مدیریت اداری: دستورالعمل ها، روش های اداری و کلاسیک، ویژگی ها و اصول

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

مدیریت اداری یکی از جهت گیری های مدیریت نوین است که به بررسی اشکال اداری و اداری مدیریت می پردازد. در عین حال، اداره خود سازمانی از اقدامات پرسنل است که مبتنی بر رسمی سازی، مشوق های سختگیرانه و مقررات سختگیرانه است.

ماهیت مفهوم

امروز مرسوم است که 2 حوزه مدیریت اداری را از هم متمایز کنیم:

ساخت ساختار سازمانی،

ایجاد یک سیستم منطقی برای مدیریت سازمان

در میان ویژگی های متمایز باید به موارد زیر اشاره کرد:

سلسله مراتب،

استفاده مکرر از ساختار خطی عملکردی و خطی مدیریت،

قدرت اشتراک گذاری،

دقیق ترین تقسیم قدرت در هر پست،

کاربرد روش های رسمی برای تصمیم گیری های مدیریتی

نوع مدیریت اداری به طور فعال در دولت استفاده می شود. در این رابطه، منطقی است که به مفهوم مدیریت دولتی که نوعی خاص از فعالیت دولتی با هدف اداره امور دولت است، توجه کنیم. در چارچوب آن، قوه مجریه تقریباً کامل اجرا می شود. از جمله ویژگی های متمایز این نوع مدیریت می توان به موارد زیر اشاره کرد:

ماهیت عملیاتی و مستمر فعالیت،

اجرای عملکردهای ویژه ای که نیاز به فناوری یکنواخت خاصی دارند،

کارکنان حرفه ای

معرفی رژیم های کاربردی و قانونی،

استفاده از اقدامات مسئولیت اداری

عملکرد دستگاه اداری که به ترتیب سلسله مراتبی ساخته شده است

در مدیریت شرکتی، ارزش نوع مدیریت ارائه شده نیز غیرقابل انکار است. دلیل این امر در این واقعیت نهفته است که با کمک آن از یک منبع اداری استفاده می شود که به واسطه اختیاراتی که به طور رسمی به وی اعطا شده است، این یا آن مقام را ممکن می سازد به اهداف مختلفی دست یابد.

امروز آموزش متخصصان تحت برنامه "کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی" به شدت فراگیر شده است. چنین متخصصانی به عنوان مدیران ارشد در بسیاری از شرکت ها واقعا مورد تقاضا هستند.

مفهومنوع مدیریت مدیریت در نظریه کلاسیک سازمان و مدیریت

سه حوزه اصلی جهت کلاسیک مدیریت:

1. مدیریت علمی. بر توجیه علمی سازمان تولید تمرکز دارد. در بیشتر موارد، مدیریت صنعتی ارائه شده است. در این زمینه عقلانیت بسیار ارزشمند است. توسط F. W. Taylor، F. Gilbert و G. Gant تاسیس شد.
2. مدیریت اداری کلاسیک. توجه اولیه به سازمان به عنوان یک ارگانیسم کامل معطوف شد. وظایف اصلی سازمان، برنامه ریزی، کنترل، هماهنگی و زنجیره فرماندهی است. A. Fayol و M. P. Faiolet بنیانگذاران این رشته شدند.
3. مفهوم سازمانهای بوروکراتیک. ام وبر موسس آن بود. این بر اساس تعریف دقیق مسئولیت های شغلی و همچنین زمینه های مسئولیت کارکنان است. تمایز واضحی بین مدیریت و مالکیت وجود دارد. مدیریت منحصراً بر مبنای غیرشخصی ساخته شده است که در رأس آن عقلانیت قرار دارد. گزارش رسمی را فرض می کند.

تحقیقات چندین ساله منجر به این شده است که عملکرد عادی شرکت بدون مدیریت مؤثر غیرممکن است. این پیش نیاز اصلی برای شکل‌گیری اولین ایده‌ها درباره مفهوم مدیریت بود.

مراحل تشکیل مدارس مدیریت

اولین مکتب مدیریت کلاسیک علمی تلقی می شود که توسط فردریک تیلور تأسیس شد. ایده اصلی آن این است کهمدیریت به نوعی سیستم مبتنی بر اصول علمی تبدیل شده است. در عین حال، باید با کمک اقدامات و روش هایی که مخصوص این کار طراحی شده است، انجام شود. ماهیت نظریه این است که نه تنها فناوری تولید، بلکه نیروی کار نیز نیاز به استانداردسازی و طراحی ثابت دارد. این سازماندهی و مدیریت کار است که باید زمان زیادی به آن داده شود. در عین حال، بهبود نظام دستمزد ضروری است. قابل ذکر است که هنگام به کارگیری ایده های تیلور در عمل، می توان اهمیت آنها را اثبات کرد، زیرا بهره وری نیروی کار افزایش چشمگیری را نشان داد.

تکامل بعدی دیدگاه های دانشمندان توسط توسعه فعال صنعت تعیین شد. هانری فایول، مهندس برجسته فرانسوی، به محبوبیت ایده های تیلور ادامه داد. این او بود که پیشنهاد کرد شرح کار مدیریت در شرکت ها را رسمی کند و عملکردها و فعالیت های مشخصه آنها را برجسته کند. اینجاست که مکتب مدیریت کلاسیک اداری سرچشمه می گیرد. فایول اولین کسی بود که اصول اساسی مدیریت را تدوین کرد. مدیران ارشد باید هنگام حل وظایف مدیریتی و همچنین انجام وظایف یک مدیر توسط آنها هدایت شوند.

سهم بزرگ مکتب مدیریت اداری این است که مدیریت به عنوان یک فرآیند جهانی تلقی می شود که شامل فهرست کاملی از عملکردهایی است که به هم مرتبط هستند. در آن بود که تئوری مدیریت سازمانی تدوین شد.

اصول مدیریتی

اصول فایول برای ساخت یک سازهسازمان، و همچنین مدیریت تولید، امروزه مرتبط هستند. به همین دلیل، مدرسه مدیریت اغلب به عنوان کلاسیک شناخته می شود.

جوهر اصلی اصول مدیریت با توجه به مکتب اداری مدیریت:

1. تقسیم کار. به لطف اجرای این اصل، می توان تعداد اشیایی را که هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند مدیریت بر آنها متمرکز می شوند، کاهش داد.
2. مسئولیت و قدرت. باید درک کرد که این مفاهیم به هم مرتبط هستند. قدرت مستلزم حق فرمان دادن و همچنین قدرتی است که مستلزم اطاعت است. آنها قدرت رسمی (گاهی اوقات رسمی نامیده می شود) و شخصی (که با ویژگی های شخصی توجیه می شود) مشترک هستند. پیوند مفاهیم به این دلیل است که بدون مسئولیت قدرت وجود ندارد.
3. انضباط. این اصل مستلزم اطاعت است.
4. وحدت فرمان. فرض بر این است که بدون توجه به نوع فعالیت، یک کارمند می تواند سفارشات را منحصراً از یک مقام دریافت کند.
5. منافع شخصی باید تابع عام باشد. منافع گروهی از کارمندان یا یک نفر نمی تواند بالاتر از منافع کل سازمان باشد.
6. وحدت ریاست. یک سر و یک برنامه کاری واحد طبق این اصل باید در یک سازمان باشد.
7. متمرکز. برای موفقیت یک سازمان، داشتن یک مرکز مدیریت (مغز) مهم است.
8. غرامت کارکنان. این مفهوم به هزینه خدماتی که ارائه می شود اشاره دارد. این قیمت باید منصفانه باشد و در عین حال هم کارمند و هم کارفرما را راضی کند.
9. سفارش. هر شرکتی باید از محل کار هر کارمند مراقبت کند.
10. عدالت. ویژگی های مدیریت اداری این است که رئیس هر شرکت باید سعی کند روح عدالت را که همه سطوح زنجیره اسکالر را متحد می کند ، القا کند. این تنها راه برای اطمینان از اینکه کارکنان با حداکثر کارایی و فداکاری به سازمان کار خواهند کرد. است.
11. ابتکار. این به امکان توسعه یک طرح و همچنین تضمین اجرای موفقیت آمیز آن اشاره دارد. در صورت نتیجه مثبت، ابتکار عمل باید پاداش داده شود.
12. روح شرکتی. قدرت یک سازمان در هماهنگی بین همه اعضای کارکنان نهفته است.

کنترل مدیریت

اصول مدیریت اداری کنترل را یکی از مهمترین وظایف مدیریتی می نامند. کارشناسان استدلال می کنند که بدون آن، اجرای هیچ گونه عملکرد مدیریتی در سازمان غیرممکن است.

متخصصان به اتفاق اتفاق نظر دارند که محتوای اصلی کنترل مدیریتی به شرح زیر است:

جمع آوری و پردازش و همچنین تجزیه و تحلیل نتایجی که در نتیجه فعالیت های کلیه بخش های شرکت ها به دست آمده است. پس از آن، مقایسه این داده ها با شاخص های برنامه ریزی شده ضروری است، در نتیجه انحراف ها شناسایی می شوند و می توان علل آنها را تعیین کرد. به لطف کنترل مدیریت است که می توان از ثبت همه انحرافات اطمینان حاصل کرد. این برای تصمیم گیری های فوری مهم استدرآمدزایی توسط شرکت

دلایل انحراف فعالیت فعلی از رفتار برنامه ریزی شده را تجزیه و تحلیل کنید. در این مرحله، امکان شناسایی روندهای احتمالی توسعه شرکت وجود دارد

فعالیت هایی را توسعه دهید که برای دستیابی به اهداف مورد نظر ضروری هستند. اینجاست که باید تصمیمات مدیریتی خاصی گرفته شود

ایجاد سیستم گزارش دهی در شرکت که در شعب و زیرمجموعه های آن مورد استفاده قرار گیرد. گزارش اجباری در مورد نتایج کار کل شرکت و همچنین هر یک از بخش های جداگانه آن

اداره اداری ایالتی

مطابق با مدیریت اجتماعی و اداری، تقسیم بندی کارکنان زیر پذیرفته می شود:

خدمات دولتی. این گروه به طور سنتی شامل مقامات ارشدی می شود که به لطف سال ها شایستگی در سمت های خود قرار گرفته اند. دوره تصدی مسئولیت مستقیماً با مدت زمانی که رهبر سیاسی مورد حمایت آنها در راس دولت است، ارتباط دارد

خدمات عمومی. این شامل کارمندان حرفه ای می شود که موقعیت های خود را به طور دائم حفظ می کنند. تغییر در رهبری دولت نمی تواند دلیلی برای اخراج چنین کارمندانی از کار باشد

چنین تقسیم بندی در سیستم مدیریت دولتی توسط دانشمندان انگلیسی-آمریکایی پیشنهاد شد.

سازمان مدیریت اداری در سطح ایالتی نشان می دهد که حوزه نفوذ مدیرانشامل سازمان ها و ارگان های دولتی، اموال دولتی است. و همچنین می توانند بر اموال عمومی که مربوط به توسعه معنوی، فرهنگی و اجتماعی-اقتصادی و همچنین تضمین آزادی شهروندان و غیره است تأثیر بگذارند.

بسیاری از مقالات علمی مدیریت دولتی را در معنای نسبتاً گسترده ای در نظر می گیرند که در آن 3 شاخه از دولت را پوشش می دهد:

• مجری،
• قضایی،
• قانونی.

در معنای محدود، فقط در مورد قوه مجریه صدق می کند.

اما در عین حال، توجه به این نکته مهم است که هیچ یک از شاخه های قدرت فوق نمی توانند بدون فرآیند مدیریتی کار کنند. بنابراین، در قانون‌گذاری، ماهیت مفهوم مدیریت در توانایی تضمین قانون‌گذاری هدفمند و سازگار نهفته است.

مشخصات سیستم مدیریت اداری

مدرسه مدیریت مدیریت فرض می کند که قبل از معرفی کنترل اداری، لازم است مسائل اصلی کسب و کار حل شود. این بدان معنی است که انواع خدمات یا محصولاتی که می تواند به مصرف کننده ارائه دهد و مورد تقاضا هستند باید شناخته شود.

تشکیل مدیریت اداری در صورتی که تولید زیان آور باشد غیرممکن است. حداقل این شرط باید از نظر تئوری رعایت شود. هزینه تولید و سطح دستمزد مهم نیست.

یک پیش نیاز برای مدیریت اداری پرسنل این است کهدستمزد باید به طور منظم پرداخت شود. امکان تئوری پرداخت باید حتی با تاخیرهای واقعی وجود داشته باشد.

مدیریت باید ایدئولوژی را مبنا قرار دهد که بر اساس آن می توان اثر اقتصادی را به دست آورد نه به قیمت پس انداز دستمزدها به کارکنان. شما می توانید آن را به روش های دیگر افزایش دهید. به عنوان مثال به دلیل حذف زمان غیرمولد و همچنین با افزایش بهره وری استفاده از فضای کار و تجهیزات، کاهش تعداد عیوب و …

شرکت باید دارای سرمایه در گردش و همچنین امکان تکمیل به موقع آنها باشد. دانشکده مدیریت مدیریت در مدیریت خاطرنشان می کند که رسیدن به یک نتیجه خوب تنها با بدهی غیرممکن است.

انتخاب ساختار بهینه مدیریت شرکت

ساختار سازمانی مدیریت مجموعه ای جدایی ناپذیر از موضوع و موضوع مدیریت است که با پیوندهای اطلاعاتی قوی به هم مرتبط هستند. در آن است که می توان طرح سیستم مدیریت موجود در سازمان را منعکس کرد.

انواع ساختارهای سازمانی را می توان به گروه های اصلی زیر تقسیم کرد:

ارگانیک (همچنین سازگار نامیده می شود)،

بوروکراسی (آنها هم سنتی هستند)

مدل هنجاری بوروکراسی از نوع عقلانی دارای مفاد مفهومی زیر است:

1. سلسله مراتب در مدیریت. به این معنی است که سطوح پایین‌تر تابع سطوح بالاتر هستند.
2. تقسیم دقیق کار. فرض می شود،که در هر سمت باید از نیروهای واجد شرایط استفاده شود. مدیریت اداری این نکته بسیار مهم است که برای موفقیت هر سازمانی اساسی تلقی می شود.
3. وجود هنجارها و قوانین رسمی که باید رعایت شود. این تضمین می کند که وظایف و مسئولیت های مدیران یکسان خواهد بود.

روشهای مدیریت

جایگاه مهمی در سیستم مدیریت به روش های اداری مدیریت داده شده است. آنها طوری طراحی شده اند که:

برای کنترل کار با پرسنل و همچنین اجرای تصمیمات اتخاذ شده؛

اطمینان از کارایی و وضوح سازمانی کار دستگاه مدیریت؛

تضمین حفظ برنامه کاری مورد نیاز شرکت و همچنین اجرای تصمیمات، دستورات و تصمیمات مدیریت است

روش های مدیریت اداری ماهیت دستوری دارند، به لطف آنها می توانید یک راه حل بدون ابهام برای مشکل به دست آورید و تأثیر مستقیم بر رفتار شی مدیریت را تضمین کنید.

این روش‌ها در سیستمی از تکنیک‌ها و روش‌هایی جمع‌آوری شده‌اند که به وسیله آن می‌توان از کار هدفمند، هماهنگ، کارآمد و سیستماتیک هر دو سیستم مدیریت و کنترل اطمینان حاصل کرد. توسعه مدیریت اداری بدون استفاده از این روش ها غیر ممکن است.

ارزیابی اثربخشی مدیریت

اندازه گیری اثربخشی تجویز الزامی است. مدرسه مدیریت مدیریت پیشنهاد می کند که باید نتیجه فعالیت مدیریتی را با هم مرتبط کنیدهزینه منابعی که برای دستیابی به آن صرف شده است. اثربخشی کار مدیران تحت تأثیر عوامل زیادی است که در دو گروه اصلی سازماندهی شده اند.

گروه اول، طبق نظریه های مدیریت اداری، شامل عوامل زیر است:

قابلیت های مدیریتی شرکت (این امر تمام منابعی را که سازمان در اختیار دارد در نظر می گیرد)

هزینه های بهره برداری و نگهداری سیستم های مدیریت

مجموعه انواع مزایای (اجتماعی، اقتصادی و غیره) دریافتی سازمان در انجام فعالیت های مدیریتی

مدیریت اداری در گروه دوم فهرست کاملی از عوامل ثانویه را شامل می شود، از جمله:

سطح مهارت مجریان و کارگران

فرهنگ سازمانی

شرایط کار

درجه ای که مدیران با کمک های مورد نیاز خود ارائه می شوند

نتایج نهایی کار سازمان مستقیماً به عملکرد کلی بستگی دارد. و گروه دوم عوامل کارایی استفاده از انواع خاصی از منابع را مشخص می کند. هنگام ارزیابی اثربخشی مدیریت، لزوماً از شاخص‌های سودآوری و سود استفاده می‌شود.