بودجه ریزی پروژه. انواع و هدف بودجه. مرحله پروژه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

بودجه ریزی پروژه را باید به عنوان تعیین هزینه کارهایی که در یک طرح خاص اجرا می شوند درک کرد. علاوه بر این، ما در مورد فرآیند تشکیل بودجه بر این اساس صحبت می کنیم که شامل توزیع تعیین شده هزینه ها بر اساس آیتم هزینه، نوع کار، زمان اجرای آنها یا موارد دیگر است.

تشکیل ساختار بودجه

بودجه اولیه پروژه چگونه تهیه می شود؟ ساختار چنین از طریق نمودار حسابداری برای هزینه یک برنامه خاص آشکار می شود. به عنوان یک قاعده، برای تعیین آن، کافی است یک برآورد حسابداری سنتی داشته باشیم.

بودجه یک طرح هزینه یا نشانک هزینه در نظر گرفته می شود. این بدان معنی است که پس از برنامه ریزی اولیه، باید متوجه شوید که وجوه دقیقاً چقدر، چه زمانی و برای چه چیزی پرداخت می شود. بنابراین در این صورت می توان از هر روشی برای ارائه زیان استفاده کرد. با این حال، باید به خاطر داشت که آنها باید الزامات عملی ذینفعان را برآورده کنند.علاقه مند به آنها، و همچنین استانداردهای ایجاد شده است. علاوه بر این، آنها باید به سوالاتی که مورد علاقه سرمایه گذاران پروژه است پاسخ دهند.

فرم های ارائه بودجه

هر دو بودجه برنامه ریزی شده و واقعی دارای اشکال ارائه خاصی هستند. بنابراین، در میان آنها توجه به موارد زیر ضروری است:

• برنامه‌ها، که نوعی برنامه هزینه هستند؛
• ماتریس های توزیع ضرر؛
• نمودار میله ای هزینه ها؛
• نمودارهای تجمعی مشابه؛
• نمودارهای خطی هزینه های تجمعی در طول زمان؛
• نمایش ساختار از دست دادن نوع دایره ای.

شایان ذکر است که در مراحل مختلف توسعه پروژه، طراحی متفاوت پروژه و مستندات کاری مرتبط است. واقعیت این است که ما در مورد توسعه انواع بودجه صحبت می کنیم. آنها از نظر دقت و هدف مورد نیاز با یکدیگر تفاوت دارند. شایان ذکر است که حاشیه بودجه با پیشرفت پروژه بسیار کمتر می شود.

تنوع و هدف بودجه

کاهش خطا را می توان با داده های جدول زیر استدلال کرد. بنابراین، هدف و انواع اصلی بودجه را در نظر بگیرید.

مراحل پروژه	تامین مالی	مقصد	خطا، %
مفهوم طراحی. ایده اصلی به شکل گسترده	انتظارات بودجه. تاریخ دقیق	برنامه ریزی قبلی برای نیازهای نقدی و پرداخت	25-40
توجیه سرمایه گذاری (مطالعه امکان سنجی)	بودجه موقت	توجیه اقلام هزینه، برنامه ریزی برای جذب و استفاده بعدی از امور مالی	15-20
مناقصات، مذاکرات و توافقات. برای هر مرحله جداگانه	بودجه به روز شده	برنامه ریزی تسویه حساب با تامین کنندگان و پیمانکاران	8-10%
تدوین اوراق کاری. هر مرحله محاسبه خاص خود را دارد	بودجه نهایی	محدودیت دستوری استفاده از منابع	5-8%
اجرا و تکمیل پروژه	بودجه واقعی	مدیریت هزینه (به عبارت دیگر، حسابداری و کنترل بعدی). بودجه پروژه و برآورد هزینه

بودجه پروژه و برآورد هزینه

جالب توجه است که بودجه پروژه مشابه برآورد هزینه های عملیاتی یک عنصر تجاری شرکت است. تفاوت اصلی در اینجا این است که به طور سنتی آن را به طور کامل پوشش می دهد، یعنی از ابتدا تا انتها. به نوبه خود، بودجه واحد تجاری به صورت سالانه یا فصلی تشکیل می شود. برای مؤثرترین کنترل، باید آن را به دو جزء هزینه های مستقیم و هزینه های غیر مستقیم تقسیم کرد.ضرر.

اولین نوع بودجه یک ابزار کلیدی مدیریت و کنترل برای مدیران پروژه و همچنین مدیران واحدهای عملکردی است که در آن مشارکت دارند. این شامل هزینه‌های (هزینه‌های سفر، دستمزد و غیره) همه کسانی است که در تیم برنامه گنجانده شده‌اند. در این حالت، هر یک از آزمودنی ها وظایف جداگانه ای را انجام می دهند.

لازم به یادآوری است که هنگام توجیه اقلام هزینه، نکات زیر در نظر گرفته می شود:

• هزینه مواد خریداری شده؛
• مبلغ هزینه شده برای تولید؛
• هزینه انحراف از استفاده عادی از فناوری؛
• مبلغ هزینه شده برای راه اندازی محصول؛
• هزینه تامین؛
• هزینه های دیگر.

به نوبه خود، هزینه های نوع مستقیم باید به صورت زیر ارائه شود:

• به شکل شکسته - دقیقاً مطابق با ساختار پروژه تا سطح وظایف اجرایی؛
• شامل هزینه های هفتگی برای حقوق کارکنان، مواد (تولید شده بر اساس قرارداد یا خریداری شده) و سایر موارد برای هر جزء و وظیفه پروژه ارزش متوسط؛
• شامل هزینه های سربار که مستقیماً با پرداخت مواد و نیروی کار مرتبط است؛
• با توجه به وظایف مختلف انجام شده توسط نهادهای شرکت کننده خلاصه می شود؛
• ذخایر مدیریتی را فراهم کنید (به عبارت دیگر، برای هر موردی، ذخیره مشخصی از هزینه و زمان باقی بگذارید).

اهمیت فرآیند بودجه

بودجهپروژه فشار قابل توجهی را هم بر مدیران و هم بر بخش‌های آن وارد می‌کند. واقعیت این است که چنین جایگزینی را مطرح می‌کند: اگر در حد بودجه باقی بمانیم، به طور موثر عمل می‌کنیم، اما اگر از آن فراتر رفتیم، کار ضعیف انجام می‌شود.

با این حال، این الزام اغلب برای بودجه بندی واقعی پروژه قابل اجرا نیست. واقعیت این است که بودجه‌ها هم تحت فشار معینی از عوامل متعدد، ذهنی و عینی شکل می‌گیرند و اجرا می‌شوند.

برای مثال، مدیر پروژه ای که استخدام می شود اغلب مجبور می شود بودجه هایی را که بدون مشارکت او تهیه و تصویب می شود، بپذیرد، حتی اگر برای او غیر واقعی به نظر برسد. در غیر این صورت ممکن است کارمند از قرارداد منع شود. با این حال، اگر با بودجه ای موافق باشد که مشخصا مهلت های داده شده را رعایت نمی کند و همچنین با منابع موجود، به محض اینکه دستیابی به نتایج معین مستلزم صرف هزینه بیش از برنامه ریزی شده باشد، کارمند مجبور است علیرغم اینکه این مشکل را توضیح دهد. این واقعیت که در ابتدا بودجه در سطح بسیار پایین تنظیم شده بود.

شایان ذکر است که بودجه بندی پروژه می تواند منطقی باشد. در این مورد، هدف از بودجه در درجه اول تعیین هزینه واقعی پروژه برای شرکت است. بنابراین، اگر مدیر پروژه بودجه ای را بپذیرد که به طور قابل توجهی از حاشیه خطای 15 تا 20 درصدی قابل قبول برای مرحله توجیه هزینه (اطلاعات جدول بالا) فراتر رود، به احتمال بسیار زیاد وضعیت به توضیح ساختار محدود نمی شود. دلایلی برای مدیریت ارشداین مازاد در این صورت، مدیر پروژه احتمالاً شغل خود را از دست خواهد داد.

چگونه از این امر اجتناب کنیم؟

برای جلوگیری از چنین وضعیتی، M. Thomsett، دانشمند آمریکایی، به مدیران پیشنهاد می کند که بودجه پروژه خود را تشکیل دهند. با این حال، او به چند دلیل برای این رفتار اشاره می کند:

• شما مسئول گزارش هزینه های آتی پروژه و توانایی صرف بودجه آنها هستید. اگر با بودجه از پیش تعیین شده کار کنید، این امکان پذیر نخواهد بود.
• به عنوان یک مدیر پروژه، باید بهتر از هر کس دیگری در مورد هزینه یک پروژه خاص بدانید. بودجه ای که تعیین می کنید یک هدف پولی محسوب می شود. با توجه به پارامترهای زیر باید شما را راضی کند: فرصتی برای سنجش موفقیت پروژه و راهی برای سنجش شایستگی مدیر (یعنی شما) باشد.
• باید در ردیف های بودجه مقداری کمک هزینه را در نظر بگیرید. اگر توجیهات آتی برای هزینه های خاص مطرح شود، این امر بسیار مهم است. باید اضافه کرد که مفروضات با احتمالات دوره جاری مقایسه شده است، در حالی که عوارض احتمالی در نظر گرفته نشده است. تنها زمانی که توانایی مقایسه در این سطح را داشته باشید، فرآیند بودجه طبق برنامه عمل می کند.

ایجاد، پیگیری و اجرای طرح مالی

باید بدانید که بودجه پروژه جدا از طرح مالی واحدهای درگیر در کسب و کار تشکیل، نظارت و اجرا می شود.شرکت به عنوان یک کل.

دلایلی برای این وجود دارد:

• پروژه ها تمایلی به تکرار ندارند. بودجه ادارات و زیرمجموعه ها سالانه تشکیل می شود. آنها اغلب هر شش ماه یا بیشتر مورد بررسی قرار می گیرند. پروژه ها بلافاصله پس از اجرا به وجود خود پایان می دهند. واقعیت این است که زمان اجرای برنامه با سال مالی مرتبط نیست. بازنگری در بودجه نامطلوب است. استثنا مواردی است که خطاهای فاحش در نسخه اولیه یافت می شود یا زمانی که محیط به طور چشمگیری تغییر می کند (در آن است که یک پروژه خاص در حال اجرا است).
• در دستان مدیر - کنترل مستقیم بر اجرای بودجه. شایان ذکر است که برنامه های مالی بخش ها و بخش ها، به عنوان یک قاعده، به رابطه ای که بین چندین سرویس ایجاد می شود بستگی دارد: بخش اجرا بر اساس اطلاعات ارائه شده توسط بخش دیگر، محدودیت هزینه را به یک یا آن بخش می دهد. با این حال، تصمیم گیری در مورد پرسنل و سیستم توسط مدیریت ارشد اتخاذ می شود. برعکس، این پروژه از بودجه مطابق با دو جهت استفاده می کند: استفاده از منابع موجود (دستاوردها و پرسنل)، آنها در حال حاضر در اختیار و بودجه بخش هستند و استفاده محدود از منابع نوع خارجی. که به طور موقت جذب می شوند. به هر حال استخدام یک کارمند اضافی منجر به هزینه های ثابت می شود. یک واحد اضافی از پرسنل برای یک پروژه، که معمولاً نیروهایی را که در حال حاضر در خدمت هستند به کار می گیرند.
• موفقیت در اجرای بودجه ارتباط مستقیمی با پایبندی بی عیب و نقص به برنامه عملیاتی پروژه و همچنین زمانبندی استفاده از منابع دارد. همچنین شاملبسته به اینکه مدیر چقدر اجرای هر مرحله را به خوبی برنامه ریزی کرده است و همچنین اینکه آیا کارکنان شرکت کننده در تیم پروژه به برنامه تعیین شده پایبند هستند یا خیر. اگر اجرای یک مرحله یا کار خاص به طور کلی به دلیل نیاز، مثلاً به منابع انسانی یا زمانی نسبت به آنچه که در ابتدا تعیین شده بود، به تعویق بیفتد، این امر به نوعی بر بودجه تأثیر نامطلوب می گذارد، یعنی به شکل یک افزایش در هزینه انجام کار پروژه.

قوانین مشابه، حداقل در شرایط ایده آل، باید توسط مدیران تمام بخش های شرکت که بودجه خاص خود را دارند، استفاده کنند. شایان ذکر است که هر یک از آنها مسئول تجاوز نکردن از سطح بودجه و بر این اساس، بیش از حد هزینه هستند. با این حال، در عمل، تنها تعداد کمی از شرکت ها به شدت از این قانون پیروی می کنند. از سوی دیگر، تنها تعداد کمی از شرکت‌ها به مدیران بخش اجازه می‌دهند تا سطح بودجه‌ای را که واقعاً برای اجرای پروژه در بخش مورد نیاز است، تعیین کنند.

مناقصات، مذاکرات و توافقات

در مرحله بعد، توصیه می شود مرحله اوج پروژه را در نظر بگیرید: سازماندهی مناقصات، سایت های ویژه و همچنین انعقاد قراردادهای همکاری و مشارکت.

در مناقصه باید مناقصه رقابتی درک شود که طی آن انتخاب تامین کنندگان محصولات و خدمات قابل فروش اجرا می شود. مشتریان شهرداری و ایالتی فعالیت های خود را در چارچوب 44-FZ "در سیستم قرارداد در این زمینه انجام می دهند.خرید کالاها، کارها، خدمات برای تضمین دولت. و نیازهای شهرداری."

شرکت‌های دولتی، سازمان‌هایی که فعالیت‌های تنظیم‌شده را اجرا می‌کنند، انحصارات طبیعی طبق قانون 223-FZ "در مورد تهیه کالاها، کارها، خدمات توسط انواع خاصی از اشخاص حقوقی" کار می‌کنند. اشخاص» (به عنوان مثال، مناقصات ساخت و ساز).

مکانهای ویژه

ساختارهای تجاری در چارچوب قانون مدنی فعلی در قلمرو فدراسیون روسیه عمل می کنند. آنها اطلاعات برنامه های خود را در سایت های مناقصه قرار می دهند. هم اشخاص حقیقی و هم اشخاص حقوقی که به طور کامل با الزامات مشتری و قوانین روسیه مطابقت دارند، حق دارند در تدارکات شرکت کنند.

مناقصه های مختلفی وجود دارد: باز (یعنی برای همه شرکت کنندگان)، به عنوان مثال، مناقصه آزاد، درخواست قیمت، حراج الکترونیکی، درخواست پیشنهادات. بسته شده (یعنی برای تعداد محدودی از افراد)، به عنوان مثال، حراج ها و مسابقات محدود. خرید را می توان هم به صورت الکترونیکی و هم به صورت کاغذی انجام داد.

باید در نظر داشت که چنین رویدادی مستلزم آمادگی جدی به ویژه حقوقی، مالی و فنی است. این امر برای اطمینان از اعمال و اجرای قرارداد ضروری است. بنابراین، مدیران باید در ابتدا کارکنان خود را برای کار تیمی تنظیم کنند، زیرا نتیجه نهایی به انسجام عملیات انجام شده توسط کارکنان بستگی دارد.

مراحل اصلی اجرای مناقصه

به طور شماتیک، مشارکت در چنین رویدادهایی را می توان به شرح زیر نشان داد: تجزیه و تحلیل بازار → انتخاب و دریافت بیشترامضای الکترونیکی → ثبت نام → جستجوی سایت مناقصه → تهیه امنیت مالی → افتتاح حساب ویژه (این برای شرکت کنندگان در تدارکات مطابق با 44-FZ ضروری است) → تهیه و ارسال بعدی درخواست برای شرکت در تدارکات → مشارکت مستقیم در مناقصه مرحله آخر، البته، گرفتن نتیجه است.

بیایید مرحله اصلی لیست ارائه شده را در نظر بگیریم: شرکت، به عنوان مثال، در یک مناقصه ساخت و ساز. این یک حراج الکترونیکی تحت 44-FZ خواهد بود. در یک زمان از پیش تعیین شده، مشتری شروع به بررسی برنامه های شرکت کنندگان می کند. زمانی که درخواست شما واجد شرایط شرکت در مزایده تلقی می شود، باید حداقل سطح قیمتی را که برای عرضه یک محصول ساختمانی یا ارائه خدمات مرتبط آماده هستید، محاسبه کنید، کار را تحت این مناقصه سازماندهی کنید.

حراج الکترونیکی در زمان واقعی انجام می شود. بنابراین، ظرف ده دقیقه پس از ارسال آخرین پیشنهاد برای قیمت، شرکت کننده حق دارد پیشنهاد خود را به صورت آنلاین در "مرحله حراج" ارائه دهد: از 0.5 تا 5٪ NMCC. به عبارت دیگر، گامی که در یک زمان قابل انجام است، نباید از 5% حداکثر قیمت اولیه قرارداد مشارکت (همکاری) مندرج در اطلاعیه تجاوز کند.

طبق نتایج مزایده، پروتکل تنظیم می شود. پس از پایان یافته شدن مزایده، مرحله بررسی قسمت های اضافی درخواست ها آغاز می شود.

نتیجه گیری

بنابراین، ما مقوله بودجه بندی را در نظر گرفته ایم:هدف و انواع بودجه، مراحل پروژه. علاوه بر این، ما مرحله اصلی را با جزئیات بیشتری تجزیه و تحلیل کردیم. شایان ذکر است که حتی یک مبتدی نیز می تواند برنده مناقصه شود. چگونه آن را عملی کنیم؟

تجارت الکترونیکی شامل حضور مشتریان، یعنی پول است. با این حال، مناقصه روابط غیر رسمی را حذف می کند. هیچ راهی برای رسیدن به توافق وجود ندارد. عدم رعایت شرایط مندرج در قرارداد می تواند منجر به از بین رفتن توافق، از بین رفتن وجه و از دست رفتن فرصت شرکت در سایر مزایده ها به دلیل رد صلاحیت شود. مبتدیان اغلب این قوانین را به دلیل بی توجهی پیش پا افتاده می شکنند.

اول از همه، باید مناقصه هایی را که حاوی قوانین سختگیرانه نیستند، به دست آورید. مثلا در حراج یک طرح تجاری. فقط پس از آن توصیه می شود به مناقصه های جدی بروید که توسط قانون تدارکات مطابق با 44-FZ و 223-FZ تنظیم می شود. شرط اصلی پیروزی چیزی بیش از ذهن آگاهی نیست. اول از همه، باید به کیفیت کار فکر کنید، نه به میزان توافق.

تصور کنید که هنوز برنده هستید. شما یک قرارداد در دستان خود دارید. آیا شرکت قادر به یافتن ظرفیت ها و نیروهای اضافی برای تحقق آن بدون مشکل خواهد بود؟ و اگر نه، چقدر پول برای استخدام کارگر یا اجاره تجهیزات لازم است؟ آیا معامله همچنان سودآور خواهد بود؟

لازم به یادآوری است که از جمله اشتباهات مناقصه گران، موارد کلیدی مانند نقض مهلت، مطالعه بی دقتی اسناد، تلاش برای شرکت در بسیاری از مناقصات به طور همزمان، نقص در طرح فنی،معامله با ضرر همه اینها می تواند منجر به عواقب نامطلوب شود. به همین دلیل است که لازم است از قبل از تمام کاستی های ذکر شده جلوگیری شود.