مدیریت دانش: مفهوم، انواع و کارکردها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در ادبیات علمی اقتصاد، مفهوم "مدیریت دانش" به طور فزاینده ای رایج است. این اصطلاح به طور گسترده در کارهای تحقیقاتی و عملی استفاده می شود که توسط شرکت ها در زمینه های مختلف فعالیت استفاده می شود. مدیریت دانش مدیریت فرآیند شناسایی، ذخیره سازی، کاربرد و انتقال داده ها است که می تواند متعاقباً بهبود یابد و برای هدف مورد نظر استفاده شود.

تعریف

مدیریت دانش شاخه ای مستقل از علم مدیریت است. برخی از کارشناسان آن را یکی از انواع مدیریت می دانند که باید در هر فعالیتی که نیاز به مدیریت شایسته اطلاعات و فرآیندهای تحلیلی دارد استفاده شود.

مدیریت دانش به معنای داشتن استراتژی است که می تواند همه انواع زیرمجموعه سرمایه فکری را به بهبود بهره وری نیروی کار، ارزش بهتر برای محصول نهایی و رقابت پایدار تبدیل کند. مفهوم مدیریت دانش متضمن یک مجموعه استترکیبی از چندین عنصر مدیریت سازمان، از جمله مدیریت سوابق پرسنل، توسعه نوآورانه و ارتباطی شرکت با استفاده از فناوری های نوین اطلاعات.

اگر مفهوم این اصطلاح را از منظر علمی آشکار کنید، نوعی ترکیبی از رشته های اقتصادی، جهت ها، رویکردها و مفاهیم مختلف به دست می آید. خود مدل مدیریت دانش در تئوری و عمل در همه زمان‌ها مورد استفاده قرار گرفته است، اما اطلاعات کمی در مورد آن وجود داشت، زیرا نام متفاوتی داشت. سیستم مدیریت دانش از نظر مفهومی به بازاریابی شخصی، تئوری روابط با مصرف کننده، مهندسی مجدد، مدیریت، مدیریت پرسنل سازمانی و غیره نزدیک است.

در حال حاضر، توجه به ظهور فرصت های جدید در ارتباط با توسعه پروژه های اطلاعاتی، شکل گیری شبکه های محلی و اینترنت حائز اهمیت است. از سوی دیگر، مدیریت دارایی های فکری با استفاده از فناوری های نوین اطلاعاتی در محیط مدیریت شناسایی نمی شود. بخش مهمی از مدیریت دانش، انتخاب فناوری مناسب برای تطبیق، توزیع و تبدیل داده است.

چه چیزی در این مفهوم گنجانده شده است؟

نقش رشته "مدیریت دانش" به سختی قابل ارزیابی است، به ویژه در مرحله کنونی، زمانی که یک تغییر آشکار از توسعه داخلی به بیرونی وجود دارد. شاخه ای از مدیریت دانش که با اصول مدیریت سنتی در زمینه نوآوری های تکنولوژیکی مرتبط است، نه تنها به پیشرفت های علمی، فنی و طراحی می پردازد، بلکه نیازمند توجه به سیاست های بازاریابی است.شرکت ها، تعامل با مشتری، برنامه های تبادل دانش و تجربه با شرکا و غیره.

از آنجایی که هدف اصلی مدیریت دانش تقویت موقعیت در بازار و بهبود رقابت است، این صنعت چندین حوزه را به طور همزمان پوشش می دهد. ساختار این مفهوم شامل عناصر زیر است:

• تشکیل دانش جدید؛
• تحریک رشد اطلاعات؛
• فیلتر کردن داده های معنی دار که از خارج می آیند؛
• استفاده از منابع اثبات شده و جستجوی منابع جدید اطلاعات قابل اعتماد؛
• ذخیره، توزیع، پردازش و افزایش در دسترس بودن دانش؛
• انتشار و تبادل اطلاعات، در درجه اول در داخل سازمان؛
• ادغام داده ها در فرآیندهای تولید؛
• ترکیب بینش در تصمیمات مهم؛
• محتوای اطلاعات در محصول نهایی، خدمات، اسناد، نرم افزار و غیره؛
• رتبه حفاظت از داده.

بنابراین، برای مدیریت اطلاعات، چندین شرط به طور همزمان لازم است، زیرا این صنعت مستقل نیست و به تنهایی وجود ندارد. فرآیند مدیریت دانش نقش مهمی در شکل دادن به استراتژی توسعه هر سازمان ایفا می کند. این ابزار اطلاعات دریافتی را ترکیب و کدگذاری می کند، آن را در مناطق مناسب توزیع می کند و از آن برای هدف مورد نظر خود استفاده می کند. در این مدل از مدیریت سازمان، مدیریت نوآوری و یادگیری صورت می گیرد.

به تعبیری دیگرمدیریت دانش به معنای تأثیرگذاری بر هزینه تولید، سودآوری بیشتر آن است و نقش اصلی در شکل‌گیری آن باید بر عهده دارایی‌های نامشهود سازمان باشد. حفظ و توسعه محبوبیت برند به عنوان شاخصی از اعتبار شرکت، کار دشواری است که نیازمند رویکردی دقیق است. بدون تمایل به تبدیل دانش به ارزش، تقریبا غیرممکن است که یک کسب و کار را به سطح جدیدی برسانیم. این مدیریت اطلاعات است که می تواند طرز تفکر را تغییر دهد و به دور شدن از اشکال منسوخ توسعه سازمانی کمک کند.

سابقه توسعه

مدیریت دانش چندین دهه پیش تجارت اروپای غربی، ایالات متحده آمریکا و چین را فرا گرفت. محبوبیت این جهت نشان می دهد که چقدر در اقتصاد جهانی اهمیت دارد. استانداردهای مدیریت دانش به روسیه رسیده است. و اگرچه این ابزار اطلاعاتی و اقتصادی به تازگی توسط بنگاه‌های داخلی مورد استفاده قرار گرفته است، اما می‌توان به این نتیجه رسید که این حوزه در کشور ما مورد تقاضا است.

نخستین اشاره به مدیریت دانش و مهارت را می توان در آثار افلاطون، مربوط به قرن چهارم قبل از میلاد یافت. تا اواسط قرن گذشته، این جهت علمی به هیچ وجه توسعه پیدا نکرد، در حالت "خواب" بود. علاقه به مدیریت دانش توسط دوره‌های مکرر بحران جهانی و تغییرات اساسی در اشکال و روش‌های انجام کسب‌وکار که پیامدهای آن شد، ایجاد شد. با گذشت زمان، بازیگران اصلی در بخش تجارت به این نتیجه رسیدند که این اطلاعات است که منبع اصلی توسعه اقتصادی استرفاه تمامی فرآیندهای کسب و کار مبتنی بر دانش صنعت است که سهم آن را در شکل‌گیری بهای تمام شده محصولات افزایش می‌دهد.

در واقع، همه شاخه های مدرن اقتصاد که در دهه های گذشته ظهور و گسترش زیادی یافته اند، مبتنی بر مدیریت دانش هستند. توسعه داروسازی، مهندسی ژنتیک، صنایع شیمیایی و سایر زمینه‌ها نه تنها شامل تولید محصولات نهایی، بلکه انتشار دانش در مورد خواص جدید مواد شیمیایی، روش‌های تحقیق آنها، حفاظت از ثبت اختراع و ارتقاء بیشتر است.

شایان ذکر است صنایعی که هیچ کالای مصرفی تولید نمی کنند. فعالیت آنها شامل ارائه اطلاعات به طرق مختلف - فیلمبرداری فیلم، سریال تلویزیونی، ارائه خدمات پزشکی و آموزشی، برگزاری دوره های آموزشی، سمینارها و همچنین صنایعی است که محصولات آنها عمدتاً نتیجه پردازش اطلاعات (توسعه پروژه های معماری، برنامه های کامپیوتری، ایجاد) است. فناوری دیجیتال) و غیره).

شرایط مدیریت مؤثر

مدیریت محیط اطلاعاتی یکی از فعالیت های تعیین کننده شرکت در شرایط ناپایدار اقتصاد خارجی است. این به شما امکان می دهد به یک رویکرد یکپارچه برای معرفی فناوری های مدرن و موثر در زمینه بازاریابی، پروژه های نوآورانه و مدیریت روابط عمومی پایبند باشید. مدیریت اطلاعات دلالت بر رابطه همزیستی بین جنبه های تولید و اجرا دارد. مدیریت دانش- این یک کار مداوم بر روی سرمایه فکری است، علاوه بر این، در همه انواع آن و در هر شکل جداگانه. این ترکیب لازم از سرمایه انسانی و سازمانی را برای بهبود تقاضای مصرف کننده فراهم می کند.

یک فناوری مدیریت دانش به خوبی انتخاب شده به نتایج زیر دست خواهد یافت:

• ایجاد یک زیرساخت فناورانه به خوبی هماهنگ شده که انتشار دانش انباشته شده و کسب تجربه لازم را ممکن می سازد؛
• ایجاد فرهنگ انتقال دانش و مهارت از کارکنان قبلی در سازمان و هنگام تعامل با شرکت های شریک؛
• ساماندهی یک سیستم مستمر آموزش و آموزش پیشرفته پرسنل.

شایستگی فردی کارکنان

برای یک مدیریت دانش کامل، این عنصر از اهمیت ویژه ای برخوردار است. یکی از روش های استاندارد و شناخته شده برای بهبود عملکرد فردی کارکنان، آموزش ها، سمینارها، انواع دیگر آموزش ها و همچنین چرخش پرسنل است. شایستگی شخصی کارکنان را می توان با اجرای تکنیک های مختلف بازاریابی از طریق استفاده فعال از دانش، اطلاعات مشتریان، خریداران، توسعه پایگاه های داده محلی و ابزارهای بازخورد افزایش داد.

برخی از مؤلفه های شایستگی فردی برای رشد سرمایه سازمانی استفاده می شود. این مفهوم به معنای ایجاد چند تیم خلاق، تقسیم پرسنل به گروه ها،که به استفاده مؤثرتر از شایستگی فردی با تبدیل آن به مهارت های جمعی کمک می کند. در مفهوم مدیریت دانش، شکل‌گیری سیستم‌های فناوری اطلاعات یک شرکت با هدف تقویت تعامل عناصر مختلف شایستگی شخصی و دادن شکلی متحدکننده به دارایی‌های فردی سازمانی است.

توابع مدیریت دانش

به طور کلی، مدیریت اطلاعات بیان یک شکل چندوجهی از فعالیت است که هم از دیدگاه اقتصاد و تجارت، فناوری اطلاعات و برنامه نویسی و هم از نظر علوم انسانی (روانشناسی، جامعه شناسی) قابل بررسی است. در این رشته مولفه های مدیریت پرسنل، تبلیغات، توسعه کلی سازمان، معرفی سیستم های نوآورانه و … با موفقیت یکپارچه شده است.مدیریت دانش حاصل تعامل تمامی صنایع فوق می باشد. کارکردهای اصلی مدیریت دانش عبارتند از:

• تغییر اطلاعات برای بهبود کارایی شیوه های سازمان؛
• یادگیری مستمر، کسب تجربه و مهارت برای اجرای استراتژی توسعه کلیدی شرکت؛
• ایجاد پایگاه داده مشتری و استفاده از دانش برای جذب مشتریان جدید و در نتیجه بهبود فروش؛
• توسعه یک سیستم فروش پایدار؛
• استفاده از سرمایه فکری شرکت (انسانی، سازمانی، مصرف کننده)؛
• بهبود بازده هر دارایی نامشهود، گسترش نتایج بهپروژه های در حال توسعه؛
• ایجاد شرایط برای تجمیع دانش موجود و حمایت از پروژه های نوآورانه خاص.

چگونه دانش شکل می گیرد

هنگامی که تصمیم به پیاده سازی یک سیستم مدیریت اطلاعات در شرکت خود می گیرید، ابتدا باید مشخص کنید که برای چه چیزی مورد نیاز است و به چه نتیجه ای کمک می کند. شما نمی توانید مدیریت دانش را فقط به این دلیل انجام دهید که رقبا آن را انجام می دهند. سیستم مدیریت دانش برآمده از برنامه ها و اهداف استراتژیک یکپارچه سازمان، باید با برنامه ریزی در حوزه های مختلف فعالیت همراه باشد. مدیریت اطلاعات به تولید و توسعه مؤثر ایده های بدیع و مفید کمک می کند.

برای اینکه فرآیند استفاده از دانش نتیجه مورد انتظار را به همراه داشته باشد، لازم است پرس و جوها به درستی فرموله شوند. باید به گونه ای ایجاد شود که بعداً بتوان آن را برای ارسال در صورت لزوم کدگذاری کرد. با توجه به ساختار درخواست، باید یک کاتالوگ برای هر قسمت از آن ایجاد کنید و هدف استفاده را تعیین کنید.

برای مدیریت مؤثر دانش یک سازمان، وجود بازخورد از سوی مصرف کننده نقش مهمی ایفا می کند که باید بتواند درخواست را به درستی فرموله کند و اطلاعات را به درستی وارد کند. روش‌های نرم‌افزاری باید ارائه جستجوی سریع، رمزگشایی و صدور اطلاعات را تضمین کنند و در صورت لزوم از آن محافظت کنند، آن‌ها را محرمانه کنند.

در دوره طراحی برنامه های کامپیوتری برای کنترل فرآیند انتقال داده ها، لازم است یک فرم استاندارد ودر صورت درخواست اطلاعات ارائه دهید مدیریت دانش بر این اصل استوار است که از بازنگری و تأیید اطلاعات و داده‌ها اطمینان حاصل کند، به گونه‌ای که داده‌های غیرضروری یا قدیمی حذف یا تصحیح شوند و تقاضا و مرتبط شوند.

راههای ایجاد انگیزه در کارکنان

آگاهی از مبانی مدیریت نقش مهمی در فرآیندهای ایجاد و توزیع اطلاعات ایفا می کند، با این حال، هیچ سازمانی بدون اقدامات هماهنگ از سطح اداری قادر به کار مولد و کارآمد نیست.

در مرحله توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات، نقش مدیر باید بر عهده تیمی باشد که این پروژه را تامین مالی می کند و پیشرفت کار را نظارت می کند. در حالت ایده‌آل، باید بلافاصله مقام مسئول را شناسایی کنید - معمولاً این شخصی است که با فناوری و نرم‌افزار سر و کار دارد. برای اینکه فرآیند پیاده سازی سیستم مدیریت اطلاعات با موفقیت پیش برود، شما نیاز دارید:

• به طور رسمی یک سرپرست منصوب کنید؛
• به او شایستگی عملکردی در رابطه با کارمندان زیردست بدهید؛
• تعریف قوانین نظارت؛
• توسعه معیارهای ارزیابی عملکرد؛
• روشهایی را معرفی می کند که میزان سرمایه فکری را تعیین می کند.

هنگام ایجاد یک استراتژی مدیریت دانش در یک سازمان، تعیین اینکه چگونه تغییرات فرهنگ با مکانیسم هایی برای ایجاد انگیزه در کارکنان برای انجام کارهای توسعه مرتبط است، مهم است.سیستم اطلاعاتی و استفاده مثمر ثمر آن در فعالیت های بعدی شرکت.

مدیریت دانش دلالت بر تمایل به چند برابر کردن اطلاعات موجود، تلاش برای دستیابی به اثر هم افزایی و نیاز به انگیزه بالاتر نسبت به هزینه پولی دارد. برای انگیزه مؤثر، از روش‌های مختلف انگیزشی استفاده می‌شود که به تحقق خود کمک می‌کنند.

توسعه پرسنل و رشد شغلی اولین ابزار انگیزشی است که مدیریت در اختیار زیردستان قرار می دهد. با استفاده از هر روش مدیریت دانش، کارکنان فرصت های تقریباً نامحدودی برای ارتقاء و کسب تجربیات ارزشمند در یک زمینه خاص به دست می آورند. در این صورت می توان به کارکنان دوره های آموزشی داخلی ویژه برای ارتقای صلاحیت و یک سیستم آزمون از جمله آنلاین ارائه داد. مهم است که اطمینان حاصل شود که کارکنان به طور مداوم به اطلاعات دسترسی دارند و منابع اضافی را تخصیص می دهند تا در ساعات کاری فرصت دریافت آموزش داشته باشند.

یکی دیگر از عناصر انگیزه کارکنان تضمین تقاضا است. از آنجایی که فرآیند یادگیری مستلزم هزینه است، کارکنان باید بدانند که این هزینه‌ها برنامه‌ریزی شده و در بودجه شرکت لحاظ می‌شوند و بنابراین استفاده از آن‌ها در شرایط مشخص تشویق می‌شود، در غیر این صورت کسی برای پشتیبانی از سیستم مدیریت دانش وجود نخواهد داشت. برای استفاده از دانش خود در مدیریت اطلاعات، کارمند باید پاداش بگیرد، اختراع او باید توسط شرکت به ثبت برسد یا طبق شرایط قراردادی مندرج در قرارداد استخدامی به دست آید. در غیر این صورتپاداش مؤلفه انگیزشی خود را از دست می دهد و نامناسب می شود.

یک عامل انگیزشی به همان اندازه قوی، شناخت است. کارکردهای مدیریت دانش شامل توانایی کارکنان برای بیان خود، به اشتراک گذاشتن نظرات و آشنایی با انتقاد است. اگرچه اغلب مردم تمایلی به ارائه دانش خود برای منافع عمومی ندارند، اما اگر درک نکنند چه پاداشی می توانند برای این کار دریافت کنند. در این زمینه، تشکیل باشگاه‌های بحث علمی و تشویق مشارکت فعال در آن‌ها به ابزاری مؤثر برای توسعه مدیریت دانش تبدیل خواهد شد. مدیریت شرکت باید اطمینان حاصل کند که از انتشارات خارجی و شناسایی رسمی پشتیبانی می شود. یک عنصر انگیزشی مفید، توانایی دسترسی به اینترنت است. معرفی یک سیستم مدیریت اطلاعات معمولاً بر عهده مدیری است که در انتخاب و آموزش پرسنل نقش دارد.

از آنجایی که فرآیند آموزشی مستلزم هزینه ها و منابع خاصی است، باید دائماً تحت کنترل مدیریت شرکت باشد. مدیریت باید بتواند اثربخشی ابزارهای مورد استفاده و منافع حاصل از مدیریت دانش را ارزیابی کرده، فعالیت های کارکنان را در این راستا بررسی و تحلیل کند. توسعه، پیاده سازی و بهینه سازی یک سیستم مدیریت اطلاعات فوراً سودی به همراه نخواهد داشت - زمان می برد. نیازی به دست کشیدن از مدیریت مدیریت نیست، زیرا اولین نتایج تنها پس از مدتی به دست خواهند آمد.

تفاوت های ظریف پیاده سازی سیستم

هر سازمانی که امکان استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات را کشف کرده است، با مشکلات متعددی روبرو بوده است. فرآیند معرفی یک مکانیسم مدیریت معمولا چندین سال طول می کشد. اگر داده‌های مطالعات مختلف در مورد پیاده‌سازی واقعی مدیریت دانش در فعالیت‌های شرکت‌های مشاوره را مبنا قرار دهیم، می‌توانیم مشکلات اصلی را که شرکت‌ها در این فرآیند با آن‌ها مواجه بودند، برجسته کنیم.

شایع ترین مشکل ناتوانی در شناسایی فرد مسئول است. صرف نظر از نوع مدیریت دانش، سازمان ها باید زمان زیادی را صرف آموزش کارکنان می کردند. درک این نکته مهم است که این سرمایه گذاری فقط در بلندمدت با سود همراه خواهد بود. علاوه بر این، مشکل پیاده‌سازی ممکن است مربوط به این باشد که مدیریت ارشد شرکت مدیریت اطلاعات را مناسب نمی‌داند و در نتیجه آمادگی انجام اقدامات لازم برای اجرای آن را ندارد.

مشکلاتی در توسعه مدیریت دانش و فقدان پاداش، عدم شناخت ایجاد می کند. پاداش دادن نقش بزرگی دارد و تبدیل کار فردی به کار گروهی را مهم می کند.

بنابراین، مشکل اصلی در معرفی مدیریت اطلاعات، فقدان هدف گذاری مشخص و فقدان رویکرد معقول در هدر دادن منابع موجود است. نظرسنجی های انجام شده در ایالات متحده در پایان قرن گذشته نشان داد که اکثر پاسخ دهندگان در نظر گرفته می شوند.مانع اصلی در بهبود سیستم مدیریت اطلاعات، فرهنگ سازمان است. مدیریت دانش به عنوان نقطه عطف جدید در فعالیت شرکت ها با هدف انباشت و استفاده موثر از دارایی های فکری، باید ابزار اصلی تقویت رقابت پذیری و موقعیت آنها در بازار باشد.

نتیجه گیری

استراتژی اصلی مدیریت دانش (مدیریت) با هدف ایجاد ارزش جدیدی از محصولات، افراد و فرآیندهای فروخته شده از طریق شکل‌گیری منطقی و اجرای داده‌های اطلاعاتی در استراتژی توسعه سازمانی است. وظیفه اصلی دریافت سود منطقی در استفاده از منابع مصرف شده، توسعه فناوری‌های نوآورانه مؤثرتر، بهبود مکانیسم‌های خدمات مشتری، کاهش زیان ناشی از سرمایه فکری غیرفعال است.

مفاد مفهومی مدیریت دانش نه تنها در شرکت‌های تجاری و تولیدی، بلکه در سازمان‌های بودجه‌ای، غیرانتفاعی و انجمن‌های عمومی نیز قابل اعمال است. علاوه بر این، اکثر شرکت های غیرانتفاعی به طور مستقیم با مدیریت اطلاعات مرتبط هستند. فعالیت های آنها دقیقاً مبتنی بر ایجاد، تنظیم، انتشار و پردازش اطلاعات و جریان های داده های مختلف است. مدل مدیریت دانش در مرحله حاضر نیز توسط مقامات استفاده می شود.

اگر عقلانیت بالقوه مدیریت اطلاعات را از دیدگاه نظری در نظر بگیریم، ممکن است بالا به نظر برسد. اما علیرغم اثربخشی این جزء از فرآیند مدیریت، کاربرد آن درتمرین منجر به تعدادی از مشکلات می شود. این حوزه تاکنون در ادبیات داخلی کمتر مورد توجه قرار گرفته است. تجربه کافی در بکارگیری سیستم مدیریت دانش در عمل وجود ندارد. در ادارات دولتی، فناوری‌های مدیریت اطلاعات بیشتر از شرکت‌های تجاری استفاده می‌شود، اما حتی آنها هنوز به جنبه مهم توسعه مانند آموزش کارکنان سازمان توجه کافی ندارند.