سطوح برنامه ریزی: شرح، انواع، اهداف و اصول

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

برای عملکرد مؤثر هر سازمانی، تعریف روشنی از اهداف و مقاصد فعالیت مورد نیاز است. بر اساس آنها، برنامه ای طراحی می شود که به شرکت کمک می کند تا مسیر مورد نظر را دنبال کند و منابع را به طور منطقی خرج کند. برنامه ها می توانند بلندمدت و جاری باشند، برای کل سازمان و برای بخش های ساختاری آن. برای درک این موضوع، ارزش این را دارد که بدانیم اصطلاح "برنامه ریزی" به چه معناست.

این نوع خاصی از فعالیت است که با تعیین اهداف مرتبط است، وظایفی که با اقدامات خاصی در آینده اجرا خواهند شد. این مفهوم را نیز می توان به یکی از مهمترین وظایف مدیریت نسبت داد. اما این تابع بدون تعریف سطوح برنامه ریزی اولیه امکان پذیر نیست.

مراحل ویژگی های برنامه ریزی

در مجموع، چهار سطح وجود دارد که این مفهوم بر اساس آن است:

• تعیین اهداف و مقاصد اصلی.
• پیش نویس برنامه برای دستیابی به اهداف تعیین شده و همچنین تعیین سطوحبرنامه ریزی فرآیند.
• شناسایی همه منابع لازم و منابع آنها که در فرآیند دستیابی به یک هدف یا تکمیل یک کار مورد نیاز خواهند بود.
• تخصیص مجریان و ارائه طرح به آنها.

در اینجا سطوح برنامه ریزی آمده است. کارکرد اصلی توسعه و اتخاذ یک قطعنامه خاص است که برای کسی که مورد کنترل است در نظر گرفته شده است و وظیفه یا هدف خاصی برای او تعیین می شود. این تصمیم (چه شفاهی یا کتبی) نامیده می شود - یک تصمیم مدیریت.

برنامه ریزی را می توان به عنوان یکی از روش هایی تعریف کرد که به وسیله آن مدیریت می تواند تلاش های کل تیم را در جهت دستیابی به اهداف مشترک هدایت کند. با این تابع است که هر فرآیند مدیریتی شروع می شود و نتیجه نهایی کار به کیفیت وظایف بستگی دارد.

کارهای برنامه ریزی

ماهیت این عملکرد مدیریتی ارائه پاسخ به سؤالات اولیه است که بدون آنها نمی توان ادامه داد:

• ما الان کجا هستیم؟ در پاسخ به این سوال باید تمامی نقاط قوت و ضعف سازمان را در زمینه های اصلی عملکرد آن ارزیابی کرد. این در درجه اول جنبه مالی، بازاریابی، پرسنل است. پس از تجزیه و تحلیل این حوزه‌ها، می‌توانیم در مورد چشم‌اندازهای سازمان صحبت کنیم.
• برای رسیدن به چه چیزی نیاز داریم؟ در این مرحله ارزیابی قابلیت های سازمان، تعیین سطوح مدیریت برنامه ریزی و همچنین کاستی ها ضروری است. بر اساس آنها، تعیین اهداف اصلی برای یک دوره زمانی معین ضروری است.و چه چیزی می تواند به تهدیدی تبدیل شود که مانع از دستیابی آنها شود.
• چگونه به نتایج مورد نظر دست خواهیم یافت؟ این مرحله فهرست و الگوریتم اقداماتی را مشخص می کند که اعضای سازمان به وسیله آنها به اهداف خود دست می یابند.

تنها با پاسخ دادن به این سؤالات، می توانید یک سیستم برنامه ریزی واضح بسازید.

مسئله پیاده سازی

تجربه نشان می دهد که بسیاری از مدیرانی که وظایف برنامه ریزی سیستماتیک به آنها سپرده شده است، تمایلی به انجام آن ندارند. همه چیز در مورد تمایل به بازیگری است، نه اینکه در یک مکان بنشینید و تحلیل کنید. بسیاری از مردم فکر می کنند که برنامه ریزی خسته کننده و خسته کننده است، بنابراین شما نمی توانید هیچ استراتژی توسعه دهید، اما بلافاصله شروع به اقدام کنید.

مشکل دیگری که برای کسانی که باید سیستم های مدیریتی را بهبود بخشند، چه کارآفرین و چه مدیر، با آن مواجه هستند، موضوع عدم تطابق بین برنامه توسعه شرکت و مکانیسم اجرای آن است. به این می گویند شکاف استراتژیک. حجم قابل توجهی از تحقیقات به حل این مشکل اختصاص یافته است، بنابراین روش های خاصی وجود دارد که می تواند شکاف را پر کند. به عنوان مثال، می توانید به کتاب M. Coveney با نام "شکاف استراتژیک: فناوری هایی برای زنده کردن استراتژی شرکت" مراجعه کنید.

نویسنده در اثر خود فرآیندی چند مرحله‌ای را توصیف می‌کند که دقیقاً با هدف اجرای برنامه توسعه سازمان با ادغام بهترین تکنیک‌های مدیریت کسب‌وکار با آخرین فناوری‌های اطلاعاتی انجام می‌شود. وظیفه اصلی این است کهایجاد چنین مکانیزمی است که شاخص های عملکرد استراتژیک فعالیت های خود را از طریق سیستمی از روابط علت و معلولی با ابتکارات و اقدامات خاص با هدف اجرای این برنامه مرتبط کند.

همچنین حمایت فزاینده ای از برنامه ریزی جهانی فناوری اطلاعات وجود دارد. تعداد محصولات نرم افزاری هر روز در حال افزایش است. سیستم های جدید توسعه دهندگان داخلی و برنامه های کاربردی خارجی به طور مداوم ظاهر می شوند.

نقش برنامه ریزی در مدیریت چیست؟

وظیفه سازمان در این فرآیند این است که اقدامات خود را برای مدت معینی مشخص کند و همچنین ماهیت و ترتیب آنها را در نظر بگیرد. کارشناسان خاطرنشان می کنند که مدیریت و برنامه ریزی در ارتباط نزدیک با یکدیگر کار می کنند. کار مؤثر یکی بدون دیگری غیرممکن است. وظیفه اصلی مدیریت دستیابی به اهداف تعیین شده است که به نوبه خود با برنامه ریزی تعیین می شود.

با این حال، برای اطمینان از حداکثر کارایی، این فرآیند باید به طور مداوم نظارت شود. به طور خلاصه، برنامه ریزی برای تدوین دقیق اهداف و مقاصد اصلی هر سازمان، شرکت و غیره طراحی شده است. و همچنین آنها را بین بخش ها و مجریان توزیع کنید و دنباله روشنی از اقدامات را برای حل آنها تعیین کنید.

سطوح سیستم برنامه ریزی چیست؟

در هر سازمانی، برنامه اهداف داردتعداد معینی از سطوح مورد نیاز در کل سه تا هستند. اینها برنامه ریزی استراتژیک، عملیاتی و تجاری هستند. بیایید هر یک از سطوح را با جزئیات بیشتری تجزیه و تحلیل کنیم، زیرا بر اساس آنها دستیابی موفق به اهداف ساخته شده است.

استراتژیک

چه سطحی از برنامه ریزی استراتژیک می تواند باشد؟ این مرحله اولیه ای است که در آن اهداف بلند مدتی که سازمان برای دستیابی به آن تلاش خواهد کرد تعیین می شود. برای تنظیم صحیح آنها، ابتدا باید ماموریت شرکت را شناسایی کنید. در جریان تعریف آن است که مهم ترین مسائل مطرح می شود، زیرا باید معنای وجود سازمان، ضرورت و منفعت آن برای جامعه را درک کرد. اهداف استراتژیک تعریف می کنند که چه چیزی باید در سطح جهانی به دست آید و چگونه می توان آن را انجام داد.

برنامه وارد جزئیات نمی شود، بلکه تنها یک روش کلی برای رسیدن به نتیجه دلخواه را نشان می دهد. مجموعه راهبردها بر ماهیت پویای فرآیندهایی که در جامعه اتفاق می افتد تمرکز دارد. معمولا یکی از مسیرها پایه است، اما بقیه فقط در شرایط خاصی اجرا می شوند. وظیفه اصلی استراتژی تعیین جهت و نشان دادن مرزهای اجرای فعالیت اصلی یک برنامه ریزی تجاری خاص است و همچنین می توان در مورد ایجاد مبنایی برای تنظیم روزانه وظایف صحبت کرد.

لایه کسب و کار

به مرحله دوم بروید. وظیفه این سطح از برنامه ریزی این است که فعالیت هایی را با هدف دستیابی به نتایج معین با منابع دریافتی مرتبط کند. اولین چیزی که قابل ذکر است صلاحیت استتوزیع مالی به موازات آن، طرحی برای استفاده از منابع انسانی، اطلاعاتی و فکری باید ارزیابی و ایجاد شود. در این مرحله، می توانید ببینید که آیا امکان دستیابی به نتیجه مورد نظر وجود دارد یا خیر. همچنین در روند اجرای برنامه، ایده های کلی به شاخص های روشن تبدیل می شود.

سطح برنامه ریزی عملیاتی

بیایید به مرحله سوم برویم، که در آن یک دید کلی از اهداف و چشم اندازها به مرحله حل وظایف روزانه می رود. اساس برنامه ریزی عملیاتی مشخص کردن اقدامات، رویه ها، مهلت ها، هزینه های واقعی است. تفاوت بین این سطح با سطوح دیگر این است که شاخص های برنامه قابل اندازه گیری هستند و کنترل و مدیریت آن آسان تر است.

عوامل انسانی در اینجا نقش مهمی ایفا می کند. در این مرحله، کار انجام شده به طور فعال تجزیه و تحلیل می شود و برنامه ها تنظیم می شوند. تنها با مقایسه برنامه عملیاتی، تجزیه و تحلیل اجرای آن تصویر صحیحی از مدیریت فعالیت های سازمان به دست می دهد.