نمونه‌هایی از گزارش‌های پیشرفت. نحوه نوشتن گزارش

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هیچ رهبری وجود ندارد که حداقل سالی یک بار از زیردستان خود نخواهد در مورد آنچه انجام شده گزارش دهند. و مشکل این است که با استخدام معمولی، توسعه چنین سندی کار نسبتاً دشواری به نظر می رسد. و بنا به دلایلی خجالت می کشیم که نمونه هایی از گزارش کار انجام شده را از مسئولان بخواهیم. اگر او تصمیم بگیرد که ما با موقعیتی که داریم مطابقت نداریم چه می شود؟

چه کسی به آن نیاز دارد

این سوال توسط مجری که وظیفه گزارش را دریافت کرده است پرسیده می شود. اغلب، کارمندان شرکت ها تقریباً از چنین الزاماتی آزرده خاطر می شوند. اما هر چیزی معنایی دارد.

اول اینکه گزارش کار انجام شده توسط خود مجری مورد نیاز است. نگرش نه رسمی، بلکه علاقه مند به این فرآیند به شما این امکان را می دهد که گلوگاه ها و نقاط ضعف را در صلاحیت های خود بیابید. بنابراین، مسیرهایی که در آن امکان (و ضروری) توسعه وجود دارد، مشخص می شود. بالاخره همه ما از اشتباهاتمان درس می گیریم.

ثانیاً رهبر به آن نیاز دارد. گزارش کار انجام شده به شما امکان می دهد تا به طور عینی کیفیت وسرعت حل کارها به لطف این سند، بسیاری از سوالات ناپدید می شوند - از ابتدایی ترین "همیشه چه کار می کنید" تا پیچیده "چرا باید کامپیوتر شما را با یک کامپیوتر مدرن تر تغییر دهم". زیرا گزارش نشان می دهد که ذخیره تغییرات در سند زمان زیادی می برد. و این به مجری بستگی ندارد - تجهیزات اداری قدیمی نمی توانند سریعتر کار کنند. در واقع، به همین دلیل است که به نظر می رسد کارمند دائماً در حال نوشیدن چای است - او فقط منتظر کامل شدن عمل است.

و سوال: "چرا باید گزارشی از کار انجام شده در ماه بنویسم؟" خود نادرست است زیرا انباشت اطلاعات آماری و پر کردن پایگاه‌های اطلاعاتی برای استراتژیست‌ها منطقی است و نه برای کارکنان عملیاتی. حل یک مشکل برای آنها ساده تر از صحبت در مورد روش های حل آن است.

چه بنویسیم

نمونه‌هایی از گزارش‌های پیشرفت نشان می‌دهد که باید با جزئیات کامل بنویسید. هر چیزی که به نظر می رسد یک چیز کوچک یا یک حرکت کوچک باشد، می تواند یک عنصر کلیدی در انجام عملکردهای خاص باشد. اما درک این موضوع تنها پس از مطالعه چندین گزارش مکتوب به دست می آید.

اگر کار ماهیت معمولی داشته باشد، به عنوان مثال، تطبیق اسناد و شناسایی ناسازگاری ها، پس منطقی است که یک شکل جدولی ایجاد شود. در این مورد، مجدداً، در ابتدا جدول باید بسیار مفصل و حاوی ستون های زیادی باشد. با گذشت زمان، نیاز به برخی از ستون ها ناپدید می شود و شکل گزارش ظاهری عادی (خوانده شده - معقول) به خود می گیرد.

Bدر تعدادی از موارد، هنگام تهیه گزارشی از کار انجام شده (مثلاً معلمان)، نمی توان به طور رسمی به موضوع درون نگری نزدیک شد. در واقع، مدرسه علاوه بر بار آموزشی و روشی برنامه ریزی شده و مطالعه مطالب لازم، به فعالیت های آموزشی نیز می پردازد. این امر مستلزم رویکرد خاصی برای تهیه سند است: لازم است دلایل عقب ماندن تعدادی از دانش آموزان را درک کرد تا راه هایی برای علاقه مند کردن کودکان به موضوع آنها پیدا کند. و در عین حال، ما نباید دانش آموزان موفق (و حتی با استعداد) را فراموش کنیم.

گزارش اهداف

برای تدوین صحیح و حداقل هزینه های زمانی، از همان ابتدا باید تصمیم گرفت که به چه منظور و چرا گزارشی از کارهای انجام شده در سال نوشته شود. بیایید محبوب ترین ها را نام ببریم:

- توجیه سود واقعی یک موقعیت خاص در سازمان؛

- تأیید صلاحیت یک کارمند؛

- نمایش کار مؤثر به مدیریت؛

- دریافت بودجه برای دوره گزارش بعدی؛

- کسب رضایت برای توسعه یک جهت (ایده)؛

- منطقی برای صرف منابع تخصیص یافته و امور مالی و غیره.

فرمول شناخته شده - بیان صحیح مسئله 50٪ راه حل را ارائه می دهد - در این مورد نیز کار می کند. هر چه بهتر بفهمیم چرا به یک گزارش نیاز است، نوشتن آن برای ما آسان تر است. تا این واقعیت که سند "برای نمایش" به هیچ وجه نیازی به رویکرد خلاقانه از ما ندارد. و وقت گیر.

ساختار سند

اگر شرکت نداردفرم گزارش دهی توسعه یافته، سپس باید خودتان آن را توسعه دهید. با دانستن هدف سند، باید در مورد ساختار آن فکر کرد. نمونه گزارش های پیشرفت نشان می دهد که یک طرح کلی واضح و ساده مورد نیاز است.

در همان ابتدا باید هدف و منطق ارائه اطلاعات توضیح داده شود. ترتیب ارائه را توضیح دهید و فهرست مطالب را تهیه کنید. برای جدول لازم است توضیحات مختصری ارائه شود که چرا چنین فرمی انتخاب شده است.

در بخش ها و زیربخش ها نیز باید به وحدت ارائه پایبند بود. بنابراین سند قابل درک تر خواهد بود، در نتیجه درک آن آسان تر است. در یک گزارش برای مدت طولانی، تصاویر در قالب نمودار و نمودار کاملا مناسب است که درک را تسهیل می کند. اما در اینجا باید به قانون «میانگین طلایی» پایبند باشید: متن جامد و همچنین مواد بصری منحصراً بصری، خیلی سریع خسته شوند.

استایل

برای یک کارمند معمولی، شاید سخت ترین چیز برای نوشتن اصطلاحات و کلمات باشد. یک گزارش غم انگیز غیرطبیعی به نظر می رسد و باعث واکنش منفی مدیریت خواهد شد. جمله بندی خیلی ساده (مثلاً 25 سند خشک شده) خواننده را دفع می کند.

اما از الگوها باید اجتناب کرد. تنها استثنا سندی است که هیچ کس هرگز نخواهد خواند. ما گاهی اوقات با چنین مشکلاتی مواجه می شویم، اما در این مقاله به گزارش های واقعی (نه پیش فرض) علاقه مندیم.

در هر صورت، نباید فقط در مورد دستاوردها صحبت کنید. برای برجسته کردن آنهالازم است در مورد مشکلاتی که در طول کار با آن مواجه می شد صحبت کرد. در میان چیزهای دیگر، تجزیه و تحلیل پیچیدگی منبعی برای تفکر در مورد بهینه سازی کار برای مدیران است. نمونه‌هایی از گزارش‌های پیشرفت نشان می‌دهد که نباید از عبارات مبهم مانند "وضعیت نامطلوب"، "مشکلات پیش‌آمده" و غیره استفاده کنید. «عدم دریافت یا دریافت نابهنگام اطلاعات از بخش مربوطه. همه اینها به ما امکان می دهد تا وضعیت فعلی شرکت را به اندازه کافی و عینی ارزیابی کنیم.

ارزیابی نتایج

هر نتیجه باید با اعداد پشتیبان گیری شود. چنین دقیق سازی درک پویایی توسعه را فراهم می کند.

علاوه بر این، تعیین معیارهایی برای ارزیابی نتایج ضروری است. آیا دوره گزارش قبلی (مثلاً اگر گزارش فصلی باشد) یا برعکس درصد دستیابی به اهداف تعیین شده به نویسنده سند بستگی دارد.

به طور کلی، شاخص های غیرمستقیم می توانند چیزهای زیادی در مورد روند حل وظایف بیان کنند. همچنین اطلاعات زیادی در اینجا برای تجزیه و تحلیل بیشتر وجود دارد. از تعیین هزینه های نیروی کار تا درک درستی تعیین اهداف.

از مشکل تا راه حل

بیشتر گزارش ها بر اساس پیشرفت به پیشرفت نوشته می شوند. سندی که به وضوح رابطه مشکل و راه حل را نشان می دهد سودمندتر است. خواننده بلافاصله متوجه می شود که چه روش ها و تکنیک هایی (در صورت لزوم)مجری از تکمیل به موقع و با کیفیت کار استفاده کرد.

زنجیره حتی دقیق تر "یک مشکل خاص - علل آن - تعیین اهداف - یک راه حل" بلافاصله نیاز به ارائه گزارش روزانه به شکل جدولی را نشان می دهد. علاوه بر این، نام نمودارها قبلاً شناخته شده است. خواندن و تجزیه و تحلیل اطلاعات ارائه شده به این روش آسان است.

ارائه شاخص های کمی

در مواردی که گزارش عمدتاً از داده های عددی تشکیل شده است، درک شکل جدولی بسیار دشوار است. جریان مداوم اعداد بعد از چند دقیقه خواننده را به معنای واقعی کلمه خسته می کند. چیز دیگر - نمودارها و نمودارهای رنگارنگ. آنها واضح، قابل درک، آسان برای خواندن هستند.

هر نمودار باید نظر داده شود. علاوه بر این، لازم است نشان داده شود که چگونه نمودارهای مختلف به هم مرتبط هستند. توضیح روابط علت و معلولی تجزیه و تحلیل گزارش را تسهیل می کند.

اگر منابع مادی در طول کار صرف شده است، نباید فقط همه آنها را فهرست کنید. در عوض، مزایای به دست آمده باید فهرست شود. یک عبارت خشک: "تجهیزات اداری خریداری شده" کاملاً متفاوت به نظر می رسد اگر بنویسید: "2 شغل ایجاد شد که باعث افزایش خروجی بخش شد."

نحوه صدور سند

با وجود این واقعیت که هیچ فرم واحدی از گردآوری وجود ندارد، می توان گزارشی در مورد کار انجام شده مطابق با GOST تهیه کرد که اصلی را تعریف می کند.معیارهای علمی الزامات قالب بندی، نوع فونت و اندازه و غیره را بیان می کند.

در مورد خوانایی سند، در اینجا چند نکته وجود دارد:

- سعی کنید بیش از 5 جمله در یک پاراگراف نداشته باشید؛

- شاخص های کلیدی را می توان با فونت یا رنگ برجسته کرد؛

- متن را بشکنید تا جدول یا نمودار کل صفحه را نگیرد. حتماً فضایی برای نظرات در مورد آنها بگذارید؛

- خلاصه ای واضح و مختصر از گزارش بنویسید.

این نکات به سهولت درک گزارش شما کمک می کند، به این معنی که در ابتدا خواننده را برای نگرش وفادار نسبت به نویسنده سند آماده می کند. تصور کنید که شما رئیس هستید. و گزارش را طوری تهیه کنید که خواندن آن برای شما مفید و جالب باشد.