برنامه ریزی پرسنل در سازمان: مراحل، وظایف، اهداف، تجزیه و تحلیل

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

برنامه ریزی پرسنلی در هر سازمان و در خدمات عمومی انجام می شود. این فعالیت منحصرا توسط یک سرویس حرفه ای انجام می شود. اما همچنان برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان فقط در ارتباط نزدیک با نماینده کارفرما یا مستقیماً با خود مدیر انجام می شود.

تعریف و ویژگی

البته فقط خود مدیریت مسیر استراتژیک را مشخص می کند و متوجه می شود، اما باز هم این بر اساس محاسبات ارائه شده توسط افسران پرسنل اتفاق می افتد. و بر این اساس، آنها سپس مجموعه ای از اقدامات را برای سازماندهی یک خط مشی اثبات شده و در واقع خود برنامه ها ایجاد می کنند که توسط کارفرما تأیید می شود.

برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان مجموعه ای از اقداماتی است که با هدف فراهم کردن کارمندانی برای یک شرکت یا یک ارگان دولتی است که قادر به حل کلیه وظایف فعلی و آتی پیش روی مؤسسه خود هستند. و در اینجا لازم استیک نکته بسیار مهم را برجسته کنید.

هنگامی که برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان انجام می شود، لازم است نه تنها وظایفی که شرکت در حال حاضر با آن مواجه است، بلکه چشم اندازهای احتمالی را نیز در نظر داشته باشید. شما همیشه باید به این سوال پاسخ دهید که بعدی چیست؟

مثلا همین روند کوچک سازی در خدمات کشوری. وقتی مدیران یک رویداد برنامه ریزی نیروی کار را در یک سازمان متصور می شوند، طبیعتاً باید این احتمال را در نظر داشته باشند که شرکت جای خالی بیشتری نخواهد داشت یا ممکن است مجبور باشد تعداد موجود را کاهش دهد و بر این اساس، یک برنامه عملی ترسیم کنند.

سوالات

هر برنامه ریزی پرسنلی در یک سازمان به شما امکان می دهد پنج کار را حل کنید.

اولین سوال این است: "چند کارمند و چه صلاحیت هایی دارند، چه زمانی و کجا به آنها نیاز خواهند داشت؟". یعنی به طور خلاصه یعنی: چند نفر، چه کسی و کجا.

سوال دوم

چگونه از ویژگی هایی (توانایی ها، دانش و تجربه حرفه ای) که همه کارکنان در حال حاضر دارند بهترین استفاده را ببریم؟

و در اینجا باید رویکرد فردی را به خاطر بسپارید، یعنی همه چیز به یک متخصص خاص بستگی دارد. چگونه اطمینان حاصل کنیم که او در جای خود است و بیشترین سود ممکن را برای شرکتی که در آن کار می کند به ارمغان می آورد. تکرار می کنم، برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان یک موضوع کاملاً شخصی است و کاملاً خوشایند نیست. این استثمار کارکنان موجود است.

در این موردکارفرمایان باید از افرادی که با آنها کار می کنند بیشترین بهره را ببرند، و این اشکالی ندارد.

تنظیم تعداد کارمندان

سومین وظیفه پرداختن به این سؤال است: "چگونه می توان افراد مناسب را جذب کرد و کارکنان غیر ضروری را بدون ایجاد آسیب های اجتماعی کاهش داد؟".

این نیز بسیار مهم است، زیرا برنامه ریزی کار پرسنل در یک سازمان، البته به کوچک سازی و خود کارمندان خلاصه می شود. مدیران باید به این واقعیت فکر کنند که افرادی که اخراج می‌کنند تا حدی در خیابان به سر می‌برند. مطمئناً شخصی خود را در یک حرفه جدید یا در همان حرفه می بیند و کسی نمی تواند بر چنین مانعی غلبه کند. و این مستلزم عواقب اجتماعی، آسیب است. چرا ما به انبوهی از مسئولان بیکار نیاز داریم که بتوانند برای مثال خدمات مشاوره ای ارائه دهند. و در سازمانی خواهد بود که، فرض کنید، کاملاً با قانون دوست نیست.

باید در نظر داشت که خطرناک ترین جنایتکار یک پلیس سابق است. همین امر در مورد همه کارمندان دولت نیز صدق می کند. خطرناک ترین لابیست ها و باتجربه ترین متخصصان GR کارمندان سابق دولت هستند.

چرا هر ساختاری باید چنین سابقه خطرناکی ایجاد کند، بهتر است این لحظه را از قبل در مرحله برنامه ریزی کار پرسنل در سازمان هموار کنیم.

توسعه کارکنان

هر شرکتی در مورد سؤال چهارم نیز فکر می کند: "چه فعالیت هایی باید برای مؤثرترین پیشرفت حرفه ای همه کارکنان برنامه ریزی شود؟".

اینها ممکن است رویدادهای مرتبط بابه سمت تحصیل بیشتر و همچنین برخی سمینارهای آموزشی در محل خدمت و آموزش هایی که مستقیماً با دانش حرفه ای مرتبط نیستند، اما ویژگی های فردی متخصصان را توسعه می دهند.

اخیراً سمینارهایی با ماهیت روانشناختی و تیم سازی مد شده اند. و با منابع خاص و اراده سیاسی، سازمان های دولتی می توانند این فعالیت ها را برنامه ریزی کنند.

سوال پایانی

هزینه همه فعالیت های برنامه ریزی شده چقدر است؟

مدیریت می تواند هر چقدر که دوست دارد فکر کند، اما هر سازمانی محدودیت بودجه دارد. و در اینجا دوباره هدف جدیدی از برنامه ریزی پرسنل در سازمان آشکار می شود. رهبری نمی تواند از حدود تعیین شده توسط مقامات بالاتر فراتر رود. برای مثال، برای یک آژانس فدرال، محدودیت خود دولت است.

این هدف از برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان از آنجا ناشی می شود که برخی از شرکت ها فرصت کسب درآمد ندارند، زیرا آنها یک دفتر خصوصی نیستند. بنابراین، ضروری است که فقط در چارچوب های بودجه ای که از بالا تصویب شده اند، اقدام شود. بنابراین، اگر یک شرکت بودجه برنامه ریزی شده ای برای مثلاً آموزش اضافی کارکنان نداشته باشد، توسعه حرفه ای باید به روش دیگری فراهم شود.

بسته برنامه ریزی

وظایف برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان تا حد زیادی به طراحی نیاز به پرسنل، پرسنل و فعالیت های خاص خلاصه می شود.آنها برای شرکت برای سال تقویم تنظیم شده اند.

و در نهایت، فنی ترین وظیفه در سازمان برنامه ریزی پرسنل، در مدیریت پرسنل، فعالیت خدمات برای اجرای کارکنان حرفه ای در شرکت است. اگر به قانون فدرال شماره 79 در مورد خدمات ایالتی و دولتی توجه کنید، در ماده 44 می توانید تمام دستورالعمل های سازمان دولتی را مشاهده کنید.

البته اول از همه ، این تهیه اقدامات مربوطه در مورد پرسنل توسط نماینده کارفرما است: دستور پذیرش ، گواهینامه و اخراج و همچنین ارجاع برای تحصیلات تکمیلی و غیره.

ثانیاً، این البته سازماندهی رویدادهای مرتبط است. به عنوان مثال، ایجاد مسابقات، برگزاری آزمون های صدور گواهینامه و صلاحیت، اطمینان از کار کمیسیون در مورد اختلافات رسمی و حل تعارض منافع، و همچنین مدیریت سوابق فعلی پرسنل، نگهداری دفترچه های کار، پرونده های شخصی و غیره..

علاوه بر این، این سرویس کار روش شناختی جدی را در چارچوب خود انجام می دهد. یعنی این افسران پرسنلی هستند که روش را تعیین می کنند یا بهتر است بگوییم فقط پیشنهاد می دهند و البته خود کارفرما نیز داوطلبان خدمت را تایید می کند و متقاضیان را ارزیابی می کند. طبیعتاً در چارچوبی که قانون تعیین کرده است.

برنامه ریزی یک خط مشی پرسنلی در یک سازمان همچنین شامل ایجاد روشی برای تأیید و ارزیابی پرسنل از جمله روش های فعلی است. و در اینجا ویژگی خدمات ملکی این است که در ارگان های مختلف دولتی این رویه ها از یک طرف باید باشد.متحد شده است و این یک الزام قانون است و از طرف دیگر در روسیه در واقع هیچ نهاد واحدی وجود ندارد که به این موضوع رسیدگی کند. اگرچه قانون ایجاد یک سلول واحد را پیش بینی کرده است، اما در سطح فدرال وجود ندارد و این وظایف تا حدی توسط وزارت کار انجام می شود. و همچنین بسیاری از سوالات در اختیار خدمات پرسنل قرار می گیرد، از جمله روش شناسی برای انجام مراحل رقابتی و گواهینامه.

برای مقایسه می توان به تعدادی از کشورهای مختلف اروپایی اشاره کرد: ایتالیا، فرانسه و غیره. آنها چنین بدن هایی را ایجاد کردند. در فرانسه بالاترین ساختار شورای دولتی است که از جمله وظایف اداری و مدیریت خدمات ملکی را بر عهده می گیرد. در ایتالیا، شورای عالی دادگاه دارای مسئولیت های مشابهی است.

همیشه چنین ساختاری در وضعیت یک وزارتخانه یا نهاد مشابه ایجاد نمی شود، اما در کشورهایی مانند انگلیس، ایالات متحده آمریکا، آلمان و بسیاری از کشورهای اروپایی دیگر وجود دارد.

سیستم برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان

این سیاست به ترتیب قوانینی اشاره دارد که طبق آن افرادی که وارد شرکت می شوند عمل می کنند. این کلی ترین تعریف و مهمترین جزء برنامه ریزی پرسنل در فعالیت های سازمان است.

نظام فلسفه و اصول را تعریف می کند. و مطابق با آنها است که مدیریت تصمیمات خود را در مورد منابع انسانی اجرا می کند و پتانسیل خط مشی پرسنلی را ایجاد می کند.

هدف اطمینان از تعادل بهینه، نسبت فرآیندهای تجدید و حفظ است.پتانسیل عددی کارکنان و همچنین شکل گیری ترکیب کیفی آنها و ارضای نیازهای سازمان که مطابق با آرمان های استراتژیک و تاکتیکی آن و همچنین مطابق با وضعیت قوانین جاری و کار تعیین می شود. بازار.

به همین دلیل است که فرآیند برنامه ریزی نیروی کار در یک سازمان می تواند هم به طور گسترده و هم محدود تفسیر شود.

تعریف اول

در مفهوم گسترده، استراتژی منابع انسانی مفهومی از تصاویر آگاهانه و خاص است که توسط اسناد، قوانین و مقررات مناسبی فرموله شده و در کنار هم نگهداری می شود که منابع انسانی عمومی را با استراتژی بلندمدت شرکت مطابقت می دهد.

بنابراین، با این ارائه، توجه باید به ویژگی های متمایز اجرای قابلیت های قدرت و سبک های مدیریتی معطوف شود. این بازتاب خود را، هرچند به طور غیرمستقیم، در فلسفه مؤسسه، مأموریت آن و غیره تعیین می‌کند.

از این نتیجه می شود که همه رویدادهای مربوط به خدمات با پرسنل، خواه جستجوی پرسنل، تشکیل یک برنامه زمانی کارکنان یا استاندارد، صدور گواهینامه، آموزش، ارتقاء و غیره باشد، در هر صورت، شما البته باید از قبل برنامه ریزی کرد. در عین حال همه اینها باید از قبل با اهداف توسعه استراتژیک سازمان مانند ورود به بازارهای دیگر یا حل مشکلات فعلی با مراجع مختلف و … هماهنگ شود.

تعریف دوم

سیاست پرسنلی به معنای محدود - مجموعه ای از قوانین خاص، خواسته ها و محدودیت ها،اغلب ناخودآگاه، که هم در فرآیند تعامل مستقیم بین کارکنان و هم در رابطه بین کارکنان و سازمان به عنوان یک کل اجرا می شود. به عنوان مثال، در برخی از شرکت ها فقط افرادی با تحصیلات عالی جذب می شوند. این تصمیم به طور خاص مورد بحث قرار نگرفته است. چنین مثالی نشان می‌دهد که برنامه‌ریزی پرسنل در یک سازمان به معنای محدود چه جهتی می‌تواند باشد.

بر اساس این دو تعریف، انواع سیاست های زیر قابل تشخیص است:

1. که بر اساس سطح آگاهی از قوانین و هنجارهای فعالیت پرسنل است:

• منفعل،
• واکنشی،
• پیشگیرانه،
• فعال.

2. با توجه به میزان باز بودن سازمان، نگرش به محیط خارجی در تشکیل کارکنان، جهت گیری اساسی آن به منابع داخلی یا خارجی استخدام:

• بسته،
• باز.

پس اکنون زمان آن است که به جزئیات بیشتر در مورد این اصول اساسی بپردازیم.

ویژگی های برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان

بیایید با منفعل و واکنشی شروع کنیم. منظورشان چیست؟

در مورد سیاست پرسنلی اول، به نظر می رسد این عبارت خود نوعی تناقض در اصطلاح باشد. با این حال، اغلب شرایطی وجود دارد که مدیریت سازمان، به هر شکلی، مجبور می شود که ابتکارات بیش از حد از خود نشان ندهد. اگر پرسنل شرکت برنامه عمل مشخصی در رابطه با پرسنل خود نداشته باشند، سیاست مدیریت در این زمینهمنفعل می شود و کارفرمایان در این مورد مجبور به کار در حالت واکنش اضطراری به شرایط اضطراری هستند. و در اینجا دومین حالت اضافی می آید.

سیاست پرسنل واکنشی این است که مدیریت شرکت علائم یک حالت منفی را در کار با کارکنان کنترل می کند. در این مورد، کارفرمایان تلاش می کنند تا علل چنین شرایطی را پیش بینی کنند. و همچنین مدیریت بر ظهور تضادها نظارت می کند و مقداری نظارت بر نیروی کار ماهر یا انگیزه پرسنل برای کار با عملکرد بالا انجام می دهد.

بنابراین اقداماتی در حال انجام است که با هدف تجزیه و تحلیل علل منجر به بروز مشکلات مختلف پرسنلی انجام می شود. در این مورد، خدمات حرفه‌ای شامل نظارت، پیش‌بینی و پیشگیری در فهرست وظایفشان است.

بنابراین، مراحل برنامه ریزی پرسنل در یک سازمان با یک سیاست واکنشی تا حد زیادی گسترش می یابد.

پیشگیرانه و فعال

اینها انواعی هستند که با هدف هشدار و تأثیر مستقیم هستند.

به معنای واقعی کلمه، زمانی که مدیریت پیش بینی موثری برای توسعه یک موقعیت خاص داشته باشد، یک سیاست پرسنلی پیشگیرانه و احتیاطی وجود دارد. و هنگامی که چنین وضعیتی در شرکت ایجاد شود و یک سیاست حرفه ای وجود داشته باشد، می توانیم در مورد تجزیه و تحلیل برنامه ریزی پرسنل در سازمان صحبت کنیم.

در این شرایط، ممکن است چنین وضعیتی وجود داشته باشد که مدیریت مطلقاً هیچ بودجه ای برای یک موقعیت خاص شخصی نداشته باشد. در این مورد وجود داردکار دشواری برای منابع انسانی آنها باید وضعیت را برای میان مدت پیش بینی کنند، که نه موضوع برنامه ریزی استراتژیک است و نه پاسخ تاکتیکی.

این یکی از ویژگی های یک خط مشی پرسنل فعال است که می توان آن را به شرح زیر توصیف کرد.

منابع انسانی باید قادر به توسعه برنامه های هدفمند بر اساس نظارت لحظه ای یک موقعیت خاص و تنظیم آنها مطابق با اقدامات قبلی باشد. ایجاد چنین فرمول هایی ضروری است که هم پیش بینی و هم تنظیم یک وضعیت منظم خاص را ارائه دهد.

این ویژگی یک موقعیت پرسنل فعال است که باید واقع بینانه باشد.

باز و بسته

خط مشی پرسنل باز با این واقعیت مشخص می شود که هر سازمان برای کارکنان کاملاً در هر سطح ساختاری شفاف است. حتی برای کارمندان بالقوه باز است. کارکنان جدید می توانند در سطوح پایین و بالاتر در سازمان شروع به کار کنند. و در برخی موارد، البته، ایده آل، این شرکت با سیاست پرسنلی کاملاً باز باید بتواند هر متخصصی را در هر سطحی استخدام کند. البته فقط در صورتی که صلاحیت های مناسب را داشته باشد و به طور کلی سازمان به آن نیاز داشته باشد. این ویژگی سیاست باز است.

شاید آن دسته از خوانندگانی که در ساختار پرسنلی تجربه دارند بگویند که همه اینها به نظر می رسدبه اندازه کافی اتوپیایی با این حال، در شرکت‌های مدرن، چنین سیاست باز، وضعیت عجیبی نیست.

امروز، برای مثال، برای بسیاری از شرکت‌های مدرن مخابراتی، خودروسازی یا رادیویی که در سطح بالایی کار کرده‌اند و بیش از یک سال است که به این کار ادامه می‌دهند، معمول است. ویژگی سازمان این است که آنها می خواهند افراد را برای هر سطح شغلی بخرند، صرف نظر از اینکه قبلاً در شرکت هایی از این دست کار کرده اند یا خیر. و تجربه به طور کلی نیز مهم نیست، و گاهی اوقات حتی تحصیلات.

در چنین سازمان‌هایی، باز بودن خط مشی پرسنلی انعطاف‌پذیری خاص خود را دارد که تأثیر اقتصادی قابل توجهی می‌دهد. البته بسته به شرکت، شرایط استخدام ممکن است متفاوت باشد.

همانطور که در بالا ذکر شد، یک سیاست بسته معکوس نیز وجود دارد. بسیاری از اقتصاددانان معتقدند که این یک شکل منسوخ شده است. اما با این وجود، باید پذیرفت که این سیاست پرسنلی بسته است که در کشور ما رایج ترین است.

این فرم فرض می کند که سازمان صرفاً بر روی گنجاندن کارکنان شرکت خود از سطح قبلی در مدیریت ارشد خود متمرکز است. یعنی این نردبان شغلی رایج در روسیه است.

پر کردن یک جای خالی در هر سطح بعدی فقط از میان کارکنان همان سازمان اتفاق می افتد و چهره های جدید فقط در پایین ترین مرحله ظاهر می شوند.

این قالب نباید تنها با محافظه کاری محیط پرسنل داخلی مرتبط باشد، زیرا چنینیک سیاست بسته برای بسیاری از شرکت های غربی معمول است. و البته برای آن دسته از سازمان‌هایی ایجاد شد که بر ایجاد فضای مثبت شرکتی در شرکت تمرکز دارند.