برگزاری یک جلسه توجیهی به یک تاجر این امکان را می دهد که به سرعت به شرایط در حال تغییر واکنش نشان دهد

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در مقایسه با یک کنفرانس مطبوعاتی، یک جلسه توجیهی ابزار کارآمدتری برای اطلاع رسانی به مردم و در نتیجه مشتریان بالقوه در مورد تجارت شما، فرصت ها، چشم اندازها و مزایای همکاری است. توضیحات ماهرانه یک برداشت اولیه مثبت ایجاد می کند، موارد جدید را به خوبی ارائه می دهد، روندها را برجسته می کند و به شما امکان می دهد به سرعت به رویدادهایی که همین چند ساعت پیش رخ داده اند پاسخ دهید.

ماهیت این واقعه با واژه انگلیسی برف (کوتاه، مختصر) که در ریشه آن نهفته است، به شیوایی توصیف شده است. در روابط عمومی، این بدان معناست که حداکثر مدت یک جلسه توجیهی نمی تواند بیش از 30 دقیقه باشد. موارد موفقی نیز وجود دارند که در یک ربع ساعت مناسب هستند، اما در این مورد باید توسط یک متخصص روابط عمومی واقعی با تجربه قابل توجه در این زمینه انجام شود.

زمان بسیار کوتاه به شما امکان می دهد بدون یک اتاق مناسب کار کنید، که به شما امکان می دهد یک رویداد را به معنای واقعی کلمه "با" سازماندهی کنید.چرخ‌ها»، «در پرواز»، تنها فضای ایستاده را برای سخنرانان و خبرنگاران فراهم می‌کند. بنابراین، جلسات توجیهی تقریباً در هر لابی ساختمان اداری، هتل یا فرودگاه امکان‌پذیر است. در عین حال، آب معدنی، قهوه، ساندویچ و غیره ارائه نمی شود.

برای تبدیل یک جلسه توجیهی به نوعی اقدام روابط عمومی که توجه جامعه را به خود جلب می کند، قبل از هر چیز باید کاملاً به طرح رفتار پذیرفته شده عمومی پایبند باشید. به دلیل زمان بندی بسیار فشرده، برنامه توجیهی از ارائه کنفرانس مطبوعاتی اجباری صرف نظر می کند و مستقیماً به قلب موضوع که توسط سخنرانان در یک بیانیه اطلاعاتی کوتاه ارائه شده است می پردازد.

متن بیانیه از قبل آماده شده است، باید از قبل کار شده و صیقل داده شود. هدف آن بیان اطلاعات یا یک موضع به قدری واضح است که نتوان آن را به صورت نادرست در رسانه ها ارائه کرد یا پیچید. این بیانیه همچنین باید مختصر و قابل فهم برای خبرنگاران باشد تا آنها سوالات روشنگری را که جلسه توجیهی را پیچیده می کند دنبال نکنند.

زمان بندی او به دو قسمت نابرابر تقسیم می شود. تقریباً یک سوم زمان به یک بیانیه یا پیام اطلاعاتی اختصاص می یابد. دو سوم باقیمانده یک حمله برق آسا است: روزنامه نگاران سؤالات کوتاهی می پرسند و همان پاسخ های کوتاه اما سرشار از اطلاعات را دریافت می کنند. در عین حال، بسیار مطلوب است که در سخنرانان افرادی حضور داشته باشند که واکنش سریع و واضحی نسبت به هر سوالی داشته باشند و توانایی پاسخگویی مناسب به آنها را داشته باشند.

برای اینکه جلسه توجیهی موفق باشد، ارائه دهنده آن استباید همیشه اوضاع را مدیریت کند و مانند یک موج سوار، "موج" را حفظ کند. وظیفه او اطمینان از ارائه حداکثر اطلاعات توسط سخنران و در عین حال رعایت دقیق چارچوب زمانی است تا رویداد به یک کنفرانس مطبوعاتی تبدیل نشود.

برگزاری یک جلسه توجیهی بدون انجام کار مقدماتی شایسته و به موقع توسط مدیران با روابط عمومی غیرقابل تصور است. شامل اطلاع رسانی به رسانه ها در مورد مکان و زمان رویداد، ترسیم خط اصلی آن، روشن شدن موضوعات اصلی، برنامه ریزی ترتیب سخنرانی ها می باشد. قبل از شروع جلسه توجیهی، لازم است یک بار دیگر بررسی شود که مکان برای آن چقدر آماده است و آیا تجهیزات صوتی و تصویری سالم هستند یا خیر. توصیه می‌شود، در صورت امکان، منابع نویز و جلوه‌های نوری مزاحم را از محل برگزاری حذف کنید.

لازم است از قبل بسته ای از مطالب تهیه شود که در آن موضوع جلسه به صورت چکیده یا چکیده بدون نظر و نقل قول شخصی ارائه شود.