توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت: روش توسعه، ویژگی ها، شرایط و الزامات

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

مدیریت کیفیت، توسعه کتابچه راهنمای کیفیت - امروزه اینها مهمترین وظایف در سیستم مدیریت کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده هستند. بهتر است این موضوع را با جزئیات بیشتری تحلیل کنید، همه جوانب آن را جداگانه در نظر بگیرید.

انتخاب یک رویکرد برای توسعه اسناد

به هر طریقی، توسعه دفترچه راهنمای کیفیت سازمان با انتخاب یک رویکرد خاص مقدم است. به عبارت دیگر، شما باید بفهمید که چه نکاتی ارزش توصیف در سند را دارند و کدامیک نیستند. کارکنان هر شرکتی باید از این «کتاب مرجع» در فعالیت های حرفه ای خود استفاده کنند، بنابراین هنگام ایجاد آن باید به این فاکتور توجه کرد. چگونه توسعه یک کتابچه راهنمای مدیریت کیفیت را سازماندهی کنیم تا موثر و کارآمد باشد؟

برای اثربخشی هر سندی باید فهمید که هم قابل فهم و هم جامع باشد. او بایدبرای استفاده راحت باشد به همین دلیل است که در فرآیند توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت، مهم است که در نظر گرفته شود که به عنوان یک قاعده، تمام اطلاعات اساسی در مورد سیستم مدیریت کیفیت ساختار را شامل می شود. در صورت لزوم، پیوندها به اسناد اضافی مرتبط می شوند. سادگی ارائه و وضوح استفاده از کتابچه راهنمای کاربر را هم برای متخصصانی که در زمینه کیفیت کار می کنند و هم برای سایر کارکنان شرکت امکان پذیر می کند. سهولت استفاده، که در توسعه یک کتابچه راهنمای با کیفیت بسیار مهم است، تضمین می کند که کارمندان بیشتر به این سند مراجعه می کنند و از طریق همکاران یا خود به دنبال راه حل نمی گردند.

کامل بودن به عنوان یک نیاز اساسی برای توسعه دستورالعمل

توصیه ها برای توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت برای یک آزمایشگاه، کارخانه تولیدی یا سایر شرکت ها شامل کامل بودن مطالب ارائه شده است. به نظر می رسد که این نیاز یکی از سخت ترین است. اما نباید ترسید. خوشبختانه در مورد ما قبلاً یک مسیر خاردار طی شده است زیرا در حال حاضر استانداردهای مدیریت کیفیت ISO وجود دارد. آنها مقررات روشنی از عناصری هستند که سیستم مدیریت کیفیت یک شرکت باید شامل چه عناصری باشد. علاوه بر این، استانداردها به شما این امکان را می دهند که تعجب نکنید که این سیستم چگونه ایجاد شده و چگونه باید کار کند.

هنگام توسعه یک کتابچه راهنمای مدیریت کیفیت، باید بدانید که بخش کلیدی سند شرح اهداف ساختار درزمینه کیفیت به عبارت دیگر، ما در مورد ایده هایی صحبت می کنیم که شرکت قصد دارد در یک بازه زمانی خاص اجرا کند. دستیابی به اهداف ذکر شده توسط توسعه دهنده به دلیل تحقق شایسته الزامات در زمینه کیفیت است. بنابراین، هنگام توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت برای یک شرکت، ارزش این را دارد که نحوه اجرای هر یک از این الزامات به طور جداگانه در این ساختار مشخص شود. به طور معمول، عناوین الزامات، عناوین بخش‌های سند مورد نظر هستند. باید اضافه کرد که در فرآیند تهیه دفترچه راهنما نباید در مورد شماره گذاری بخش ها به تخیل خود دست داد. هنگام تهیه یک کتابچه راهنمای کیفیت، انحراف از شماره گذاری تایید شده در استاندارد معنی ندارد. تنها در این صورت است که سند نهایی هم در بین کارمندان شرکت و هم در بین حسابرسان خارجی قابل درک و تشخیص خواهد بود.

مهم است به خاطر داشته باشید که افراد خاصی معمولاً مسئول برآورده کردن الزامات استاندارد در سازمان هستند. بر این اساس، این مقامات باید هنگام تهیه کتابچه راهنمای کیفیت، یعنی پس از شرح الزامات فردی، مشخص شوند. هم صاحبان فرآیندها و هم مقامات خاصی که فعالیت های شرح داده شده در اسناد را مدیریت می کنند می توانند مسئول باشند.

وضوح به عنوان یک الزام برای توسعه دستورالعمل

هنگام توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت برای یک آزمایشگاه، کارخانه تولیدی یا ساختارهای دیگر، مهم است که تعدادی از الزامات را در نظر بگیرید. علاوه بر کامل بودن ارائه، نقش مهمی ایفا می کنددرک مطالب به هر شکلی، مدیریت باید ایده ای از فرآیندهای در حال وقوع در شرکت و تعامل آنها ایجاد کند. این به منظور برآورده شدن الزامات استاندارد انجام می شود.

بنابراین، اگر فرآیند خاصی وجود دارد که اجرای آن الزام خاصی از استاندارد را برآورده می کند، لازم است در سند نه تنها خود فرآیند، بلکه صاحب آن نیز مشخص شود. اگر الزامات برای فعالیتی که به عنوان یک فرآیند مشخص نمی شود برآورده شود، باید یک رویه مستند با دستورالعمل هایی برای اجرای این فعالیت با نظرات مناسب که علت و معلولی هستند، مشخص شود.

هنگام تشکیل یک کتابچه راهنمای کیفی برای الزامات جدید، باید در نظر گرفت که، به عنوان یک قاعده، اسناد اضافی برای تحقق این الزامات مورد نیاز است. اینها برای مثال مقررات فرآیندی هستند که ترکیب افراد مسئول و مراحل خود فرآیندها را مشخص می کنند. مهم است بدانید که ارجاع به این اسناد لزوماً در دفترچه راهنما ثابت شده است. در نتیجه اجرای این عملیات، هر کارمندی باید از همان مطالعه اول بفهمد که چه انتظاراتی از او در زمینه اجرای الزامات استاندارد کیفیت و اهداف مربوطه در این زمینه وجود دارد. کارمند باید در نظر داشته باشد که حداقل در محل کارش چه راه هایی برای رسیدن به این اهداف وجود دارد. اجرای این توصیه ها در مورد تدوین کتابچه راهنمای کیفیت، مشارکت همه کارکنان سازمان را در فرآیند مدیریت پارامترهای کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده ممکن می سازد.

سهولت استفادهدفترچه راهنما

یکی دیگر از نیازهای مهم برای توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیت برای یک آزمایشگاه، شرکت تولیدی یا سایر ساختارها، سهولت استفاده از آن است. نمی توان با این واقعیت استدلال کرد که حتی در قوی ترین اتومبیل نمی توانید راه دور بروید و در واقع اگر فرمان آن در صندوق عقب نصب شده باشد ، اصلاً نمی توانید آن را ترک کنید. و بارگذاری بیش از حد پانل ابزار با انواع سنسورهای ثانویه به نوعی منجر به این واقعیت می شود که راننده شروع به پرت شدن از روند اصلی پرونده خود می کند تا نشانگرهای جالب را بخواند.

نمونه ای از راهنمای کیفیت ISO

مفید است کتابچه راهنما و بخش های استاندارد آن را با یک مثال خاص مرور کنید. برای انجام این کار، ما یک آزمایشگاه آزمایش می گیریم. بخش اول سند یک مقدمه است. نوشته شده است:

• نام سازه به صورت کامل و مخفف؛
• آیین نامه فعالیت آزمایشگاه که در آن ذکر نام مقالات و شماره ثبت آنها ضروری است؛
• موقعیت شخص حقوقی، جایی که باید آدرس پستی و حقوقی را مشخص کنید؛
• جزئیات تماس (ایمیل، شماره تلفن)؛
• ساختار سازمانی شرکت که معمولاً در ضمیمه های سند اصلی قابل مشاهده است.

به هر حال، بهتر است ساختار سازمانی به صورت شماتیک نمایش داده شود.

دامنه کاربرد

پس از معرفی در فرآیند توسعه یک کتابچه راهنمای کیفیتبرای آزمایشگاه آزمایش مهم است که دامنه را نشان دهد. این موضوع در یک بخش جداگانه، معمولاً اولین قسمت متوالی است. به عنوان مثال:

1. این سند خط مشی مدیریت کیفیت و اصول و شیوه های کلیدی را ارائه می دهد که عملکرد یک سیستم کیفیت را در آزمایشگاه تحقیقاتی تضمین می کند.
2. دستورالعمل توسط یکی از کارکنان تهیه شده و با امضای رئیس مرکز تحقیقات و همچنین تأیید مدیریت سازمان و با مهر شخص حقوقی تأمین می شود.
3. به منظور اطمینان از حفظ سیستم کیفیت در سطح بالا و موثر و انجام اقدامات اصلاحی به موقع، در صورت تغییر یا سازماندهی مجدد یک شخص حقوقی، کتابچه راهنمای کاربر بررسی و تکمیل می شود. در صورت تغییر در محدوده اعتباربخشی ساختار یا بهبود سیستم کیفیت.
4. این سند برای مطابقت با الزامات قوانین و مقررات خاص کشور تدوین شده است.
5. دامنه سیستم مدیریت کیفیت به تمام نقاط اجرای فعالیت های آزمایشگاهی گسترش می یابد.

مراجع هنجاری

بخش دوم سند مورد نظر معمولاً حاوی ارجاعات هنجاری است. توجه به این نکته حائز اهمیت است که کلیه قوانین، مقررات، کتب مرجع و سایر منابعی که در تهیه دفترچه راهنمای کیفیت مورد استفاده قرار می‌گیرند باید به وضوح و با جزئیات شرح داده شده و علامت‌گذاری شوند. علاوه بر این، توصیه می شود که با بخش سوم کتابچه راهنمای کاربر آشنا شوید که تمام اصطلاحات و تعاریف را توضیح می دهد.در کار استفاده شده است.

شرایط و تعاریف

این بخش بسیار بزرگ است، بنابراین اجازه دهید آن را در یک نمونه خاص از آزمایشگاه خود در نظر بگیریم. شرایط و تعاریف زیر در این سند اعمال می شود:

• اعتبارنامه تأییدیه انطباق یک شخص حقوقی یا کارآفرین فردی با معیارهای خاصی است.
• عصاره ای از ثبت (به عبارت دیگر، گواهی اعتبار) سندی است که به طور خودکار با استفاده از ابزار سیستم اطلاعات دولتی در زمینه اعتبارسنجی تولید می شود. این یک گواهی است، تاییدی بر واقعیت اعتباربخشی در یک زمینه خاص فعالیت.
• Quality مجموعه ای از ویژگی های ذاتی یک شی است. به طور معمول، این ویژگی ها به توانایی تسهیلات برای برآوردن نیازهایی که در ابتدا ایجاد شده بودند اشاره دارد.
• QCA یا تجزیه و تحلیل کمی شیمیایی، یک تعیین کمی است که به صورت تجربی شکل می‌گیرد و به محتوای یک یا چند جزء یک نمونه به روش فیزیکی یا شیمیایی اشاره دارد.
• یک تکنیک تجزیه و تحلیل مجموعه ای از عملیات مشخص شده خاص است که اجرای آن به دستیابی به نتایج CCI با شاخص های دقت تعیین شده منجر می شود.
• حسابرسی، یا بررسی داخلی، فرآیندی مستند، مستقل و منظم برای به دست آوردن نتایج حسابرسی و ارزیابی عینی آن نتایج به منظور تعیین میزان برآورده شدن معیارهای حسابرسی مورد توافق قبلی است.
• برنامه ممیزی استمجموعه ای از معیارهای تعیین شده برای حسابرسی یک یا مجموعه ای از ممیزی ها که برای یک دوره زمانی معین برنامه ریزی شده و عمدتاً با هدف دستیابی به اهداف تعیین شده انجام می شود.
• معیارهای حسابرسی مجموعه ای از الزامات، رویه ها و خط مشی هایی است که به عنوان مرجع استفاده می شود. توجه به این نکته مهم است که معیارهای حسابرسی برای تطبیق شواهد حسابرسی با آنها استفاده می شود.
• حسابرس شخصی است که ویژگی ها و شایستگی های شخصی خود را برای انجام حسابرسی نشان می دهد.
• تیم حسابرسی - یک یا چند حسابرس که در حسابرسی شرکت دارند.

لیست اصطلاحات و تعاریف را می توان ادامه داد، اما هدف اصلی این مقاله روشن کردن معنا و ماهیت مطالب منتشر شده در هر بخش از راهنما است، بنابراین توصیه می شود به قسمت بعدی بروید. پاراگراف.

الزامات مدیریت کیفیت آزمایشگاه

این پاراگراف آخرین مورد در سند مورد بررسی است. با این حال، آموزنده ترین است. برای شروع لازم است مانند قسمت اول در اینجا نام آزمایشگاه ذکر شود و سپس اطلاعاتی در مورد مدیریت سازه ارائه شود، یعنی باید موقعیت رئیس مرکز تحقیقات یا کیفیت را شرح دهید. مدیر و به چه کسی گزارش می دهند. پس از آن، توصیه می شود ساختار سازمانی و پرسنل مدیریتی را با موقعیت ها و مسئولیت های حرفه ای مرتبط مشخص کنید. علاوه بر این، مهم است که به یاد داشته باشیدمسیرهای جایگزینی، یعنی معاونان بخش های مختلف آزمایشگاه. بعد، در مورد: صحبت کنید

• مسئول کارمند سیستم مدیریت کیفیت. لازم است نه تنها موقعیت او، بلکه داده های دستور مربوطه برای استخدام نیز مشخص شود.
• پیاده سازی QMS و اصول عملکرد آن.
• مسئولیت ها و اختیارات کارکنان مرکز تحقیقات در زمینه کیفیت از جمله تقسیم وظایف، حقوق و مسئولیت ها بین کارکنان پژوهشگاه.
• آیین نامه فعالیت های سازه.
• مرکز تحقیقات درست.
• خط مشی رازداری، حتی از طرف اشخاص ثالث.
• مسئولیت مدیریت برای فعالیت هایی که در آزمایشگاه سازماندهی می شود.
• مجموعه ای از اسناد نظارتی و فنی، که در هر صورت به عنوان دارایی مشتری عمل می کند. بنابراین پس از انجام کارهای آزمایشگاهی، این مستندات در مرکز تحقیقات باقی می ماند یا با توافق قبلی به مشتری بازگردانده می شود.
• نتایج کار انجام شده و اوراق صادر شده که فقط پس از پرداخت کار به عنوان دارایی مشتری عمل می کند.

دیگه چی؟

علاوه بر موارد بالا، در بخش "الزامات" در مورد مرکز آزمایشگاه، باید موارد زیر را مشخص کنید:

• انعقاد قراردادهای فرعی برای اجرای اندازه گیری ها. باید اضافه کرد که هدف از این روش اطمینان از کیفیت نتایج تست دردر مورد ساختارهای پیمانکاری فرعی که در اجرای آنها نقش دارند. آزمایشگاه تحقیقاتی به هر نحوی مسئولیت کامل کارهایی را که توسط سازمان پیمانکاری انجام می شود بر عهده دارد.
• مدیریت کارهای مربوط به آزمون هایی که الزامات تایید شده را برآورده نمی کنند.

پس از تشریح تمام بخش‌های راهنما با استفاده از مثال یک مرکز تحقیقاتی و تجزیه و تحلیل دقیق همه الزامات سند امروزی، توصیه می‌شود نتیجه‌گیری کنید.

نکته اصلی نیاز به مستندسازی طیف وسیعی از فرآیندهای انجام شده در زمینه تضمین و بهبود کیفیت محصولات یا خدمات ارائه شده است. همچنین داشتن سندی که مسائل مربوط به مدیریت اسناد را به طور کلی به عنوان بخشی از فرآیندهای مستند تنظیم می کند، مهم است.