مدیریت. محیط داخلی و خارجی سازمان: مفهوم، ویژگی ها و مثال ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

محیط بیرونی و درونی یک سازمان در مدیریت به ترکیبی از عوامل اقتصادی بستگی دارد. این توانایی رقابت، سودآوری شرکت، شاخص های عملکرد استراتژی اتخاذ شده و شرایط برای توسعه بیشتر است. اگر صنعت به شما اجازه ورود به بازارهای جدید (مخصوصاً بازارهای خارجی) را می دهد، محیط خارجی نیاز به برنامه ریزی و پیش بینی استراتژیک دارد.

محیط داخلی: مفاهیم کلی

محیط داخلی یک سازمان شامل رویدادها، عوامل، افراد، سیستم ها، ساختارها و شرایط درون سازمان است که عموماً تحت کنترل شرکت هستند. بیانیه ماموریت و سبک رهبری نیز از عوامل تقویت کننده هستند. معمولاً با محیط داخلی سازمان در مدیریت مرتبط هستند. و محیط خارجی به اقدامات قبلی بستگی دارد.

بنابراین، این درونی است که فعالیت های سازمانی، تصمیمات، رفتار و نگرش کارکنان را تعیین می کند. تغییرات در سبک رهبری، مأموریت سازمانی یا فرهنگ می تواند تأثیر قابل توجهی بر شرکت در آن داشته باشدبه طور کلی.

محیط زیست و ویژگی های آن

برخی عوامل خارج از شرکت منشأ می گیرند اما باعث تغییر در درون شرکت می شوند. اساساً، اشیاء و مفاهیم زیر خارج از کنترل هر سازمانی هستند:

• مشتریان.
• رقابت.
• اقتصاد.
• فناوری.
• شرایط سیاسی و اجتماعی.

محیط بیرونی یک سازمان مدیریت می تواند تأثیر قابل توجهی بر محیط داخلی آن داشته باشد، به عنوان مثال، عملیات جاری، رشد و پایداری بلندمدت آن.

نادیده گرفتن نیروهای خارجی می تواند منجر به خطا شود. ضروری است که مدیران به طور مداوم بر محیط خارجی نظارت داشته باشند و با آن سازگار شوند و به جای اتخاذ رویکردی واکنشی که می تواند به نتایج کاملاً متفاوتی منجر شود، برای ایجاد تغییرات پیشگیرانه تلاش کنند.

تحلیل SWOT

محیط داخلی و خارجی یک سازمان مدیریت، واکنش مدیران را نسبت به شرایط و تغییرات تحریک می کند. آنها بر داده های "اسکن" متکی هستند. فرآیند به معنای نظارت بر هر دو محیط برای علائم اولیه چیزی است که ممکن است نیاز به تغییر داشته باشد. برای پرداختن به فرصت‌ها یا تهدیدهای بالقوه، باید تنظیماتی برای شناسایی نقاط قوت شرکت و رفع نقاط ضعف آن انجام شود.

یک نوع رایج اسکن محیطی، تحلیل SWOT است که به طور خاص به نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدهای داخلی و خارجی می پردازد.محیط سازمان به طور خلاصه، مدیریت به تجزیه و تحلیل هر چیزی که در اطراف شرکت و در آن اتفاق می افتد، و همچنین در کار پرسنل و رضایت کارکنان از موقعیت آنها خلاصه می شود.

مدیر شروع به تجزیه و تحلیل محیط داخلی می کند و ناکارآمدی های درون سازمان را مطالعه می کند. سپس باید محیط بیرونی و چیزهایی را که خارج از سازمان اتفاق می‌افتد، اما بر وجود موفقیت‌آمیز آن تأثیر می‌گذارد، در نظر بگیرد.

عوامل مؤثر بر سودآوری

تحلیل SWOT تجزیه و تحلیل مؤلفه هایی را که می توانند بر عملکرد شرکت تأثیر بگذارند توصیه می کند. برای هر یک از عوامل، شرایط متعددی وجود دارد که می تواند محیط بیرونی و درونی سازمان مدیریت را تغییر دهد. نمونه هایی از این محیط بازاریابی است. این ترکیبی از عوامل و نیروهای بیرونی و درونی است که بر توانایی یک شرکت برای ارتباط با مشتریان و خدمات رسانی به آنها تأثیر می گذارد.

محیط بازاریابی کسب و کار

محیط داخلی بسته به شرکت متفاوت است و شامل مالکان، کارگران، ماشین آلات، مواد و غیره می شود. اکسترنال علاوه بر این به دو جزء تقسیم می شود: میکرو و ماکرو.

1. محیط میکرو یا وظیفه نیز مختص تجارت است. این شامل عوامل دخیل در تولید، توزیع و ترویج پیشنهاد است.
2. یک محیط کلان یا گسترده شامل مفاهیمی است که بر کل جامعه تأثیر می گذارد.

واژه دارای شش جزء است:

• دموگرافیک.
• اقتصادی.
• فیزیکی.
• فناوری.
• سیاسی و حقوقی.
• اجتماعی-فرهنگی.

محیط بازاریابی یک شرکت متشکل از بازیگران و احزاب خارج از بازاریابی است که بر توانایی آن در مدیریت آن از نظر ایجاد و حفظ روابط موفق با مشتریان هدف تأثیر می گذارد. (فیلیپ کاتلر)

اصل تعدیل روابط خارجی 1 - رقابت

اگر شرکت شما انحصارگر نیست، باید با رقابت مبارزه کنید. هنگامی که یک کسب و کار را راه اندازی می کنید و با محصول خود وارد بازار می شوید، در حال مبارزه با شرکت های با سابقه و با تجربه تر در همان صنعت هستید.

هنگامی که موفق شدید، باید با شرکت‌های جدیدی که سعی دارند مشتریان شما را بدزدند یا با شما رقابت کنند، مقابله کنید. می تواند موقعیت ها را تقویت کند یا شما را بشکند. به عنوان مثال، در رقابت با آمازون، بسیاری از فروشگاه های کوچکتر بسته شدند. اگر عوامل محیط بیرونی و داخلی سازمان زودتر کشف می شد، همه می توانستند رقابتی شوند.

اصول تعدیل 2 - تغییرات خط مشی عمومی

تغییر در سیاست های دولت می تواند تأثیر زیادی بر مشاغل داشته باشد. صنعت تنباکو یک نمونه کلاسیک است. محیط بیرونی و داخلی سازمان شرکت های سیگار از دهه 1950 تحت تأثیر دولت تغییر کرده است. آنها ملزم به زدن برچسب هشدار بر روی محصولات خود بودند، آنها حق تبلیغات در تلویزیون را از دست دادند. علاوه بر این، مکان های کمتر و کمتری برای افراد سیگاری باقی می ماند،جایی که آنها می توانند به طور قانونی سیگار بکشند.

نسبت سیگاری ها در روسیه تقریباً به نصف کاهش یافته است که تأثیر مشابهی بر درآمد صنعت داشته است. با توجه به مفهوم محیط بیرونی و درونی سازمان، باید گفت که اولی تغییراتی را در دومی به دنبال دارد. شرایط مستقلی وجود دارد که نمی توان آنها را شکست داد.

عامل توسعه داخلی 1 - کارکنان

اگر یک کارآفرین تک نفره نیستید، کارمندان شما بخش مهمی از محیط داخلی شرکت شما هستند. آنها باید کار خوبی انجام دهند. مدیران باید بتوانند کارمندان سطح پایین تر را مدیریت کنند و سایر بخش های محیط داخلی را کنترل کنند.

حتی اگر همه کارکنان توانا و با استعداد باشند، سیاست های داخلی و درگیری ها می تواند یک شرکت خوب را نابود کند. این عوامل محیط بیرونی و داخلی سازمان باید شناسایی شوند. این یکی از ویژگی های خط مشی پرسنلی شرکت است.

عامل داخلی 2 - امور مالی

حتی با پس‌اندازهای کلان، کمبود بودجه می‌تواند عامل تعیین‌کننده در بقای یا عدم بقای یک شرکت باشد. وقتی منابع مالی خیلی محدود باشد، بر تعداد افرادی که می‌توانید استخدام کنید، کیفیت تجهیزات و اثربخشی تبلیغاتی که برای سازماندهی نیاز دارید تأثیر می‌گذارد.

اگر چنین مشکلاتی وجود نداشته باشد، انعطاف پذیری بیشتری برای توسعه و گسترش کسب و کار وجود دارد. در چنین شرایطی، زنده ماندن در یک بحران یا تورم برنامه ریزی نشده آسان تر است.

روشهای محیط داخلی و خارجی سازمان

وقتی همه عوامل مشخص شدند، باید به سراغ روش های تجزیه و تحلیل نقاط قوت و ضعف بروید. این توسط سیستم SWOT توصیه می شود. شاخص‌های نهایی به‌دست‌آمده در تهیه برنامه‌ریزی استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند و پس از آن به بستر بهینه برای ایجاد یک گسترش تاکتیکی شرکت تبدیل می‌شوند.

تحلیل SNW با SWOT در یک سیستم پیشرفته تر از تاکتیک ها که بر نقاط قوت تمرکز دارد، متفاوت است. اولین مورد برای کشورهای توسعه یافته استفاده می شود، جایی که خود شرکت یک اصل مهم برای ایجاد یک تجارت است. تجزیه و تحلیل دوم در کشورهای کمتر توسعه یافته استفاده می شود، جایی که تجارت ممکن است به دلیل نفوذ دولت متوقف شود.

همچنین دو تحلیل مختلف (STEP و PEST) با هدف فعالیت های ایالتی و در عین حال مشاغل کوچک وجود دارد.

1. نوع STEP-analysis در ایالات متحده آمریکا، روسیه، آفریقا و کشورهای دارای قلمرو وسیع استفاده می شود. چین از روش متفاوتی برای تجزیه و تحلیل استفاده می کند، زیرا برخی از مناطق در آنجا بر اساس مبنای قانونی مشخص شده اند. عامل فناورانه به عنوان شاخص پیشرفت اولویت بندی می شود.
2. تجزیه و تحلیل PEST برای تجزیه و تحلیل ویژگی های خارجی یک کسب و کار استفاده می شود. به عواملی مانند سیاست و اقتصاد رهبران جهان می پردازد. توسعه یک کشور "کوچک" به آنها بستگی دارد.

برای درک سیستم تأثیرات کلان اقتصادی، باید اقتصاد سایر کشورها را مطالعه کنید.

سازمان مدیریت محیط زیست

مدیریت تغییر را می توان به عنوان یک رویکرد سیستمی تعریف کردبه تغییر فرآیندها، سیستم ها، ساختارها، فناوری ها و ارزش ها به منظور اصلاح کاستی ها و ناهماهنگی ها در سازمان. این مستلزم مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند از روش فعلی کار خود به روش مورد نظر خود حرکت کنند.

در تجارت، تغییر به هرگونه تغییر در شیوه سنتی کار اشاره دارد. این می تواند یک افزوده، تغییر در یک خط مشی، فرآیند، روش یا هر چیز دیگری باشد که می تواند به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر سازمان تأثیر بگذارد.

دلایل ایجاد تغییرات می تواند طبیعی باشد (یعنی بقا، رشد یا گسترش). آنها همچنین می توانند واکنشی باشند، یعنی با یک محیط در حال تغییر سازگار شوند. برخی از آنها را در نظر بگیرید:

• مدیریت تغییر مستلزم برنامه ریزی دقیق و اجرای استراتژی ها در حین مشاوره و مشارکت افراد متاثر از تغییر است. این به سازمان کمک می کند تا تغییرات را اجرا، مدیریت و ردیابی کند و اعضای سازمان را برای پذیرش تغییر در محیط موجود توانمند می کند.
• تشخیص نیاز. فقط با تعیین اینکه چه چیزی بهبود می یابد (یعنی فرآیند، محصول، فناوری، روش). این به تیمی نیاز دارد که فرآیند را آغاز کرده و رهبری کند.
• فوریت برای درک اهمیت تغییر و مزایای آن به کارکنان و سایر اعضای سازمان. این گام مهمی است که باید مورد توجه قرار گیرد و مورد توجه همه ذینفعان قرار گیرد. علاوه بر این، به احزاب دارای ایده های جایگزین باید فرصت برابر برای ارائه دیدگاه ها، نظرات وپیشنهادات در مورد همان موضوع.
• موانع. مقاومت در برابر تغییر یکی از موانع اصلی مدیریت تغییر است. گاهی اوقات رهبری فقط می تواند از چند نفر حمایت شود و دیگران ممکن است در برابر تغییر مقاومت کنند. بنابراین، برای اجرای موثر استراتژی تغییر، موانع باید به موقع برداشته شوند.
• آگاهی. تغییر باید با چشم اندازی برای آینده آغاز شود زیرا اهداف آتی سازمان را برای ذینفعان روشن می کند. بنابراین، ایجاد و انتقال این دیدگاه به طرف های آسیب دیده ضروری است تا آنها بدانند چرا این اتفاق می افتد.

یکی از بهترین تاکتیک ها برای تقویت علاقه و روحیه تیم، ایجاد نقاط عطف کوچک و به راحتی قابل دستیابی برای تقویت روحیه و رضایت کارکنان است. اما اهداف بلند مدت را نباید نادیده گرفت، زیرا آنها هستند که بر پذیرش تغییرات در محیط خارجی و داخلی سازمان تأثیر می گذارند. تغییرات اغلب شکست می خورند زیرا زودتر از موعد موفق اعلام می شوند.

آنها باید به درستی اجرا شوند. باید مدتی صبر کنیم تا شکاف ها یا کاستی ها را شناسایی کنیم.

چرا به تجزیه و تحلیل PEST نیاز داریم

این ابزاری است که برای شناسایی جنبه های محیط خارجی طراحی شده است. آنها می توانند بر استراتژی سازمان تأثیر بگذارند. مدیریت محیط داخلی و خارجی بدون استراتژی و استفاده از همان قالب همتراز با رقبا غیرممکن است.

تجزیه و تحلیل STEP به به دست آوردن یک نتیجه خوب کمک می کنداگر به طور دوره ای تخمین های فاکتور شکل متفاوتی اعمال شود، نتیجه می شود. شاخص های ثابت رشد پویا که بر چشم انداز توسعه کسب و کار تأثیر می گذارد. نتیجه مدلی از پاسخ شرکت به یک استراتژی جدید است که می تواند شرکت را با مجموع عوامل شناسایی شده در محیط کلان تطبیق دهد.

ویژگی های یک سازمان خوب شرکت

کارمندان باید آموزش ببینند تا با موفقیت تغییرات را در روال روزانه خود ادغام کنند. نظارت بر تغییر باید از یک مکانیسم مداوم برای نظارت بر اجرای صحیح تغییرات پشتیبانی کند.

مدیریت تغییر به فرآیند توسعه و اجرای استراتژی‌ها، برنامه‌ها و شیوه‌های شرکتی اطلاق می‌شود که از محیط‌های مختلف داخلی و خارجی سازمان پدید می‌آیند. مشخصه شایستگی به مجموعه ای از مهارت ها، استراتژی ها، حرکات یا فناوری های استثنایی اشاره دارد که بین یک رهبر و یک بازیگر متوسط در یک صنعت تمایز قائل می شود. این یک منبع حیاتی از مزیت رقابتی برای یک شرکت نسبت به رقبای خود است.