کنترل عملیات نقدی بانک. مروری بر سیستم های کنترل تراکنش های نقدی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

صندوق یک بخش مالیاتی و حسابداری بزرگ است که توسط بسیاری از مقررات و مجموعه های گسترده ای از قوانین اداره می شود. کلیه سازمان ها و کارآفرینان فردی که با استفاده از پول نقد با طرف مقابل تسویه حساب می کنند، ملزم به رعایت آنها هستند. از آنجایی که اغلب در این حوزه از حسابداری با انواع کلاهبرداری مواجه می‌شود، هر سال کنترل تراکنش‌های نقدی پیچیده‌تر، سخت‌تر و مدرن‌تر می‌شود. این مقاله نقش صندوق نقدی در شرکت، قوانین رفتار، و همچنین روش‌ها و سیستم‌های کنترل عملیات را مورد بحث قرار می‌دهد.

نقش صندوق در سازمان ها و بانک ها

صندوق شرکت برای سازمانهایی که وجه نقد را به صورت نقدی می پذیرند و صادر می کنند ضروری است. هدف از این عملیات می تواند هر کدام باشد: صدور حقوق به کارکنان، هزینه های سفر، هزینه های اداری، دریافت وجه از مشتریان، تسویه حساب با تامین کنندگان. تمام این اقدامات باید از طریق صندوقدار انجام شود. کنترل تراکنش های نقدی به خدمات مالیاتی سپرده شده است.

زمانی که در روال معمول هستیددر دیالوگ از کلمه صندوق نقدی استفاده می شود، خود صندوق جلوی چشمان شما ظاهر می شود. در واقع در سازمان ها فقط تجهیزات کنترلی و محاسباتی نیست. میز نقدی یک شخص حقیقی یا حقوقی یک سیستم کامل است که شامل محل کار صندوقدار مجهز، نرم افزار، خود دستگاه، در دسترس بودن گزارش، رعایت محدودیت و قوانین جمع آوری می باشد. متخصصی که در این زمینه کار می کند نیز باید به درستی صادر شود.

قوانین تجهیزات اتاق

کنترل تراکنش های نقدی با الزامات مربوط به محلی که خود صندوق در آن قرار دارد آغاز می شود. بدون تجهیزات و تجهیزات مناسب، طبق قوانین و مقررات بانک مرکزی، صندوق نباید کار کند. البته همه سازمان ها مقررات را رعایت نمی کنند. چنین رویکردی اولاً می تواند منجر به جریمه شود و ثانیاً برای پول و کارمندی که مسئولیت مالی آنها را بر عهده دارد خطرناک است. سازمان های بانکی باید تمام الزامات را بدون نقص رعایت کنند، در غیر این صورت ممکن است از مجوز محروم شوند. در زیر الزامات عمومی برای تجهیز صندوق پول آورده شده است:

• وجود تنها یک در که از داخل بسته می شود. قفل درب باید محکم باشد، در برخی موارد از پیچ و مهره آهنی و همچنین قفل قفل استفاده می شود تا شکستن درب از بیرون غیرممکن باشد.
• در اتاق پنجره ای برای تماس با مشتریان، دریافت و صدور وجوه وجود دارد. پنجره نیز باید محکم بسته شود و مجهز به لولا باشدقفل به هر حال، ابعاد در و پنجره به وضوح تنظیم شده است. اگر شرکت دارای واحد امنیتی باشد، انحراف از ابعاد تعیین شده مجاز است.
• اتاق باید مجهز به کابینت های فلزی باشد. آنها باید به سازه های نگهدارنده ساختمان متصل شوند تا نتوان آنها را همراه با جزئیات داخلی که به آنها پیچ می شود خارج کرد. در پایان روز کاری، کابینت ها قفل و مهر و موم می شوند.
• تهویه و پنجره ها باید به طور ایمن بسته شده و با میله های فلزی مجهز شوند.
• باید دو کپسول آتش نشانی در اتاق وجود داشته باشد.
• صندوق باید مجهز به زنگ هشدارهایی باشد که سیگنال هایی را از مدارهای امنیتی مختلف به ایستگاه پلیس محلی یا سازمان امنیتی ارسال می کند.

روش کار با صندوقدار

کنترل معاملات نقدی مستلزم نظم خاصی از کار است. پس از ورود به محل کار، وظیفه اصلی صندوقدار بررسی سلامت مهر و موم روی جعبه ها و گاوصندوق و همچنین بررسی اینکه آیا علائم شکستگی و ورود غیرمجاز به محل وجود دارد یا خیر است. اگر علائم هشدار دهنده ای پیدا نشد، می توانید دست به کار شوید. در صورت مشاهده علائم حضور شخص دیگری، لازم است بلافاصله با سازمان های اجرای قانون تماس بگیرید و قبل از ورود کارکنان، از مصونیت اسناد، تجهیزات و اثاثیه موجود در صندوق پول اطمینان حاصل کنید. بررسی موارد مفقود شده از صحنه تنها با حضور ماموران پلیس امکان پذیر است. با آنها محتویات گاوصندوق دوباره محاسبه می شود. پس از بازرسیدر محل، یک قانون در چهار نسخه تنظیم شده است: یکی برای افسران پلیس، دوم برای شرکت بیمه و سوم برای خود شرکت. در صورت وجود یک سازمان مادر، نسخه چهارم مورد نیاز است.

دسترسی به اتاقی که صندوق نقدی در آن قرار دارد باید فقط در اختیار صندوقدار باشد که طبق کلیه الزامات بانک مرکزی و TKRF صادر شده است و مقامات. مجموعه ای از کلیدهای در نظر گرفته شده برای مافوق باید مهر و موم شده و در مکانی امن نگهداری شود. در اتاق صندوقدار نباید وسایل شخصی صندوقدار وجود داشته باشد. فقط آنچه متعلق به سازمان اقتصادی است در آنجا قرار دارد.

همچنین برای مقدار وجه نقدی که می توان در صندوق نقدی سازمان نگهداری کرد الزاماتی وجود دارد. لازم است سقف وجوهی که در پایان روز کاری بیش از آن در صندوق وجود نداشته باشد، از قبل محاسبه و در قوانین مربوطه ثبت شود. برای حفظ حد ، عملیات ویژه ای انجام می شود - جمع آوری ، به این معنی که حمل و نقل تخصصی با محافظت قابل اعتماد وجوه را به بانک منتقل می کند. شعب کوچک بانک وجوه خود را به صندوق های اصلی و سازمان ها - به بانکی که با آن قرارداد خدمات و پشتیبانی دارند جمع آوری می کنند. سقف نقدی فقط در مدت سه روز که حقوق کارکنان سازمان صادر می شود قابل نقض است.

روش صدور وجه نقد از صندوق نقد

کنترل تراکنش‌های نقدی بانک و سازمان‌ها بر اساس مقررات روشنی مبنی بر رفع کلیه اقدامات بابه صورت نقدی. همه معاملات به درستی مستند شده و در انواع مختلف حسابداری تجاری منعکس شده است.

سیستم کنترل تراکنش‌های نقدی شامل انعکاس همه دستکاری‌ها با پول نقد با استفاده از دریافت‌ها و هزینه‌های نقدی، گزارش‌های پیش‌پرداخت، چک‌ها و اقدامات مربوط به وجوه مصرف‌شده صادر شده تحت گزارش است. کلیه معاملات در دفتر نقدی ثبت می شود. در پایان روز کاری، گزارشی همراه با فیش های مالی نهایی که از صندوق چاپ شده است، تهیه می شود.

کلیه عملیات صدور وجوه باید با دستورهای نقدی با امضای شخصی که برای او صادر شده است تأیید شود. در برنامه حسابداری، هدف از صدور در نظرات هدایت می شود. سپس پیش پرداخت ها و پرداخت های تحت گزارش باید با چک ها، اقدامات انجام شده یا خدمات دریافتی تأیید شود. صدور دستمزد نیز با حکم نقدی هزینه و همچنین برگه حقوق و دستمزد تأیید می شود.

کنترل تراکنش های نقدی و تسویه حساب، صدور وجوهی را که برای یک نفر در نظر گرفته شده است در مقابل امضای دیگری به طور قاطع ممنوع می کند.

قوانین صندوقدار

حسابداری و کنترل معاملات نقدی در درجه اول به متخصصی به نام "صندوق" واگذار می شود. در سازمان هایی با کارکنان کوچک، مقامات زیر ممکن است نقش او را ایفا کنند:

• حسابدار ارشد.
• حسابدار یک بخش خاص.
• هر کارمند با دانش خاص ومهارت ها.

شرط اجباری برای همه مقاماتی که وظایف صندوقدار (حتی پاره وقت) را انجام می دهند، توافق در مورد مسئولیت کامل است. اگر تصمیم گرفته می شود که یک مدیر یا یک حسابدار صندوقدار شود، باید همیشه همان شخص باشد. اگر به مرخصی استعلاجی یا مرخصی برود، کارمند دیگری که در دستور رئیس مشخص شده است جایگزین می شود و همچنین قرارداد مسئولیت جدیدی را امضا می کند. علاوه بر این، لازم است عمل پذیرش و انتقال دارایی های مادی تهیه شود. در روند آماده سازی آن، پول نقد شمارش می شود، وضعیت تجهیزات بررسی می شود، در دسترس بودن تمام اسناد در حضور کمیسیون است. این کمیسیون گروهی متشکل از حداقل سه نفر است. اغلب شامل حسابدار ارشد و مدیریت می شود. این قانون در سه نسخه تنظیم شده است.

هنگام ثبت نام صندوقدار، نمونه امضای وی به بانک خدمات سازمان یا دفتر مرکزی بانک ارسال می شود. این اوست که باید در تمام اسناد مربوط به کار صندوق پول باشد.

متقاضی متقاضی پست صندوقدار باید قبل از استخدام به دقت از نظر سابقه ناخوشایند در کار بررسی شود. مدارک و عکس وی به سازمان امنیت منتقل می شود یا اطلاعاتی از نهادهای انتظامی درخواست می شود. اکنون اینترنت دستیار خوبی برای کارفرما در این زمینه است. پایگاه‌های اطلاعاتی بسیاری وجود دارد که در آنها سازمان‌ها اطلاعاتی درباره کارکنان اخراج شده و مرتکب تخلف در محل کار به اشتراک می‌گذارند.

کار با صندوق فروش توصیه نمی شودبه افراد معتاد به الکل و مواد مخدر، محکومیت های قبلی، برهم زنندگان نظم عمومی و همچنین دارای بیماری های روانی مختلف اجازه دهید.

کنترل ثبت تراکنش های نقدی

اجرای صحیح و در دسترس بودن کلیه اسناد از الزامات ضروری بانک مرکزی، بانک خدمات‌دهنده، سازمان مالیاتی و سایر دستگاه‌های کنترلی است. کنترل مالی معاملات نقدی را می توان بدون برنامه ریزی، با اخطار، با توقیف اسناد و تجهیزات نقدی انجام داد. بسیاری از سازمان ها، به ویژه ساختارهای مالی، حسابرسی داخلی برنامه ریزی شده صندوق را انجام می دهند. در این صورت کمیسیونی متشکل از کارکنان ذیصلاح خود در این زمینه تشکیل می شود و یا یک شرکت حسابرسی ویژه استخدام می شود که کلیه بررسی ها را در سطح حرفه ای انجام می دهد و گزارش نقص، مغایرت معاملات نقدی و اسناد را صادر می کند.

بازرسی های میدانی و سایر انواع بازرسی ممکن است بر قراردادهای کاری، مسئولیت، اطلاعات شخصی کارکنان، وضعیت اسناد نقدی، صحت و منظم بودن نگهداری آنها، حافظه مالی صندوق، تجهیزات و تجهیزات شرکت تأثیر بگذارد. صندوق نقد، بازتاب معاملات، اعتبار آنها در حسابداری، حسابداری اقتصادی و مالیاتی.

تجهیزات صندوق پول

فهرست تجهیزات کنترل تراکنش های نقدی شامل یک صندوق فروش تخصصی است. شما نمی توانید این را در فروشگاه های سخت افزاری معمولی خریداری کنید. بر خلافاز چاپگر، فکس، ماشین محاسبه و سایر تجهیزات اداری، KKM فقط توسط سازمان هایی که مجوز ویژه برای این کار دریافت کرده اند قابل فروش است. به عنوان یک قاعده، همان سازمان ها به دستگاه های کنترلی و محاسباتی خدمات می دهند. هر صندوق باید در اداره مالیات ثبت شود. یک دستگاه حافظه مخصوص به طور مداوم تمام عملیات انجام شده توسط صندوقدار را با دستگاه ضبط می کند. علاوه بر این، این نشانه ها برای تطبیق با گزارش های ارائه شده شرکت به خدمات مالیاتی منتقل می شود. کلیه خرابی ها، تعمیرات، حذف های صندوق نیز باید به اداره مالیات اطلاع داده شود.

کلیه اشخاص حقوقی (موسسات) که وجه نقد از مشتریان می پذیرند موظف به کار با صندوق فروش هستند. فقط کارآفرینان فردی می توانند از استفاده از صندوق های نقدی معاف شوند. آنها حق دارند چک را به صورت دستی صادر کنند و اصالت آنها را با مهر خود تأیید کنند. اما این تخفیف برای همه کارآفرینان صدق نمی کند. برخی از فعالیت ها فقط به استفاده از صندوق پول نیاز دارند.

کنترل تراکنش های نقدی

علاوه بر بررسی توسط سرویس های خارجی، چک داخلی نیز لازم است. قوانین نگهداری از صندوق، برنامه بازرسی های برنامه ریزی شده زیر را پیش بینی می کند: قبل از ارائه گزارش سالانه، قبل از ارائه گزارش های فصلی، در مواردی که مسئول مالی که با این صندوق کار کار می کرد تغییر کند. کنترل صندوق و معاملات نقدی نیز انجام می شود، اگر کارمند مشکوک به عدم صداقت، حقایق سرقت یا کلاهبرداری فاش شد، مقدار وجه نقد با آنچه در اسناد منعکس شده مطابقت ندارد.

مدیریت برخی سازمان ها سیاست بازرسی های مکرر برنامه ریزی نشده را دارد تا کارمندان وسوسه سوء استفاده از موقعیت رسمی خود و تماس نزدیک با پول نقد نباشند. برای هر چک، کمیسیون ویژه ای تعیین می شود که هر بار متشکل از افراد مختلف که ارتباطی با تشکیل محتویات صندوق ندارند. ترکیب کمیسیون در عمل تأیید ثبت می شود. اغلب خود این فرآیند با ضبط ویدیو همراه است.

ویژگی های تراکنش های نقدی بانکی

سیستم کنترل تراکنش های نقدی بانک شامل پیکربندی پیچیده تری است. در شعب مؤسسات مالی، چندین سطح تأیید وجود دارد که توسط متخصصان مختلف انجام می شود. از آنجایی که پول بسیار بیشتری نسبت به سازمان های معمولی از بانک عبور می کند، پیچیدگی و افزایش الزامات سیستم کنترل کاملاً توجیه شده است. علیرغم اینکه هر ساله سعی می شود کلیه عملیات در بانک ها را خودکار کند، حداقل دو کارمند نیاز دارند که مسئولیت انجام صحیح عملیات را بر عهده دارند: یک صندوقدار-اپراتور و یک مدیر صندوقدار. اولی معاملات را در طول روز کاری انجام می دهد، دومی مبلغ پیش پرداخت را صادر می کند، موجودی ها را جمع آوری و شمارش می کند، اسناد نقدی را تکمیل می کند، وجوه مازاد بر سقف نقدی را جمع آوری می کند و کنترل روزانه را در سطح اولیه اعمال می کند.

کنترل نقدی و سایر سیستم های کنترل پرداخت

به طور فزاینده ای، کنترل بر انجام تراکنش های نقدی با استفاده از آخرین فناوری ها انجام می شود. هدف آنها ثبت اقدامات استصندوقدار، مشتری، و همچنین داده های حافظه مالی صندوق های فروش. این داده ها به شما امکان می دهد تا سوء رفتار، کلاهبرداری، سرقت و سایر کلاهبرداری ها را اثبات کنید. در دادگاه، این ضبط ویدئو مدرک غیرقابل انکار خواهد بود، زیرا دیگر امکان تغییر شهادت ترکیبی دو منبع وجود ندارد.

Cash Control یک سیستم کنترل صندوق نقدی است که از یک صندوق پول، دوربین‌های فیلمبرداری رنگی با وضوح بالا، یک سرور ویدیویی، برنامه‌ای که مطالب گرفته شده توسط دوربین را با خواندن متن صندوق‌فروشی هماهنگ می‌کند، تشکیل شده است. و همچنین یک محل کار از راه دور برای یک متخصص امنیتی. امروزه بسیاری از این سیستم ها در بازار وجود دارد. همه آنها بر اساس یک روش کار با تفاوت در عملکرد، هزینه، طراحی و روش های اتصال و تجزیه و تحلیل هستند. از جمله آنها می توان به سیستم های کنترل زیر اشاره کرد:

• DIT-POS - هزینه به تنظیمات سرور بستگی دارد، تا 16 صندوق را متصل می کند، اطلاعات ویدئویی و متنی را در یک مجتمع ذخیره می کند.
• بازرس POS - توسعه روسی، حدود 6000 روبل هزینه دارد، عملکرد جستجوی عملیات با پارامترهای دریافت را دارد.
• POS-intelect - همچنین یک توسعه روسی است، با قابلیت ادغام با سیستم های مختلف تجاری متمایز می شود، متن روی ویدیو نه تنها روی هم قرار می گیرد، بلکه به صورت برنامه نویسی یکپارچه می شود، جستجوی قطعات ویدیو به صورت خودکار انجام می شود.
• CHEKTV یکی دیگر از توسعه‌های روسی با قابلیت ادغام با صندوق‌ها و سیستم‌های معاملاتی، با سیستم جهانی ضبط ویدئو، یکپارچه‌سازی نرم‌افزار متن و ویدئو، با امکان سخت‌افزار است.تجزیه و تحلیل داده ها و جستجوی خودکار قطعات.