سیستم برنامه ریزی سازمانی: روش ها و اصول

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

برنامه ریزی یکی از مهمترین فرآیندهایی است که عملکرد کارآمد یک شرکت را تضمین می کند. این یک عملکرد مدیریتی است که ماهیت آن تعیین استراتژی توسعه و وظایف هر یک از بخش ها و ساختارها است که اجرای آن برای پیروی از استراتژی انتخاب شده ضروری است. هنگام برنامه ریزی، نه تنها اهداف شرکت تعیین می شود، بلکه زمان بندی و همچنین روش های دستیابی به آنها نیز مشخص می شود.

تجزیه و تحلیل عوامل مؤثر بر فعالیت شرکت و توسعه آن انجام می شود. این به منظور یافتن و حل به موقع مشکلات در حال ظهور انجام می شود.

مهمترین عوامل مؤثر بر سیستم برنامه ریزی در سازمان:

1. سواد رهبری.
2. شرایط کارمندان.
3. پایگاه مواد و اطلاعات.

حذف عوامل جغرافیایی و همچنین عوامل به دلیل ویژگی های فعالیت غیرممکن است. درست است، با یک رویکرد شایسته، سه جنبه اول می تواند تأثیر بر فعالیت های شرکت خاص را حذف کندشرایط.

معنا

ارزش دارد که اهمیت سیستم برنامه ریزی سازمانی را با جزئیات بیشتر توصیف کنیم.

اقتصاد مدرن یک محیط بسیار رقابتی است. هر چه مقیاس سازمان بزرگتر باشد، تصمیمات اتخاذ شده توسط رهبران شرکت اهمیت بیشتری دارد. در سطح کسب و کار کوچک، یک روز تاخیر در تصمیم گیری مهم ممکن است تاثیر چندانی بر وضعیت اقتصادی شرکت نداشته باشد، اما در یک تجارت بزرگ، این نظارت نابخشودنی می تواند میلیون ها ضرر را به همراه داشته باشد.

سیستم برنامه ریزی در شرکت مورد نیاز است تا تصمیمات اتخاذ شده تأثیر مثبتی بر توسعه شرکت داشته باشد، به طوری که شرایطی وجود نداشته باشد که مدیریت شرکت نداند چه کاری انجام دهد.

علاوه بر این، مدتهاست که شناخته شده است که در تجارت پیروی از یک برنامه آسانتر و مؤثرتر از بداهه گویی و تصمیم گیری در حال حرکت است.

روش

برای ایجاد یک استراتژی توسعه سازمانی موثر، باید مجموعه خاصی از دانش داشته باشید. به ویژه، شناخت روش های سیستم برنامه ریزی در سازمان ضروری است.

شش روش اصلی وجود دارد:

1. تراز.
2. هنجاری.
3. مطالعه امکان سنجی.
4. برنامه هدفمند.
5. اقتصادی-ریاضی.
6. روش محاسبات چند متغیره.

سه روش اول سیستم برنامه ریزی سازمانی با جزئیات بیشتر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

روش موجودی

جوهرروش تعادل - ترسیم انواع مختلف ترازها، یعنی:

• مواد (تعادل سوخت، مصالح ساختمانی، تجهیزات و غیره)؛
• کار (تعادل نیروی کار و زمان کار)؛
• مالی (تراز درآمد و هزینه به لحاظ پولی، معاملات نقدی، پارامترهای حسابداری)؛
• یکپارچه (تعادل ظرفیت تولید).

بر اساس این توازن ها، استراتژی توسعه با در نظر گرفتن اصولی که در زیر توضیح داده خواهد شد، برنامه ریزی می شود. روش تعادل در سیستم برنامه ریزی مالی در شرکت گنجانده شده است.

روش هنجاری

ماهیت روش هنجاری استفاده از استانداردهایی است که تقریباً برای هر فرآیندی که در شرکت اتفاق می افتد یا پارامتری که فعالیت های شرکت را مشخص می کند ارائه شده است. به عنوان مثال:

• نرخ مصرف مواد خام؛
• استانداردهای استفاده از تجهیزات؛
• هنجارهای مواد و سوخت؛
• استاندارد مالی؛
• هنجار برای کارهای در حال انجام.

سایر پارامترها نیز عادی شده اند. این به معنای سیستم برنامه ریزی در شرکت است. سیستم برنامه های سازمانی باید تمام شاخص های اقتصادی را در نظر بگیرد.

مطالعه امکان سنجی

این روش در برنامه ریزی استفاده می شود:

1. تحقق محصولات نهایی.
2. هزینه های تولید.
3. برنامه های تولیدی.

به عبارت دیگر، روش فنی-اقتصادی برای هدایت و سازماندهی تولید و فعالیت های اقتصادی وتعیین نتایج تولید.

هنگام استفاده از این روش برنامه ریزی، عوامل زیر در نظر گرفته می شود:

1. فنی (معرفی تجهیزات جدید، نوسازی یا بازسازی پایه مواد قدیمی).
2. ارتقای منابع انسانی.
3. تغییر در حجم تولید.
4. تورم.

عوامل خاص نیز در نظر گرفته شده است. مطالعه امکان سنجی - بستری برای برنامه ریزی عملیاتی. تا حدودی سیستم برنامه ریزی مالی در شرکت را تشکیل می دهد. عملیاتی فرآیندها، شرایط، مراحل و حجم تولید را در برنامه تقویم هماهنگ می کند.

از این می توان نتیجه گرفت که فنی و اقتصادی به شدت به عملیاتی بستگی دارد. اصل وحدت، تداوم و پیچیدگی برنامه ریزی بر این واقعیت استوار است.

اصول

تجزیه و تحلیل سیستم برنامه ریزی در یک شرکت بدون در نظر گرفتن اصول برنامه ریزی غیر ممکن است. موارد زیر متمایز می شوند:

• وحدت;
• تداوم؛
• انعطاف پذیری;
• مشارکت؛
• علم;
• معقول بودن هدف.

ارزش دارد که هر اصل چیست.

اصل وحدت

این اصل حاکی از یک رویکرد یکپارچه سیستماتیک برای برنامه ریزی است. از این گذشته، یک شرکت یک سازمان بزرگ است که ساختارهایی را با هدف متفاوت ترکیب می کند. غیرممکن است که همه ساختارها یک طرح واحد را ترسیم کنند و اجرای آن را مطالبه کنند.

اصل تداوم

اصل تداوم بیان می کند که برنامه ریزی نیستفرآیند یکباره همیشه باید دوام بیاورد، زیرا فضای اقتصادی و بازار دائما در حال تغییر است. برنامه ها باید به طور مرتب به روز شوند. با این حال، نمی‌توانید آن‌ها را خیلی وقت‌ها تغییر دهید، در غیر این صورت برنامه‌ریزی هیچ تفاوتی با بداهه‌گویی نخواهد داشت.

در نتیجه، داده هایی که بر اساس آنها برنامه ریزی انجام می شود باید به طور مداوم تجزیه و تحلیل شوند. نتیجه‌گیری باید در فواصل زمانی مناسب (نه خیلی طولانی و نه خیلی کوتاه) گرفته شود.

بهبود سیستم برنامه ریزی در سازمان باید ادامه داشته باشد.

انعطاف پذیری

اصل انعطاف پذیری ارتباط نزدیکی با اصل تداوم دارد. می گوید که هنگام برنامه ریزی، باید خود را با بازار در حال تغییر وفق دهید.

کسانی که معتقدند وضعیت بازار نمی تواند یک شبه تغییر کند در اشتباه هستند. شاید. درست است، یک لحظه فقط یک عمل است. قبل از آن مجموعه ای از موقعیت ها (پیش شرط ها) وجود دارد. مجموعه ای از موقعیت ها است که به برنامه ریزی از قبل کمک می کند.

ترسیم یک برنامه اقدام، یک استراتژی توسعه مستلزم در نظر گرفتن همه عوامل مؤثر بر روند اقتصادی است. این عوامل قابل تغییر هستند.

اصل مشارکت

سازماندهی سیستم برنامه ریزی در شرکت مستلزم در نظر گرفتن این اصل است. ارتباط تنگاتنگی با اصل وحدت دارد. به گفته وی، تمامی واحدهای ساختاری بنگاه باید در برنامه ریزی مشارکت داشته باشند.

اصل علمی

بر اساس اصل علم، هر مرحله در برنامه ریزی باید توجیه علمی داشته باشد. این تنها راه برای ایجاد مؤثرترین برنامه است.این به تجزیه و تحلیل کامل سیستم برنامه ریزی در سازمان نیاز دارد.

در سطح یک کسب و کار کوچک، نقض این اصل اگرچه به نفع بنگاه نیست، اما ممکن است تأثیر جزئی در نتیجه نهایی کار داشته باشد. شهود راهنمایی می تواند نجات دهد.

در تجارت های بزرگ بیشتر به شهود تکیه کنید - "حکم مرگ" شرکت را امضا کنید.

اصل سلامت هدف

این اصل بیان می کند که اقدامات تمام ساختارهای شرکت باید تنها یک هدف را دنبال کند - هدف شرکت برای آینده که توسط استراتژی توسعه تأیید شده است.

ساختار طرح

سازمان یک سیستم برنامه ریزی در یک شرکت ناگزیر به یک برنامه توسعه برای شرکت منجر می شود که شامل موارد زیر است:

1. توضیح کوتاه.
2. استراتژی توسعه. این بخش شامل تشریح دقیق سازمان تولید و فروش محصولات، حداقل آستانه کیفیتی است که محصولات تولیدی باید رعایت کنند. همچنین، بخش باید شامل انواع محصولات تولید شده در شرکت باشد. همین مورد شامل اطلاعاتی در مورد الزامات صلاحیت پرسنل است.
3. تبلیغ و فروش کالا در بازارها. این بخش بازارهای فروش بالقوه، رقبا را تجزیه و تحلیل می کند، نقاط قوت و ضعف محصولات خود را شناسایی می کند.
4. بهره برداری از تجهیزات تولید.
5. دستگاه اداری. حاوی اطلاعات دقیق درباره مدیریت شرکت است.
6. استراتژی مالی. در این مرحلهجریانهای مالی عبوری از شرکت تشریح شده، سودآوری سازمان برآورد شده است.
7. عوامل خطر. این شامل اطلاعات دقیق در مورد خطراتی است که یک شرکت ممکن است در تولید و فروش محصولات با آن مواجه شود.
8. برنامه ها.

در یک شرکت، به عنوان یک قاعده، هر بخش، هدف فردی خود را به خوبی می شناسد و از وظایفی که سایر ساختارها با آن روبرو هستند، آگاه نیستند، اگرچه همه آنها برای رسیدن به هدف مشترک جهانی شرکت تلاش می کنند.

طبقه بندی طرح ها

شش نوع فرآیند برنامه ریزی وجود دارد:

1. با دسترسی.
2. براساس محتوا (استراتژیک، تاکتیکی، عملیاتی).
3. با برنامه ریزی شی.
4. بر اساس زمینه های فعالیت (تولید، فروش، تحقیق، تبلیغات).
5. بر اساس شرایط (کوتاه مدت، میان مدت، بلندمدت).
6. با توجه به درجه انعطاف پذیری.

بسته به اطلاعات موجود در یک طرح خاص، طرح ها به موارد زیر تقسیم می شوند:

• مالی;
• تولید.

اینها سیستم های اطلاعاتی برنامه ریزی سازمانی هستند. این دیدگاه ها در کنار هم طرح جامع را تشکیل می دهند. فعالیت های شرکت را به عنوان یک کل توصیف می کند. به نوبه خود، سیستم برنامه ریزی اقتصادی در شرکت مبتنی بر:است.

• صنعتی؛
• برنامه ریزی استراتژیک.

متخصصان انواع زیر از اهداف برنامه ریزی استراتژیک را شناسایی می کنند:

• بازار(با بازارها تعیین می شودفروش)؛
• تولید (تعیین کنید که کدام فناوری ها و تجهیزات به بهترین شکل برای بهبود کارایی شرکت استفاده می شوند)؛
• مالی و اقتصادی (تعیین منابع درآمد، پیش بینی سطح سود برای دوره آینده)؛
• اجتماعی (تعیین کار با مشتریان، نشان دادن رضایت از محصولات نهایی).

فرآیند

برای برنامه ریزی صحیح، ارزش دارد که اجزای زیر را از قبل تعیین کنید:

• شی - هدف از عمل سوژه چیست؛
• موضوع;
• دوره;
• funds;
• تکنیک.

مدیریت با استراتژی توسعه مستلزم اجرای یک چرخه است:

1. تحلیل. تحقیقات بازار.
2. برنامه ریزی.
3. سازمان.
4. کنترل. برنامه ریزی سیستم کنترل در شرکت از قبل انجام می شود.
5. مقررات.

در نتیجه، باید به نقطه شماره 1 برگردید.

طبقه بندی دیگری از روش ها

طبقه بندی دیگری از روش ها برای تدوین سیستم برنامه ریزی کسب و کار در یک شرکت وجود دارد. به گفته او، روش می تواند این باشد:

• متعادل;
• محاسبه و تحلیلی؛
• اقتصادی-ریاضی;
• گرافیک-تحلیلی;
• شبکه;
• برنامه هدفمند.

روش تعادل در این طبقه بندی با آنچه در بالا توضیح داده شد تفاوتی ندارد. روش‌های دیگر قابل ذکر با جزئیات بیشتر هستند، اگرچه برخی از آنها هستنددر طبقه بندی فوق ذکر شده است.

محاسبه-تحلیلی برای محاسبه شاخص های عددی اصلی طرح استفاده می شود که بر اساس آن تجزیه و تحلیل پویایی و عوامل توسعه شرکت انجام می شود. برای اینکه تجزیه و تحلیل به درستی انجام شود، مقادیر پایه برای پارامترهای محاسبه شده، به عبارت دیگر، "مختصات صفر" تعیین می شود که براساس آن تغییرات ثبت می شود.

استفاده از روش های اقتصادی و ریاضی به شما امکان می دهد یک مدل اقتصادی برای توسعه یک شرکت بر اساس پارامترهای محاسبه شده توسط روش قبلی ایجاد کنید. روش اقتصادی-ریاضی امکان تدوین چندین استراتژی برای توسعه شرکت و انتخاب بهینه را فراهم می کند.

Grapho-Alytical به شما امکان می دهد با استفاده از نمودار، رابطه بین دو شاخص اقتصادی را تجسم کنید. چرا این روش خوب است؟ این واقعیت که زبان گرافیک آموزنده ترین زبان است، که به شما امکان می دهد به سرعت نتیجه گیری های متوسط را بدون محاسبات دست و پا گیر کنید.

شبکه زیرشاخه ای از گراف تحلیلی است. ویژگی آن امکان ترسیم برنامه زمانی برای اجرای موازی کار در مکان و زمان است. به عنوان مثال، نمودارهای ساخته شده با روش شبکه می توانند به طور همزمان تعمیر تجهیزات کارگاه، نصب تجهیزات جدید در شرکت و توسعه طراحی یک محل جدید را مشخص کنند.

ماهیت برنامه هدف در نام آن منعکس شده است. این روش در تهیه یک برنامه خاص برای توسعه شرکت استفاده می شود. به عنوان مثال، سیستم برنامه ریزی تولید را در شرکت در نظر می گیرد. این برنامه یک ویژگی خاص داردبرنامه عمل و فعالیت هایی با هدف دستیابی به هدف کلی شرکت. این هدف است که هنگام طراحی یک برنامه اساسی است.

بسیاری از این روش‌ها زمانی مؤثرتر هستند که با هم استفاده شوند و نه جداگانه. به عنوان مثال می توان با استفاده از روش محاسباتی-تحلیلی پارامترهای اقتصادی لازم را محاسبه کرد، مدلی از وابستگی این پارامترها را با استفاده از روش اقتصادی-ریاضی شناسایی کرد، با استفاده از روش گرافیکی-تحلیلی آن را تحلیل کرد و بر اساس آن برنامه عملیاتی تهیه کرد. یافته ها با استفاده از روش برنامه-هدف. این نمونه ای از یک سیستم برنامه ریزی سازمانی است.

طبقه بندی دیگر

بسته به دوره ای که استراتژی توسعه برای آن ترسیم شده است، برنامه ریزی به موارد زیر تقسیم می شود:

• امیدبخش؛
• جاری;
• تولید عملیاتی.

ماهیت برنامه ریزی بلندمدت پیش بینی رفتار مصرف کنندگان و شرکا و رقبا است. امیدوار کننده اتفاق می افتد:

• بلند مدت (10 تا 15 سال)؛
• میان مدت (3 تا 5 سال).

سیستم برنامه ریزی تولید بلندمدت در شرکت شامل ایجاد یک برنامه اقدام با استفاده از روش برنامه-هدف با در نظر گرفتن به روز رسانی اطلاعات بازار است. اهداف و مقاصد تشریح شده در برنامه بلند مدت در برنامه ریزی میان مدت مشخص شده است. در میان مدت تغییر مطلوب در عملکرد اقتصادی بنگاه و همچنین روش های دستیابی به آن به تفصیل شرح داده شده است.

در واقع، برنامه‌ریزی کنونی یک نوع فرعی از میان‌مدت استچشم انداز. نسخه فعلی برای یک سال تدوین شده است. این سند بیشتر شاخص‌ها و پارامترهای توصیف شده در نوع میان‌مدت برنامه آینده را اصلاح می‌کند.

در طول زمان‌بندی فعلی، وظایف به این موارد تقسیم می‌شوند:

• کارخانه (وظایف در مقیاس بزرگ برای شرکت)؛
• فروشگاه (وظایف سطح متوسط برای ساختارهای سازمانی با هدف دستیابی به یک هدف در مقیاس بزرگ)؛
• تیپ (وظایف کوچک برای ساختارهای تابع مغازه ها و خدمات، با هدف دستیابی به وظایف مغازه).

تولید عملیاتی - یک نوع فرعی از نوع فعلی. این به شما امکان می دهد یک برنامه اقدام خاص برای دستیابی به اهداف سالانه (جاری) تهیه کنید. برنامه ریزی عملیاتی و تولیدی به موارد زیر تقسیم می شود:

• intershop;
• intrashop;
• ارسال.

پایین ترین سطح برنامه ریزی در سازمان، شیفت روزانه است.

سه نوع برنامه ریزی که در بالا توضیح داده شد به هم مرتبط هستند و نمی توان آنها را جداگانه در نظر گرفت. آنها سیستمی از اهداف و مقاصد را تشکیل می دهند. علاوه بر آینده نگر، دو نوع دیگر از برنامه ریزی استفاده می شود:

• استراتژیک؛
• تاکتیکی.

Strategic به شما امکان می دهد لیستی از وظایف طراحی شده برای بهبود کارایی شرکت ایجاد کنید و ماموریت شرکت را مشخص می کند. بلند مدت را پوشش می دهد.

تاکتیکی بر کوتاه مدت و میان مدت تأثیر می گذارد. هدف آن دستیابی به اهداف تعیین شده در طول برنامه ریزی استراتژیک است.

طبق اجرای اجباری طرح تخصیص می دهند:

• دستورالعمل;
• برنامه ریزی شاخص.

دستورالعمل هر گونه ابتکار عمل در شرکت را مستثنی می کند. یک برنامه عمل و وظایف وجود دارد - باید انجام شود. در قرن گذشته در کشورهای سوسیالیستی به طور گسترده مورد استفاده قرار می گرفت، اما اکنون که اقتصاد بازار بر اقتصاد برنامه ریزی شده غالب است، برنامه ریزی دستوری بیشتر در تهیه برنامه های فعلی استفاده می شود.

نشان دهنده مخالف بخشنامه است. برنامه ریزی شاخص وظایف خاصی را تعیین نمی کند. فقط پارامترهای اقتصادی خاصی تعیین می شود که شرکت باید به آنها دست یابد. چگونگی تحقق این امر توسط ساختار شرکت به وضوح مشخص نشده است. فقط نتیجه مهم است، اما نه روش دستیابی به آن. این نوع برنامه ریزی در شکل گیری وظایف بلند مدت مرتبط است.

طبقه بندی توسط R. L. Akoff

دانشمند Russell Ackoff طبقه بندی خود را از انواع برنامه ریزی تشکیل داد که اکنون به طور گسترده در عمل خارجی استفاده می شود. طبقه بندی مشابهی برجسته می کند:

1. برنامه ریزی واکنشی. بر اساس تجزیه و تحلیل تجربه قبلی.
2. غیرفعال. بر اساس تهیه برنامه توسعه بنگاه اقتصادی بر اساس شاخص های اقتصادی فعلی.
3. پیشگیر. بر اساس تصمیمات توسعه بر اساس پیش بینی های اقتصادی.
4. برنامه ریزی تعاملی. بر اساس اتخاذ یک برنامه توسعه استراتژیک با در نظر گرفتن عملکرد اقتصادی قبلی، فعلی و آینده.

آخرین نوع، اگرچه محاسبه کردن سخت ترین است(لازم است سه بازه زمانی را به طور همزمان در نظر بگیرید)، موثرترین است.

نتیجه

بنابراین، برنامه ریزی یکی از مهمترین فرآیندهای یک شرکت است که به آن امکان می دهد به طور مؤثر توسعه یابد و به شاخص های اقتصادی بلندپروازانه دست یابد. نقش برنامه ریزی را به سختی می توان بیش از حد برآورد کرد. سیستم برنامه ریزی در سازمان چیست، بنابراین توسعه خواهد یافت.

بدون یک استراتژی اقدام خاص، کار برای هر دو شرکت کوچک و بزرگ دشوار است: یک شرکت کوچک نمی تواند رشد کند و عملکرد اقتصادی خود را بهبود بخشد و یک شرکت بزرگ حتی ممکن است به دلیل تصمیمات نابهنگام ورشکست شود. در مورد اقداماتی که توسط این طرح پیش بینی نشده است.

تعداد زیادی روش برنامه ریزی وجود دارد، همه آنها اساساً با یکدیگر متفاوت هستند، اما به طور کلی آنها یک سیستم واحد را تشکیل می دهند که به شما امکان می دهد برنامه های اقدام دقیق و مؤثر، استراتژی های توسعه را ترسیم کنید. به عنوان مثال، روش برنامه-هدف شباهت کمی با مطالعه امکان سنجی دارد، اما روش اول بدون روش دوم کار نمی کند.

علاوه بر این، انواع مختلفی از برنامه ریزی وجود دارد. همه آنها بر اساس شش اصل اساسی است. فرآیند برنامه ریزی و همچنین ساختار کلی طرح نهایی مدت هاست که تعریف شده است. آنها همچنین در این مقاله فهرست شده اند.

برنامه ریزی مرحله ای ضروری در توسعه یک شرکت است که هرگز متوقف نمی شود، زیرا دائماً باید شرایط متغیر بازار را در نظر بگیرید. بهبود سیستم برنامه ریزی در سازمان هرگز نباید متوقف شود.