ساختار مدیریت ماتریس: طرح، اصول اولیه، کارایی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

ساختار سازمانی مدلی از روابط بین موقعیت ها و افراد در یک سازمان معین است.

ساختار سازمانی مجموعه ای از وابستگی های مختلف (به عنوان مثال عملکردی، سلسله مراتبی) بین عناصر فردی (مانند پست های سازمانی، سلول ها، واحدها) سازمان ها است که به شما امکان مدیریت آن را می دهد. ماهیت سیستم عامل، ارتباط صحیح اهداف و مقاصد با افراد و راه های تأثیرگذاری بر آنها در فرآیندهای کاری است، یعنی ایجاد بخش های خاصی در سازمان و سپس ادغام آنها برای مدیریت مؤثرتر..

ساختار ماتریسی یکی از ساختارهای مورد تقاضا برای سازمان های پیچیده است که با تمرکز بر فعالیت های پروژه مشخص می شود.

ساختار ماتریسی با انحراف از این فرض سنتی مشخص می شود که ساختار سازمانی رسمی به عنوان یک کل باید یک سیستم دائمی و بدون تغییر باشد. در این ساختار می‌توان ویژگی‌های مثبت ساختارهای ستادی را با ویژگی‌های ساختار ترکیب کرد.

مفهوم

شکل ماتریسی سازمان مدیریت به یکی از اشکال ساختارهای سازمانی شرکت اشاره دارد که در شرایط مدرن کاملاً گسترده است. این مبتنی بر همپوشانی دو معیار ادغام است. بخش های عملکردی اساس ایجاد یک ماتریس را تشکیل می دهند. پس از تعریف آنها، مجموعه هایی از گروه ها انتخاب و ترسیم می شوند. بسته به مشخصات شرکت، معیار اصلی برای تشخیص گروه های ذکر شده قبلی، بخش تولید یا بخش موقت است که با یک کار خاص سروکار دارد.

این نوع ساختار با مفهوم ریاضی یک ماتریس مرتبط است، یعنی آرایه ای مستطیلی از اعداد واقعی که با ترکیبی از ستون ها و ردیف ها مشخص می شود.

در ساختار ماتریسی، ستون ها معادل توابع تکرار شونده ثابت هستند. هر عنصر ماتریس دارای 2 مرکز تصمیم گیری است - یک مدیر عملکرد و یک مدیر وظیفه. از مزایای آن می توان به انعطاف پذیری و گشودگی در برابر تغییرات محیطی، افزایش مسئولیت مدیر پروژه در قبال پروژه، بهبود جریان اطلاعات و فرصتی برای کارکنان برای افزایش خلاقیت خود اشاره کرد.

این نوع ساختار سازمانی در دهه شصت در صنعت هوافضا معرفی شد. ناسا نقش اصلی را در به کارگیری این چارچوب ایفا کرده است. ساختار آرایه اغلب حول مشکلات یا پروژه هایی که سازمان در آنها مشارکت دارد ساخته می شود. آنها معمولاً در ردیف های ماتریس شناسایی می شوند. ستون های ماتریسی آنالوگ توابع ثابت و تکرار شونده هستند.

برنامه ها

ساختار ماتریسیزمانی استفاده می شود که انجام فعالیت های خاص خاصی که مستلزم انتصاب تیم های پروژه در سیستم مدیریت سازمانی است، ضروری باشد. اعضای این گروه ها کارکنان واحدهای سازمانی دائمی ساختار هستند.

تخصیص کارمندان می تواند در موارد زیر رخ دهد:

• قطع کامل از سلول اصلی (بخش) برای مدت زمان کار (پروژه) شرکت و تابعیت کامل از مدیر گروه پروژه اختصاص داده شده (ما در مورد تیم های به اصطلاح پروژه صحبت می کنیم).
• فرعیت مضاعف کارمندان: هم به رئیس بخش اصلی و هم به سرپرست تیم (این راه حل مربوط به ساختارهای ماتریسی معمولی است).

هر کارمند که یکی از پیوندهای ساختار آرایه است، عضوی از تیم پروژه و همچنین بخش عملکردی است. نتیجه این دو حزبی بودن چندین رهبر است. ساختار سازمانی ماتریسی یک تعهد نسبتاً پیچیده است. هر شرکتی نمی تواند آن را به طور موثر پیاده سازی کند. استفاده از این ساختار می تواند منجر به بسیاری از موارد مثبت و منفی در سازمان شود.

مزایا

از جمله ویژگی های مثبت استفاده از ساختار ماتریسی عبارتند از:

• ایجاد شرایط برای کار میان رشته ای؛
• ارتقاء مهارت های همکاری؛
• انعطاف پذیری;
• ترویج هویت بالای کارکنان با اهداف؛
• ایجاد مکانیزم های مدیریت و هماهنگی مستقل؛
• ترویج ظهور پدیده هم افزایی؛
• آزادسازی پتانسیل خلاقانه کارکنان؛
• امکان تمرکز همه جانبه روی یک مشکل جزئی؛
• باز بودن و انعطاف پذیری بیشتر در انطباق با تغییرات محیطی؛
• افزایش مسئولیت مدیر هماهنگ کننده برای شرکت به دلیل گسترش صلاحیت های وی برای کل چرخه اجرای پروژه؛
• بهبود جریان اطلاعات.

عیوب

از جمله خصوصیات منفی استفاده از ساختار ماتریسی عبارتند از:

• هزینه مدیریت بالا؛
• احتمال هرج و مرج؛
• افزایش زمان تکمیل کار؛
• نقض اصل وحدت فرماندهی و امکان بروز اختلاف در صلاحیت بین روسای عملکرد و هماهنگ کنندگان پروژه؛
• عدم ارتباط و اعتماد از سوی رهبران عملکرد و پروژه؛
• مطالبات نسبتاً زیادی از مدیران و زیردستان ایجاد می کند که باعث ایجاد مشکل در تکمیل گروه های کاری می شود؛
• عدم اطمینان و تهدیدی که رهبر تیم و شرکت کنندگان در مکانیسم مدیریت پروژه را همراهی می کند؛
• بار بیش از حد مدیران پروژه با مشکلات هماهنگی مداوم.

ویژگی های ساختار

ساختار ماتریسی به دلیل سهولتی که یک سازمان در یک ماتریس کار می کند به عنوان مدرن توصیه می شود.سیستمی که قادر به پاسخگویی به شرایط متغیر محیطی است. این نوع ساختار بر اساس اصل گروه‌بندی دو بعدی ساخته شده است: ستون‌ها معادل توابع تکرار شونده ثابت هستند و خطوط نشان‌دهنده وظایف، محصولات، پروژه‌ها و غیرعادی هستند که به طور متناوب در حال تغییر هستند.

اگر سازمانی چندین وظیفه (پروژه) مجزا را به طور همزمان انجام دهد، تیم هایی که آنها را انجام می دهند به گونه ای عمل می کنند که گویی از ساختار سنتی "خط کارکنان" عبور می کنند و ماتریسی از وظایف و عملکردها را ایجاد می کنند.

هر عنصر ماتریس - یک موقعیت یا یک واحد سازمانی - دو مرکز تصمیم گیری است: یک مدیر عملکرد و یک مدیر وظیفه (پروژه). هر دو سیستم در نتیجه نفوذ تقسیم قدیمی به عملکردها با تقسیم جدید به پروژه ها تلاقی می کنند. این منجر به انتقال اطلاعات و هماهنگی کار در یک آرایش افقی می شود و تخلیه معمولاً کانال های عمودی را بیش از حد بارگذاری می کند (تقسیم سلسله مراتبی بر اساس تابع).

در ساختار ماتریسی، که از دو قانون گروه‌بندی همپوشانی استفاده می‌کند، ویژگی‌های ساختاری مدیریت سازمانی وجود دارد:

• درجه بالای تخصص نوع حرفه ای؛
• تمرکززدایی عمیق؛
• درجه کوچک رسمی شدن.

ساختار ماتریس در عمل

کنسرت خودروسازی آمریکایی مشهور جهان، فورد از رویکرد آرایه ای برای ایجاد یکی از محبوب ترین مدل های خود، یعنی فورد فوکوس استفاده کرد. گروهی که برای این منظور ایجاد شد، «تیم» نام داشتتمرکز شامل مهندسان، طراحان، متخصصان بازاریابی و تولید. سازماندهی کار سرپرست توسط کارشناسان سایر حوزه های شرکت انجام شد. با اجرای این ساختار و گردهمایی متخصصان، پروژه ایجاد یک مدل جدید حداقل یک سال زودتر از آنچه که می‌توانست با استفاده از رویکرد قبلی شرکت به دست آورد، موفق بود.

شرکت های زیر نیز از ساختار ماتریسی استفاده می کنند: Prudential، General Motors، NCR، American Cyanamid و Manhattan Bank. با این حال، ساختار ماتریسی، با وجود تمام تلاش‌های انجام شده در پیاده‌سازی و تلاش برای پیاده‌سازی، در شرکت‌هایی مانند فیلیپس یا سیتی بانک کاربرد پیدا نکرد. وضعیت فوق فرض می کند که ساختار ماتریسی یک ساختار جهانی مناسب برای پیاده سازی در هر سازمانی نیست.

نمونه ای از ساختار ماتریس

شکل زیر نمونه ای از ساختار کنترل ماتریس و نموداری از روابط درون آن را نشان می دهد.

همانطور که از شکل مشاهده می شود، ساختار شامل اصل جداسازی عملکردی و طراحی پیوندهای فرعی است.

رئیس شرکت در این ساختار چندین معاون دارد. مدیر حوزه های: بازاریابی، تحقیق و توسعه، تولید، اقتصاد و امور مالی، بخش فنی. این لیست ممکن است از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت باشد. هر کدام از این معاونت مدیران طبق مشخصات، مسئولیت های عملکردی خود را بر عهده دارند.

در زیرمجموعه هر یک از آنها می توانید عملکردی را ببینیدکارمندان اگر بخش پرسنل را بگیریم، مدیر پرسنل تابع معاونت پرسنل خواهد بود. اگر دستیار بازاریابی بگیریم، متخصص بازاریابی زیر مجموعه خواهد بود و غیره.

مدیر منابع انسانی وظایف عملکردی خود را در زمینه کار پرسنلی انجام می دهد، اما در عین حال مدیر پروژه دیگری نیز دارد (نه تنها کاربردی). این کارمند دستورات مدیر پروژه خود را که به آن وابسته بود اطاعت و انجام می دهد. این امر ماهیت زنجیره فرمان دوگانه را آشکار می کند.

به طور مشابه، می توانید از یک متخصص عرضه مثال بزنید. از یک طرف در چارچوب ساختار سازمانی به رئیس بخش تدارکات خود گزارش می دهد و از طرف دیگر با مشارکت در پروژه در انجام وظیفه تامین به مدیر پروژه گزارش می دهد.

چه زمانی باید ساختار ماتریس را اعمال کنید؟

ساختار کنترل ماتریس و طرح کاربردی آن در شرایط زیر امکان پذیر است:

• زمانی که محیط خارجی بنگاه اقتصادی فشار زیادی بر آن وارد می کند، مثلاً در صورت رقابت زیاد در بازار. از طریق اتخاذ معیارهای جامع تمام سلول های ساختار آرایه، می توانید به سرعت و به طور موثر توجه مصرف کنندگان را به خود جلب کنید.
• در شرایطی که یک سازمان حجم بی شماری از داده ها و اطلاعات را پردازش می کند. استفاده از این ساختار توزیع مسئولیت ها و هماهنگی وظایف را بسیار تسهیل می کند.
• در صورتی که منابعی که سازمان در آن قرار دارد محدود باشد، ساختار ماتریسی صرفه جویی می کند.تصمیم گیری با استفاده از منابع محدود، مانند متخصصان تولید، نه تنها بخش تولید کننده محصول A، بلکه بخش تولید کننده محصول B نیز قابل استفاده است.

علی رغم مشکلات موجود در ایجاد یک ساختار آرایه فعال، در شرکت ها کار می کند و اغلب به موفقیت و سرعت بخشیدن به زمان بندی پروژه ها کمک می کند.

اصول اساسی شکل گیری

در ساختار کنترل ماتریس و طرح تشکیل آن، دو بخش مجزا از هم متمایز می شوند: ثابت و متغیر. بخش ثابت شامل واحدهای سازمانی ویژه ساختار پرسنلی (اداره کل) است، در حالی که بخش متغیر شامل گروه هایی از کارکنان است که به یک تعهد خاص (پروژه) اختصاص یافته اند. پس از اتمام این پروژه، این تیم ها از هم جدا می شوند و بسته به نیاز موسسه می توان آنها را بازسازی کرد.

بنابراین، بخش متغیر ساختار شامل پست‌های سازمانی یا مجموعه‌ای از موقعیت‌های ایجاد شده از کارکنان وابسته است، به عنوان بخشی از کارکردهایی که فرآیند تولید را تشکیل می‌دهند (به عنوان مثال، تحقیق و توسعه، برنامه‌ریزی، خرید، تولید، فروش)، برای اجرای پروژه های فردی. بسته به نوع شرکت، مدیران پروژه و سایر کارکنان بخش های صنعت منصوب می شوند. بخش ثابت این ساختار شامل واحدهای سازمانی پشتیبان معمولی (مانند پرسنل، امور مالی، حسابداری و غیره) است که برایمدیریت مؤثر مؤسسات.

ساختار مدیریت ماتریس و طرح ساختار آن ماتریسی است که در آن ستونها یک سلسله مراتب عملکردی و ردیفهای پیوندها یک سلسله مراتب فنی هستند. بنابراین، سلول های اجرایی (بخش ها) در سیستم عمودی به مدیر عملکرد گزارش می دهند، در حالی که در سیستم افقی به هماهنگ کننده های پروژه وابسته هستند.

نام ساختار ماتریس از ریاضیات گرفته شده است: در علم، اصطلاح "ماتریس" به آرایه مستطیلی از اعداد واقعی اشاره دارد که بازخورد سطرها و ستون ها را مشخص می کند. با هم، این ماتریسی ایجاد می کند که رابطه بین عناصر ردیف و ستون ها را تعریف می کند.

در نمودار سازمانی ماتریسی، ردیف‌ها معمولاً تعهدات موضوعی غیرعادی و تکرار شونده را نشان می‌دهند، در حالی که ستون‌ها معادل عملکردهای دائمی و تکراری هستند که توسط گروه‌های پرسنل انجام می‌شود. اگر چندین یا دوجین پروژه بزرگ به طور همزمان انجام شود، تیم هایی که این کارها را انجام می دهند به گونه ای عمل می کنند که گویی "متقاطع" ساختار خط سنتی پرسنل، ایجاد ماتریسی از وظایف شی - عملکردی. یکی از ویژگی های ساختار ماتریس، انحراف از اصل کنترل تنها است.

نتیجه گیری

ساختار ماتریسی را می توان به عنوان یک راه حل جهانی در نظر گرفت، به ویژه در آن دسته از مؤسساتی که وظایف فردی پیچیده انجام می شود که نیاز به هماهنگی و همکاری متخصصان صنایع مختلف دارد. بنابراین، ماتریساین ساختار به ویژه در موسسات علمی و تحقیقاتی، دفاتر طراحی، مراکز تحقیقاتی و غیره کاربرد دارد. در حال حاضر از چنین ساختاری در بسیاری از موسسات بزرگ (هلدینگ ها، شرکت ها) و همچنین در شرکت های مشاوره سازمانی و آژانس های تبلیغاتی استفاده می شود. ساختار ماتریس انعطاف پذیر است و امکان تعامل بین افراد در تمام سطوح مدیریت سازمان را فراهم می کند.