکردی مستقیم همه پرسنل دخالت می کنند. چه باید کرد؟

بیایید از راه دور شروع کنیم. هر روز صبح، اکثر ما با این وظیفه مواجه می شویم که سر کار بیایم. برای حل موفقیت آمیز آن، باید به موقع از خواب بیدار شوید، آماده شوید و در نوعی از وسایل حمل و نقل بنشینید (فرقی نمی کند ماشین شخصی باشد یا واگن مترو). علاوه بر این، هر جزء را می‌توان به مراحل کوچک‌تری تقسیم کرد: برای بیدار شدن به موقع، می‌توانید زنگ هشدار تنظیم کنید، یا می‌توانید از کسی بخواهید که شما را بیدار کند و غیره. صرف نظر از روش حل، نتیجه (بیدار شدن به موقع)) حاصل خواهد شد. اما افزایش، هزینه ها و نحوه کار در روش حل و نتیجه نهایی متفاوت است. در واقع به تعریف اول رسیدیم.

این همه برای چیست

بنابراین، یک فرآیند کسب و کار دنباله خاصی از اقدامات ساده است که منابع را به محصول نهایی مفید تبدیل می کند. در مثال زندگی واقعی ما، سه فرآیند مختلف وجود دارد که هر کدام اطلاعات اولیه خود را می‌طلبد و پس از دستکاری‌های خاص، نتیجه دلخواه را می‌دهد. بریم سراغ شرکت صرف نظر از زمینه فعالیت در هر شرکت، کار توسط روابط حرفه ای کارکنان تعیین می شود: انتقال اطلاعات، تعیین نیاز به یک محصول، تجزیه و تحلیل تولید و منابع و غیره و در اینجا ذکر این نکته ضروری است که تمامی موارد موارد فوقفقط در صورت رعایت سه شرط:

- اطلاعات برای کارمند علاقه مند به آن ارسال شد؛

- این در زمان مناسب انجام شد؛

- شکلی که اطلاعات در آن ارائه می شود بسیار ساده و واضح است.

با خلاصه همه موارد فوق، می توان استدلال کرد که یک فرآیند تجاری جریانی از اطلاعات است که به سه سوال پاسخ می دهد: چیست، کجا و چه زمانی. برای اینکه کار به صورت روان و مستمر انجام شود باید اجزای آن مشخص شود. در این صورت، کارها تکراری، نبود مجری یا خرابی وجود نخواهد داشت.

وقتی فرآیند کسب و کار به وضوح تعریف شود، هر کارمند ضروری نیست. به یاد داشته باشید که چند بار مجبور شدید منتظر بمانید تا یکی از همکارانتان مرخصی استعلاجی را ترک کند (یا از تعطیلات برگردد). وقتی از محل کار دور هستید، به معنای واقعی کلمه زنگ تلفن قطع نمی شود و همه سعی می کنند بفهمند شما چه کاری و چگونه انجام می دهید. و اگر به درخواست مدیریت پاسخ دادید و شرح نسبتاً مفصلی از فرآیندهای کسب‌وکار تهیه کردید، می‌توانید با آرامش شادی کنید، استراحت کنید و گاهی اوقات فقط ناهار بخورید…

با عطف به زبان رسمی تعاریف، استدلال خواهیم کرد که هنگام توصیف فرآیندهای تجاری، یک شرکت اهداف زیر را تعیین می کند:

• درک ساختار کلی سازماندهی فعالیت ها و تعیین پویایی توسعه آن؛
• مشکلات فعلی و فرصت های غلبه بر آنها را شناسایی کنید؛
• سیستمی از اهداف و مقاصد ایجاد کنید که برای همه شرکت کنندگان (توسعه دهندگان، کاربران، مشتریان و غیره) قابل درک باشد؛
• برای تدوین الزامات نرم افزار لازمامنیت.

البته، شرح فرآیندهای تجاری به خودی خود جالب نیست. اما برای مهندسی مجدد، این یک وظیفه مهم است. تنها با درک ساختار، روابط و راه های جریان اطلاعات، می توان در مورد بازنگری بار معنایی خود شرکت و بخش های فردی آن صحبت کرد. اما سازماندهی مجدد نیز باید به منظور دستیابی به برخی از اهداف انجام شود: بهبود کیفیت خدمات به مشتریان. کاهش هزینه؛ ایجاد آزادی بیشتر در تصمیم گیری برای اجراکنندگان (کاهش بازه زمانی تکمیل کار) و غیره.

طبقه بندی ساده

بیشتر اوقات، نیاز به توصیف فرآیندهای کسب و کار اطلاعاتی در شرکت‌هایی با ساختار عملکردی گرا ظاهر می‌شود. واقعیت این است که اهداف و مقاصد بخش های مختلف ممکن است با یکدیگر در تضاد باشند. و این نه تنها منجر به کاهش سودآوری شرکت، بلکه کاهش رقابت پذیری آن می شود.

رویکرد مدرن به مدیریت به طور فزاینده ای ماهیت فرآیندی دارد. همه کارها به عنوان مجموعه خاصی از فرآیندها (که هر یک از یک یا چند عملیات ساده تشکیل شده است) در نظر گرفته می شود. برای رسمی‌سازی و استانداردسازی این رویکرد، دسته‌بندی‌های زیر اتخاذ شده‌اند (طبقه‌بندی در رابطه با ارزش افزوده محصول انجام می‌شود):

• اصلی - آنهایی که شرکت با آنها درآمد دریافت می کند: تولید، بازاریابی، منابع؛
• مدیران - کسانی که اهداف و مقاصدی را برای بخش ها و مجریان خاص تعیین می کنند؛
• حمایتی -آنهایی که منابع تولید را تامین می کنند، اما به محصول نهایی ارزش اضافه نمی کنند: آموزش و انتخاب پرسنل، حمایت مالی، حمایت قانونی و غیره.

علاوه بر استقلال ذکر شده از عامل انسانی و انطباق ساده کارکنان جدید، شرح فرآیندهای کسب و کار امکان مدیریت موثرتر هزینه های عملیاتی شرکت را فراهم می کند.

خواص

اکنون مشخص می شود که برای مدیریت یک شرکت، نه تنها باید جریان های اطلاعاتی مرتبط با یکدیگر را شناسایی کرد، بلکه باید همه فعالیت ها را به وضوح توصیف کرد. از آنجایی که ما قبلاً می دانیم که یک فرآیند کسب و کار بخشی از یک کار مشترک است که از یک کارمند به کارمند دیگر منتقل می شود (در واحد عملکردی خودش یا نه، مهم نیست)، پس بیایید به این واقعیت برویم که همه چیز در جهان می تواند متحد شود. و فعالیت حرفه ای - حتی بیشتر از آن.

صرف نظر از زمینه فعالیت، هر فرآیند کسب و کار را می توان با ویژگی های یکسانی توصیف کرد.

- یک مرز آغاز و پایان یک عملیات ساده است.

- مالک کارمند شرکت است که نه تنها منابع لازم برای کار را در اختیار دارد، بلکه فرآیند را برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل، مدیریت می کند. و مهمتر از همه، او مسئول نتیجه است.

- ورودی - یک پیام اطلاعاتی دریافت شده به هر شکلی که در شرکت پذیرفته شده است، نیاز به اطلاعات را تعریف می کند و شروع فرآیند را نشان می دهد.

- خروجی - اطلاعات یا بخشی تحقق یافته از محصول که خارج از مجری مصرف می شود.مشتری.

- پیمانکار - پرسنل شرکت درگیر در یک فرآیند.

- منابع - بخش مادی یا اطلاعاتی فعالیت که در طول اجرای عملیات تغییر نمی کند (بلکه فقط به تبدیل اطلاعات دریافتی به محصول نهایی کمک می کند).

- کنترل کیفیت - شاخص های صنعتی یا داخلی (پذیرفته شده توسط مدیریت شرکت) برای تعیین اثربخشی کار.

تخصیص اجباری فرآیندهای ابتدایی

البته، هر شرکتی به شرح فرآیندهای تجاری نیاز ندارد. با این وجود، تعدادی از موارد وجود دارد که در آنها نمی توان از این تمرین خسته کننده صرف نظر کرد. بیایید موارد اصلی را نام ببریم:

• فعالیت شرکت خودکار است. در این مورد، نمودار فرآیند کسب و کار نیازهای مشتری را به زبانی قابل فهم برای برنامه نویس ترجمه می کند.
• بهبود فعالیت های شرکت. نه تنها ارتقاء تجهیزات و فناوری به بهبود محصول نهایی کمک می کند. بهینه سازی فرآیند کسب و کار این امکان را فراهم می کند تا تمامی نقاط قوت و ضعف کار شناسایی شود و تصمیمات مدیریتی مناسب اتخاذ شود.
• گواهی سازمان بین المللی استاندارد (ISO). یک سیستم مدیریت کیفیت واحد برای همه کارکنان در حال ایجاد است.

نحوه ارائه توضیحات به مشتری

مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار به شرح هر عنصر نیاز دارد. چگونه می توان آن را بدون دردسر برای سازمان انجام داد؟ سه روش اصلی در عمل جهانی وجود دارد: متنی، گرافیکی و جدولی.

Textual شامل توصیف کل پیشرفت کار در یک توالی ساده و قابل درک است.فرم و محتوا می تواند آزاد باشد (اگر استانداردهای بین المللی یا صنعتی هنوز توسعه نیافته باشد) یا توسط اسناد تنظیم شود. به عنوان مثال: بخش فروش اسناد گزارش مربوط به دوره را به بخش برنامه ریزی ارسال می کند. کارمندان بخش برنامه ریزی برای تعیین پویایی فروش و نیاز به انجام تنظیمات تولید، کار تحلیلی انجام می دهند. نتیجه به‌دست‌آمده از بخش برنامه‌ریزی به بخش بازاریابی منتقل می‌شود، جایی که تحلیلی از دلایل افزایش (افت) فروش و غیره انجام می‌شود.

نمودار گرافیکی فرآیند کسب و کار به شما امکان می دهد نتیجه کار تحلیلی را تجسم کنید. نیازی به یادآوری نیست که ادراک بصری اطلاعات بیشترین تأثیر را دارد. بنابراین، انواع نمودارها و نمودارها به ما این فرصت را می دهند که به سرعت بفهمیم چه اتفاقی می افتد و راه حل مناسب را پیدا کنیم.

در مواردی که وظیفه اصلی اصلاح فعالیت‌ها بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است، استفاده از شکل جدولی از شرح آنها ارزش دارد. با کمک آن، درک توالی اقدامات و جهت جریان اطلاعات آسان تر است. یک جدول معمولی نه تنها شامل شرح عملکرد واحد کارکنان است، بلکه ستون هایی در مورد اسناد ورودی و خروجی، مجری (شما می توانید هم کل بخش و هم یک کارمند خاص را مشخص کنید) و غیره نیز دارد.

چگونه یک فرآیند تجاری را به درستی توصیف کنیم

تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار کافی نیست. مهم ترین نکته در این موضوع صحت و در عین حال سادگی توصیف است. برای شروع، نام فرآیند واحد باید به وضوح فرموله شود. این به شما کمک می کند تا متوجه شویدویژگی های اصلی، منطق اجرا و جایگاه آن در زنجیره کلی فعالیت های تولیدی.

سپس باید مشخص کنید که چه اطلاعات ورودی برای اجرای عادی کار مورد نیاز است و همچنین پشتیبانی از منابع را فهرست کنید. یک توالی مکتوب از عملیات ساده که این فرآیند را تشکیل می دهد به شما کمک می کند چیزی را از دست ندهید یا فراموش نکنید.

مدل‌سازی فرآیند کسب‌وکار نمی‌تواند بدون مشخص کردن مالک فرآیند و سیستمی برای نظارت بر پیشرفت آن انجام دهد. برای انجام این کار، در توضیحات لازم است به شرایط استاندارد تولید کار توجه کنید و اسنادی را که به لینک بعدی منتقل می‌شوند، فهرست کنید. برای ساده تر، توضیحات باید به این صورت باشد: "… پس از انجام تجزیه و تحلیل فروش برای دوره گزارش، یک کارمند بخش برنامه ریزی فرم تعیین شده (جدول) را پر می کند که به بخش بازاریابی ارسال می کند …"

طرح ساده شده برای توصیف فرآیندهای تولید

هنگام نوشتن توضیحات، اغلب کارمندان با این واقعیت مواجه می شوند که نمی دانند چگونه محتوای کار خود را به صورت شفاهی منتقل کنند. برای اینکه سیستم فرآیند کسب و کار واضح و ساختارمند باشد، می توانید یک یادداشت تهیه کنید. این منعکس کننده سوالاتی است که باید به آنها پاسخ واضح و با حداکثر جزئیات داده شود. پس این سوالات چیست؟

• چی؟ توضیح می دهد که دقیقاً چه کاری در این عملیات انجام می شود.
• چرا؟ هدف عملیات را پاس می کند.
• چه زمانی؟ تعیین می کند چه کسی اجرا را آغاز می کند.
• چه کسی؟ نام اجراکنندگان خاص.
• چطور؟ لیست های مورد نیازمنابع.

توسعه فرآیندهای کسب و کار فرض می کند که می توان از همه روش های توصیف استفاده کرد. بنابراین، دقیق ترین طرح کار به دست می آید. نسخه گرافیکی رابطه واحدهای عملکردی را آشکار می کند و نسخه های جدولی و متنی محتوای هر عملیات را منتقل می کند. متأسفانه، اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار بدون این کار اولیه وقت گیر امکان پذیر نیست.

چگونه اطلاعات جمع آوری کنیم

در عمل راه های زیادی برای به دست آوردن اطلاعات لازم وجود دارد. برای شروع، لازم است اسناد نظارتی که کارکنان شرکت را راهنمایی می کنند، تجزیه و تحلیل کنید. سپس باید با هر مجری مستقیم مصاحبه های شخصی انجام دهید تا محتوای کار او را شرح دهید. همچنین برای روشن شدن و روشن شدن موارد بحث برانگیز، مشاوران تحلیلی باید از مشاهده پیشرفت فرآیندهای تجاری استفاده کنند.

اگر رویکردی جامع برای حل مشکل داشته باشید، خودکار کردن فرآیندهای کسب و کار چندان خسته کننده و بی فایده به نظر نمی رسد.

گروه کاری

و با این حال، اگر وظیفه اصلی شرکت اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار است و مدیریت قصد ندارد شرکت های مشاور خارجی را درگیر کند، لزوماً این سؤال مطرح می شود: "از کجا شروع کنیم؟" اولین قدم ایجاد یک گروه کاری از کارکنان شرکت است. اعضای گروه کاری ترجیحاً باید مهارت های تحلیلی و شنیداری عالی داشته باشند. پس از همه، همانطور که قبلاً اشاره شد، بیشتر کار شامل انجام مصاحبه های شخصی با انجام دهندگان فرآیندهای تجاری است.

بعد، باید تصویر واقعی از عملکرد سیستم به دست آورید. از آنجایی که قبل از نوسازی، شرکت کار می کرد و سود می برد، احتمالاً لازم نیست در مورد بازسازی کامل صحبت کنیم. بنابراین، سیستم و جهت جریان اطلاعات باید در زمان شروع بهینه سازی ثابت شود.

توضیح شامل چه چیزی است

به منظور جلوگیری از سردرگمی و ناهماهنگی در توصیف فرآیندهای کسب و کار، کارشناسان استفاده از نقشه های فرآیند را توصیه می کنند. اینها اسناد استاندارد شده ای هستند که به شما امکان می دهند تمام اقدامات را بدون در نظر گرفتن حوزه نفوذ مجری و پیچیدگی عملیات توصیف شده متحد کنید.

هر توضیحی را می توان به اجزای زیر تقسیم کرد:

• فرم فرآیند یکپارچه (اغلب یک جدول)؛
• نقشه فرآیند کسب و کار (می تواند به هر شکلی ارائه شود - توضیحات متن، شیء گرافیکی یا جدول)؛
• مسیرها (جریان های ورودی و خروجی اطلاعات، منابع و مالی)؛
• ماتریس های فرآیندهای مختلف تجاری (جدولی از تعامل بین فرآیندهای مختلف که به شما امکان می دهد جریان ها و عملیات اصلی و فرعی را برجسته کنید)؛
• فلوچارت (الگوریتم اجرای فرآیند کسب و کار)؛
• شرح متن مفصل؛
• مستندات (ایجاد اسنادی که اجرای فرآیند را تأیید می کند)؛
• شناسایی شاخص‌های فرآیند کسب‌وکار (جستجوی ویژگی‌ها و شاخص‌هایی که با استفاده از آنها می‌توانید نه تنها پیشرفت، بلکه کیفیت را نیز کنترل کنید)؛
• مقررات (به عبارت دیگر، شرح شغل).

شاخصها

همانطور که بارها اشاره شده است، هر فرآیندی باید با چیزی سنجیده شود. این قبل از هر چیز برای ارزیابی اثربخشی تمام فعالیت های شرکت ضروری است. اغلب، کارشناسان آزمایش فرآیندهای کسب و کار را بر اساس چهار شاخص توصیه می کنند: زمان، هزینه، کیفیت و کمیت.

اما مدل های فرآیند کسب و کار پویا و متنوع هستند. بنابراین، اغلب ارزیابی فقط سرعت کار کافی نیست. لازم است هم شرایط کاری و هم زیرساخت های شرکت در نظر گرفته شود. علاوه بر این، تقریباً همه صنایع بدون تامین کنندگان، امور مالی، لجستیک و شرکا نمی توانند وجود داشته باشند. اینها نیز شاخص های قابل اندازه گیری هستند.

و البته نباید اطلاعات و عامل انسانی را فراموش کرد. هر چه سطح آموزش یک متخصص بالاتر باشد، زمان کمتری برای آشنایی با دستورالعمل ها و اطلاعات دریافتی نیاز دارد.

اکثر روش‌شناسی‌های مدل‌سازی اکنون بر اساس اصول تحلیل و طراحی ساختاری (SADT - تکنیک تحلیل ساختاری و طراحی) و همچنین برخی از زبان‌های الگوریتمی هستند. ما می توانیم در مورد وجود چندین مدل اساسی تحلیل فرآیند کسب و کار صحبت کنیم:

- مدلسازی فرآیند کسب و کار - در واقع مدلسازی - جنبه عملکردی وجود شرکت را آشکار می کند.

- مدل‌سازی جریان کار - گردش کار را توصیف می‌کند و شبیه نمودار جریان است.

- مدل‌سازی جریان داده - برخلاف مدل قبلی، جریان‌های داده (اطلاعات) را توصیف می‌کند. برای توالی در نظر گرفته شده استعملیات.

چرخه شوهارت-دمینگ

فرآیندهای تجاری بزرگ (1C به شما امکان می دهد آنها را از لیست کلی انتخاب کنید) توصیه می شود در یک سند جداگانه به نام "رویه کار" توضیح داده شوند. هر چیزی که ماهیت کمتری داشته باشد یا از تعداد کمی عملیات ساده تشکیل شده باشد، معمولاً در شرح وظایف شرح داده می شود.

هنگام تهیه پیش نویس مقررات، لازم است شرایط چرخه بهبود مستمر فعالیت های شرکت (مدل شوهارت-دمینگ) در نظر گرفته شود. مفاد آن بیان می کند که بهینه سازی و بهبود فرآیندهای بی پایانی هستند. یعنی در مدیریت سازمانی یک چرخه بسته مشخص وجود دارد که شامل تصمیمات مدیریتی است: برنامه ریزی، اجرا، کنترل، تنظیم.

هنگام تنظیم مقررات، باید اصولی را در نظر گرفت که انطباق با مدل شوهارت-دمینگ را تضمین می کند:

1. محاسبه شاخص های برنامه ریزی شده برای دوره آینده.
2. تحلیل دینامیک انحرافات و مستندسازی علل احتمالی.
3. شناسایی اقدامات اصلاحی و تجزیه و تحلیل اثربخشی آنها.

توسعه مدل باید مطابق با قوانین تجاری انجام شود. قوانین عمومی پذیرفته شده چارچوب قانونی و قانونی دولتی است که شرکت در قلمرو آن فعالیت می کند. مبنای دوم مدل، سیاست شرکتی شرکت است.

هنگام اجرای سیستم مدیریت کیفیت، باید مراقب توسعه و یکسان سازی فرآیندهای کسب و کار بود. همانطور که در ابتدای مقاله ذکر شد، پرسنل شرکت همیشه نیستنداهمیت مدرنیزاسیون جاری را درک می کند. رساندن اهمیت ایجاد یک مدل فرآیند کسب و کار موثر برای هر کارمند وظیفه مدیریت ارشد است.

بالاخره، این سیستمی است که به خوبی تثبیت شده و با دقت طراحی شده است که نه تنها کسب گواهینامه های انطباق با استانداردهای بین المللی کیفیت ISO 9001:2008 را برای یک شرکت آسان تر می کند، بلکه کارایی هر یک را نیز به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. کارمند.

هر دوی این عوامل شرکت را به سمت رقابتی شدن بیشتر در بازار سوق می دهد که به نوبه خود تأثیر مفیدی بر سرمایه گذاران و مشتریان دارد.