اتوماسیون کسب و کارهای کوچک: فرم ها، برنامه ها، ابزارها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

ابزارهای اتوماسیون مشاغل کوچک گردش کار شما را کارآمدتر می کند. پردازش اطلاعات با استفاده از ماشین ها و الگوریتم های خاص راه خوبی برای بهینه سازی هر روز کاری جدید است. بررسی برنامه‌های اتوماسیون کسب‌وکارهای کوچک به وضوح نشان می‌دهد که کاربرد آن‌ها ساده‌سازی کار بسیاری از کارگران را ممکن می‌سازد. در شرکت هایی که رویکردهای گردش کار پیشرفته را اتخاذ می کنند، فرم های دستی تقریباً به طور کامل حذف شده اند و در نتیجه کیفیت کار بهبود یافته است.

آیا به این نیاز دارم؟

ماهیت اتوماسیون مشاغل کوچک کاهش تعداد عملیات ضروری است. هر شرکتی در فرآیند کار، حجم عظیمی از اطلاعات را تولید می کند که باید پردازش، ذخیره و تجزیه و تحلیل شوند. با استفاده از روش‌ها و ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکارهای کوچک، می‌توانید احتمال خطا در گردش کار را کاهش دهید و همچنین کار را در زمینه هر فرد سازنده‌تر کنید.

اولین چیزی که تحت تأثیر معرفی روش‌های جدید قرار می‌گیرد، طول و پیچیدگی پردازش اسناد رسمی است. عامل انسانی که باعث بروز خطاهای متعدد در حین انجام چنین کاری می شود، به حداقل می رسد.اتوماسیون مشاغل کوچک به شما امکان می دهد شرکت را سودآورتر، مدرن تر و موفق تر کنید. بسیاری از کارشناسان مدرن توافق دارند که چنین اقداماتی برای بهبود کیفیت کار شرکت ضروری است و باید بدون شکست اجرا شود. اتوماسیون یک کسب و کار کوچک به نفع صاحب شرکت و کارمندانی که وظایفشان ساده می شود.

مشکلات موضوع

در حال حاضر، مشکلات خاصی در رابطه با موضوع مورد بررسی وجود دارد. به طور خاص، گردش کار فرض می کند که ویژگی های یک جریان داده منحصراً حجمی را در نظر می گیرد. حتی یک شرکت نسبتا کوچک در طول کار خود اطلاعات زیادی تولید می کند و مرکز اتوماسیون کسب و کارهای کوچک باید تمام این اطلاعات را بدون استثناء پردازش کند. در غیر این صورت، ایده اصلی استفاده از راه حل های نرم افزاری از بین می رود.

بازار مملو از پروژه های متعددی است که در صورت اجرا در یک شرکت امکان بهینه سازی گردش کار را فراهم می کند. به عنوان مثال، در نووسیبیرسک، اتوماسیون مشاغل کوچک توسط چندین شرکت رقیب ارائه می شود که محصولات حسابداری را ارائه می دهند. البته خوبه زیرا هر رقیب به ایجاد محصولی بهتر از سایرین علاقه مند است، اما حتی چنین اشباع بازار پاسخی جهانی برای همه سؤالات ارائه نمی دهد. عمدتاً برنامه‌های اتوماسیون کسب‌وکارهای کوچک بسیار تخصصی هستند و برای طراحی کامل تمام فرآیندهای یک شرکت، باید از چندین محصول به طور همزمان استفاده شود. و ناخوشایند است وبی اثر.

سوالات زیاد و پاسخ های کم تعداد

اتوماسیون فرآیندهای تجاری یک شرکت کوچک شامل حل مشکلات متعددی است. ارتباط آنها بسته به حوزه کاری سازمان، ویژگی های مدرن ترین فرآیندهای بازار متفاوت است. به ویژه، در حال حاضر، مشکلات مدیریت اسناد به منصه ظهور رسیده است. اشکال زدایی سیستم مستندسازی روابط هم با مشتریان و هم با شرکا ضروری است. در نگاه اول، به نظر می رسد که این کار نسبتاً ساده ای است، اما در واقع با دو مشکل عمده همراه است: اسناد همیشه سازگار نیستند و محتوای آنها باید از چشمان کنجکاو محافظت شود.

شرکت‌های مدرن مختلف راه‌حل‌های متفاوتی را برای این مشکل به مشتریان علاقه‌مند ارائه می‌دهند. همانطور که از بازخورد کارمندان مشاهده می شود ، مراکز اتوماسیون مشاغل کوچک در نووسیبیرسک (خدمات آنها در حال حاضر کاملاً مورد تقاضا هستند) به عنوان مثال فرصت های خوبی را تبلیغ می کنند ، اما نمی توان گفت که اینها پیشرفته ترین پیشنهادات در بازار هستند.. به طور کلی، اعتقاد بر این است که پیشرفته ترین برنامه ها توسط توسعه دهندگان منطقه پایتخت ارائه می شود، اما حتی در اینجا همه چیز چندان واضح نیست.

سیستم های ERP: چرا به آن نیاز است؟

در اکثر سازمان های مدرنی که وظیفه معرفی اشکال اتوماسیون حسابداری در مشاغل کوچک را بر عهده دارند، چنین اقداماتی به دلیل عوامل منفی است که باعث ایجاد ضرر در سازمان می شود. اینها شرایط زندگی هستند، از جمله نیاز به به روز نگه داشتن داده ها، که اغلب دشوار استاز ابزارهای تجاری قدیمی استفاده کنید.

اتوماسیون موثر همچنین به حل مشکل جرایم داخلی و خسارات، عدم تطابق اطلاعات کمک می کند. با استفاده از سیستم های نرم افزاری، می توان شکل گیری گزارش های لازم برای عملکرد صحیح سازمان را در واقعیت های مدرن ساده کرد.

نه کمتر، سیستم های اتوماسیون برای مشاغل کوچک (تجارت کالاهای صنعتی و سایر زمینه های تخصصی) تحت تأثیر عوامل خارجی اجرا می شوند. بازار به طور فعال در حال توسعه است، که منجر به افزایش حجم معاملات، افزایش تعداد فرآیندهای کاری و سرعت انجام آنها می شود. رقابت در بازار شما را مجبور به کاهش هزینه ها می کند. در چنین شرایط سختی، اشتباه کردن به یک امر تجملی تبدیل می شود. اگر به کارکنان خود نحوه استفاده از آنها را آموزش دهید، برنامه‌های اتوماسیون کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند به جلوگیری از آنها کمک کنند.

توسعه نیاز به تلاش دارد

نه چندان دور، فعالان بازار در کشور ما می توانستند روی یک پیشرفت نسبتاً آسان به سمت موفقیت حساب کنند. اما در حال حاضر رقابت در همه بخش ها آنقدر قابل توجه است که برداشتن گام های رو به جلو به شدت دشوار است. با افزایش رقابت، سودآوری بسیاری از سازمان ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. بسیاری با پایان دهه نود، زمانی که دوران بحران استفاده گسترده از برنامه‌ها را برای ساده‌سازی و بهبود گردش کار مجبور به استفاده از برنامه‌ها کرد، مشابهت می‌کنند. در همان زمان، پایه های بسیاری از مراکز اتوماسیون کسب و کار کوچک گذاشته شد. نووسیبیرسک، مسکو، سن پترزبورگ -شهرهایی که تا به امروز محصولات خود را از شرکت‌هایی ارائه می‌کنند که رهبران آنها در آن زمان دشوار پتانسیل کامل این منطقه را درک کرده‌اند.

امروزه، اتوماسیون برای هر شرکت مدرنی که علاقه مند به ساده کردن گردش کار خود است، ضروری است. فوری ترین مسائل مربوط به بهبود حل مشکلات در مدیریت سازمان ها است. کارآفرینان، با استفاده از امکانات اتوماسیون کسب و کارهای کوچک واقعی، امیدوارند که کارایی گردش کار شرکت را افزایش دهند یا حداقل سطوح فعلی را حفظ کنند.

موفقیت نیازمند دانش است

برای اینکه یک شرکت با اطمینان به سمت موفقیت حرکت کند، باید توسط یک رهبر ماهر هدایت شود که بتواند حتی در شرایط دشوار راهبری کند. از یک طرف، انجام این کار بدون داشتن یک سیستم حسابداری دقیق در اختیار شما بسیار دشوار است، اما در عین حال، باید بدانید که اتوماسیون واقعی یک کسب و کار کوچک همه مشکلات را حل نخواهد کرد. این برنامه به خودی خود مسیر توسعه شرکت را تعیین نمی کند. معرفی چنین سیستمی امکان برقراری ارتباط بین بخش های سازمان را فراهم می کند تا فرآیند تبادل داده ها با کیفیت بالا و رسمی شود که منجر به افزایش تقاضا برای چنین محصولاتی می شود. در عین حال، بسیار به حرفه ای بودن مدیر و کارکنان استخدام شده بستگی دارد. مهم نیست که سیستم حسابداری چقدر خوب است، فقط به عنوان یک ابزار کمکی عمل می کند.

کاربرد عملی یک سیستم حسابداری خودکار موثر به شفاف‌تر کردن کار شرکت کمک می‌کند و بقای خود را در بازار آسان‌تر می‌کند.و از سوء استفاده از قدرت جلوگیری می کند. بسیاری از کسب و کارها به عنوان گروهی از دوستان شروع به کار می کنند که در راه موفقیت با هم کار می کنند. اما تعامل با پول، تعدیل‌های خاص خود را در شرایط ایجاد می‌کند و لازم است یک سیستم تنظیم مدیریتی معرفی شود تا وظایف مدیریت بدون گره خوردن به شخصیت‌ها و دلسوزی‌ها، به نحو احسن حل شود. سازمان باید بر اساس اصولی ساخته شود که قابل پیش بینی باشد. برای پیاده سازی و پشتیبانی از آنها، ابزارهای اتوماسیون گردش کار به کمک می آیند.

مشکلات را قبل از وقوع حل کنید

برخی کسب و کارها از زاویه ای متفاوت به اتوماسیون می پردازند. از آنجایی که واقعیت های بازار مدرن به وضوح نشان می دهد که دیر یا زود لازم است یک سیستم حسابداری مستندات را در جریان کار معرفی کنیم، عملیات همچنان باید حتی قبل از باز کردن، سفارشی را برای توسعه یک سیستم اتوماسیون به یک شرکت تخصصی ارسال کند. هنگامی که یک شرکت مستقیماً شروع به کار می کند، در حال حاضر یک سیستم کاملاً ساختار یافته از اقدامات برای همه موارد دارد. و اسناد در برنامه ذخیره می شوند و بر اساس تاریخ و سایر جزئیات مهم مرتب می شوند. این سیستم همچنین می‌تواند عملیات حسابداری را خودکار کند.

این رویکرد محتاطانه به خوبی جواب داده است. اما فقط در موردی که حتی قبل از شروع کار، رهبران شرکت جدید می توانند به وضوح نحوه انجام فعالیت را بیان کنند، آنچه از سیستم اتوماسیون مورد نیاز است. بدون پیش نویس شرایط مرجع به درستی، حتی پیشرفته ترین برنامه نویسان با تجربه گسترده در ایجاد سیستم های خودکار بعید است قادر به ارائه محصولی باشند کهکه در کار سازمان مفید خواهد بود.

طرح ها و نتایج

مشکل‌گذاری، به‌ویژه وقتی صحبت از فعالیت کارآفرینانه می‌شود، همیشه با تدوین یک هدف نهایی همراه است که در شرایط فعلی می‌توان به طور واقع بینانه به آن دست یافت. در برخی موارد، اتوماسیون برای کاهش هزینه ها اجرا می شود، سایر شرکت ها در حال پیاده سازی چنین سیستمی برای بهبود شاخص های عملکرد هستند. یک برنامه به درستی طراحی شده به جمع آوری دقیق و صحیح کامل ترین داده ها در مورد کلیه مشتریان سازمان کمک می کند. موفقیت معرفی یک سیستم خودکار با هدف توسعه آن تعیین می شود. وظایفی که پروژه برای آنها اجرا می شود باید با در نظر گرفتن استراتژی سازمان و اهداف کلی پیش روی شرکت تدوین شوند.

اجرای یک سیستم خودکار به درستی و با نتایج خوب غیرممکن است اگر شرکت هیچ استراتژی، برنامه ای که شامل استفاده از چنین سیستمی برای بهبود عملکرد گردش کار باشد، نداشته باشد. اگر تصمیم گرفته شد که فرآیندهای مدیریتی کاملتر شود، باید با مرحله برنامه ریزی توسعه بسیار مسئولانه رفتار کرد، زیرا وظایف ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند. با این حال، اگر رئیس شرکت آماده انجام همه اینها نباشد، ارزش دارد با خدمات شرکتی تماس بگیرید که نه تنها سیستم های اتوماسیون را ایجاد می کند، بلکه روی نوشتن برنامه هایی برای توسعه تجارت مشتری نیز کار می کند. این امر (با اجرا و استفاده مناسب از محصول) نتایج بهبود یافته را تضمین می کندمشاغل.

موفقیت و شکست

همانطور که کارشناسان می گویند، تقریباً همه مواردی که پیاده سازی سیستم به نتیجه خوبی منجر نشده است، با عدم آمادگی منابع اداری سازمان برای نوآوری همراه است. وظیفه مدیر این است که اطلاعات مربوط به به روز رسانی های آینده را به درستی ارائه دهد و برای همه پرسنل شرکت روشن کند که استفاده از ابزار جدید برای همه افرادی که در شرکت کار می کنند مفید است.

بدون شکل‌گیری یک برنامه مشخص، به سختی می‌توان فهمید که در چند سال آینده چه چیزی برای سازمان در انتظار است. در چنین وضعیت نامطمئنی، انتظار نتیجه مثبت از معرفی یک سیستم خودکار تخصصی، حتی یک سیستم نسبتا ساده، غیرممکن است. در حال حاضر، درصد نسبتاً کمی از شرکت‌ها حاضرند فرض‌هایی را حتی برای پنج سال انجام دهند. ناگفته نماند زمان بیشتر. کارشناسان سیستم‌های اتوماسیون اطمینان می‌دهند که با چنین پیش‌بینی‌های کوتاه‌مدتی، ایجاد سیستمی که در بلندمدت سود واقعی به همراه داشته باشد، بسیار دشوار است.

پیش‌بینی: چه برنامه‌هایی لازم است؟

در عین حال، در مورد مدت زمان مرحله پیش بینی شده، هیچ موضع پذیرفته شده واحدی وجود ندارد. برخی کارشناسان بر این باورند که حتی فرضیات پنج ساله در مورد پویایی توسعه در شرایط فعلی بیش از حد کافی است، زیرا بازار ناپایدار است و دائماً قوانین جدید در کشور وضع می شود و پیش بینی اتفاقات چند سال دیگر را دشوار می کند..

مقام دیگری وجود دارد: تعدادی از متخصصان بر این عقیده اند که لازم استپیش بینی هایی در مورد فعالیت یک شخص حقوقی برای حداقل ده سال به منظور ارزیابی چشم انداز شرکت و درک اینکه سیستم کنترل و حسابداری پیاده سازی شده در سازمان باید دارای چه منابعی باشد.

در عین حال، این عقیده حق حیات دارد که حتی یک پیش بینی دو ساله، اگر به اندازه کافی دقیق و واضح باشد، برای شروع کار روی یک سیستم اتوماسیون کافی است. اما حتی اگر برای دو سال امکان برنامه ریزی دقیق وجود نداشته باشد، به احتمال زیاد معرفی یک پروژه خودکار یک هزینه اضافی و هدر دادن خواهد بود.

بسیاری از مردم همچنین تأکید می کنند که برنامه ها نباید واضح و گام به گام و با توجه کافی به تمام جزئیات کوچک باشند. در برخی موارد، یک برنامه توسعه نسبتاً کلی، قرار گرفتن در بازار داخلی و خارجی محصولات تولید شده توسط شرکت کافی است.

شرایط بیرونی قوانین خود را دیکته می کند

وضعیت بازار در زمان ما شرایط کاملاً متغیری است که به ما اجازه نمی دهد برای دوره های زمانی طولانی پیش بینی درستی داشته باشیم. اگر سازمانی فعالانه در حال توسعه باشد، مجبور است با شرایط محیطی که در آن وجود دارد، سازگار شود. در برخی موارد، این یک فرآیند نسبتاً غیرقابل پیش‌بینی است که برنامه‌ریزی سیستمی را که به خودکارسازی کار شرکتی با عملکرد بالا کمک می‌کند، دشوار می‌کند.

البته کسب و کارهای کوچک می توانند به آینده نگاه کنند، اما انجام این کار برای مدتی بیش از دو سال بسیار دشوار است و تعداد کمی از مردم باید انتظار دوره طولانی مدت مورد نیاز برای ایجاد یک سیستم ایده آل را داشته باشند.امکان پذیری. ما باید در نظر بگیریم که در این مدت فرآیندهای تجاری که در حال حاضر خودکار می شوند می توانند به طرز چشمگیری تغییر کنند، که باعث می شود محصولی که امروز زیبا است در آینده به دلیل یک عامل خارجی غیرقابل پیش بینی کاملاً بی استفاده باشد. هر کسی که قصد دارد کار شرکت خود را خودکار کند باید برای چنین خطری آماده باشد.

فقط فوروارد

ایده اصلی خودکارسازی فعالیت های یک شرکت، افزایش سرعت حرکت رو به جلو، رشد و توسعه شرکت است. اعتقاد بر این است که بهترین سیستم، سیستمی است که بتوان آن را به راحتی در شرایطی که عوامل خارجی و داخلی به طور قابل توجهی تغییر می‌کنند سازگار کرد.

مهم است که چنین کاری نیازی به حضور متخصصان با تحصیلات ویژه نداشته باشد. این محصول باید دارای ابزارهای تنظیم ساده باشد که آن را برای مدت طولانی همه کاره و موثر می کند.