بهینه سازی هزینه: برنامه ریزی، فعالیت ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

بهینه سازی هزینه ها در شرکت یک گام ضروری و مهم در شرایط ناپایدار اقتصادی است. آن را با جزئیات در نظر بگیرید.

سوالات کلیدی

برای اینکه همه کارها را درست انجام دهید و از نظر کارکنان "ظالم و ساتراپ" نباشید، باید بدانید:

• انواع موجود و گزینه های کاهش هزینه؛
• اصول و روش های برنامه ریزی همراه با فعالیت های بهینه سازی هزینه؛
• موثرترین راه ها برای کاهش هزینه ها از نقطه نظر عملی؛
• چگونه هزینه های مواد را کاهش دهیم؛
• ماهیت مزایای ناشی از کاهش هزینه های حمل و نقل؛
• چگونگی انتخاب استراتژی کاهش هزینه؛
• اصول بهینه سازی اساسی.

بودجه

اغلب، بودجه بندی به بخشی منتقل می شود که کارکنان آن معتقدند که در این مورد کاملاً صلاحیت ندارند. با این حال، بودجه بندی گام مهمی است. شرکت در آن به شما امکان می دهد اطلاعات زیادی را که برای همه بخش ها مهم است به دست آورید.

بودجه در چند مرحله تشکیل می شود:

• تشکیل برنامه پروژه برای بودجه آینده؛
• بررسی لایحه بودجه؛
• تصویب بودجه؛
• اجرای بودجه؛
• تحلیل اجرا.

بهینه سازی هزینه های بودجه گام بعدی پس از بودجه بندی است.

هزینه

بهینه سازی هزینه ها بدون درک محتوای اصطلاح "هزینه ها" غیرممکن است.

آن دسته از وجوهی هستند که برای مدت معینی در شکل گیری سود نقش دارند. بخشی از هزینه ها به صورت محصولات نهایی، محصولات نیمه تمام، دارایی های نامشهود یا ساخت و ساز در حال انجام در دارایی های شرکت انباشته می شود. این نمودار ساختار ساده شده ای را نشان می دهد که با استانداردهای IFRS مطابقت دارد.

به بیان ساده، هزینه افزایش بدهی یا کاهش دارایی است که منجر به کاهش سرمایه می شود.

بهینه سازی

اعتقاد بر این است که بهینه سازی هزینه با کاهش هزینه ها در لحظه فعلی آغاز می شود. با این حال، این کاملاً درست نیست.

بهینه سازی مخارج بودجه در یک شرکت از لحظه ای شروع نمی شود که آنها شروع به کنترل شدید هزینه های پولی می کنند که قبلاً در حساب است. متأسفانه در حال حاضر این سؤال که پول موجود در حساب از کجا می آید به هیچ وجه کنترل نمی شود. جذب وام فعال، و همچنین مدیریت صرف هزینه ها، مستلزم کمبود مزمن بودجه در شرکت و سپس - ورشکستگی احتمالی است.

اثربخشی این روش به نگهداری سوابق درآمد و هزینه بستگی دارد. این موارد نیاز به برنامه ریزی دارند و مدیریت باید دائماً بر اعداد سال، سه ماهه، ماه یا سایر دوره های مالی نظارت داشته باشد. همیشه … هستاین احتمال وجود دارد که پروژه های پرهزینه فعلی در دراز مدت بسیار سودآور باشند.

مناطق کاری

بهینه سازی هزینه ها به معنای انجام اقداماتی نیست که به ضرر منافع تجاری باشد. هنگام مقایسه هزینه ها و درآمدها با یکدیگر، باید وظیفه کاهش هزینه ها را به روشی بهینه حل کرد.

می توانید مشکل را در چندین جهت حل کنید:

1. کاهش هزینه از طریق منابع داخلی (کاهش مستقیم). این اقدامات شامل افزایش بهره وری، کاهش هزینه های مواد، کاهش هزینه های مدیریت و همچنین کاهش کارکنان شرکت است.
2. کاهش هزینه های تولید (کاهش نسبی). با افزایش حجم تولید می توان به این مهم دست یافت. در این صورت پول بسیار کمتری برای یک قسمت خرج می شود.
3. تشکیل یک پیشنهاد از طریق تحقیقات بازاریابی. در این صورت رشد حجم خرید توسط مشتریان تحریک می شود و هجوم مشتریان جدید شکل می گیرد.
4. تشکیل انضباط مالی سخت. در این نوع، دایره محدودی از افراد می‌توانند برای هزینه‌ها «پیش‌اهنگ» بدهند.

برنامه بهینه سازی مخارج بودجه باید محدودترین مناطق را پوشش دهد. سپس تا حد امکان مؤثر خواهد بود.

مسیرهای بهینه‌سازی

طرح بهینه سازی هزینه می تواند شامل سه جهت باشد که یک شرکت می تواند در آن حرکت کند.

کاهش سریع، کاهش هزینه شرکت با سرعت سریع، سیستماتیک برجسته می شوداختصارات.

هر یک از روش ها در شرایط خاصی استفاده می شود. اقدامات انجام شده در این زمینه باید متناسب با شرایط فعلی و همچنین بر اساس برنامه ریزی بلندمدت باشد.

کاهش اکسپرس

انتخاب این روش برای کاهش هزینه ها، توقف پرداخت هزینه برای برخی موارد ضروری است. برای تعیین نتیجه، باید پیامدهای احتمالی هر روش بهینه‌سازی را دریابید.

همه هزینه ها به: تقسیم می شوند

• اولویت بالا. چنین هزینه هایی برای ادامه فعالیت شرکت ضروری است. اینها شامل پرداخت دستمزد به کارکنان، خرید مواد اولیه برای تولید است.
• اولویت. این هزینه پرداخت برای ارتباطات تلفن همراه، تبلیغات است. اگر طبق این ماده پرداخت را متوقف کنید، کار شرکت شکست خواهد خورد.
• مجاز. اینها شامل مزایای کارکنان، پرداخت هزینه درمان آسایشگاهی برای کارکنان است. اگر شرکت وجوه آزاد نداشته باشد، می توان این پرداخت ها را به حالت تعلیق درآورد، اما ترجیح داده می شود که آنها را حفظ کنید.
• غیر ضروری. نمونه ای از این هزینه ها پرداخت هزینه پرواز اختصاصی برای سرپرست شرکت است. لغو چنین هزینه‌هایی بر عملکرد شرکت تأثیر منفی نخواهد گذاشت.

هنگام انتخاب کاهش هزینه سریع، اول از همه، پرداخت برای یک مورد "غیر ضروری" متوقف می شود و موارد مجاز به شدت محدود می شوند. توصیه نمی شود دو دسته اول را کاهش دهید.

کاهش سریع هزینه

بهینه سازی هزینه ها در شرکت با سرعتی سریع در نتیجه امکان پذیر استتعدادی از رویدادها برای کاهش هزینه‌ها تا حد امکان مؤثر، مدیریت باید تعیین کند که در کجا پس‌انداز می‌کنند.

1. در مصرف مواد برای تولید و مواد اولیه صرفه جویی کنید. راه های بهینه سازی هزینه ها می تواند متفاوت باشد. بازنگری در قراردادها با تامین کنندگان به منظور دستیابی به کالا با قیمت مناسب، موثرترین راه برای کاهش هزینه ها است. همچنین، تامین کنندگان می توانند به تعویق افتادن پرداخت را ارائه دهند که به شرکت این فرصت را می دهد تا بدون دریافت وام اضافی، مبلغ لازم را جمع آوری کند.
2. تجزیه و تحلیل هزینه های حمل و نقل و بهینه سازی این اقلام هزینه. علاوه بر این، می توانید هزینه برق، مخابرات را کاهش دهید. بخش حمل و نقل را می توان برون سپاری کرد و سپس با مرکز تدارکات تماس گرفت که برنامه ای برای کاهش هزینه های حمل و نقل تهیه می کند. برای کاهش هزینه برق، کنترل مصرف آن، نظارت بر سطح روشنایی در تاریکی، نصب تجهیزات صرفه جویی در انرژی. کاهش لیست کارکنانی که حق استفاده از ارتباطات سیار شرکتی را دارند، هزینه ها را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد. می‌توانید با یک اپراتور تلفن همراه یا یک ارائه‌دهنده خدمات مخابراتی برای انعقاد قرارداد شرکتی با شرایط مطلوب مذاکره کنید.
3. کاهش کارکنان و کاهش حقوق و دستمزد. برون سپاری و فریلنسینگ به طور موثر هزینه پرداخت حقوق به کارکنان را کاهش می دهد و استخدام شرکت ها یا بخش استخدام داخلی به جایگزینی کارمندان ناکارآمد کمک می کند. به عنوان مثال، حضور یک خانم نظافتچی در کارکنان الزامی نیست. برون سپاری کارکنان تعمیر و نگهداریتا 20٪ از پرداخت های قابل انتساب به هر کارمند را ذخیره می کند.

گزینه دیگر بهینه سازی هزینه ها با کاهش دستمزدها، اما ارائه مزایای اجتماعی است: گسترش فهرست شرایط بیمه درمانی، تهیه غذا برای کارکنان به هزینه شرکت یا قهوه رایگان در دستگاه. مطالعات نشان می دهد که سرمایه گذاری در این مورد در بلندمدت سودآور خواهد بود، زیرا باعث افزایش وفاداری کارکنان می شود.

اختصارات سیستماتیک

همانطور که از نام این روش بهینه سازی پیداست، ماهیت آن انجام فعالیت های دوره ای با هدف کاهش هزینه ها است.

1. مدیریت سرمایه گذاری. سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت همیشه باید به دقت توجیه شوند. برای اینکه یک شرکت بتواند تجهیزات جدید و کارآمدتر خریداری کند، بخش مربوطه باید بحث کند که چه سودی برای شرکت خواهد داشت، وقتی که پروژه نتیجه داد، زمانی که شروع به سودآوری کرد. معرفی فن آوری های رقابتی جدید به توسعه کسب و کار کمک می کند. با این حال، هنگام تصمیم گیری برای خرید چیزی، مدیریت باید هدف اصلی را در ذهن داشته باشد - کاهش هزینه.
2. مدیریت تدارکات. این شامل جستجوی دوره‌ای برای تامین‌کنندگان جدید است که کالاهای باکیفیت را با قیمت‌های بهتر ارائه می‌دهند.
3. مدیریت فرآیند کسب و کار. «مدیریت ناگهانی» که در کشور ما نهفته است، به شدت بر اصول انجام تجارت تأثیر می گذارد. از دیدگاه روش های جدید، هنگام سازماندهی فرآیندهای تجاری، پیشنهاد می شود که از سمت خریدار به تولید نگاه شود. تجزیه و تحلیل فرآیند را انجام دهید.مدیر شرکت باید از خود بپرسد آیا خریدار برای این کار هزینه خواهد کرد؟ مشتری مایل به پرداخت هزینه جابجایی کالا، خرابی، تجهیز مجدد تولید بدون تغییراتی که محصول را بهبود می بخشد، نخواهد بود. بنابراین، این گونه هزینه ها یا باید تا حد امکان کاهش یابد یا به طور کامل حذف شود.

قوانین بهینه سازی

هنگام تدوین یک برنامه اقدام برای بهینه سازی هزینه ها، باید به خاطر داشت که راه حل موقعیتی برای یک مشکل همیشه بهترین انتخاب نیست. کاهش هزینه ها یک کار طاقت فرسا است که باید هر روز به یک عادت خوب تبدیل شود.

با پیروی از قوانین بهینه سازی، می توانید با کمترین ضرر به حداکثر اثر برسید.

1. هزینه ها همیشه نیازی به کاهش ندارند، اغلب باید به طور مؤثر مدیریت شوند. گاهی اوقات، برای کاهش هزینه های کلی، باید مقدار هزینه ها را در جهت خاصی افزایش دهید.
2. هزینه ها برای دستیابی به بهترین نتیجه به حداقل می رسد. قانون کارایی می گوید که یک واحد هزینه لزوما باید حداکثر نتیجه را ارائه دهد.
3. همیشه هزینه هایی وجود دارد، چه اقدام یا عدم اقدام.
4. هیچ چیز کوچکی در مورد خرج کردن وجود ندارد. بگذارید کارمندان شرکت بابت گزارش استفاده از سومین دوجین خودکار در یک ماه عصبانی شوند. اما هنگامی که آنها به توجه به چیزهای کوچک عادت کنند، ممکن است در نتیجه افزایش حقوق یا شرایط کاری بهتر را ببینند.
5. تلاش برای پایین نگه داشتن هزینه ها تا حد امکان همیشه مفید نیست. ممکن است بهینه باشد که هزینه ها را اندکی کاهش دهید و آنها را در مسیر خود نگه دارید.سطح مورد نیاز.
6. بهینه سازی هزینه های بودجه بدون سرمایه گذاری های مالی غیر ممکن است.
7. نوعی هزینه وجود دارد که به شما امکان می دهد از ضررهای بزرگتر جلوگیری کنید. اینها شامل بیمه، استخدام نگهبانان، نصب دزدگیر و بهبود کیفیت محصول است.
8. همه کارکنان شرکت باید در این فرآیند مشارکت داشته باشند، اما هرکس باید وظیفه مهم خود را برای آنها داشته باشد.
9. احتیاط هرگز زیاد نیست. فکر یا تصوری که در نتیجه خواندن گزارش ایجاد می شود، تحلیل عمیق تری از شاخص ها را مجبور می کند و تقریباً همیشه منجر به کاهش هزینه ها می شود.
10. بهینه سازی هزینه باید به طور مداوم انجام شود. اقلام هزینه های جدید بر سود شرکت تأثیر می گذارد. ظاهر شدن ناگهانی و ناپدید شدن ناگهانی بدون توجه، می تواند آسیب قابل توجهی به بودجه شرکت وارد کند. ردیابی هزینه ها باید یک کار اجباری باشد که به مدیریت ارشد شرکت گزارش شود.

بهینه سازی درآمد و هزینه - رویه هایی که دست به دست هم می دهند. هزینه های غیرقابل کنترل سودی را برای شرکت به ارمغان نمی آورد و رشد سود مستقیماً با کنترل هزینه ها مرتبط است.

آشفتگی مفاهیم

برنامه بهینه‌سازی هزینه مالی اغلب شامل موارد غیرهزینه‌ای است.

برای ایجاد مؤثرترین برنامه، تیم مدیریت باید تفاوت بین انواع هزینه ها را درک کند.

برای مثال، کنترل هزینه بر اساس P&L، کنترل هزینه در نظر گرفته نمی شود.