چگونه یک گزارش اولیه تهیه کنیم؟ الگو و قوانین

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

گزارش هزینه ها سند اولیه در گردش کار حسابداری است. هدف اصلی آن تأیید مبلغی است که توسط شخص پاسخگو هزینه شده است.

فرم یکپارچه دوجانبه شماره AO-1 - یک فرم واحد برای هر شخص حقوقی با هر شکلی از مالکیت. تنها استثناها کارمندان ایالتی هستند که از سال 2002 از فرم ویژه "0504049" استفاده می کنند.

گزارش هزینه بر عهده هر کارمندی است که برای یک سفر کاری یا خرید هر گونه مواد یا محصول (مانند لوازم اداری یا مواد غذایی) وجوه دریافت می کند.

گزارش هزینه مسافر

اگر کارمندی از سوی سازمانی برای انجام برخی کارها در شهر دیگری فرستاده شده است، چگونه به درستی گزارش اولیه تهیه کنیم؟

سفر کاری به سفر یک کارمند به منظور انجام وظایف شغلی خود در خارج از محل شرکت گفته می شود. هیچ گاه بدون هزینه نیست، که مشمول جبران خسارت به کارمند مطابق با جاری استقانون.

هزینه های سفر شامل:

• رفت و برگشت، اما فقط در صورتی که کارگر بلیط داشته باشد.
• مسکن اجاره ای (چک یا رسید لازم است).
• هزینه‌های اضافی که در روزانه گنجانده شده است.
• تماس های تلفنی، پست، صرافی، هزینه حمل و نقل و کمیسیون، بلیط چمدان و هر رویداد دیگری که بدون آن هدف اصلی سفر محقق نمی شود.

همه هزینه های فوق باید مستند باشد. اگر در مورد کمک هزینه روزانه صحبت کنیم ، اندازه آنها معمولاً در دستور یا موقعیت یک سفر کاری صادر شده توسط هر شرکت مشخص می شود. مقدار ممکن است بسته به جایی که کارمند رفته متفاوت باشد: در منطقه، به موضوع دیگری از فدراسیون روسیه یا خارج از کشور.

قانون حداکثر کمک هزینه روزانه را تعیین نمی کند، اما اگر ارزش آنها در داخل کشور از 700 روبل و خارج از آن - 2500 روبل تجاوز کند، باید مشمول مالیات بر درآمد شخصی شوند. مشکلاتی در مورد نحوه درست تهیه گزارش اولیه پس از بازگشت از یک سفر کاری نباید ایجاد شود. مهلت تحویل سند - حداکثر سه روز از تاریخ ورود. اگر مبلغ حساب شده به طور کامل خرج نشده باشد، مابه التفاوت باید با حکم نقدی دریافتی به صندوق بازگردانده شود، و اگر برعکس، بیش از حد وجود داشته باشد، کارمند برای همه چیز با استفاده از وجه نقد خروجی جبران می شود. سفارش دهید.

عواقب گزارش پیش‌فرض نادرست چیست؟

به درستی گزارشی از قبل تهیه کنیدکارمند باید ظرف سه روز به یک سفر کاری سفر کند، در غیر این صورت مقام نظارتی ممکن است این مبلغ را به عنوان درآمد در نظر بگیرد که باید مالیات بر درآمد شخصی و حق بیمه تعلق گیرد.

به هر حال، تصویب نسخه جدید قانون شماره 290-FZ مورخ 03 ژوئیه 2016 برخی از تنظیمات را ارائه می دهد، به عنوان مثال، جریمه جدی برای ارائه یک چک نامناسب. همچنین برنامه ریزی شده است که برای پرداخت هزینه های سفر از کارت های بانکی ویژه مطابق با استانداردهای بین المللی ویزا و مسترکارت استفاده شود.

قوانین عمومی

چگونه یک گزارش اولیه تهیه کنیم؟ شما فقط باید هر یک از نکات زیر را دنبال کنید:

1. گزارش باید حداکثر تا سه روز کاری از لحظه تنظیم شود:

• مدت درج شده توسط کارمندان در درخواست صدور وجوه به پایان رسیده است؛
• کارمندی سر کار رفت اگر انقضای مدتی که برای آن پول صادر شده بود در مرخصی یا بیماری افتاد؛
• کارمند از سفر کاری بازگشت.

2. برای تهیه گزارش، از فرم یکپارچه شماره AO-1 یا فرم اتخاذ شده توسط شرکت استفاده کنید.

3. یک کارمند، همراه با یک حسابدار که می داند چگونه گزارش های اولیه را به درستی تنظیم کند (نمونه ای به وضوح در برنامه مورد استفاده موجود است)، باید سند را پر کند.

4. مدیر مسئول تأیید گزارش گزارش است.

5. هر سند پیش پرداخت باید همراه با چک، فاکتور،بلیت‌ها و سایر اوراقی که تأیید می‌کنند شخص واقعاً وجوه حساب‌شده را خرج کرده است.

سفارش تکمیل

چگونه یک گزارش اولیه تهیه کنیم؟

قسمت اول یا جلویی باید توسط حسابدار تکمیل شود. بدون مشخص کردن جزئیات سند (تعداد و تاریخ)، اطلاعات مربوط به شرکت و افراد حسابدار، میزان پیش پرداخت صادر شده، اطلاعات خلاصه: وجوه هزینه شده و حساب های حسابداری که بر اساس آنها می توان انجام داد غیرممکن است. حرکت و حذف را قضاوت کنید. به‌علاوه، هزینه بیش از حد یا پیش‌پرداخت استفاده‌نشده بازپرداخت شده باید در اینجا نشان داده شود.

بخش دوم یک رسید قطعی است که بیان می‌کند پیش‌گزارش برای تأیید پذیرفته شده است. پس از پر کردن، حسابدار باید آن را قطع کند و به کارمند پاسخگو بدهد.

قسمت سوم (سمت پشت فرم AO-1) باید به طور جمعی تکمیل شود. وظیفه کارمند پاسخگو این است که جزئیات را منعکس کند و هر رسید فروش را که به درستی اجرا شده است را برای پیش گزارش ضمیمه کند. حسابدار باید مبلغ و حساب را پر کند که نشان دهنده پول خرج شده است.

سند باید توسط کارمند، حسابدار و حسابدار ارشد امضا شود. فقط پس از آن می تواند توسط رئیس تایید شود.

خرج بیش از حد معقول

چگونه هزینه های مازاد بر گزارش هزینه را ثبت کنیم؟ ابتدا باید مطمئن شوید که موجه است:

• هزینه بیشتر استتخصیص داده شده برای تکمیل کار از طرف مقامات لازم بود؛
• کارمند مدارک پشتیبانی دارد.

اگر حداقل یک شرط رعایت نشود، مبلغ پول قابل استرداد نیست.

روش جبران هزینه های اضافی در تسویه حساب

در صورت خرج بیش از حد، حسابدار با این سوال روبرو می شود: چگونه گزارش هزینه را به درستی تنظیم کنیم. نمونه ای از فرم ضمانت نقدی حساب شماره KO-2 را می توان به راحتی در وسعت گسترده اینترنت یافت. جزئیات این سند باید در گزارش ذکر شود - خط "بیش از حد صادر شده توسط سفارش نقدی".

مدت جبران مازاد وجوه توسط کارمند توسط قانون تعیین نشده است. بنابراین، اگر حسابدار بلافاصله اطلاعاتی را در مورد دستور صدور در پیش‌گزارش ذکر نکرده باشد، این امر مستلزم هیچ جریمه‌ای نخواهد بود.

شرایط جبران خرج بیش از حد برای کارت حقوق و دستمزد

در حال حاضر، تقریباً همه سازمان‌ها حقوق را با کارت بانکی به کارمندان منتقل می‌کنند. آیا می توان مبلغ مازاد خرج شده را طبق گزارش هزینه به همین ترتیب به کارمند بازگرداند؟

قانون پاسخ روشنی ندارد. خود سند فقط یک شکل بازپرداخت مبلغ حساب شده بیش از حد خرج شده را پیشنهاد می کند - نقدی.

بانک مرکزی روسیه در سال 2006 در نامه شماره 36-3/2408 خود همین نظر را داشت. در همان زمان، نامه وی، اما به تاریخ 24 دسامبر 2008 به شماره 14-27 / 513، حاوی اطلاعاتی در مورد این سؤال است: آیا می توان از کارت بانکی برای پرداخت هزینه استفاده کرد.مبلغ قابل حساب در صلاحیت بانک مرکزی نیست. آن شرکت شبکه باید به طور مستقل به مشکلات خود در این مورد رسیدگی کند. و برای اینکه آژانس کنترل کننده سوالات غیر ضروری نداشته باشد توصیه می شود از صندوق استفاده کنید.

چگونه پول شخصی کارمند را جبران کنیم؟

کارمند یک سازمان می تواند خودش با هزینه شخصی برای خرید کالاهای لازم (کارها، خدمات) مراجعه کند. در این صورت نیازی به پر کردن گزارش قبلی نیست. چگونه مراحل بالا را مرتب کنیم؟

یک درخواست و اسنادی که خرید را تأیید می کند (رسیدهای نقدی، فاکتورها، فرم های گزارش دقیق، اسناد سفر و غیره) کاملاً کافی است.

صدور پیش گزارش در 1С

هر حسابداری باید با چنین سندی به عنوان گزارش هزینه آشنا باشد. چگونه در 1C ترتیب دهیم؟ محل سند در برنامه قسمت «بانک و صندوق نقد» است.

در پنجره ایجاد شده ابتدا باید اطلاعات مربوط به سازمان و افراد پاسخگو را مشخص کنید. دکمه "افزودن" جدولی را در دسترس قرار می دهد که در آن باید تمام اطلاعات مربوط به وجوه صادر شده را منعکس کنید.

سه نوع پیش پرداخت وجود دارد:

• اسناد پولی. این شامل بلیط های هوایی و راه آهن، کوپن ها، تمبرهای پستی و غیره می شود.
• نقد. هدف اصلی سند حذف وجه نقد است.
• حساب تسویه حساب. سند برای در نظر گرفتن حذف مبلغ غیر نقدی از تسویه حساب ضروری استحساب های شرکت.

برای تولید اطلاعات برداشت وجه نقد، باید با ایجاد یک سفارش نقدی خروجی جدید شروع کنید. پس از پر کردن، سند باید پرینت شود و به حسابدار تحویل داده شود تا خط دریافت وجه و علامت را پر کند. فقط در این صورت می توانید سند را ذخیره و پست کنید.

در قسمت جدولی قبض نقدی باید اطلاعات کالاها و مواد خریداری شده توسط شخص حسابدار قید شود. در صورتی که خرید کالا با صدور فاکتور همراه بوده است، باید با گذاشتن پرچم SF، تامین کننده را انتخاب و مشخصات وی را تکمیل نمایید.

بخش "بسته بندی قابل برگشت" نیازمند پر کردن اطلاعات مربوط به بسته بندی است که تامین کننده منتظر بازگشت آن است.

بخش "پرداخت" مبالغ پرداختی به تامین کننده برای کالاهای خریداری شده قبلی را ثبت می کند. پیش پرداخت در پست D 60.02 K 71.01 منعکس شده است.

برگه «سایر» برای محاسبه سایر هزینه‌های یک فرد پاسخگو (سفر کاری، سفر، هزینه‌های سوخت و غیره) طراحی شده است.