کارکنان اداری یک حلقه ضروری در زنجیره کسب و کار هستند

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

تا کنون، برخی از کارآفرینان بر این باورند که کارکنان اداری هدر دادن پول و بوروکراسی غیر ضروری است. با این حال، چنین بیانیه ای فقط برای شرکت های بسیار کوچک می تواند منصفانه باشد، جایی که رئیس تمام مسئولیت ها را بر عهده می گیرد. در واقع کارکنان اداری حلقه مهمی در زنجیره کسب و کار هستند. این اوست که کار شرکت را سازماندهی می کند، مسئول ارتباط آن با دنیای خارج است، برای اجرای به موقع قراردادها، سفارشات، نظارت بر دریافت پرداخت ها.

حتی عدم حضور منشی، مدیر دفتر، دستیار شخصی برای یک روز نشان می دهد که چقدر نیروی اداری در تجارت مورد نیاز است. موقعیت هایی که در بالا نام بردیم، مشاغل اصلی از این نوع هستند. با این حال، آنها به این نوع فعالیت ها محدود نمی شوند. چه کسانی به همراه منشی به کادر اداری تعلق دارند؟ کارمند، کارمند مرکز تماس، مدیر دفتر، دستیار شخصی، منشی- مترجم. این اشتباه است که باور کنیم هر کسی می تواند چنین کاری را انجام دهد.پس از دوره های کوتاه مدت برای سازماندهی کیفی فعالیت های یک شرکت، نه تنها به ویژگی های شخصی، مانند دیپلماسی، عینیت، وقت شناسی نیاز است.

پرسنل اداری افرادی هستند که به اطلاعات بسیار مهمی دسترسی دارند که عملکرد کل شرکت اغلب به آنها بستگی دارد. بنابراین، کار اداری شایسته، چاپ سریع، دقت، وظیفه شناسی و مهارت های سازمانی به سادگی ضروری است. علاوه بر این، دانش خاصی نیز مورد نیاز است. در حالت ایده آل، پرسنل اداری کارکنانی با تحصیلات عالی هستند، نه لزوماً متخصص. نیاز اصلی، توانایی مدیریت اطلاعات و اسناد مهم خواهد بود.

یک مدیر دفتر، علاوه بر ظاهر و آداب قابل ارائه، باید به خوبی با بازدیدکنندگان شرکت ارتباط برقرار کند، زیرا در بین آنها شرکا و مشتریان بالقوه وجود خواهد داشت. گاهی اوقات به چنین متخصصی نیز تبلیغ کالا یا خدمات شرکت سپرده می شود. در هر صورت این اوست که کار همه خدمات و ارتباط با رئیس را هماهنگ می کند. او همچنین مسئول رعایت برنامه کاری، برنامه جلسات و مذاکرات است. یک دستیار شخصی به مدیر در سازماندهی سفرهای کاری در سراسر کشور و خارج از کشور کمک می کند. کارآفرینان سعی می کنند برای این موقعیت فردی با دانش زبان های خارجی، آداب کسب و کار، شایسته و وقت شناس انتخاب کنند. به عنوان یک قاعده، زنان به عنوان منشی و دستیار کار می کنند، اما برخلافطبق باور عمومی نه خانم های جوان، بلکه تحصیل کرده بالای 25 سال. اما یک مدیر دفتر می تواند یک مرد باشد، همه چیز به صنعت بستگی دارد. یک مزیت اضافی نه تنها تجربه کاری، بلکه دانش حرفه ای در زمینه مدیریت اسناد خواهد بود. با کمال تعجب، اما با وجود این همه متخصصان شایسته و تحصیلکرده، فارغ التحصیلان جوان دانشگاه، یافتن پرسنل اداری واجد شرایط کار آسانی نیست. از این گذشته، نه تنها دانش تخصصی مهم است، بلکه ویژگی های شخصی نیز مهم است: عدم تعارض، عینی بودن، توانایی اطاعت و رهبری، مهارت های سازمانی.