مفهوم پروژه: مثال‌ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در هر کسب و کاری، مهمترین چیز این است که درست شروع کنید. این جمله برای مدیریت پروژه در حال حاضر محبوب کاملاً صادق است. پروژه را از کجا شروع کنیم؟ مفهوم پروژه چیست؟ مثال‌ها و مبنای نظری برای پاسخ به این سؤالات در این مقاله پیشنهاد می‌شود.

چرخه عمر پروژه و محصول

مدیریت هر پروژه به شدت به مراحل چرخه عمر آن بستگی دارد.

پروژه با گذراندن مراحل خاصی از توسعه خود، اصلاح شده و به اشکال جدیدی از کنترل و مدیریت نیاز دارد. لازم به ذکر است که چرخه عمر یک پروژه با چرخه عمر محصولی که در فرآیند یا در نتیجه اجرای آن ایجاد می شود، منطبق نیست. محصول موجودیت خود را از لحظه ایجاد تمام اجزای خود و ترکیب آنها در یک شیء واحد آغاز می کند که می تواند به نفع مالک اجرا یا استفاده شود. با این، محصول را می توان ایجاد کرد:

• در نتیجه پروژه (اگر یکی از اهداف آن باشد)؛
• در روند اجرای آن (در صورتی که محصول یکی از مراحل دستیابی به هر یک از اهداف آن باشد)؛
• قبل از شروع (در صورتی که وجود آن شرط اجرای پروژه باشد)؛
• پس از تکمیل (اگر هدف نباشد).

بنابراین، "خطوط حیات" پروژه و محصول ممکن است اصلاً تلاقی نداشته باشند، اما همیشه به یکدیگر بستگی دارند.

مراحل چرخه عمر پروژه

مراحل اصلی در نظر گرفته می شود:

1. شروع.
2. توسعه.
3. پیاده سازی.
4. در حال پایان.

اما این تنها تقسیم نیست. به عنوان بخشی از ارزیابی مالی پروژه ها، چرخه عمر پروژه سه مرحله ای اغلب استفاده می شود:

1. مرحله قبل از سرمایه گذاری (توجیه سرمایه گذاری).
2. مرحله سرمایه گذاری (تامین مالی).
3. پس از سرمایه گذاری (ارزیابی کارایی اقتصادی پروژه).

ساختارهای چرخه عمر پروژه با جزئیات بیشتر و نه چندان منسجم وجود دارد که مدیران بسته به مقیاس ایده، ساختار سازمانی مدیریت در شرکت و شاخه فعالیت اقتصادی از آنها استفاده می کنند. به هر حال موضوع مورد توجه ما همان آغاز است - مرحله شروع یا به عبارت دیگر مفهوم پروژه.

شروع چیست؟

شروع یا توسعه مفهوم پروژه شامل طیف وسیعی از فرآیندها است که در نهایت توسط مدیر بر اساس عوامل مختلف خارجی و داخلی تعیین می شود. با این وجود، ارزش ارائه یک لیست کلی از سوالاتی را دارد که در این مرحله باید به آنها پاسخ داده شود:

1. پیش نیازهای اجرای این پروژه خاص چیست؟
2. که نیاز به آن را تأیید می کنداجرا؟
3. محیط خارجی ایده چیست؟
4. اهداف اصلی چیست؟
5. این ایده چقدر از نظر فنی امکان پذیر است؟
6. شرایط مالی مجموع برای اجرای ایده چیست؟
7. آیا درک روشنی از زمان شروع وجود دارد؟

طرح مفهومی پروژه همچنین شامل فعالیت های اصلی زیر است:

1. تعیین راه اصلی برای اجرای ایده.
2. تخصیص مسئول اجرا.
3. تعیین اندازه و ترکیب تیم پروژه.
4. تثبیت انتظارات ذینفعان.
5. تشکیل فهرست بزرگ‌تری از فرآیندها.
6. تجزیه و تحلیل ارتقا یافته منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف تعیین شده.
7. تجزیه و تحلیل ریسک و فرض.
8. برنامه مدیریت پروژه کلی ایجاد کنید.
9. مجوز (راه اندازی).

مفهوم پروژه در نهایت به توسعه یک منشور می رسد که شامل تمام مسائل و مشکلاتی است که در بالا توضیح داده شد. دقت ارقام نشان داده شده در چنین سندی اغلب از 25٪ تجاوز نمی کند، اما برای شروع اولیه کار روی پروژه ضروری است.

توسعه منشور

تشکیل مفهوم پروژه بدون فرآیند تدوین سندی مبنی بر اعلام موجودیت و حاوی علاوه بر الزامات و اهداف اولیه، اختیارات مدیر و میزان منابع تخصیص یافته غیرممکن است.

منشور پروژه به وضوح ساختار یافته است و باید شامل بخش های اصلی زیر باشد:

1. فهرست تغییرات عمده.

2. برگه تأیید.

3. عمومیبخش تشریحی:

• goals;
• توجیه مصلحت؛
• نتایج برنامه ریزی شده؛
• محصول نتیجه یا هدف نهایی؛
• مراحل اصلی اجرا؛
• ذینفعان پروژه و انتظارات آنها؛
• ریسک‌ها، مفروضات، محدودیت‌ها؛
• طرح و دستورات کنترل فرآیند.

4. اصول اولیه کار.

5. اسناد مرتبط.

هنگام تدوین چنین سندی، قاعدتاً از روش ارزیابی کارشناسان استفاده می کنند که نقش اصلی در آن بر عهده صلاحیت مدیر پروژه است.

شناسایی ذینفعان

ایجاد مفهوم پروژه به طور قابل توجهی تحت تأثیر افرادی است که علاقه مستقیم به نتیجه دارند. تعیین دایره چنین افرادی برای ارزیابی عوامل موثر بر پروژه ضروری است. به عنوان بخشی از این مرحله، اهداف با ذینفعان کلیدی توافق می شود، نقش ذینفعان مستقیم و غیرمستقیم تعیین می شود، خطرات و عدم قطعیت های مرتبط با تضاد منافع اجتناب ناپذیر ارزیابی می شود و فرمی برای اطلاع رسانی به این افراد در مورد پیشرفت ایجاد می شود. ایده.

کلیه اطلاعات مربوط به دایره اشخاصی که به این ترتیب تعیین می شود در ثبت نام اشخاص ذینفع ذخیره می شود. این رجیستری در دسترس مدیر پروژه است و توسط او برای مدیریت مناطق و میزان تأثیرگذاری بر فرآیندهای تجاری و تیم استفاده می شود.

بیانیه مفهوم

قبل از تأیید، این مفهوم به دقت بررسی شده و برای همه عناصر آن تنظیم شده است.ساختار شاخه‌ای: حجم بودجه، روش‌های اجرا، عوامل تأثیرگذار، ریسک‌ها و غیره. مفهوم پروژه تنها پس از موافقت همه طرف‌های ذی‌نفع از جمله مقامات و ساختارهای شهرداری تأیید می‌شود.

پیاده سازی مفهوم

مفهوم توسعه پروژه از طریق اجرای طرح در حال اجراست که در آن نیز تثبیت شده است. در مسیر اجرای ایده ها، تغییرات مختلفی رخ می دهد که توسط مدیریت ثبت و تایید می شود که بر روی نتیجه تاثیر می گذارد. نظارت بر این تغییرات و کنترل کیفیت شاید مهمترین فرآیندهای مدیریتی در مرحله اجرای مفهوم باشد.

مثال 1. مفهوم پروژه ساخت و ساز

توسعه مفهوم پروژه ساختمانی لزوماً شامل:

• تجزیه و تحلیل زمین؛
• محدودیت های توسعه؛
• وضعیت فعلی قلمرو؛
• ارزیابی پتانسیل توسعه آن؛
• تجزیه و تحلیل بازار املاک و مستغلات (ظرفیت، تقسیم بندی آن)؛
• شناسایی رقبای بالقوه؛
• ارزیابی دینامیک، حجم تقاضا؛
• شناسایی خریداران بالقوه.

ویژگی پروژه ساختمانی را می توان تغییر کاربری زمین موجود دانست. ارزیابی توسعه دهنده در اینجا در شکل گیری مفهوم به منصه ظهور می رسد. برای انتخاب صحیح، از تحلیل SWAT، مدل سازی چند متغیره و سایر ابزارها استفاده می شود.

پس از حل این وظایف اولویت دار، منشور پروژه تنظیم می شود که علاوه بر موارد فوقبخش‌ها باید شامل:

• مفهوم توسعه (ویژگی های اصلی سایت، زیرساخت حمل و نقل، طرح جامع، توصیه هایی در مورد راه حل های معماری و برنامه ریزی و مصالح ساختمانی و اصول اولیه محوطه سازی)؛
• مفهوم بازاریابی (استراتژی قیمت گذاری، برنامه فروش تقریبی / اجاره، استراتژی تبلیغات)؛
• طرح مالی (نیازهای سرمایه گذاری، پیش بینی سود، برنامه تقریبی جریان نقدی).

مثال 2. مفهوم پیاده سازی یک سیستم اتوماسیون

توسعه یک پروژه مفهومی برای اجرای یک سیستم فروش خودکار برای یک کتابفروشی باید شامل بخش‌های خاص زیر باشد:

• ارزیابی بازار آنلاین کتاب از نظر حجم و ارزش فروش.
• تعیین هزینه نگهداری فروشگاه آنلاین.
• نیازهای بازار اضافی برای یک کتابفروشی موجود را شناسایی کنید.

مفهوم چنین مدرن سازی فروشگاه چندین هدف خواهد داشت: ایجاد فروشگاه آنلاین، اطمینان از عملکرد آن و دستیابی به سطح خاصی از سفارشات از طریق یک منبع آنلاین جدید.

چنین اهدافی را می توان با حل متوالی وظایف زیر به دست آورد:

• توسعه شرایط مرجع؛
• انجام کار در زمینه تشکیل فروشگاه اینترنتی؛
• توسعه طرحی برای تحویل کتاب از ناشر به خریداران؛
• تبلیغات;
• انعقاد قرارداد با سامانه های آنلاینپرداخت.

مثال 3. مفهوم نوسازی تولید

مفهوم پروژه برای معرفی یک فناوری جدید به چرخه تولید موجود همیشه با در نظر گرفتن ویژگی های شرکت و شرایط عملکرد آن توسعه می یابد. توجه ویژه به مراحل زیر می شود:

• شناسایی "حلقه های آسیب پذیر" در زنجیره تولید (معرفی فناوری جدید یا باید جایگزین مناطق مشکل ساز شود یا به دلیل نقض یکپارچگی چرخه کاری باعث شکست آنها نشود).
• توسعه سیستمی برای معرفی مرحله ای فناوری جدید (برنامه گنجاندن پیوند جدید در فرآیند تولید مهمترین عنصر در اجرای پروژه نوسازی است، زیرا عدم تعادل در اقدامات تیم و کارگران تولیدی می توانند تمام وجوهی را که برای تسلیح مجدد خرج می شود باطل کنند).
• ارزیابی پتانسیل کارکنان شرکت برای مدیریت و خدمات تجهیزات جدید.

در میان اهداف چنین پروژه ای، قاعدتاً ویژگی های محصولات به روز شده از نظر حجم و سرعت انتشار نیز ذکر شده است.

با توجه به مطالب فوق، مشخص می شود که مفهوم پروژه شامل مفاد اصلی در خصوص محتوا، منافع اقتصادی، امکان سنجی و پیامدهای آن می باشد. در این راستا، مفاد مفهومی ایده های جدید لازم برای توسعه یا شروع یک کسب و کار جدید باید قبل از حرکت به سمت تغییرات واقعی و تزریق مالی ساختار، ارزیابی و توافق شود.