ذینفعان پروژه. نویسندگان و رهبران پروژه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

برای رقابت موفق در بازار امروز و موفقیت در تلاش های خود، بسیاری از شرکت ها از روش پروژه استفاده می کنند. این امکان را به شما می دهد تا محصول نهایی با کیفیت بالا را در مدت زمان محدود دریافت کنید. برای اینکه این فرآیند مؤثر باشد، باید ماهیت، مشخصات و ویژگی های اجرایی آن را بدانید.

تعریف مفهوم

کلمه "پروژه" از انگلیسی گرفته شده است. پروژه، از لات. projectus "پرتاب شده به جلو، بیرون زده" و بسته به منطقه ای که در آن اعمال می شود معانی مختلفی دارد. در مدیریت، این یک شرکت محدود در زمان است که هدف آن ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه جدید و منحصر به فرد است. اجرای این مجموعه از فعالیت ها، دریافت منافع را برای ذینفعان اصلی پروژه (مشتریان، سرمایه گذاران، تامین کنندگان) فراهم می کند. این شکل کار به طور گسترده توسط شرکت های ساختمانی، مهندسی، نرم افزارهای سازمانی یا بازاریابی استفاده می شود، گروه خاصی از مردم و شرکت های موفق در فعالیت های خود به این روش متوسل می شوند.شخصیت.

ویژگی ها

این یک پروژه است، نه مجموعه ای از وظایف که باید انجام شود، اگر فعالیتی که باید انجام شود دارای تعدادی ویژگی باشد، یعنی:

• محدود در زمان (رویداد تصور شده دارای تاریخ شروع و تاریخ دریافت نتیجه نهایی است یا محصول یا خدمات خاصی در نتیجه انتظار می رود)؛
• یکی از اصلی ترین ویژگی های متمایز اجرای آن است، در حالی که می تواند فقط برای سازمان دهنده یا شرکت کنندگان پروژه جدید باشد و نه برای همه کارکنان؛
• محدودیت بودجه و سایر منابع مورد نیاز برای انجام این فرآیند (زمان، پول، نیروی کار، پشتیبانی فنی).

در زندگی یک فرد معمولی، یک پروژه می تواند نقل مکان به شهر دیگر، خرید خانه جدید، جستجوی کار، راه اندازی یک تجارت و غیره باشد، در تجارت ایجاد یک محصول جدید، گسترش بازار، شروع کمپین تبلیغاتی جدید، ایجاد ظرفیت های جدید تولید. این روش است که به شما امکان می دهد گام های جدیدی در فعالیت های سازمان ها یا افراد بردارید، بنابراین ذینفعان پروژه در هنگام توسعه هر گونه نوآوری از آن استفاده می کنند.

شرکت کنندگان کلیدی در فرآیند

این دسته شامل افرادی (سازمان ها) می شود که مستقیماً از اجرای شرکت مورد نظر بهره می برند. این موارد عبارتند از:

• آغازگر - افرادی که در مورد نیاز به یک پروژه بحث می کنند. آنها می توانند کارمندان هر سطحی در داخل و خارج شرکت باشند.
• حامیان عمدتاً کارمندان بالاتر هستندپیوند شرکتی که بر روند آن از سمت مشتری نظارت می کند. آنها بر اجرای این مجموعه فعالیت ها نظارت می کنند و منابع مالی پروژه، مادی و سایر انواع حمایت ها و همچنین کسب منافع برنامه ریزی شده برای سازمان را فراهم می کنند. حامیان، مدیری را منصوب می‌کنند که فرآیند را رهبری می‌کند، تمام بودجه لازم را در اختیار او قرار می‌دهد و از پیشرفت اقدامات به مدیریت ارشد (مدیر عامل، هیئت مدیره و غیره) گزارش می‌دهد.
• مدیر پروژه مدیری است که مسئولیت اجرای شرکت داده شده را بر عهده دارد. وظایف آن عبارتند از: کنترل بر دستیابی به نتیجه نهایی به موقع، صرفه جویی در سطح محدودیت منابع ارائه شده و کیفیت بالای محصول یا خدمات نهایی. او به صورت روزانه با پروژه سر و کار دارد، اقدامات تیم را مدیریت می کند، انجام الزامات تعیین شده را کنترل می کند، خواسته های همه افراد علاقه مند را در نظر می گیرد و با آنها موافقت می کند، و در صورت لزوم، از مدیر یا یک کمک دریافت می کند. تیمی از متخصصان به طور موقت برای حل وظایف ایجاد شده است.

این شرکت کنندگان پروژه در نهایت صاحب محصول نهایی می شوند (نتیجه)، بنابراین، الزامات خود را برای پروژه دیکته می کنند، آن را با سرمایه گذاری منابع مالی خود یا خارج از آن تامین می کنند و همچنین با پیمانکاران لازم برای برنامه ریزی شده قرارداد می بندند. فعالیت‌ها.

محققان طرح

اعضای تیم طرح افراد یا نهادهایی هستند که در شرکت شرکت می کنند، یا آن دسته از طرف هایی کهکه منافع آنها ممکن است تحت تأثیر دستیابی به هدف قرار گیرد.

با توجه به میزان مشارکت در این نوع فعالیت، سه گروه اصلی از افراد همفکر وجود دارد:

• تیم اصلی کارکنان (سازمانها) هستند که مستقیماً در اجرای طرح نقش دارند.
• تیم گسترده - حرفه ای هایی که به طور غیرمستقیم کمک حرفه ای ارائه می دهند.
• ذینفعان پروژه (داخلی و خارجی) - سازمانها یا کارکنانی که بر نمایندگان گروه اول و دوم تأثیر می گذارند، در حالی که در تعامل مستقیم با شرکت کنندگان مستقیم نیستند. آنها تنظیمات خود را در روند فرآیند انجام می دهند یا مستقیماً تأثیر اجرای برنامه را بر فعالیت های خود احساس می کنند.

شرکت کنندگان احتمالی در شرکت

گاهی اوقات افراد یا سازمان های خارجی برای موفقیت این مجموعه از رویدادها درگیر می شوند. یعنی:

• سرمایه گذاران افرادی هستند که مثلاً به صورت وام در یک پروژه سرمایه گذاری می کنند. گاهی اوقات سرمایه گذار مشتری است، در غیر این صورت آنها بانک ها، صندوق ها و سایر شرکت های بزرگ هستند.
• پیمانکاران - طرفینی که تعهداتی را برای انجام کار طبق قرارداد (قرارداد) به عهده می گیرند. این می تواند بخشی از وظایف یا کل پروژه باشد. پیمانکار اصلی و پیمانکار فرعی را که با او وارد رابطه قراردادی شده و بخشی از خدمات مورد توافق را ارائه می دهد، اختصاص دهید.
• تامین کنندگان - ذینفعان پروژه، در اختیار مشتری با مواد لازم، تجهیزات فنی و غیره.
• دستگاه های دولتی - دستگاه اداری شهرک،که بر اجرای الزامات اجتماعی، زیست محیطی، جامعه و دولت نظارت می کند.
• مصرف کنندگان - افرادی که محصولات نهایی را خریداری می کنند یا از نتیجه نهایی استفاده می کنند که تمایل به یک محصول یا خدمات را تعیین می کند و تقاضا را برای آنها فراهم می کند.

امکان مشارکت این طرفین در پروژه به نوع، نوع، مقیاس و میزان پیچیدگی آن بستگی دارد. کار یک مدیر باید لزوماً همه افراد ذینفع را پوشش دهد و زمینه هماهنگی نیازهای آنها را فراهم کند.

چه کسی بر روند نظارت دارد؟

نویسندگان پروژه ها معمولاً متخصصان (معماران، طراحان، سازندگان) هستند و مدیر اجرای شرکت برنامه ریزی شده را تضمین می کند. این یک کارمند از سطح مدیریت، رئیس بخش است. نظارت بر اجرای به موقع طرح، استفاده از منابع موجود و کیفیت محصول نهایی از جمله وظایف وی می باشد.

اولویت جنبه اول است، زیرا به شما امکان می دهد از اضافه هزینه و مشکلات در طول کار جلوگیری کنید. بنابراین، هنگام مدیریت یک پروژه، تمرکز همیشه بر روی برنامه سازمانی است.

توابع مدیر پروژه

اثربخشی مدیریت سازمانی مستقیماً به توزیع صحیح قدرت بین مجریان ساده، اعضای اصلی تیم و مدیر بستگی دارد. اختیارات و مسئولیت های عملکردی برای دومی توسط مشتری یا منشور پروژه (اگر در داخل شرکت انجام شود) تعیین می شود.

Kمسئولیت های اصلی یک مدیر عبارتند از:

• سازماندهی ساختار مفهومی و تشکیل تیم مدیریت سازمانی.
• جستجوی بودجه و منابع لازم برای اجرای آن.
• تجزیه و تحلیل تأثیر ذینفعان پروژه بر پیشرفت فرآیند.
• آموزش کارکنان لازم برای انجام وظایف، انگیزه آنها.
• تشکیل شرایط مرجع و مسئولیت برای همه شرکت کنندگان، تعیین سطح مسئولیت تیم مدیریت پروژه.
• تدوین برنامه و برنامه کسب و کار، محاسبه بودجه و بودجه بندی، تجزیه و تحلیل خطرات احتمالی و یافتن راه هایی برای حذف آنها.
• نظارت بر اجرای انواع کارها طبق برنامه.
• امضا قرارداد برای اجرای وظایف، نظارت بر اجرای آنها و بسته شدن به موقع.
• ایجاد ارتباط بین تیم مدیریت و سایر شرکت کنندگان پروژه.
• دریافت مطالب گزارشگری و تحلیل آنها.
• ارتباط با مشتری به منظور ارائه تمام اطلاعات مورد علاقه او و همچنین کسب اطلاعات در مورد خواسته ها یا الزامات برای نتیجه نهایی.
• نظارت بر کار همه شرکت کنندگان پروژه و بسته شدن به موقع آن.

دامنه وظایف عملکردی یک مدیر بسیار زیاد است و تنها با دانش خاص و سازماندهی دقیق فعالیت های خود می تواند موفقیت شرکت را تضمین کند.

انجمن مجریان

برای اجرای پروژه، مدیر 2 را ایجاد می کندگروه های کارکنان: تیم پروژه و پیوند مدیریتی. نتیجه نهایی تا حد زیادی به کیفیت کار انجام شده توسط این دو ساختار سازمانی بستگی دارد.

تیم پروژه - اینها متخصصان و / یا سازمانهایی هستند که کار را در سازمان انجام می دهند و در مقابل مدیریت برای اجرا و کیفیت آنها مسئول هستند. این گروه برای مدت زمان فعالیت های برنامه ریزی شده ایجاد می شود. این می تواند شامل پرسنل کارگری داخلی و جذب شده (گروه) باشد.

تیم مدیریت شامل کارکنان گروه اول است که مستقیماً با نظارت بر فرآیند و تصمیم گیری مدیریت مرتبط هستند. موفقیت کار، تعداد خطرات و مشکلاتی که در مسیر حل مشکلات به وجود می آیند به نحوه انتخاب صحیح مجریان این گروه توسط مدیر بستگی دارد.

کارمندان سطح مدیریتی، مانند هیچ کس دیگری، مسئول اجرای محدوده کاری خود هستند، که مقیاس آن می تواند متفاوت باشد: از تهیه یک سند تا یک پروژه فرعی تمام شده. گاهی اوقات رئیس شرکت گروهی از پرسنل کلیدی (تیم فرعی) را جمع می کند که مطابق با بسته های کار یا پروژه های فرعی لازم تشکیل می شود.

برای اطمینان از اجرای به موقع برنامه تعیین شده، لازم است که هر یک از کارکنان از محدوده وظایف عملکردی خود، الزامات کار انجام شده، سطح مسئولیت شخصی، زمان بندی و اشکال آن مطلع باشند. گزارش فعالیت های خود را.

شناسایی ذینفعان پروژه

هر مجموعه ای از اقدامات با هدف دستیابی به نتیجه نهایی انجام می شود.محصول نهایی چشم انداز مشتری است. هنگام شروع یک رویداد، دشوار است که بگوییم آیا نتیجه انتظارات را برآورده می کند یا خیر. برای موفقیت آمیز بودن برنامه ریزی، باید منابع عدم اطمینان را شناسایی کرد. اغلب دلایل شکست انتظارات از دست رفته از پروژه است که باید در مسیر کار تغییراتی ایجاد کند. آغازگر چنین تغییراتی اغلب ذینفعان پروژه هستند. به عنوان مثال می توان به حامیان مالی، تامین کنندگان، مقامات، و غیره اشاره کرد. آنها حق دارند خواسته های خود را برای نتایج، که ممکن است با یکدیگر متفاوت باشند، مطرح کنند.

اگر افراد یا سازمان های فوق بتوانند بر روند پروژه تأثیر بگذارند و مدیر این موضوع را ندانسته یا در نظر نگرفته باشد، در این صورت مداخله آنها مسیر کل شرکت برنامه ریزی شده را تغییر می دهد و او خواهد داشت. برای انجام تنظیمات در طول مسیر در کار یک مدیر نباید کاستی وجود داشته باشد.

راه های مختلفی برای شناسایی عوامل یا شرکت هایی وجود دارد که تحقق هدف ممکن است اهمیت خود را داشته باشد:

• طبقه بندی ، یعنی مشخص کردن همه شرکت ها، گروه ها، افرادی که هر گونه ارتباطی با پروژه دارند. این شامل موارد زیر است: حامیان مالی، مشتریان، تامین کنندگان، کاربران محصول، مدیران، رقبا، مدیران اجرایی، شرکای تجاری، رسانه ها، مقامات و غیره. فهرست کاملی از همه ذینفعان احتمالی در اینجا گردآوری شده است و اینکه آیا منفعتی برای آنها تعیین شده است یا خیر.
• نامزدی، ماهیت آن این است که رهبر ذینفع اصلی را تعیین می کند، به عنوان مثال، حامی، رئیس شرکت، که فهرستی از همه شرکت کنندگان را تهیه می کند، که در قدرت آن است.بر روند شرکت تأثیر بگذارد.
• مستندات مطالعه.

موفقیت این تعهد و تعداد مشکلاتی که به وجود می آیند به کامل بودن تعریف ذینفعان پروژه بستگی دارد.

کنترل بر اجرای طرح

برجام با برگزاری جلسات تیمی نظارت می شود که اعضای آن اطلاعاتی در مورد میزان کار انجام شده ارائه می دهند و در عین حال مشخص می کنند که هنوز چقدر زمان برای انجام به موقع کارها لازم است. این داده ها بر اساس برنامه تقویم بررسی می شوند. اگر تأخیر پیش بینی شود، گزینه های مختلفی برای حل مشکل در نظر گرفته می شود و یکی از آنها برای اجرا در نظر گرفته می شود. به همین ترتیب با انحراف از میزان بودجه و منابع ارائه شده و همچنین سطح کیفی نهایی، موضوع حل می شود.

پیاده سازی پروژه راه خوبی برای سازمان هایی است که فعالیت های آنها در جهت توسعه شرکت است. دانستن اجزای فرآیند طراحی به شما این امکان را می دهد که در مدت زمان کوتاهی با کمترین هزینه به نتایج خوبی دست یابید و تعامل هماهنگ با ذینفعان پروژه، افق های جدیدی را برای انجام کسب و کار باز می کند.