هدف اصلی بودجه بندی. مفهوم، ماهیت فرآیند و وظایف بودجه ریزی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هدف اصلی از بودجه بندی چیست؟ چرا این روند در حال انجام است؟ چرا مورد نیاز است؟ چه وظایفی در حال انجام است؟ ماهیت این فرآیند چیست؟ ساختار کلی سیستم چگونه است؟ به این سوالات و همچنین تعدادی سوال دیگر در چارچوب مقاله پاسخ داده خواهد شد.

مقدمه

بودجه ابزاری برای تغییر فعالیت های شرکت است. این فرآیند چیست؟ وی مدیریت وضعیت مالی و اقتصادی و فعالیت های بنگاه را بر عهده دارد. این کار از طریق سیستم مدیریت بودجه که به اختصار SBU نامیده می شود انجام می شود. اهمیت آن اغلب دست کم گرفته می شود. و بیهوده اما بیایید به این موضوع برگردیم. با آماده سازی دقیق، اهداف بودجه بندی محقق می شود. مراحل توسعه بودجه شامل برنامه ریزی، حسابداری، تجزیه و تحلیل و کنترل وضعیت شرکت است. هدف اصلی تأثیر، فعالیت مداوم است. به لطف بودجه بندی، ویژگی های اصلی آن در حال تغییر است. به عنوان مثال، تفویض مسئولیت برای پردازش موضوعات در یک شرکت معمولی است.

اهداف و مقاصد

بودجه گیری باید برای افزایش کارایی بازتولید گسترده سرمایه در شرکت کار کند. ساختار تجاری به عنوان هدف فرآیند در نظر گرفته می شود. این هدف اصلی است. بودجه ریزی فرآیند پیچیده ای است که برای انجام موفقیت آمیز به تعدادی کار نیاز دارد. اینها عبارتند از:

1. تعریف اشیا و موضوعات.
2. توسعه طبقه بندی کننده مقالات، رابطه آنها با عوامل بازتولید سرمایه، تفکیک به مستقیم/سربار و ثابت/متغیر.
3. تعیین ساختار مالی (در صورت لزوم همراه با پروژه و فرآیند).
4. تدوین مقررات برای تصویب و پرداخت های نقدی بعدی.
5. شناسایی عوامل بازتولید سرمایه و برقراری ارتباط آنها با اجزای بودجه.
6. توسعه طبقه بندی مقالات بر اساس ترازنامه.
7. توسعه سیاست های حسابداری مدیریت.
8. توسعه مقررات مؤثر بر ایجاد، کنترل، تعدیل و تجزیه و تحلیل بودجه سازمانی در طول برنامه ریزی سالانه، سه ماهه، ماهانه و هفتگی.
9. اتوماسیون SBU.
10. توسعه اشکال بودجه برای اشیا.

در نتیجه، آماده سازی تراز اولیه و راه اندازی بعدی SBU در ادامه می آید.

لحظات سازمانی

دستیابی به هدف فرآیند بودجه ریزی در صورت عدم نظم دشوار است. سازمان در دستیابی به شرایط لازم کمک زیادی می کند. پس به طور خلاصهمراحل زیر باید برجسته شوند:

1. صحنه‌سازی. مفاد سیستم مدیریت بودجه در حال توسعه است.
2. مقدمه. فعالیت شرکت از طریق اجرای مفاد قبلاً توسعه یافته SBU در حال تغییر است. در عین حال، لازم است بین اجرای دستورالعمل رسمی و ایجاد عملی تمایز قائل شد، زمانی که سیستم به عنصر جدایی ناپذیر فرآیند فعالیت کارکنان تبدیل شود.
3. اتوماسیون. این مرحله به موازات اجرا انجام می شود. این نشان دهنده نصب، پیکربندی و شروع عملیات یک سیستم مدیریت بودجه خودکار است.

استفاده از بسته نرم افزار

در صورت استفاده از فناوری های جدید، دستیابی به هدف و اهداف بودجه بندی بسیار آسان تر است. بیایید نگاهی به آنچه محبوب ترین گزینه ها ارائه می دهند بیاندازیم:

1. برنامه 1C. وظیفه اصلی آنها اتوماسیون حسابداری است. اما از این مجموعه می توان در حل مشکلات مدیریت بودجه نیز استفاده کرد. اگرچه لازم به ذکر است که تنظیمات باید انجام شود تا بتوان از آن استفاده کرد، علاوه بر این، تفاوت های خاصی نسبت به حسابداری وجود دارد. اگر چه، صادقانه بگوییم، بهتر است پلت فرم 1C را به عنوان استانداردی برای اتوماسیون بودجه بندی بشناسیم.
2. برنامه های Intalev. پیشرفت های محبوبی که نه تنها با یک محصول خوب، بلکه با راهنماها و کتاب های روش شناختی به خوبی توسعه یافته که به شما امکان می دهد درک نظری از سیستم به دست آورید و پیکربندی آن را تسهیل کنید، جذب می شوند. علاوه بر این، می توانید از عناصر مرتبط با حسابداری مدیریت در بودجه ریزی در چارچوب استفاده کنیدیک مجتمع درست است، معایبی نیز وجود دارد. به عنوان مثال، هیچ روش استاندارد مناسبی برای وارد کردن داده ها وجود ندارد و هیچ زیرسیستم اقتصادی و ریاضی داخلی وجود ندارد. به عبارت دیگر، هیچ ابزاری برای بهینه سازی وجود ندارد.
3. متخصص مکعب. این برنامه گزینه های بسیار انعطاف پذیری را برای راه اندازی سیستم بودجه سازمان ارائه می دهد. نکته قابل توجه، روش مناسب برای وارد کردن داده ها از سیستم های حسابداری مختلف، در حالی که آنها را در لحظه تنظیم می کند، است. اگرچه هنوز هیچ زیر سیستمی برای مدل‌سازی اقتصادی و ریاضی وجود ندارد.
4. MS Excel. یک هدیه کلاسیک تقریباً در هر رایانه. با ظهور ابزارهای PowerView و PowerPivot در نسخه 2013، می توان از این برنامه برای اتوماسیون فراتر از سطح ابتدایی استفاده کرد.

گزینه های نرم افزاری دیگری وجود دارد که توسط سازمان ها استفاده می شود.

درباره مثالها

هدف از بودجه بندی افزایش کارایی است. چگونه خود را نشان می دهد؟ وضعیت یک موسسه بانکی را در نظر بگیرید. بودجه بندی در این مورد قبل از هر چیز می تواند با چرخه خاصی از بازتولید سرمایه مشخص شود. این وضعیت منجر به ظهور حوزه های فعالیتی می شود که از دیدگاه کلاسیک غیرمعمول هستند. در نتیجه، ارزش ایجاد می‌شود و دوباره در بانک توزیع می‌شود.

مدیریت ریسک نقش ویژه ای در انجام وظایف و دستیابی به اهداف دارد. بنابراین، بهینه سازی بانک باید نه تنها بودجه، بلکه لحظات بالقوه خطرناک در حال انجام را نیز در نظر بگیردفعالیت ها (عدم بازپرداخت وام ها). بودجه بندی نیز ارتباط تنگاتنگی با هزینه یابی دارد. از این گذشته ، این فرآیند به شما امکان می دهد بسته به تصمیمات سازمانی و فناوری اتخاذ شده ، هزینه یک محصول خاص را بدانید. هزینه یابی برای بخش های بودجه، پروژه ها، محصولات و فرآیندها مفید است. اما برنامه ریزی مالی را فراموش نکنید. همچنین مورد علاقه SBU است. سیستم مدیریت بودجه می تواند به عنوان یک ابزار برنامه ریزی مالی دیده شود.

اما نباید فکر کرد که این پایان کار است. مدیریت بودجه به خدمات برنامه ریزی مالی محدود نمی شود. این دقیقاً ابزاری است که با آن می توانید وضعیت را در آینده محاسبه کنید. در عین حال، اقدامات پیشنهادی نه چندان به امور مالی که مربوط به اقتصاد است. SBU ابزاری است که به شما امکان می دهد با تأثیرگذاری بر فعالیت های افرادی که در شرکت کار می کنند، برنامه های محاسبه شده را پیاده سازی کنید.

درباره ارتباط با سایر سیستم ها

اگر کار فقط با یک جهت جداگانه انجام شود، نمی توان در مورد اهداف بودجه بندی با موفقیت در یک شرکت صحبت کرد. به چه چیزی باید توجه کرد؟ ماهیت و اهداف بودجه ریزی مستلزم توجه ویژه به سیستم انگیزش و توسعه پرسنل است. رسیدن به مسئولیت مشارکت کنندگان در فرآیند ضروری است. بهترین راه برای انجام این کار از طریق سیستم انگیزش و توسعه کارکنان است.

دوم، باید به امکانات اتوماسیون توجه کرد. این به این دلیل است کهبودجه بندی کامل بسیار دست و پا گیر است. و اجرای آن بدون اتوماسیون به یک تجارت بسیار پرهزینه تبدیل خواهد شد.

سوم، باید به خاطر داشت که افزایش مسئولیت باید با تفویض اختیار همراه باشد. لازم است که کل سیستم به وضوح ترسیم شود و برای پیوند بین موقعیت ها و افراد مختلف تلاش شود. همه اینها باید در سیستم مدیریت فرآیند پیاده سازی شود. و چهارم، باید به خاطر داشت که شرکت فقط به ایجاد بودجه علاقه مند نیست. آنها نباید صرفاً برای بودن و به خاطر خودشان وجود داشته باشند. بودجه ها هدف خاصی دارند - بهینه سازی عملکرد. برای به دست آوردن اطلاعات مفید و نه صرفاً کاغذ شیفت، باید از داده های قابل اعتماد در مدل های اقتصادی و ریاضی استفاده کرد و سپس تصمیمات مدیریتی لازم را اتخاذ کرد.

همچنین باید به خاطر داشت که اگر وظایف عملیاتی - تاکتیکی با رهبری استراتژیک مرتبط باشد، اهداف سیستم بودجه بندی بهتر محقق می شود. اگر امکان تحقق یک رابطه نزدیک بین عناصر مختلف وجود داشته باشد، برای توسعه بهینه تنها یک مرحله باقی می ماند - ایجاد یک سیستم مدیریت توسعه سازمانی یکپارچه.

تغییر چگونه خود را نشان می دهد؟

SBU به طور فعال از مکانیسم تفویض مسئولیت و اختیار استفاده می کند. فقط این سوال پیش می آید - به چه کسی؟ نه تنها و حتی نه آنقدر به مدیریت عالی که به روسای ادارات و زیر مجموعه ها باید توجه شود. حتی کارگران فردی نیازی به دور زدن ندارندتوجه چگونه اجرا می شود؟ تغییرات سازمانی در سطح مدیریت اغلب در قالب پرداخت پاداش، مشارکت، مشارکت در مالکیت شرکت از طریق سهام / گزینه ها اجرا می شود. برای کارگران عادی، رویکرد متفاوت است. در این صورت توسعه و اجرای سیستم انگیزشی، صدور پاداش و در برخی موارد مشارکت در سود مورد انتظار است. SBU دستور العمل در لحظه امضای دستور مربوطه شروع به عمل می کند. اما آماده سازی، اتوماسیون و سایر لحظات اداری قبل از استفاده زمان زیادی می برد.

اجرای واقعی

فقط دانستن ماهیت، هدف و اهداف بودجه بندی کافی نیست. در واقع زمانی می توان در مورد اجرا صحبت کرد که این رویکرد وارد عمل زنده شود و فعالیت های روزانه سازمان را تحت تاثیر قرار دهد. این امر با تغییر فرهنگ کار و مدیریت سازمان امکان پذیر است. در واقع عناصر خودگردانی در حال معرفی هستند. به همین دلیل است که تفویض اختیار و مسئولیت ضروری است.

بیایید به مثال خدمات مالی نگاه کنیم. برنامه ریزی دستوری را انجام داد و وظایف بسیاری را انجام داد. اما با رشد شرکت و حجم کار، تصمیم گرفته شد که به سمت مدیریت بودجه برویم. در این صورت کارکردهای هماهنگی، تلفیق، آموزش، تحلیل و کنترل شاخص ها بر عهده خدمات مالی است. اما برنامه ریزی بر عهده کارمندان است. در عین حال، اصول کار افراد در شرکت در حال تغییر است. مسئولیت افقی تقویت خواهد شد، روابط بین کارکنان به دلیل نیاز بهبود خواهد یافتتعامل و هماهنگی متقابل.

پیاده سازی واقعی شامل برنامه ریزی گام به گام است که از مالک شروع می شود. آنها مدیریت ارشد را به چالش می کشند. سپس نوبت به مراکز مسئولیت فرآیند (فروش، تولید، تبلیغات و …) می رسد. این امر فرصت هایی را برای تجلی ابتکار هم از سوی مدیران و هم از سوی کارکنان ایجاد می کند. لازم به ذکر است که اجرای واقعی معمولا چندین ماه و شاید حتی یک سال به تاخیر می افتد.

ایرادات در این مورد چیست؟

افسوس، شما نمی توانید بدون منفی نگری انجام دهید. جالب اینجاست که نقاط قوت در عین حال یک آسیب پذیری هستند. بنابراین، تفویض مسئولیت برای SBU معمول است. این امر مستلزم وجود صلاحیت و اختیار لازم است. و به همین دلیل، اغلب مشکلات ایجاد می شود. از این گذشته ، هنگام تفویض اختیار با کمک دستور ، انتقال یا صلاحیت شخصی غیرممکن است. این مال از این طریق به دست نمی آید یا از بین نمی رود. یا موضوع صلاحیت دارد یا ندارد.

اگر فرصت هایی را به فردی بدهید که مسئولیت ها را انجام نمی دهد، این امر بر نتایج فعالیت ها تأثیر منفی می گذارد. شخصی که مسئولیت ها به او محول می شود باید صلاحیت داشته باشد. این به معنای وجود سواد اقتصادی، ابتکار، مسئولیت است. اگر حداقل یکی از مؤلفه های ذکر شده از دست رفته باشد، ارائه فرصت های اضافی به موضوع در چارچوب سیستم مدیریت بودجه منطقی نیست. به همین دلیل، غیر معمول نیست که SBU به طور کامل یا بدون حداکثر ممکن اجرا نشودکارایی.

در پایان

بنابراین مفهوم، اهداف و اهداف بودجه ریزی در نظر گرفته می شود. و در نهایت، می توانید انواع دستکاری هایی را که می توان با او انجام داد لمس کنید. اولین مورد بازنگری بودجه است. اغلب انجام کاری از ابتدا آسان تر از تغییر تحولات موجود است. این به طور کامل در مورد SBU صدق می کند. اما اینها شدیدترین اقدامات هستند. بودجه بندی بهتر مطلوب تر است. این به تغییراتی اشاره دارد که برای افزایش قابلیت های SBU ضروری است. بهبود با حذف کاستی ها و اشتباهاتی مشخص می شود که قبلاً هنگام ایجاد سازمان انجام شده است. همچنین ممکن است عملکردهای جدیدی معرفی شود که نیاز به آنها به دلیل تغییر خاصی در فعالیت شرکت ایجاد می شود. بهبودها همچنین شامل به روز رسانی نرم افزار هستند. به طور کلی، جنبه های کاملاً جدیدی در حال معرفی هستند. اما خود SBU در حال طراحی مجدد نیست. و آخرین نوسازی بودجه ریزی است. این کار برای افزایش قابلیت های سیستم انجام می شود. در مجموع، به نظر یک پیشرفت است. فقط زمانی که تغییرات ایجاد می شود، جنبه های کاملا جدید ظاهر نمی شوند.