عناصر محیط داخلی سازمان و ویژگی های آنها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

بخش جدایی ناپذیر انجام تحلیل SWOT شناسایی فرصت ها و تهدیدهای بازار و همچنین تعیین نقاط قوت و ضعف شرکت است که برای آن عناصر مختلف محیط داخلی سازمان مورد تجزیه و تحلیل قرار می گیرد.

محیط داخلی یک سازمان چیست؟

وقتی صحبت از محیط داخلی یک سازمان می شود، معمولاً به معنای مجموعه ای از عناصر است که در مقایسه با عوامل محیطی که قابل تغییر نیستند، می توانند به نوعی تحت تأثیر قرار گیرند. بنابراین، محیط داخلی سازمان شامل:

1. مردم.
2. Goals.
3. کارها.
4. فناوری.
5. ساختار.

ترکیب همه این عناصر جوهره سازمان است: افراد متحد در یک ساختار خاص، یک سری وظایف را انجام می دهند و از فناوری های خاصی برای دستیابی به اهداف نهایی استفاده می کنند.

بنابراین، ترکیب عناصر محیط داخلی سازمان ممکن است مؤثر باشد یا نباشد. وظیفه تجزیه و تحلیل شناسایی آن دسته از فرآیندهایی است که به طور ایده آل تنظیم شده اند، و همچنین آنهایی که هستندکاهش سودآوری کلی شرکت.

عناصر محیط داخلی چگونه طبقه بندی می شوند؟

عناصر اصلی محیط داخلی سازمان معمولاً به گروه ها یا به اصطلاح برش ها طبقه بندی می شوند:

• برش سازمانی؛
• برش بازاریابی;
• برش قاب؛
• برش تولید؛
• برش مالی.

برای سهولت در تحلیل، عناصر هر گروه به طور جداگانه در نظر گرفته می شوند. در زمینه سازمانی، آنها ویژگی های شرکت را از دیدگاه ساختار سازمانی شرکت مطالعه می کنند. توجه هم به روابط سلسله مراتبی در شرکت و هم به سیستم تعامل بین ساختارهای فردی شرکت می شود. بخش بازاریابی ایده ای از طیف محصولات، ویژگی ها و مزایای آنها، عوامل قیمت گذاری، و همچنین روش های فروش و تبلیغات را ارائه می دهد.

هنگام در نظر گرفتن کاهش مالی، به صورت های مالی، پویایی شاخص های اصلی هزینه ها و سودآوری توجه می شود. کارایی جریان نقدی تعیین می شود. در بخش پرسنل، ارتباط بین مدیریت و پرسنل اجرایی در نظر گرفته شده است و تجزیه و تحلیل نتایج فعالیت کارگری انجام می شود. این همچنین شامل فرهنگ سازمانی یا سازمانی سازمان، روش‌های تحریک و برانگیختن کارکنان می‌شود.

بخش پنجم - تولید - شامل فهرستی از فناوری ها، هنجارها، قوانین و استانداردهای تولید کالاها و کنترل کیفیت آنها می باشد. انواع پیشرفت های نوآورانه و تحقیقات علمی با هدف گسترش دامنه یا بهبود خواص مفید محصول، همچنینبه کاهش تولید مراجعه کنید.

پرسنل به عنوان عنصری از محیط داخلی

وظیفه رویکرد موقعیتی در تحلیل و تصمیم گیری مدیریت، در نظر گرفتن رفتار تک تک کارکنان، گروه های آنها و همچنین ماهیت تأثیر کارکنان مدیریت است. بر اساس تئوری اقتصادی، پرسنل یکی از عوامل اصلی تولید هستند، اما در واقعیت های مدرن، تیم کارکنان به یک عنصر استراتژیک مهم تبدیل می شود.

وظیفه مدیریتی سازماندهی کار پرسنل تا حد امکان کارآمد است، در حالی که چندین مؤلفه این فرآیند باید در نظر گرفته شود:

• اصول استخدام و استخدام؛
• سازگاری کارکنان جدید؛
• نظارت پرسنل، روش های آن؛
• انگیزه و تحریک کارکنان؛
• آموزش، توسعه کارکنان؛
• ایجاد و حفظ فرهنگ شرکتی.

بنابراین، سیستم فرهنگ سازمانی سازمان که به درستی در سازمان تعدیل نشده است، می تواند به نقطه ضعف آن تبدیل شود و در نتیجه دستیابی به اهداف کوتاه مدت و بلند مدت و وظایف میانی را دشوار کند.. مدیریت تیم یکی از فعالیت های استراتژیک رهبران باقی می ماند.

اهداف شرکت به عنوان عنصری از محیط داخلی

هنگام تجزیه و تحلیل وضعیت شرکت و برنامه ریزی استراتژی بعدی، یک یا چند هدف تعیین می شود. وظیفه مدیریت شرکت این است که فقط اهداف دست یافتنی را انتخاب کند که با وضعیت بازار وشرکت.

داشتن منابع مالی کافی، نیروی انسانی و برنامه ریزی موثر ترکیبی برای تعیین هدف درست می کنند. در عین حال، فهرست اهداف کلی باید به اهداف فرعی یا وظایفی تقسیم شود که مسئولیت اجرای آنها بین کارکنان یا بخش های سازمان توزیع می شود.

به عنوان مثال، شرکت X با ورود به بازار با محصولات تولید انبوه، هدف خود را تعیین می کند: در کوتاه مدت در یک بازار خاص رهبر شود. در همان زمان، شرکت X در بخش دیگری فعالیت می کرد و هنگام تجزیه و تحلیل صورت های مالی، مشخص شد که وام معوقی از بانک برای مبلغ زیادی وجود دارد. علاوه بر این، تجزیه و تحلیل خط مشی پرسنل نشان داد که بخش فروش وظایف خود را ناکارآمد انجام می دهد و شاخص های برنامه ریزی شده محقق نمی شود. بدیهی است که دستیابی به هدف تعیین شده توسط مدیریت نه تنها دشوار، بلکه تقریباً غیرممکن است.

نمونه هایی از اهداف درست فرموله شده:

• دستیابی به آگاهی از نام تجاری تا 60%؛
• افزایش سهم بازار به 16%؛
• برای ورود به سه شرکت برتر بازار؛
• افزایش متوسط صورتحساب به 1500 روبل؛
• افزایش ترافیک سایت به 2000 نفر در روز.

بنابراین، برای تعیین مؤثر اهداف، مدیریت شرکت باید بر اساس تحقیقات عمیق بازار و موقعیت فعلی شرکت در آن باشد.

وظایف شرکت به عنوان عنصری از محیط داخلی

بعد از تهیه فهرستی از اهداف شرکت، باید آنها را به وظایف، یعنی به اجزاء تقسیم کرد. در هر سازمانی نادر استفقط یک هدف تعیین شده است بنابراین، اهداف استراتژیک شرکت به اهداف عملیاتی برای سال، نیم سال یا سه ماهه تبدیل می شود. علاوه بر این، هدف به لیستی از وظایف خاص تقسیم می شود که برای دستیابی به نتیجه مطلوب باید تکمیل شوند.

هر یک از وظایف تعیین شده باید یک نتیجه نهایی مستند داشته باشد، همچنین بخش ها و کارمندان خاص مسئول اجرای آن هستند. در اینجا مثالی از تبدیل یکی از اهداف به لیستی از وظایف آورده شده است. بنابراین، برای دستیابی به هدف افزایش فروش 25٪، شرکت می تواند وظایف را به این ترتیب توزیع کند:

1. برنامه قرار ملاقات برای هر مدیر فروش را 5٪ افزایش دهید. مسئولیت و کنترل بر عهده رئیس بخش، ایوانف I. I. است.
2. تحلیل اولیه وضعیت بازار از بخش بازاریابی، توسعه یک شرکت تبلیغاتی با نظارت ماهانه بر اجرای توصیه ها. مسئول - رئیس بخش A. P. Petrov.
3. گسترش تیم فروش به 20 نفر تا پایان سال. مسئول - مدیر منابع انسانی A. I. Sidorov.
4. افتتاح 5 شعبه جدید در مناطق در مدت 6 ماه. مسئول - معاون توسعه G. I. Laptev، مدیر منابع انسانی A. I. Sidorov.

بنابراین، رئیس سازمان می تواند روند دستیابی به هدف شرکت را به صورت مرحله ای کنترل کند و کار صحیح مدیران پرسنلی به هر یک از کارکنان این امکان را می دهد که شخصاً مسئول دستیابی به نتیجه کلی باشند.

فناوری ها و جایگاه آنها در محیط داخلی

فرایندتبدیل مواد خام به محصولات نهایی نیازمند فناوری های خاصی است. اگر کارخانه کنسروسازی باشد، به خطوط ویژه، پرسنل آموزش دیده، استانداردهای تایید شده و پتنت های ثبت شده نیاز است. همه موارد فوق در مورد فناوری سازمانی اعمال می شود.

مهم نیست که چقدر تعجب آور باشد، فناوری به عنوان عنصری از محیط داخلی، حتی در کارآفرینان کوچک یا فریلنسرها نیز وجود دارد. به عنوان مثال، یک عکاس یا طراح در کار خود از نرم افزار، تجهیزات و فناوری خاصی استفاده می کند که بدون آن امکان رقابت در بازار وجود ندارد.

ساختار یک شرکت به عنوان عنصری از محیط داخلی آن

یکی از اولین گام ها در تجزیه و تحلیل محیط داخلی سازمان، بررسی دقیق ساختار سازمانی است. در همان زمان، بازاریابان و مدیران نه تنها فهرستی از بخش‌های داخلی، بلکه روابط بین آنها، تابعیت سلسله مراتبی و وابستگی را نیز ایجاد می‌کنند.

سلسله مراتب در سازماندهی کار پرسنل به توزیع مؤثر کار کمک می کند. کارمندان از هم جدا می شوند و به گروه ها و بخش های جداگانه تقسیم می شوند، آنها به بخش های مختلف اختصاص داده می شوند. سلسله مراتب در شرکت می تواند افقی و عمودی باشد و کارایی و کیفیت توزیع نیروی کار در تجزیه و تحلیل آشکار می شود.

یکی از مؤلفه های مهم چنین تحلیلی ممکن است تعیین اثربخشی اطلاعات و سایر جریانات بین واحدهای سازمانی باشد. به عنوان مثال، در شرکت B، که قطعات را برایوسایل نقلیه، تاخیر در اجرای طرح به طور مداوم ثبت می شود. از کارمندان خواسته شد تا کارت های زمان کار را پر کنند، جریمه هایی در نظر گرفته شد، اما چنین اقدامات اولیه مدیریت تیم موثر نبود.

هنگام تجزیه و تحلیل روابط بین بخش های شرکت B، مشخص شد که تقصیر مربوط به کارمندان سازنده قطعات نیست، بلکه بخشی است که مسئول تعمیر تجهیزات است. بنابراین، بسیاری از ماشین‌ها به دلیل طولانی‌مدت تعمیرات بیش از زمان برنامه‌ریزی شده بیکار بودند.

چگونه نقاط قوت و ضعف یک شرکت را تعیین می کنید؟

اتخاذ یک تصمیم مدیریتی با تجزیه و تحلیل کامل همه عناصر محیط داخلی، محیط خارجی، و به دنبال آن نتیجه‌گیری در مورد جایگاه شرکت در بازار و قابلیت‌های آن انجام می‌شود..

داده های به دست آمده در طول تجزیه و تحلیل باید در قالب یک لیست ارائه شود. به عنوان مثال، این موارد می تواند موارد زیر باشد:

1. کارمندان فروش فاقد صلاحیت.
2. فقدان وجوه انباشته خود.
3. تحولات نوآورانه در تولید کالا.
4. داشتن وام بانکی.
5. طیف وسیعی از محصولات.
6. تجهیزات تولید منسوخ شده.

پس از تهیه چنین فهرستی، باید داده ها را بر اساس تأثیر کیفی جدا کرد، یعنی مشخص کرد که آیا این یا آن عامل تأثیر مثبتی بر فعالیت های شرکت دارد یا منفی.

بنابراین، در نتیجه، فهرست اولیه باید به دو قسمت تقسیم شود و مرحله بعدی باید ارزیابی تأثیر احتمالی این عوامل از محیط داخلی باشد.سازمان های. توصیه می کنیم از یک مقیاس از 1 تا 5 یا از 1 تا 10 استفاده کنید. هر مورد در لیست باید بسته به میزان تأثیر این عامل بر فعالیت های شرکت بر حسب امتیاز ارزیابی شود.

مرحله بعدی ارزیابی آسیب احتمالی است که هر یک از موارد موجود در لیست می تواند ایجاد کند. در نتیجه، فهرست حاصل باید بر اساس دو شاخص - احتمالات و احتمالات - رتبه بندی شود. این روش به قطع داده های ناچیز و ایجاد لیستی از مشکلات اصلی که در تجزیه و تحلیل عوامل محیط داخلی سازمان یافت می شود کمک می کند. یک مثال از تجزیه و تحلیل کیفی محیط سازمان باید با یک لیست خاص از حداکثر 10 مورد برای هر یک از دسته ها پایان یابد - نقاط ضعف و قوت شرکت.

رابطه بین محیط داخلی و تحلیل SWOT چیست؟

ابزار SWOT شامل تجزیه و تحلیل محیط شرکت، داخلی و خارجی است. عناصر محیط داخلی سازمان و ویژگی های آنها نشان می دهد که از چه نقاط قوتی می توان برای دستیابی به مزیت های رقابتی استفاده کرد. لیست نقاط ضعف به دست آمده در طول تجزیه و تحلیل به تنظیم فعالیت های شرکت به منظور به حداقل رساندن آسیب آنها یا نوسازی و بهبود کمک خواهد کرد.

نتیجه تجزیه و تحلیل SWOT به مقایسه تهدیدها و فرصت های محیط خارجی، یعنی بازاری که شرکت در آن فعالیت می کند یا قصد فعالیت دارد، با عوامل محیط داخلی کمک می کند. وظیفه یک بازاریاب، مدیر یا رهبر این است که یک برنامه بازاریابی را به گونه ای تنظیم کند که با استفاده از نقاط قوتشرکت ها می توانستند از آسیب ناشی از تهدیدات بازار جلوگیری کنند. همین را می توان در مورد ترکیب فرصت های بازار و نقاط قوت شرکت گفت - رهبر باید تصمیم بگیرد که چگونه از آنها به بهترین شکل استفاده کند.

چگونه تحلیل SWOT انجام دهیم؟

برای درک چگونگی انجام صحیح تجزیه و تحلیل SWOT، رایج ترین اشتباهاتی که مدیران هنگام انجام آن مرتکب می شوند را در نظر بگیرید.

گنجاندن غیر منطقی عناصر محیط داخلی در دسته نقاط قوت یا ضعف شرکت منجر به خطا در برنامه ریزی می شود. هر واقعیت باید توسط ارقام خاص و داده های گزارش پشتیبانی شود. بی‌اساس می‌توان گفت که این شرکت یک رهبر بازار است، اما در واقع این را تنها با صحبت‌های رئیس تأیید می‌کند و نه تحقیقات بازاریابی.

در عین حال، علاوه بر قابلیت اطمینان، هر یک از نقاط قوت ادعا شده باید با داده های شناخته شده در مورد رقبا مقایسه شود. این نقاط قوت واقعی شرکت را آشکار می کند که به دستیابی به اهداف آن کمک می کند.

برای مثال، نقطه قوت شرکت نزدیک بودن منابع مواد خام بود. بدیهی است که این امر مزایای بسیاری را برای شرکت فراهم می کند و به صرفه جویی در هزینه های مالی و زمان کمک می کند. با این حال، هنگام تجزیه و تحلیل این اطلاعات از نظر تفاوت با رقبا، ممکن است معلوم شود که همه بازیگران اصلی نزدیک به منابع مواد خام قرار دارند. به نظر می رسد که هر شرکتی در بازار دارای چنین نقطه قوتی است و بنابراین نمی توان در مقایسه با رقبا از مزایایی برخوردار شد.

برای راحتی و جلوگیری از خطاها، باید رقبا را از منابع باز موجود تجزیه و تحلیل کنید و نقاط قوت و ضعف آنها را مشخص کنید. در مرحله بعد، ارزش تهیه جدول آزمایشی را دارد که در آن هر عنصر محیط داخلی با رقبا مقایسه می شود. در نتیجه، معلوم می شود که این شرکت از مزایای نه چندان زیادی برخوردار است.

همه توصیه ها برای تعیین نقاط قوت و ضعف شرکت را نیز می توان به فرآیند تحلیل فرصت ها و تهدیدها در بازار نسبت داد. همه اطلاعات باید درست و دقیق باشد.

نشان دادن اطلاعات کلی که به طور غیرمستقیم بر فعالیت های شرکت تأثیر می گذارد یک اشتباه رایج است. یا تأثیر آنها بسیار ناچیز است که قابل اثبات نیست. برای مثال، مدیران بی‌تجربه چنین عوامل محیطی را نشان می‌دهند:

• بحران در کشور؛
• وضعیت دشوار اقتصاد؛
• نرخ ارز ناپایدار.

اگر از بحران های اقتصادی صحبت کنیم، اندازه گیری و برنامه ریزی اهمیت آنها برای فعالیت های یک شرکت خاص غیرممکن است. عامل "بحران" نسبتا مبهم است، بنابراین باید به اجزای خاصی تجزیه شود که واقعاً بر موقعیت شرکت تأثیر می گذارد. ممکن است مجوز اجباری در سطح ایالتی معرفی شده باشد یا برای انواع خاصی از فعالیت ها سهمیه بندی شده باشد.

در مورد نرخ ارز ناپایدار، اغلب در تحلیل های SWOT آنها توسط شرکت هایی که وابستگی ارزی ندارند به آن اشاره می شود. در صورت عدم واردات یا صادرات، عدم خرید مواد اولیه از خارج از کشور،محصولات نهایی را در کشورهای دیگر نمی فروشد، در این صورت تأثیر نوسانات نرخ ارز تأثیر ناچیزی بر فعالیت های شرکت دارد.

در پایان

محیط داخلی شرکت یک منبع استراتژیک مهم است که می تواند به فعالیت های شرکت کمک کند یا برعکس به آن آسیب برساند. محیط داخلی سازمان شامل چندین عنصر اساسی است: افراد، فناوری، ساختار، وظایف و اهداف. چنین مجموعه ای از عناصر تصادفی نیست، زیرا هر سازمانی با ساختار معین افرادی را به کار می گیرد که با کمک فناوری به اهداف و اهداف کلی سازمان می رسند.

رئیس سازمان در تصمیم گیری های مدیریتی باید بر اساس تحلیل محیط داخلی و خارجی شرکت باشد. اگر تهدید آشکاری در بازار وجود داشته باشد، منابع محیط داخلی به غلبه بر آن کمک می کند. همین امر در مورد فرصت های بازار نیز صدق می کند، که تنها با استفاده از منابع داخلی شرکت می توان آنها را به حداکثر رساند.

منابع محیط داخلی در تجزیه و تحلیل از نظر تأثیر آنها ارزیابی شده و به نقاط قوت و ضعف شرکت تقسیم می شود. ساختار سازمانی یک سازمان می تواند نقطه ضعف سازمان باشد، در عین حال، یک بخش بازاریابی حرفه ای و کارآمد را می توان به قدرت شرکت نسبت داد.

هنگام تنظیم یک برنامه بازاریابی، چندین هدف کلی در قالب وظایف بین بخش ها، بخش ها، گروه ها و کارمندان خاص توزیع می شود. سیستم مناسبانگیزه و تحریک پرسنل، مدیریت تیم کمک خواهد کرد تا هر وظیفه مسئولیت شخصی کارمند را بدهد. در همان زمان، هر یک از کارمندان تیم متوجه خواهند شد که برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می کنند.