PDCA - فلسفه بهبود مستمر کسب و کار

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

چرخه PDCA (چرخه دمینگ) یکی از مفاهیم اساسی در تئوری مدیریت مدرن است. همچنین زیربنای سری استانداردهای ISO 9000 است که در سراسر جهان برای مدیریت کیفیت در شرکت‌ها با هر اندازه و نوع استفاده می‌شود.

تعریف

PDCA چرخه دمینگ یک فناوری برای بهبود مستمر فرآیند در کسب و کار و در هر زمینه دیگری از فعالیت است. نام این روش مخفف 4 کلمه انگلیسی به معنای دنباله منطقی از مراحل بهبود است:

• P - طرح (طرح)؛
• D - انجام (انجام)؛
• C - بررسی (بررسی، تجزیه و تحلیل)؛
• A - عمل (عمل).

همه چیز منطقی و ساده است: ابتدا باید روی اعمال فکر کنید. سپس طبق برنامه اجرا می شوند. مرحله سوم تجزیه و تحلیل نتایج به دست آمده است. و در نهایت، آخرین مرحله - Act - شامل معرفی تغییرات خاص برای بهبود فرآیند و / یا تعیین اهداف جدید است. پس از آن، مرحله برنامه ریزی دوباره شروع می شود، که در آن باید تمام کارهایی که قبلا انجام شده است در نظر گرفته شود.

به طور شماتیک، چرخه کنترل PDCA به صورت نشان داده شده استچرخ، که تداوم این فرآیند را نشان می دهد.

حالا اجازه دهید هر مرحله را با جزئیات بررسی کنیم.

Plan (Plan)

اولین قدم برنامه ریزی است. لازم است مشکل را به وضوح فرموله کنید، سپس زمینه های اصلی کار را مشخص کنید و بهترین راه حل را ارائه دهید.

یک اشتباه رایج این است که برنامه ای بر اساس حدس های ذهنی و مفروضات مدیریتی تهیه کنید. بدون دانستن علل اساسی مشکل، در بهترین حالت، می توان عواقب آن را خنثی کرد و سپس فقط به طور موقت. برای انجام این کار از چه ابزارهایی می توان استفاده کرد؟

روش "5 چرا"

در دهه 40 توسعه یافت، اما 30 سال بعد، زمانی که تویوتا شروع به استفاده فعال از آن کرد، محبوبیت پیدا کرد. چگونه چنین تحلیلی انجام می شود؟

ابتدا باید مسئله را فرموله و یادداشت کنید. سپس این سوال را بپرسید: "چرا این اتفاق می افتد؟" و همه دلایل را بنویسید. پس از آن، باید برای هر پاسخ همین کار را انجام دهید. سپس از همین الگو پیروی می کنیم، تا اینکه به سوال "چرا؟" 5 بار پرسیده نمی شود به عنوان یک قاعده، این پنجمین پاسخ است که دلیل واقعی است.

نمودار ایشیکاوا

این روش به شما امکان می دهد روابط علت و معلولی هر پدیده ای در تجارت را به صورت گرافیکی نشان دهید. به نام خالق آن، شیمیدان Kaora Ishikawa، نامگذاری شده است و به طور گسترده در مدیریت استفاده می شود.

هنگام ساختن یک نمودار، 5 منبع احتمالی مشکلات وجود دارد: افراد، مواد، محیط (محیط)، تجهیزات و روش‌ها. هر یک از آنها به نوبه خود ممکن است حاوی دلایل دقیق تری باشد. مثلا،کار کارکنان به سطح مهارت، سلامت، مشکلات شخصی و غیره بستگی دارد.

توالی ساختن نمودار ایشیکاوا:

1. یک فلش افقی به سمت راست بکشید و یک مسئله کاملاً مشخص را در نزدیکی نوک آن بنویسید.
2. میل به سمت فلش اصلی، 5 تأثیرگذار اصلی را که در بالا در مورد آنها صحبت کردیم را به تصویر بکشید.
3. برای نشان دادن دلایل دقیق از فلش های کوچک استفاده کنید. در صورت نیاز می توان شاخه های کوچکتر را اضافه کرد. این کار تا زمانی انجام می شود که همه دلایل احتمالی نوشته شود.

پس از آن، همه گزینه های دریافت شده در یک ستون، از واقعی ترین تا کمترین، نوشته می شوند.

"طوفان فکری"

یک بحث گروهی با کارشناسان و پرسنل کلیدی، که در آن وظیفه هر شرکت کننده این است که تا حد امکان علل و راه حل های بالقوه برای مشکل، از جمله خارق العاده ترین آنها را نام ببرد.

پس از تجزیه و تحلیل نظری، لازم است داده های واقعی واقعی که تأیید می کند علل مشکل به درستی شناسایی شده اند، پیدا شود. شما نمی توانید به قوز عمل کنید ("به احتمال زیاد…").

در مورد خود برنامه ریزی، جزئیات نیز در اینجا مهم هستند. تعیین ضرب‌الاجل‌ها، ترسیم توالی واضح از اقدامات و نتایج قابل اندازه‌گیری (از جمله نتایج میانی) که باید به آنها منجر شوند، مهم است.

انجام (انجام)

مرحله دوم چرخه PDCA، اجرای طرح، اجرای تغییرات است. اغلب مصلحت‌تر است که ابتدا تصمیمات اتخاذ شده در آن اجرا شوددر مقیاس کوچک، یک "آزمون میدانی" انجام دهید و نحوه عملکرد آن را در یک منطقه یا شی کوچک بررسی کنید. اگر تأخیر، تأخیر وجود داشته باشد، مهم است که بدانیم دلیل آن چیست (برنامه ریزی غیرواقعی یا عدم نظم و انضباط از سوی کارکنان). علاوه بر این، یک سیستم کنترل میانی در حال معرفی است که نه تنها به شما اجازه می دهد تا برای نتایج منتظر بمانید، بلکه به طور مداوم بر آنچه قبلا انجام شده است نظارت کنید.

بررسی

به زبان ساده، اکنون باید به یک سوال واحد پاسخ دهیم: "چه آموخته ایم؟". چرخه PDCA مستلزم ارزیابی ثابت نتایج به دست آمده است. ارزیابی پیشرفت در برابر اهداف تعیین شده، تعیین اینکه چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی باید بهبود یابد ضروری است. این عمدتاً با بررسی گزارش ها و سایر اسناد شرکت انجام می شود.

برای اجرای موفقیت آمیز چرخه شوهارت-دمینگ (PDCA) در تجارت، لازم است گزارشی منظم از کار انجام شده ایجاد شود و نتایج با کارمندان بحث شود. ابزار ایده آل برای این کار، معرفی شاخص های کلیدی عملکرد KPI است که بر اساس آن سیستمی از انگیزه و پاداش برای پربازده ترین کارمندان ساخته می شود.

Act

آخرین مرحله در واقع اقدام است. ممکن است چندین گزینه در اینجا وجود داشته باشد:

• اجرای تغییر؛
• در صورت بی اثر بودن تصمیم رد کنید؛
• تمام مراحل چرخه PDCA را دوباره تکرار کنید، اما برخی را معرفی کنیدتنظیمات.

اگر چیزی به خوبی کار می کند و می توان آن را تکرار کرد، راه حل باید استاندارد شود. برای انجام این کار، تغییرات مناسبی در اسناد شرکت ایجاد می‌شود: مقررات کاری، دستورالعمل‌ها، چک‌لیست‌ها برای بررسی عملکرد کاری، برنامه‌های آموزشی کارکنان و غیره. به موازات آن، امکان ایجاد بهبود در سایر فرآیندهای تجاری که ممکن است مشکلات مشابهی ایجاد شود، باید ارزیابی شود..

اگر برنامه اقدام توسعه یافته نتایج مورد انتظار را به همراه نداشت، باید دلایل شکست را تجزیه و تحلیل کنید و سپس به مرحله اول (Plan) برگردید و استراتژی دیگری را امتحان کنید.