درخت اهداف سازمان: تشکیل، طرح

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

امروز یک ابزار برنامه ریزی به نام درخت هدف وجود دارد. مثال‌ها و راه‌های ایجاد آن برای یک سازمان در این مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

هر فعالیتی با برنامه ریزی شروع می شود. برای انجام کاری، ابتدا باید یک مدل اقدام خاص داشته باشید.

برنامه ریزی شایسته برای فعالیت های سازمان بیش از نیمی از موفقیت کل کسب و کار است.

مفهوم کلی اصطلاح

تقریبا همه می توانند این مفهوم را توضیح دهند. هدف، نتیجه مطلوبی است که سازمان برنامه ریزی می کند تا در جریان فعالیت های خود به آن دست یابد. هر شرکتی که می خواهد در تجارت موفق باشد باید برای رسیدن به آن تلاش کند. هدف تعیین شده نه تنها به عنوان معیاری برای فعالیت سازمان عمل می کند، بلکه برای تعیین استانداردهای آن و ارزیابی عملکرد نیز استفاده می شود.

اغلب تعیین اهداف برای دستیابی به آنچه در نظر گرفته شده است مبتنی بر فرضیات در مورد توسعه احتمالی آینده است، بنابراین واقعیت اجرا و کفایت آنها بر اساس دقت است.فرضیه ها.

اهداف مهلت دارند. هرچه بزرگتر باشد، عدم اطمینان از آینده احتمالی بیشتر می شود. بر این اساس، اهداف با دوره از پیش تعیین شده طولانی تر به شکل کلی تری تعیین می شوند.

کلی ترین عبارتی که ظهور و فعالیت یک سازمان را توجیه می کند، مأموریت نامیده می شود.

استراتژی چیست

شرکت های موفق تاکید زیادی بر استراتژی دارند. این یک طرح جامع برای اجرای وظایف خاصی است که اهمیت آنها را برای سازمان تعیین می کند.

به عبارت دیگر، یک استراتژی زنجیره ای از اهداف است که منجر به یک نتیجه برنامه ریزی شده مشخص از رویدادها می شود.

ماموریت چیست

این اصطلاح در زمینه های مختلف - پزشکی، مذهبی و غیره استفاده می شود. مأموریت سازمان توجیه فلسفی فعالیت های شرکت، مؤلفه ایدئولوژیک آن، آرمانی است که شرکت باید در طول حیات خود به آن بکوشد.

اجزای اصلی مأموریت سازمان:

• مشتری متمرکز.
• صداقت. مأموریت باید صادقانه بیان شود، هیچ گونه تفسیر مبهم نداشته باشد، و همچنین با وضعیت واقعی امور مطابقت داشته باشد.
• بی نظیر بودن. ماموریت باید چیزی باشد که شرکت شما را منحصر به فرد کند و آن را از رقبا متمایز کند.

اگر ماموریت یک دستورالعمل کلی برای همه فعالیت های سازمان تعیین کند، آنگاه هدف جهانی تر و خاص تر است.

اصول فرمولاسیون

هنگام تنظیم یک هدف، رعایت اصول زیر مهم است:

• خاص.باید اهداف را تا حد امکان واضح و دقیق تنظیم کرد تا همه بفهمند که چه چیزی در خطر است.
• قابلیت اندازه گیری. این فرصتی است برای تعیین کمیت اینکه آیا یک نتیجه به دست آمده است یا خیر. این کار با مقایسه آن با هدف قبلی انجام می شود. می‌توانید آن را با معیارهایی مانند تعداد نظرات مثبت، نسبت، دفعات اتفاقات، زمان، میانگین‌ها و غیره اندازه‌گیری کنید.
• قابل دسترس. هدف باید مطابق با قابلیت های فعلی شرکت باشد.
• اهمیت. هدف نباید با مأموریت و همچنین سایر آرزوهای سازمان مغایرت داشته باشد.

اصول مدیریت یک سازمان

مدیریت بر اساس اصول زیر استوار است:

• توسعه اهداف تا سطح هر یک از کارکنان. در عین حال، برنامه های کارکنان و سازمان ها نباید با یکدیگر مغایرت داشته باشند.
• همگام سازی و تنظیم اهداف کارکنان در مراحل میانی ارزیابی.
• تعامل بین مدیر و کارمند در تدوین اهداف، هماهنگی آنها.
• ارزیابی عملکرد منظم و بازخورد کارکنان انجام دهید.

روشهای تعیین اهداف در سازمان

برنامه ریزی در هر شرکتی می تواند متمرکز و غیرمتمرکز باشد.

• برنامه ریزی غیرمتمرکز عبارت است از تعیین اهداف توسط هر واحد ساختاری شرکت به طور جداگانه.
• برنامه ریزی متمرکز فعالیت ها در یک سازمان مستلزم وجود یک مرجع مرکزی یایک شرکت مادر که به طور دستوری اهدافی را برای شرکت های زیرمجموعه خود تعیین می کند. تمام منابع با هدف حل وظایف تعیین شده نیز به صورت متمرکز توزیع می شوند.

انواع اهداف

آنها را می توان به طور مشروط به دو دسته استراتژیک و تاکتیکی تقسیم کرد.

• استراتژیک - اینها مواردی هستند که دستیابی به آنها سازمان را به سطح مالی یا ساختاری جدیدی می رساند. نمونه های کلاسیک اهداف استراتژیک عبارتند از: نوآوری و برنامه ریزی اقدام، تصاحب سهم بازار معین. با این حال، هر سازمانی استراتژی خاص خود را دارد.
• تاکتیکی - اینها مراحل خاصی از دستیابی به مراحل استراتژیک را منعکس می کنند. آنها عملیاتی هستند (اهداف برای یک دوره زمانی معین، سه ماهه، سال، و غیره).

همچنین، همه اهداف را می توان به ساده و پیچیده تقسیم کرد. موارد ساده در یک مرحله انجام می شود. موارد پیچیده شامل طیف وسیعی از فعالیت ها برای اجرای آنها هستند. بسته به پیچیدگی و تمرکز وظایف، سلسله مراتبی از اهداف ساخته می شود.

همچنین کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت هستند. بستگی به مهلت اعلام شده دارد.

• کوتاه مدت - اینها اهدافی هستند که در یک دوره حداکثر یک ساله تکمیل می شوند. آنها به حداکثر ویژگی و وضوح عبارت نیاز دارند.
• میان مدت - اینها اهدافی هستند که اجرای آنها از یک تا پنج سال برنامه ریزی شده است.
• بلند مدت - که اجرای آن به بیش از پنج سال نیاز دارد.

همچنین می توانند باشند:

• عملیاتی - به طور منظم در مدت طولانی انجام می شودزمان.
• طراحی - یکبار اجرا شد.

به منظور ساخت صحیح ساختار و سلسله مراتب اهداف، بسته به فوریت و اهمیت آنها برای شرکت، اغلب از روش درخت هدف استفاده می شود. این رویکرد یکی از مؤثرترین ابزارها برای برنامه ریزی وظایف است.

درخت هدف چیست

این اصطلاح نه چندان دور ظاهر شد، بنابراین همه با ماهیت آن آشنا نیستند. درخت هدف یک سازمان یک ساختار سلسله مراتبی از تمام اهداف سازمان است که به صورت نمودار یا جدول نمایش داده می شود.

برای اجرای برنامه های استراتژیک شرکت می توان از اهداف عملیاتی و پروژه ای در سطوح مختلف استفاده کرد.

روش درخت هدف شامل تقسیم وظایف استراتژیک سازمان به کارهای ساده تر است، به طوری که وظیفه پایین تر، در حال اجرا، به ابزاری برای اجرای وظیفه بالاتر تبدیل می شود. در عین حال، هر کار مهم به چند کار ساده‌تر تقسیم می‌شود تا به حداکثر ساده‌سازی ساختار دست یابد.

چگونه یک درخت هدف بسازیم

بیایید الگوریتم تشکیل درخت هدف سازمان را با جزئیات بیشتری در نظر بگیریم.

• ابتدا هدف استراتژیک اصلی سازمان تعیین می شود. این در یک یا دو جمله تنظیم شده است و باید توضیح دهد که در پایان چه اتفاقی باید بیفتد.
• سپس، هدف تجزیه می شود - به کارهای ساده تری تقسیم می شود که اجرای آنها با هم به دستیابی به آن منجر می شود. این فرآیند بایدشرایط زیر را برآورده کنید:

-تقسیم باید کامل باشد، هیچ جزء نباید از دست برود؛

-تقسیم باید انحصاری باشد. هیچ کار ساده ای نمی تواند شامل کار دیگری باشد؛

-تقسیم باید مبنای مشترکی برای همه مسائل ساده داشته باشد.

-تقسیم باید یکنواخت باشد. هر سطح باید از وظایفی با همان مقیاس و اهمیت تشکیل شده باشد.

• محدودیت های قابل اعمال برای هر سازمان خاص تشکیل شده است.
• تجزیه و تحلیل گزینه ها برای هر کار. هر یک از آنها را می توان به روش های مختلف انجام داد. تمام گزینه های پیاده سازی ممکن تجزیه و تحلیل می شوند و بهینه ترین آنها انتخاب می شوند.
• بعد، وظایف و عملکردها برای کارمندان و بخش ها ساخته می شود.

نمودار درخت هدف

همانطور که می دانید، اطلاعات همیشه به صورت بصری بهتر درک می شوند. بنابراین درخت هدف سازمان در قالب یک جدول یا نمودار لایه ای به تصویر کشیده می شود که در آن سطح بالای هدف اصلی سازمان است.

سطح فرعی بعدی آن اهدافی خواهد بود که اجرای آنها منجر به دستیابی به هدف اصلی می شود.

در پی اهدافی است که منجر به اجرای آنهایی در سطح بالاتر می شود. هر یک از آنها تا زمانی که منطقی باشد در معرض تجزیه هستند. تعداد سطوح در درخت هدف به پیچیدگی و اندازه سازمان بستگی دارد.

هرچه سازمان بزرگتر باشد، ساختار آن پیچیده تر باشد، سطوح تجزیه بیشتری در درخت وجود خواهد داشت. بنابراین سلسله مراتب اهداف سازمان ارتباط مستقیمی با ساختار آن دارد وویژگی ها.

برای وضوح، کل نمودار باید در یک صفحه نشان داده شود.

هنگام خواندن نمودار، باید روشن باشد که چگونه می توان به هر یک از اهداف ارائه شده، اعم از اصلی و ساده دست یافت.

وضوح درک چگونگی دستیابی به اهداف تعیین شده، معیاری برای ارزیابی درخت از نظر مناسب بودن آن برای کار بیشتر است.

توابع درخت هدف

یک طرح دقیق و نمایش داده شده بصری از همه اهداف نه تنها برای شرکت های بزرگی که در آن بخش ها، کارمندان و وظایف زیادی وجود دارد، ضروری است.

درخت هدف سازمان هر فعالیتی را ساده می کند، به عنوان یک راهنما در همه انتخاب های ممکن عمل می کند، و باعث می شود همه عناصر لازم برای انجام کسب و کار را در نظر داشته باشید.

درخت اهداف در نمونه هتل

مأموریت این موسسه ارائه اقامتگاه با کیفیت برای مهمانان شهر در فضایی دنج، آسایش و راحتی است.

همه هتل ها برای به حداکثر رساندن سود تلاش می کنند.

درخت هدف یک هتل کوچک را می توان به شرح زیر ساخت:

سطح هدف	شرح
هدف اصلی	کسب بالاترین سود ممکن
اهداف اصلی	بهبود کیفیت خدمات				گسترش دامنه خدمات ممکن			معرفی تبلیغات و بازاریابی
اهداف فرعی سطح اول	بهبود کیفیت فرآیند تولید		بهبود تعامل با کارکنان		خدماتکنفرانس ها و ضیافت ها		ارائه خدمات پذیرایی	تبلیغات و جذب مشتریان جدید		افزایش وفاداری مشتری
هدف فرعی سطح دوم	خرید تجهیزات جدید برای خانه داری کارآمدتر	ایجاد CRM - سیستم هایی برای رزرو سریع و خدمات	آموزش کارکنان	سیستم جدید انگیزش کارکنان	تخصیص و بازسازی سالن اجتماعات	ایجاد اتاق کنفرانس	کافه یا رستوران در سایت	تبلیغات اینترنتی	توزیع پیشنهادات تجاری برای سفرهای کاری کارکنان به سازمانها	کارت های باشگاه برای مشتریان عادی با پاداش و تخفیف

همزمان، فهرستی از وظایف و منابع برای اجرای آنها برای هر هدف از سطح دوم تهیه می شود.

به عنوان مثال، برای اختصاص یک اتاق جلسه و تعمیر آن، لیست وظایف زیر ایجاد می شود:

شرط - باید یک اتاق رایگان در محوطه هتل وجود داشته باشد یا فرصتی برای آزاد کردن و تبدیل یکی از اتاق ها وجود داشته باشد. در عین حال، چنین نوآوری باید از نظر مالی امکان پذیر باشد. بنابراین، وظایف به این صورت خواهد بود:

1. سود احتمالی از داشتن یک اتاق جلسه را محاسبه کنید.
2. محاسبه هزینه تعمیرات.
3. موافقت با تیم تعمیر و تعیین بازه زمانی مورد نیاز.
4. مذاکرات برای مشتریان ترتیب دهید.

هدف یک رستوران یا کافه در قلمرو هتل کمتر مشخص است، باید بیشتر به این موارد تقسیم شود.سطوح متعدد چرا ما این کار را نکردیم؟

واقعیت این است که افتتاح یک واحد پذیرایی کار بسیار دشواری است. عملاً با افتتاح یک تجارت دیگر مرتبط است. بنابراین، ابتدا تمام راه های ممکن برای تحقق این هدف نوشته شده است. معمولاً دو گزینه دارد:

• دعوت به همکاری با شریک رستوران.
• افتتاح رستوران توسط موسسان هتل.

بر اساس نسبت مزایا و خطرات، یک مسیر انتخاب می شود. بر اساس آن، درخت جدیدی از اهداف برای افتتاح یک رستوران در قلمرو هتل ترسیم می شود.