بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار روش ها، مراحل و اشتباهات است

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار یک موضوع نسبتاً محبوب است. به ندرت پیش می آید که هر کسی بتواند آن را در اولین بار به درستی اعمال کند، زیرا مبتدیان اشتباهاتی مرتکب می شوند که در نهایت در عمل منعکس می شود. برای جلوگیری از آنها، مقاله ما را بخوانید. بیایید برنامه آموزشی را با یک تعریف شروع کنیم.

مفهوم

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار فعالیت هایی با هدف بهبود کارایی کسب و کار هستند.

روش های بهینه سازی زیادی وجود دارد که هر کدام مزایا و معایب خاص خود را دارند.

در زیر به آنها نگاه می کنیم، اما ابتدا متوجه می شویم که آیا بهینه سازی واقعاً ضروری است یا خیر.

آیا نیازی وجود دارد؟

قبلاً گفته ایم که بهینه سازی فرآیند کسب و کار مجموعه ای از فعالیت ها با هدف بهبود کارایی کسب و کار است. و واقعاً همینطور است.

هر سازمانی مبتنی بر فرآیندهای تجاری خاصی است که توسط کارکنان سازمان انجام می شود. اینها شامل فروش، فرآیندهای تولید و مدیریت، تدارکات، کارهای اداری و غیره می شود. به محض اینکه شرکت شروع به خودکارسازی فرآیندهای موجود می کند، آن را انجام می دهدکار بسیار کارآمدتر می شود.

سازمان‌های بزرگ بر اساس یک سیستم مدیریتی با یک استاندارد خاص (ISO 9001) کار می‌کنند که نشان‌دهنده فرهنگ تجاری بالا است. این سیستم به گونه ای ساخته شده است که تا آنجا که ممکن است فرآیندها را سازماندهی کند، در حالی که آنها را برجسته و زمان بندی می کند.

از آنجایی که بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار مجموعه ای از اقدامات خاص است، از نظر تئوری، یک متخصص باید این کار را انجام دهد. در شرکت های بزرگ اینطور است. اما مهم نیست که فرآیند چگونه ساخته می شود، به طور دوره ای نیاز به سازماندهی مجدد دارد، زیرا شرایط کار تغییر می کند، جای خالی و فرآیندهای جدیدی ظاهر می شود. اگر بهینه‌سازی انجام نشود، درگیری‌هایی به وجود می‌آید که مانع از عملکرد عادی بخش‌هایی از سازمان می‌شود. و این، همانطور که می دانید، در نهایت در سود منعکس می شود.

برای درک اینکه آیا فرآیندهای تجاری شرکت نیاز به بهینه سازی دارند، باید مشکلات را بررسی کنید. در زیر لیستی وجود دارد و اگر حداقل یک مورد در فعالیت های سازمان منعکس شده باشد، باید به فکر بهینه سازی باشید.

بهینه سازی کمک خواهد کرد

بنابراین، با گذشت زمان، مشکلاتی ممکن است در هر سازمانی ایجاد شود. آنها یک آزمون تورنسل هستند که با استفاده از آن می توان به راحتی نیاز به بهینه سازی فرآیندهای تجاری شرکت را تعیین کرد. چه مشکلاتی ممکن است وجود داشته باشد؟

1. مسئولیت های شغلی تکراری هستند. اگر نه تنها کارمندان، بلکه کل بخش ها نیز مجبور به انجام همین کار هستند، پس این قطعاً نیاز به سازماندهی مجدد را نشان می دهد. این نمی تواند برای همیشه دوام بیاورد، به این معنی که نتیجه آن هرج و مرج، تزریق های مالی غیر ضروری ورقابت ناموجه بین کارمندان و بخش ها.
2. رهبران فقط می توانند مدیریت کنند. این روسا عمدتاً بی فایده هستند، زیرا چیزی در مورد بازاریابی، اقتصاد و مدیریت نمی دانند.
3. شرکت سیستمی برای ارتقای مهارت کارمندان ندارد. این یک حذف جدی است که شرکت را به عقب می اندازد. از این گذشته، اگر کارمند دانش جدیدی دریافت نکند، به دنبال تغییر چیزی نیست و زمان را مشخص می کند.
4. کمال دشمن خوبی است. افراد در یک حالت کار می کنند و ناگهان تصمیم می گیرند سطح فعالیت را افزایش دهند. برای این کار یک سیستم فناوری اطلاعات برای مدیریت کارکنان، فروش یا امور مالی معرفی می کنند. خوب به نظر می رسد، اما اغلب کارکنان این کار را بدون توجه به فرآیندهای فعلی سازمان انجام می دهند یا به سادگی از شخص دیگری کپی می کنند. در نتیجه مبالغ هنگفتی بدون دلیل روشن خرج شد و اثر اقتصادی حاصل نشد.

بهینه سازی فرآیند کسب و کار به چه چیزی در سازمان کمک می کند؟

1. تجربه مشتری را بهبود بخشید.
2. زمان و هزینه های عملیاتی را کاهش می دهد.
3. به شما امکان می دهد به اهداف جدید برسید.
4. مدیریت پذیری شرکت را افزایش می دهد.

همه این موارد بر قیمت نهایی محصولات یا خدمات در جهت کاهش آن تأثیر می گذارد. علاوه بر این، یک شرکت بهینه شده مشتریان جدید بیشتری را جذب می کند، به این معنی که سود بیشتر می شود و رقابت افزایش می یابد.

هر گونه استفاده از مواد فقط در صورت وجود لینک مجاز است.

درک این نکته مهم است که همه فرآیندهای تجاری به هم مرتبط هستند. یعنی بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار درسازمان به یک شکل بر عملکرد کل شرکت تأثیر می گذارد. برای اینکه کمتر قابل توجه باشد، مدیریت شرکت ابتدا شروع به بهینه سازی فرآیندهای کوچک بدون صرف زمان و هزینه زیاد می کند. به تدریج مدل سازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار به بخش های دیگر منتقل می شود.

تلاش برای تغییر همه چیز به یکباره معمولاً بسیار غم انگیز به پایان می رسد و در آینده تمایل به تغییر چیزی در کار شرکت منفی خواهد شد.

از کجا شروع کنیم؟

مدل سازی و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار با این واقعیت آغاز می شود که روش های کار قدیمی منسوخ می شوند. بهینه سازی برای هر شرکتی به استثنای شرکت های دولتی ضروری است. هرچه یک کسب‌وکار سریع‌تر روش‌های جدید کار را بپذیرد و آنها را در فرآیندهای خود پیاده‌سازی کند، موفق‌تر خواهد بود.

آن شرکت هایی که دائماً در حال پیشرفت هستند، یک بخش کامل دارند که درگیر بهینه سازی فرآیندهای تجاری مشاغل کوچک یا سازمان های بزرگ است. از این گذشته، تنها تامین مالی سخاوتمندانه از فناوری های مدرن، کلید موفقیت یک تجارت است.

معیارهای ارزیابی

برای بهینه سازی مناسب، باید اولویت بندی کنید. دومی بر اساس معیارهای خاصی انتخاب می شوند. آنها در زیر فهرست شده اند:

1. اهمیت فرآیند. قبل از بهینه سازی کار، شناسایی فرآیندهای اصلی ضروری است که بهبود آنها منجر به نتایج بالایی می شود. برای تعیین چنین فرآیندی کافی است بدانیم چه نقشی در تمامی فعالیت های سازمان ایفا می کند. یک نکته منفی نیز وجود دارد: اگر فرآیند از قبل در پیش زمینه و به طور موثر باشدکار می کند، پس بهینه سازی بی فایده خواهد بود. البته، شما می توانید سعی کنید روند را از قبل بهبود ببخشید، اما این باعث اتلاف بودجه می شود که برای شخص دیگری مفید است. بهتر است زمان و پول را صرف فرآیندهای تجاری مشکل ساز کنید.
2. مشکل فرآیند. آشنا به نظر می رسد، اما معنی آن چیست؟ در این زمینه تفاوت بین آنچه در نتیجه به دست می آید و اقدامات مورد نظر دلالت دارد. یعنی اگر برخی از فرآیندها اصلاً آنطور که باید کار نمی کند، این دلیل واضحی برای بهینه سازی است.
3. توانایی اجرای تغییرات فرآیند. بهینه سازی فرآیندهای تجاری یک کسب و کار کوچک یا بزرگ با این واقعیت آغاز می شود که ساده ترین گزینه برای شروع فرآیند انتخاب می شود. به عنوان مثال، آنها دقیقاً موردی را انتخاب می کنند که به کمترین بودجه ممکن برای بهبود، زمان شخصی و منابع نیروی کار نیاز دارد. همچنین توجه به عوامل منفی که ناگزیر ظاهر می شوند و در نظر گرفتن آنها ضروری است.

بنابراین معلوم می شود که باید همه معیارها و عوامل را برای سازماندهی مجدد موفق در نظر بگیرید. به عنوان یک قاعده، بزرگترین فرآیندها در معرض بهینه سازی قرار می گیرند، زیرا به هزینه آنها است که شرکت کار می کند.

اصول

روش های بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار متفاوت است، اما قبل از انتخاب یکی، باید اصول بهبود را بدانید. بدون پیروی از آنها به اثر دلخواه نخواهید رسید. اصول زیر را در نظر بگیرید:

1. بنیاد. قبل از شروع بهینه سازی فرآیندها، باید بدانید کدام فرآیند مسئول چه چیزی است. یعنی اول از همه باید ساختار کسب و کار را درک کنید و تنها پس از آن به بهینه سازی بپردازید. اگر این کار انجام نشد، پسمشخص نیست چه چیزی باید سازماندهی شود، به این معنی که هیچ تاثیری نخواهد داشت.
2. ابتدا باید اشکالات را برطرف کنید. قبل از سازماندهی مجدد سازمان، لازم است خطاهای کوچکی که در بهینه سازی اختلال ایجاد می کنند، حذف شوند.
3. تصمیمات مبهم. این نام موقعیتی است که بهینه سازی یک فرآیند روی دیگری تأثیر منفی می گذارد. به همین دلیل، قبل از بهبود هر فرآیندی، لازم است تمام جوانب مثبت و منفی را محاسبه کرد و تنها پس از آن تصمیم درست گرفت.
4. رد تغییر. اغلب کارکنان سازمان مشتاق تغییر نیستند، به این معنی که با تمام وجود مقاومت می کنند. علاوه بر این، مقاومت می تواند ناخودآگاه یا بیان شود.

سطوح بهینه‌سازی

بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار در لجستیک یا سایر زمینه ها به چندین سطح تقسیم می شود که هر یک به روش خود بر نتیجه تأثیر می گذارد. به عنوان مثال، فرآیندهای اداری و مدیریتی مسئول اتخاذ تصمیمات و اقدامات صحیح تیم مدیریت هستند. با تشکر از آنها، اطلاعات در مورد گردش کار سازمان درگیر در فرآیند اصلی کسب و کار جمع آوری می شود.

کارایی بهینه سازی فرآیند کسب و کار می تواند متفاوت باشد، اما در هر صورت منجر به کاهش هزینه های مالی می شود. اینکه یک شرکت کدام سطح را انتخاب می کند به عوامل زیادی بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر مدیریت بخواهد در پول خود صرفه جویی کند، انتخاب در یک سطح قرار می گیرد و زمانی که هدف دستیابی به یک نتیجه استراتژیک باشد، انتخاب در سطح دیگری قرار می گیرد.

همه سطوح اتوماسیون و بهینه سازی کسب و کار را در نظر بگیریدفرآیندها:

1. سطح اول. این مرحله با هزینه های مالی همراه است. هر بخش از شرکت هزینه هایی را برای نیازهای خود ایجاد می کند. اما اگر هدف کاهش هزینه ها باشد، می توان این سطح را سریع ترین نامید. این به این دلیل است که سطح بر منافع سایر بخش‌های شرکت تأثیر نمی‌گذارد، به این معنی که نیازی به تأییدیه اضافی نیست. نقطه ضعف سطح یک پس انداز کوچک در نظر گرفته می شود. به عنوان یک قاعده، از 20٪ تجاوز نمی کند. درک این نکته مهم است که همه هزینه ها به یک بخش نسبت داده نمی شود، برخی از آنها در حین اجرای کار به وجود می آیند. به عنوان مثال، یک بخش اطلاعات مربوط به تجزیه و تحلیل سازمان را به دیگری سفارش می دهد، در این شرایط پیمانکار تمام هزینه ها را تقبل می کند.
2. سطح دوم. نمونه هایی از بهینه سازی فرآیند کسب و کار در سطح دوم اطمینان حاصل می کند که هزینه ها به یک فرآیند مشترک بین مشتریان و پیمانکاران کاهش می یابد. سطح به معنای فعالیت هر دو طرف است، کار یک طرفه به سادگی غیرقابل قبول است. کاهش هزینه تنها زمانی اتفاق می‌افتد که همه شرکت‌کنندگان در بهینه‌سازی درباره نحوه انجام فرآیندها و همکاری به توافق رسیده باشند. سطح دوم باعث صرفه جویی بیش از 20٪ می شود، می توان از آن برای بهینه سازی عملکردهای مختلف شرکت استفاده کرد. شرط اصلی این است که همه عملکردها باید نتیجه یکسانی داشته باشند و در جهت دستیابی به نتیجه باشند.
3. سطح سوم. این رویکرد برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار تا 30 درصد صرفه جویی را فراهم می کند. درست است، مشکلات خاصی وجود دارد: برای کار با هزینه ها، باید کل سیستم تجارت را درک کنیدفرآیندهای سازمانی این به دلیل این واقعیت است که بهینه سازی این سطح تعداد زیادی از فعالیت ها را فراهم می کند.

روش‌های بهینه‌سازی

فرایندهای تجاری در هر سازمان به روش خود پیش می رود، اما این مانع از برجسته کردن روش های اصلی بهینه سازی توسط کارشناسان نمی شود. آنها را با جزئیات بیشتر در نظر بگیرید:

1. تحلیل SWOT. ماهیت روش بررسی نقاط قوت و ضعف فرآیند کسب و کار است. این نام روش برنامه ریزی استراتژیک است که برای ارزیابی پدیده ها و عوامل موثر بر شرکت یا پروژه تجاری استفاده می شود. چندین پارامتر خاص برای روش وجود دارد: نقاط قوت، فرصت ها، ضعف ها، تهدیدها. اهداف بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار با استفاده از این روش، یافتن و رفع آسیب پذیری ها و همچنین کاهش خطرات و تهدیدات احتمالی است.
2. علل - عواقب. این روش با نمودار ایشیکاوا یا نمودار علت و معلولی مشخص می شود. این یکی از هفت ابزار شناخته شده برای ارزیابی، کنترل، اندازه گیری و بهبود کیفیت فرآیندهای تولید است. این روش به شما امکان می دهد رابطه بین پارامترها را پیدا کنید، که به انجام مطالعات دقیق در مورد فرآیند تجاری مورد نیاز کمک می کند. نمودار شناسایی عوامل اصلی مؤثر بر فرآیند تولید را بسیار آسان‌تر می‌کند.
3. معیارسازی. روشی برای ارزیابی مزایا و تجزیه و تحلیل مزیت های رقبا و شرکا برای شناسایی مولدترین عوامل. محک زدن وجه مشترکی با جاسوسی صنعتی دارد، اما نه به طور کامل. برای اجرای روش، مشاهده سطحی کافی است و نه مقدمهرقبا.
4. بهینه سازی و تحلیل فرآیندهای کسب و کار بر اساس شاخص ها. از اصل تعیین اهداف فرآیند کسب و کار استفاده می شود که پس از رسیدن به آن هدف یا افزایش می یابد یا در صورت عدم امکان نزدیک شدن به آن، روش های اجرای آن تحلیل می شود. فناوری بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار به گونه‌ای است که اول از همه، عملکرد مورد تجزیه و تحلیل قرار می‌گیرد.
5. طوفان فکری. این روش یک بحث فعال در مورد وظایف، بیان گزینه های مختلف است. از بین همه پیشنهادات، موفق ترین پیشنهاد در نتیجه انتخاب می شود.
6. 6 سیگما. با کاهش تعداد خطاهای تولید، افزایش شاخص های بهره وری حاصل می شود.
7. تغییر و محاسبه پراکندگی فرآیندها. روش در این واقعیت نهفته است که اجزای فرآیند کسب و کار افزایش یا کاهش می یابد.
8. تجزیه و تحلیل منطق کسب و کار. هدف حذف رویه‌های ناکارآمد، پیوند دادن فعالیت‌های موازی، به اشتراک گذاشتن مسئولیت فرآیندها و به اشتراک گذاشتن قدرت‌های تصمیم‌گیری، گرفتن اطلاعات در منبع و پردازش آن در فعالیت‌های واقعی شرکت است.
9. تحلیل هزینه عملکردی. هدف این روش دستیابی به بالاترین عملکرد شی با هزینه حداقل هزینه برای خریدار و فروشنده است.
10. شبیه سازی فرآیندهای کسب و کار. بهینه سازی فرآیندهای تجاری لجستیک به شما این امکان را می دهد که اقدامات افراد و استفاده از فناوری ها را با استفاده از یک مدل کامپیوتری نشان دهید. در طول شبیه سازی، چهار مرحله باید رعایت شود: ساخت مدل، اجرای مدل، تجزیه و تحلیل نتایج حاصل.شاخص های عملکرد، ارزیابی سناریوهای احتمالی دیگر. این روش تنها در صورتی مؤثر است که از مقادیر واقعی و دقیق برای ساخت مدل استفاده شود.
11. تجزیه و تحلیل و محاسبه پیچیدگی و مدت زمان فرآیند. این روش به شما امکان می دهد تعداد کارگران مورد نیاز و باری را که در معرض آن قرار دارند محاسبه کنید.
12. تجزیه و تحلیل ماتریس توزیع مسئولیت. این یک جدول بصری کاربردی است که سازمان را به پیوندها، واحدها و غیره توزیع می کند. یعنی این روش به شما امکان می دهد وظایف را به واحدهای ساختاری اختصاص دهید.

مراحل بهینه سازی

کار بر روی بهینه سازی فرآیند کسب و کار به پنج مرحله تقسیم می شود. بیایید در مورد هر یک از آنها بیشتر صحبت کنیم:

1. شرح فرآیندهای سازمان. تجزیه و تحلیل و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار به طور جدایی ناپذیری به هم مرتبط هستند. بدون تعریف وظایف هر بخش و کارمند، شروع بهینه سازی موثر غیرممکن است. به نظر می رسد که این قدم بدیهی به نظر می رسد، اما در واقع اکثر شرکت ها آن را فراموش می کنند و این یک اشتباه بزرگ است. بهتر است فرآیندهای یادگیری از طریق زنجیره ارزش آغاز شود. شرکت‌هایی وجود دارند که منابع یا محصولاتی را در اختیار سازمان شما قرار می‌دهند یا وظایف دیگری را انجام می‌دهند که مشتری شما به آن نیاز دارد. درک کنید که ارزش افزوده محصول نهایی در چه مرحله ای و چگونه شکل می گیرد. استفاده از چنین استراتژی به شما امکان می دهد تا به سرعت نقاط خروج و ورود به شرکت را محاسبه کنید. بنابراین، شما قادر خواهید بود کل گردش کار شرکت را مطالعه کنید، به کارکنان توضیح دهید که چه کسی چه کاری انجام می دهد،برای جدا کردن فرآیندهای کاری که نیاز به بهینه سازی اولویت دارند، تصمیم گیری در مورد راه هایی برای بهبود کیفیت خدمات یا محصول. در طول تحقیق متوجه خواهید شد که علاوه بر فرآیندهای کلیدی، موارد پشتیبانی نیز وجود دارد. به عنوان یک قاعده، آنها نیازی به تامین مالی ندارند، زیرا آنها زیرساخت شرکت را تشکیل می دهند و به عملکرد مداوم فرآیندهای اصلی کمک می کنند. همچنین فرآیندهای توسعه مسئول سودهای آتی هستند.
2. انتصاب افراد مسئول. سیستم بهینه سازی فرآیند کسب و کار به گونه ای ساخته شده است که بدون کنترل نمی تواند کار کند. لذا مسئول اجرای آن تعیین می گردد. علاوه بر این، یک نفر باید مدیریت کلی را انجام دهد، در حالی که دیگران باید هر مرحله را کنترل کنند. مدیر نه تنها باید موظف باشد، بلکه باید بتواند کار زیردستان را هماهنگ کند. چنین رهبرانی را می توان با باتری ابدی مقایسه کرد، زیرا آنها باید دائما کار کنند و تولید را بهینه کنند. به همین دلیل مسئولیت های شغلی باید به وضوح بیان شود، برای این منظور کافی است در آیین نامه داخلی بنگاه وظایفی پیش بینی شود.
3. پیاده سازی بهینه سازی. بنابراین به بهینه سازی فرآیندهای تجاری شرکت می رسیم. برای او، فقط مرحله سوم رزرو شده است، زیرا ابتدا باید آماده شوید. فکر نکنید که هر سازمانی در نظم کامل است. در هر شرکتی می توانید ده ها مشکل پیدا کنید. و بعد از کشف باید طبق برنامه عمل کنید. ابتدا باید تمام فرآیندهای شرکت را ارزیابی کنید و همچنین تکرار مسئولیت های شغلی را حذف کنید. گام بعدیمحاسبه زمان برای هر یک از فرآیندهای تجاری، تجزیه و تحلیل مقایسه ای با شاخص های متوسط، تنظیم به شاخص های واقعی خواهد بود. بعد، شما نیاز به سازماندهی تجزیه و تحلیل عملیاتی منابع تولید دارید. شما باید حرکت ارزش ها و اطلاعات را در شرکت ردیابی کنید و مناطقی را که هر دو از دست رفته اند ریشه کن کنید. مرحله نهایی تجزیه و تحلیل کارایی استفاده از منابع در هر فرآیند خواهد بود.
4. اتوماسیون فرآیندهای اصلی شرکت. جای تعجب نیست که این مرحله در پاراگراف چهارم توضیح داده شده است، زیرا قبل از ادامه با آن، باید به وضوح درک کنید که بهینه سازی چگونه انجام می شود. اگر سردرگمی کامل در شرکت وجود داشته باشد، مهم نیست که چگونه فرآیند را بهینه کنید، هیچ حسی از این وجود نخواهد داشت. تنها چیزی که می توان به آن دست یافت، هزینه های مالی کلان و از دست دادن زمان است.
5. ارزیابی نتایج. بهینه سازی مدیریت فرآیند کسب و کار، و همچنین سازماندهی مجدد، غلبه کرده است. وقت آن است که حساب کنید. در صورتی که عملیات به درستی انجام شود، نتیجه آن حذف پست ها و وظایف تکراری کارکنان، نظارت بر عملکرد کار توسط کارگران، کاهش تعداد خطاها و کاهش تاثیر عامل انسانی در تولید، معرفی سیستمی خواهد بود. عوامل کارآیی ایجاد انگیزه در کارکنان، پایگاه دانش تشکیل شده در مورد فرآیندهای سازمان، کاهش تخلفات در تولید به دلیل کمبود پرسنل یا کمبود منابع، یافتن منابع مالی غیر دخیل در گردش و انحلال آنها، به حداقل رساندن خرید محصولات غیر ضروری.

اشتباهات رایج

بهبهینه سازی نتیجه داده است، ما باید سعی کنیم اشتباهاتی را که کارآفرینان دیگر مرتکب می شوند انجام ندهیم. در اینجا تعدادی از آنها وجود دارد.

اولین اشتباه بیان اشتباه مسئله است. اگر مدیر نداند دقیقاً چه کاری باید انجام دهد تا کار شرکت را بهبود بخشد، در این صورت موفق نخواهد شد. گام اولیه این است که بفهمید چه نتیجه ای از بهینه سازی انتظار دارید. به عنوان مثال، در صورتی که سازمان درآمد مستقیم نداشته باشد، ترسیم مشخصات بخش حسابداری بی فایده است. عدم سود کار بخش فروش است نه حسابدار. یعنی در این شرایط لازم است کار این بخش خاص تغییر کند و پاداش آن تغییر در کار سایر خدمات خواهد بود. به طور خلاصه، ارزش شروع بهینه سازی را با توضیح فرآیندهای سازمانی دارد، ما قبلاً در مورد آن در بالا صحبت کردیم.

اشتباه دوم عدم تناسب بین تلاش و کار است. اغلب می توانید شرح فرآیندهایی را مشاهده کنید که مطلقاً با هدف اصلی شرکت مرتبط نیستند. یک مثال اغراق آمیز، اما به وضوح منعکس کننده ماهیت، ارتباط بین رئیس و منشی به منظور تماس با معاون است. واضح است که این فرآیند هیچ معنایی ندارد و هیچ ارزشی ندارد. معلوم می شود که سازمان در حال هدر دادن پول در این فرآیند است.

سومین اشتباه، انتخاب اشتباه وسیله توصیف است. به منظور توصیف فرآیندها، از ابزارهای مختلفی از جمله برنامه هایی با ظرفیت های مختلف استفاده می شود. هزینه چنین برنامه هایی بسیار زیاد است، از 100 دلار شروع می شود و محدودیت بالایی ندارد. واضح است که ظرفیت برنامه باید متناسب با اندازه شرکت باشد. معلوم شد بی فایده استیک شرکت کوچک برای به دست آوردن یک برنامه در مقیاس بزرگ. ابزار باید با توجه به وظایف و اهداف شرکت انتخاب شود که مدیریت در تلاش است از طریق بهینه سازی آن را حل کند. اما نباید فکر کرد که نرم افزار ابزار اصلی است. این فقط یک ابزار کمکی است. بهینه سازی بیشتر تحت تأثیر سازماندهی مناسب آن قرار می گیرد.

ادبیات تکمیلی

علاوه بر اطلاعات موجود در اینترنت، رهبران شرکت ها باید کتاب هایی را نیز مطالعه کنند که به این روند پیچیده کمک کند. اینم چند کتاب:

1. «فرایندهای تجاری. مدل سازی، پیاده سازی، مدیریت» نوشته ولادیمیر رپین. اگر تصمیم دارید فرآیندهای کسب و کار را تغییر دهید و رویکرد جدیدی را امتحان کنید، پس این کتاب برای شما مناسب است. این بدان معنا نیست که خواندن آن آسان است، اما با این وجود، اطلاعات مهم زیادی در آن پنهان شده است. هر فصل باید درک و کار کند. این نشریه شامل بسیاری از نقشه ها، جداول و نمودارها است که به آشکار کردن روند کمک می کند. همچنین قابل ذکر است که در سایر منابع باز هیچ کلمه ای در این مورد وجود ندارد.
2. «رویکردی سیستماتیک برای بهبود مستمر. نظریه محدودیت گلدرات اثر ویلیام دتمر. تمام کتاب های نویسنده مانند کیک داغ از قفسه ها جارو می شوند. و همه به این دلیل که به حل بسیاری از مشکلات کمک می کند، مانند تضاد بین زمان بندی خدمات و کیفیت، بین هزینه های مالی و قیمت. قبلاً امکان یافتن اطلاعات کامل از نویسنده وجود نداشت، اما اکنون کتابی منتشر شده است که همه رازها را برملا می کند.
3. «مدیریت فرآیند کسب و کار. راهنمای عملیدر مورد اجرای موفق پروژه ها» نوشته یوهان نلیس، جان جستون. این کتاب در مورد اصول اساسی مدیریت فرآیند کسب و کار، مزایا و ویژگی های مثبت آنها صحبت می کند. این نشریه همچنین دارای نمونه هایی از نحوه مدیریت است. این کتاب به عنوان مرجعی برای شرکت های مجری پروژه های مدیریت فرآیند مناسب است. این به دلیل این واقعیت است که مطالب شرح داده شده در مورد ابزارهایی که می توانند در عمل استفاده شوند و همچنین به اجرای مؤثر پروژه های تجاری کمک می کند.
4. "هدف. فرآیند بهبود مستمر توسط الیاهو گلدرات. این نشریه توضیح می دهد که شخصی که نوعی مشکل را در یک پروژه تجاری می بیند، موظف است روابط علت و معلولی بین نتایج و فرآیندها ایجاد کند. فرد باید اصول اساسی دستیابی به کارایی گردش کار سازمانی را درک کند.
5. نرم افزار ناب: از ایده تا سود اثر تام و مری پاپندیک. مدیریت در شرایطی که لازم است مؤثرترین فرآیندها شکل بگیرد کمک خواهد کرد. مدیران ارشد باید این کتاب را بخوانند، همچنین مدیران، توسعه دهندگان شرکت. یعنی اطلاعات دقیقاً برای دست اندرکاران نرم افزار مفید خواهد بود.

نتیجه گیری

همانطور که می بینید، برای بهینه سازی مناسب، باید چیزهای زیادی بدانید و درک کنید. اگر مدیر متوجه نشود که با چه چیزی کار می کند، سازماندهی مجدد کمکی نخواهد کرد. اغلب چنین روسای زیادی وجود دارند که دلیل فروپاشی بسیاری از شرکت ها است.

حتی اگر بنیانگذار خودش موضوع را درک نکند، وظیفه او یافتن کارمندان شایسته ای است کهنه از روی نفع شخصی، بلکه به این دلیل که به کار خود اختصاص داده اند. تعداد بسیار کمی از این کارگران فداکار باقی مانده اند، به این معنی که اگر خوش شانس هستید و آنها را پیدا کردید، پس سعی کنید آنها را رها نکنید. این شایستگی کارکنان است که تعیین می کند سازمان چقدر شکوفا خواهد شد. حتی با استعدادترین رهبر نیز نمی تواند به تنهایی شرکت را بیرون بکشد و بنابراین نباید از حرفه ای بودن کارکنان غافل شد. بالاخره این به پول و زمان شما مربوط می شود.