بودجه تدارکات: ماهیت تدوین، شاخص ها و شکل گیری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در طول تهیه بودجه، برنامه های فروش و تولید به شاخص درآمد و هزینه ادارات تبدیل می شود. برای اینکه هر یک از دپارتمان ها بتوانند به اهداف مورد نظر دست یابند، نیاز به خرید مصالح در چارچوب طرح هزینه می باشد. برای این منظور، بودجه تدارکاتی در حال تشکیل است.

مدل سازمان تدارکات 1

اولین قدم تعیین هدف از ایجاد یک بخش خرید است. بر اساس مشخصات محصول و تعداد تامین کنندگان، بخش 2-5 نفری (حداکثر 7 تامین کننده برای هر مدیر) را تشکیل می دهد. هر یک از آنها مسئول زمان تحویل، وضعیت موجودی، پرداخت ها و اجرای قراردادها هستند. کار بخش را نمی توان تنها به دستور رئیس انجام داد. این بخش برای اجرای طرح فروش ایجاد شده است که برای ماه، سه ماهه و سال تنظیم شده است. برای اجرای این طرح پاداشی در نظر گرفته شده است:

• درآمد پایه: 40٪ برای یک مدیر، 60٪ برای یک مدیر؛
• جوایز: 50٪ - برای مدیر، 30٪ - برای سرپرست؛
• حق بیمه - 10%.

جوایز برای مدیران بر اساس شاخص های عملکرد تعلق می گیرد:

• تحویل به موقع؛
• حجم کالای غیر نقدی؛
• میانگین گردش موجودی.

برای پاداش ها می توانید از شاخص های کیفی نیز استفاده کنید، مثلاً ضریب سرویس، یعنی تعداد کالاهای موجود در برنامه، که می توان بلافاصله برآورده کرد.

مدل سازمان تدارکات 2

این طرح با طرح قبلی تفاوت دارد که بر اساس طرح فروش، رئیس بخش بودجه خرید را محاسبه می کند. یعنی یک مرکز کنترل مالی مجزا در داخل واحد ایجاد می شود. انتخاب کارآمدتری از مدیران انجام می شود، زیرا هزینه های لجستیک و شرایط تحویل در نظر گرفته می شود. همه کارکنان علاقه مند به اجرای طرح تدارکات و در نتیجه توسعه شرکت هستند. به نوبه خود، مدیریت قادر خواهد بود تا طرح بازگشت سرمایه را به حداقل کاهش دهد.

ساخت اولین مدل کار 1.5-2 ماه طول می کشد. وظیفه مدیر جذب کارکنان با تجربه است. در مورد دوم، ساخت یک بخش 6-18 ماه طول می کشد. مشکل اصلی در کار روانی نهفته است. مدیر باید کارمندان را به تاجران فردی تبدیل کند. همه نمی توانند از عهده این نقش برآیند.

برنامه ریزی عملیاتی

بودجه عملیاتی منعکس کننده فعالیت های برنامه ریزی شده برای سال برای یک بخش یا یک عملکرد خاص از یک شرکت است. در تمام مراکز مسئولیت توسعه یافته و سپس در یک بودجه تلفیقی ادغام می شود. تنظیم سند را می توان به عنوان یک فرآیند حسابداری و مدیریتی در نظر گرفت. تفاوت در این واقعیت است که گزارش منعکس کننده فعالیت های شرکت در آینده است و نهتثبیت وقایع قبلی این شامل بودجه برای خرید، فروش، اداری، هزینه های تولید است. بیایید به هر یک از این عناصر نگاه کنیم.

فروش

حجم فروش و ساختار آن ماهیت شرکت را تعیین می کند. بنابراین، یکی از اولین ها یک طرح فروش است. هنگام تهیه آن، نه تنها باید فروش دوره های قبلی را در نظر گرفت، بلکه عواملی را که ممکن است بر آنها تأثیر بگذارد (فصلی، تبلیغات و غیره) را نیز تجزیه و تحلیل کرد.

بودجه فروش با در نظر گرفتن سطح تقاضا، جغرافیای فروش، خریداران تهیه می شود. این شامل یک سطح هدف از درآمد است که می تواند در بودجه نقدی منعکس شود. اما محاسبه این شاخص باعث ایجاد مشکلاتی می شود، زیرا شرکت نمی تواند اقدامات مشتریان را کنترل کند. مبلغ برنامه ریزی شده هزینه ها بر اساس فعالیت های سازمان محاسبه می شود. ساده ترین روش محاسبه است. فروش به عنوان یک فرآیند تجاری از اهمیت بالایی برخوردار است. برای سازمان هایی که به فروش محصولات مشغول هستند، این طرح فروش است که خطا را در محاسبات تعیین می کند. اگر اشتباه نوشته شود، روی تمام حوزه‌های دیگر فعالیت تأثیر می‌گذارد.

تولید و موجودی

برنامه انتشار محصول بر اساس حجم فروش است. همچنین ظرفیت تولید، تغییرات موجودی و بودجه خرید را در نظر می گیرد. محاسبه طبق فرمول زیر انجام می شود:

خروجی محصول=موجودی در پایان دوره + حجم فروش - موجودی در ابتدای دوره.

حجم تولید بر اساس ویژگی های تولید محصولات محاسبه می شود.

هزینه های کلی تولید مربوط به تولید محصولات است. در عین حال، یک خط جداگانه هزینه های نیروی کار را در دو بخش در نظر می گیرد: ثابت و تکه ای (پاداش کارکنان بر اساس اجرای طرح تولید).

بودجه برای هزینه های تجاری و اداری

هزینه های فروش همه هزینه های مرتبط با فروش، تبلیغ کالا هستند. حجم آنها به تصمیمات در حوزه مدیریت بستگی دارد. تصمیم برای تغییر مساحت محل بر هزینه های مربوط به ذخیره سازی کالا تأثیر می گذارد. مقدار هزینه های متغیر توسط کمیسیون، هزینه بسته بندی، پردازش، حمل و نقل تشکیل می شود. همه هزینه های ثابت دیگر اداری هستند.

بودجه تدارکات

برنامه تدارکات بر اساس نوع کالا یا بر اساس تامین کنندگان نشان می دهد که شرکت چه تعداد محصول باید از تامین کنندگان خارجی و داخلی خریداری کند. بودجه تدارکات بر اساس طرح فروش، سطح موجودی، حجم کار تولید، شرایط و روش بازپرداخت حساب های پرداختنی شکل می گیرد.

خرید=استفاده برنامه ریزی شده + موجودی پایان دوره - موجودی ابتدای دوره.

سهام برای تولید

نیاز به مواد تولید دائمی با توجه به هزینه تعمیر تجهیزات، طرح ساخت و ساز و تهیه محصولات جدید تعیین می شود. اغلب اقتصاددانان این اشتباه را مرتکب می شوند که هنگام بودجه بندی این هزینه ها را نادیده می گیرند.

میزان برنامه ریزی شده هزینه ها به نوع منابع و نحوه مصرف آنها بستگی دارد. بودجه تشکیل می شودبر اساس هنجارهای مصرف منابع در تولید، در مراکز اقتصادی و نیاز به دارایی های ثابت. مقاله اول با ضرب حجم تولید برنامه ریزی شده در هنجارها محاسبه می شود. این نیاز برای موجودی انبار و استانداردهای موجودی تنظیم می شود. به این ترتیب بودجه تدارکاتی به شکلی شکل می گیرد. برای تبدیل آن به شرایط ارزش، باید در قیمت برنامه ریزی شده ضرب کنید.

مثال

کارخانه فولاد در نظر دارد در سال آینده 3000 تن محصول تولید کند. این به مس و اسید اولئیک نیاز دارد. میزان مصرف در هر تن: مس - 0.06 کیلوگرم، اسید - 0.0058 لیتر. تعادل مس در ابتدای سال 100 کیلوگرم و در پایان - 50 کیلوگرم است. قیمت مواد اولیه 4500 روبل است. /t. مس و 10000 روبل. / لیتر اسید.

نیاز سال:

• 30000, 006=180 کیلوگرم مس
• 30000.0058=17.4 لیتر اسید

حجم خرید برنامه ریزی شده:

• (180 کیلوگرم / (100 - 50))4500=1035000 روبل. - برای مس.
• (17، 410000)=174000 روبل. - برای اسید.

سهام ADC

برنامه ریزی بودجه تدارکاتی در فعالیت های اداری و اقتصادی (AHA) به گونه ای متفاوت انجام می شود. طیف اجناس بسیار گسترده است (از لوازم التحریر گرفته تا مواد برای بازسازی دفتر) و هیچ نرخ مصرفی وجود ندارد. سه راه برای تعیین نیازهای موجودی وجود دارد:

• از درخواست های واحدهای ساختاری استفاده کنید. سرویس عرضه برنامه ها را جمع آوری می کند، پردازش می کند، تعادل را ارزیابی می کند، قیمت ها را به روز می کند و بودجه را محاسبه می کند.
• نصب کنیداستانداردهای موجودی برای محبوب ترین اقلام، مانند لوازم التحریر، مواد شوینده. بودجه بر اساس سهام موجود محاسبه می شود.
• محدودیت خرید سهام برای AHD را به عنوان درصدی از هزینه مواد اولیه تعیین کنید.

باید توجه ویژه ای به جمع آوری سهام برای شناسایی منابع مازاد شود. هنگام تشکیل بودجه تدارکات، چنین موادی باید به سمت پایین تنظیم شوند. به خصوص اگر عرضه محدود نباشد.

توابع بودجه تدارکات

• بودجه یک ابزار برنامه ریزی است که نشان می دهد چگونه می توان از منابع بر اساس فرصت ها استفاده کرد. همچنین وسیله ای برای نظارت و ارزیابی عملکرد با مقایسه شاخص های برنامه ریزی شده و واقعی است.
• کار مدیران را می توان با ساختار و میزان اجرای بودجه تدارکات ارزیابی کرد. سازمان ها از آنها برای ارزیابی عملکرد واحدهای مدیریتی خود استفاده می کنند.
• بودجه بخش خرید می تواند یک عملکرد انگیزشی انجام دهد اگر حاوی هدف فعالیت باشد. به عنوان مثال، به این بخش وظیفه داده شد تا مواد خام را به مبلغ نیم میلیون روبل به صورت پس‌پرداخت خریداری کند. در صورت تحقق هدف، رئیس و معاونان وی پاداش دریافت خواهند کرد که باعث افزایش هزینه های بودجه در دوره بعدی می شود.
• کارمند باید بفهمد چه وظایفی برای او تعیین شده است. اگر اهداف توسعه سازمان مخفی بماند، محقق نخواهد شد. از این نظر، بودجه محیط ارتباطی را در تیم و همچنین بین آنها تشکیل می دهدکارمندان و زیردستان.

کار با مناقصه

به منظور تشکیل بودجه برای خرید مواد، می توان مناقصه را برگزار کرد - برای یافتن بهترین تامین کنندگان کالاهای یک دسته خاص. بر اساس اسناد نظارتی، استراتژی برای توزیع مواد بر اساس گروه ها، شاخص های کیفیت و طبقه بندی پیمانکاران تدوین شده است. لیست مناقصه با پیشنهادات تامین کنندگان در حال تشکیل است. "برنده" به طور خودکار با توجه به معیارهای ارزیابی مشخص شده تعیین می شود. علاوه بر این، کار برای انعقاد قرارداد و تشکیل بودجه تدارکاتی در حال انجام است.

گزینه های خرید:

• یک دسته. فرآیند تهیه اسناد ساده شده است، اما سازمان به انبارهای بزرگ برای نگهداری لوازم نیاز دارد. خطر ضرر ناشی از فساد محصول افزایش می‌یابد.
• دسته های کوچک. گردش سریع سرمایه و کاهش فضای ذخیره سازی.
• در صورت نیاز. کالاها بر اساس فاکتور (بدون انعقاد قرارداد) در قطعات کوچک به صورت پیش پرداخت کامل تحویل می شوند.

کنترل تدارکات

به منظور کنترل اجرای بودجه، خریدها توسط مراکز مسئولیت مالی قابل محاسبه است. در عین حال، برنامه ریزی در دو سطح انجام می شود:

• مدیریت آینده نگر - شکل گیری نیاز به مواد برای سال، به تفکیک سه ماهه / ماه. پس از تشکیل برنامه سالانه، انتخاب تامین کنندگان و انعقاد قراردادهای بلند مدت انجام می شود.
• مدیریت تقویم - تشکیل ماهانهو برنامه های ده روزه / هفتگی برای خرید به منظور تامین بی وقفه بنگاه با مواد اولیه خاص. این جزئیات برنامه سالانه است.

برای محاسبه بودجه خرید ماهانه، باید این الگوریتم را دنبال کنید:

• محاسبه نیاز به مواد برای تولید، با در نظر گرفتن مانده های جاری، دریافتی های مورد انتظار و موجودی ایمنی.
• شرایط برای سفارش‌ها، اقلام و جایگزین‌های مجاز تنظیم شده است.
• در صورت تغییر در برنامه های تولید، بودجه خرید تعدیل می شود.
• برنامه ای برای تحویل مواد اولیه و برنامه پرداخت برای تامین کنندگان در حال شکل گیری است.
• اگر تحویل ناموفق باشد، یک گام به عقب برداشته می شود و یک تامین کننده جدید انتخاب می شود. اگر امکان تغییر تامین کننده وجود نداشته باشد، تغییر در تهیه یا درجه مواد آغاز می شود.

در اینجا نحوه بودجه بندی خریدهایتان آمده است.