پرداخت کمک هزینه سفر: آنچه باید در مورد آن بدانید؟

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

پرداخت هزینه های سفر نه تنها فرصتی برای سفر با هزینه شرکت است، بلکه مسئولیتی است که محدودیت هایی را برای آزادی تردد کارمند ایجاد می کند. برخی بر این باورند که وقتی کارفرما مسئولیت کارهای خارج از شهر یا کشور را تعیین می کند، سفر رایگان و حداقل کار چیزی است که باید برای آن تلاش کرد. چقدر جالب: می توانید در کنفرانس ها استراحت کنید و کمی خسته شوید. با این حال، همه چیز آنطور که در نگاه اول به نظر می رسید نیست.

چه چیزی را می توان یک سفر کاری در نظر گرفت؟

طبق ماده 167 قانون کار فدراسیون روسیه، سفر کاری سفری است برای یک دوره مشخص با هزینه کارفرما برای انجام وظایف رسمی خارج از "دیوار" دفتر. پیش نیاز آن عبور از مرز کشور است، یعنی سفر به شهر دیگر سفر کاری نیست. در این صورت روزهای حرکت و ورود برای درج در این مدت سفر الزامی در نظر گرفته می شود. کارمند مانده استدفتر، اما برنامه کاری در خارج از کشور توسط شرکت ارسال کننده تنظیم نشده است.

همچنین در موارد استثنایی سفرهایی که مستلزم سفر به شهر همجوار باشد مجاز است. این قانون در مورد موقعیت هایی اعمال می شود که نیازهای ثابتی برای عبور از مرز ندارند، به عنوان مثال، یک راننده تاکسی. او می تواند هر روز به خارج از شهر سفر کند، اما زمانی که در جاده سپری می شود سفر کاری محسوب نمی شود. در مورد مقاماتی که در ادارات مشغول به کار هستند، وضعیت متفاوت است و گاهی اوقات آنها برای ارتقای مهارت و گذراندن دوره ها نیاز به سفر به شهر دیگری دارند. تمام هزینه ها بر عهده کارفرما است، زیرا این در صلاحیت او است و حق کارمند برای امتناع از آزمایش و مطالعه محفوظ است.

تفاوت اضافی سفر

سفر به خارج از کشور مستلزم برخی استثنائات از قوانین است. آنها عمدتاً مربوط به زمان و هزینه های زمانی هستند. فرض کنید کارمندی به کشور دیگری فرستاده شده است، جایی که باید یک هفته در آنجا بماند تا بتواند از نمایشگاه بازدید کند یا با محصولات جدید یک عرضه کننده آشنا شود. پرواز با تاخیر انجام می شود و کارمند مجبور می شود با پول خود در کشور دیگری بماند:

• پرداخت برای اتاق هتل.
• Eat.
• از حمل و نقل در داخل کشور/شهر استفاده کنید.
• لوازم لازم برای مراقبت و بهداشت را داشته باشید.

همه هزینه ها باید با چک و رسید پشتیبانی شود تا بعداً پس از بازگشت به کار، حمایت مادی برای آنها تقویت شود.بازپرداخت اگر در مورد سفر به شهر دیگری صحبت می کنیم، کمک هزینه سفر فقط تا حدی پرداخت می شود - حمل و نقل و غذا.

این شرکت دقیقاً برای چه چیزی هزینه می کند؟

شرکت کلیه هزینه های سفر یک یا گروهی از کارکنان را تقبل می کند. این قیمت نه تنها شامل سفر، اقامت، بلیط و بازدید از موزه ها یا نمایشگاه های خاص است. کمک هزینه سفر همچنین شامل پرداخت های اجباری است:

• بیمه سلامت.
• بیمه شخصی.
• پرداخت بار و بیمه آن.
• اعلام مبلغ ادعا شده.
• حق بیمه برای اجاره خودرو (اگر کارمند وسایل نقلیه شخصی یا شرکتی نداشته باشد).

آخر هفته نیز در نظر گرفته می شود، زیرا یک فرد مجبور است در خارج از ساعات کاری در رابطه با دستور ترک خدمت کند. پرداخت برای سفرهای کاری در تعطیلات آخر هفته به طور جداگانه محاسبه می شود و در صورت های مالی به عنوان هزینه های یک بار یا هزینه های روزانه منعکس می شود. این لازم است تا انسان بتواند چیزی بخورد و در اطراف حرکت کند. بقیه مازاد (رفتن به تئاتر، موزه، کافه، رستوران، خرید) را کارمند برای خود تامین می کند.

روش پرداخت کمک هزینه سفر: چه زمانی پول صادر و برگردانده می شود؟

اول باید برای کارمندی که به نظر مافوق صلاحیت در اموری که در خارج از کشور باید حل شود، حکم صادر شود. اینها باید مقاماتی باشند که تعهدات خاصی را انجام دهند و معیارهای انتخاب این سمت را داشته باشند. به عبارت دیگر اگر کارمندی خارجی را نشناسدزبان، مقامات موظفند در صورت لزوم برای مذاکره با شرکت دعوت کننده به او مترجم پرداخت کنند. پس از بررسی سفارش، کارمند آن را امضا می کند و حداکثر 24 ساعت قبل از حرکت برای سفارش بلیط و اجاره هتل پیش پرداخت دریافت می کند.

مهم! پیش پرداخت باید 50% مبلغ اختصاص داده شده برای سفر باشد. باید تمام هزینه هایی که در طول اقامت در خارج از کشور پیش بینی شده است را پوشش دهد. پرداخت هزینه های سفر روزانه برای ارتباطات سلولی و ترافیک اینترنت موبایل اعمال نمی شود.

نصف باقیمانده برای محاسبه مجدد هزینه های باقیمانده استفاده می شود که غیرقابل پیش بینی یا اضافی تلقی می شود. کارمند برای آنها چک فراهم می کند و فقط پس از ورود به خانه می تواند روی جبران خسارت حساب کند. به عنوان مثال، راننده ای ارائه شد که وسایل حمل و نقل را تامین می کند. برای او کمک هزینه سفر جداگانه ای برای تعمیر دستگاه، تعویض قطعات، لوازم و سوخت گیری در نظر گرفته شده است. کارمند دیگری نمی تواند مطالبه بازپرداخت هزینه های حمل و نقل کند، زیرا انتقال و راننده شخصی ارائه می شود.

مورد دیگر، اگر بلیط سفارش داده شده باشد، اما پرواز با تاخیر انجام شده است. این کارگر فوراً به عقب فراخوانده شد و مجبور شد با پول خود بلیط اتوبوس بخرد. سپس هزینه ها جبران می شود. زمانی که اصلاً پولی وجود ندارد، شرکت آن را به سریع ترین و راحت ترین روش به حساب گیرنده ارسال می کند.

چه زمانی برای مسافر مفید است؟

سفر برای کار همیشه با هزینه های شخصی همراه نیست. وجود داردمواردی که در آن طرف فرستنده هزینه غذا را بازپرداخت می کند و کارمند "در سیاه" می ماند. این در مورد لحظاتی اعمال می شود که مهماندار تمام هزینه های غذا را در هتلی که فرد در آن اقامت دارد پرداخت می کند یا از پول شخصی خرج می شود (مهمان به خانه / آپارتمان می رسد). ضمناً 50 درصد هزینه های در نظر گرفته شده برای غذای شهروند بدون نیاز به ارائه رسید خرید غذا یا غذای آماده در رستوران ها و کافه ها به وی بازگردانده می شود.

این توسط قانون پیش بینی شده است و به این دلیل است که شخص حق دارد از غذایی که برای او نامطلوب است به دلایل بهداشتی امتناع کند. بنابراین می تواند مطابق سلیقه و نیاز خود چیزی بخرد، اما پرداخت روزهای سفر به ترتیب مقرر در قانون انجام می شود. گاهی اوقات می توان هزینه ها را با توافق متقابل کارمند و رئیس بازپرداخت کرد.

پرداخت کمک هزینه سفر: سفر و ارتباطات در تعطیلات آخر هفته

اگر فردی مجبور به انجام فعالیت های کاری در تعطیلات آخر هفته شود، مثلاً انعقاد قراردادها یا امضای آنها، باید هزینه ارتباطات سیار پرداخت شود. چنین هزینه های پیش بینی نشده اما مورد انتظار ممکن است به طور جزئی یا کامل با توافق مشترک بازپرداخت شود. در عمل، اغلب اتفاق می افتد که یک سفر کاری به خارج از کشور ممکن است نه تنها شامل یک منطقه زمانی متفاوت، بلکه همچنین روزهای هفته یا فصول باشد.

1. اگر کارمندی به ایالات متحده آمریکا اعزام شده باشد، جایی که یکشنبه یک روز کاری در نظر گرفته می شود، هزینه های آن روز به میزان 100٪ بازپرداخت می شود. با این حال، نهاعتماد باید نادیده گرفته شود، زیرا این نیز باید ثابت شود.
2. اگر مسافر در راه آفریقای جنوبی باشد، فصلی بودن و تغییر فصل نیز در نظر گرفته می شود. به عنوان مثال، "از زمستان تا بهار" برای پرواز با چمدان های لباس های زمستانی بار اضافی از لباس زیر قابل تعویض برای فصل گرم است. در صورت توافق طرفین، پرداخت برای انبار چمدان به نصف تقسیم می شود: کارمند چیزهای زیادی را نمی گیرد - مدیر می پردازد، به دلیل تقصیر کارمند مازاد بر آن وجود دارد - هزینه آن.

در موارد دیگر که اختلاف نظر و مسائل بحث برانگیز در مورد هزینه ها وجود دارد، همین اتفاق می افتد. گاهی پرداخت ایام سفر مستلزم وقوع استثنایی آن به تقصیر شرکت است، اما این واقعیت نیز باید به کارمند ثابت شود. در نظر گرفتن برخی شرایط دیگر که بر تفکیک تعهدات تأثیر می گذارد، مهم است.

دستمزد

آیا زمانی که کارمند در خارج از کشور است، رئیس باید دستمزد بپردازد؟ این یک موضوع بحث برانگیز است، زیرا کارمند در حال حاضر فعالیت های خود را انجام می دهد و کسر دریافت می کند. از طرفی اوقات فراغت خود را می گذراند که می توانست با خانواده یا در تعطیلات از محل کار بگذراند. و در عوض، او مجبور است آخر هفته ها کار کند، اما فقط با هزینه کسر سفر.

از آنجایی که کمک هزینه سفر آخر هفته فقط جزئی است، باید ساعات کار کارمند را بپردازید و سهم او در توسعه شرکت را با نرخ پایه طبق قرارداد کاری امضا شده ارزیابی کنید. اگر به نفع شرکت باشد، حقوق نباید بر سفر اضافی تأثیر بگذارد، وشخص موظف به انجام اختیارات خود است. اما انگیزه ممکن است یک موقعیت آینه ای باشد، زمانی که اضافه کاری در یک سفر کاری می تواند بر اندازه مبلغ یکجا تأثیر بگذارد. این بدان معنی است که کمک هزینه روزانه، با توجه به بخش 1 هنر. 168 قانون کار فدراسیون روسیه به نرخ حقوق اضافه می شود.

چه چیزی بر کمک هزینه روزانه در ساختارهای سازمانی مختلف تأثیر می گذارد؟

پرداخت کمک هزینه سفر روزانه به کشور و محل زندگی فرد بستگی ندارد. بر اساس رای دیوان عالی کشور به شماره CAS 05-151 مورخ 26.04.2015، هزینه های روزانه تا زمان خروج به طور کامل پرداخت می شود. اگر از آنها تجاوز شد، باید توسط مدیریت بازپرداخت شود. اینها "هزینه های جیبی" هستند که برای انجام کار در خارج از محل دائمی اشتغال در ارتباط با لحظات کاری یا وظایف رسمی ضروری است. شایان ذکر است که این پول از بودجه عمومی که صندوق دولتی را تشکیل می دهد پرداخت می شود.

اگر کارمندی متعلق به یک سازمان بودجه است، پس صندوق جداگانه ای دارد که از آن پول برای چنین هزینه هایی می آید. ما در مورد وزارت کشور صحبت می کنیم - جنبه های اجتماعی و پزشکی این سازمان به طور کامل توسط دولت تأمین می شود و ربطی به صندوق های بیمه ای ندارد و برای شهروندان شاغل در پست های غیردولتی تأمین می شود.

در اینجا، پرداخت هزینه سفر در مؤسسات بودجه ای کاملاً به نوع مدیریت دولتی و تأمین واحدها بستگی دارد. وقتی صحبت از خدمت سربازی می شود، کسرها تا حدودی بیشتر از ساختارهای غیر دولتی یا شرکت های تجاری خصوصی است. «از آنجایی که وظیفه و تکلیف برای کارمند وظیفه کشور است پس هزینه هاکشور پرداخت می کند."

مالیات سفر

قانون زیر برای دوره گزارش فعلی اعمال می شود: برای سازمان ها حداقل و حداکثر محدودیت وجود ندارد، یعنی هر شرکتی می تواند حد پرداخت خود را برای ارائه یک کارمند برای یک روز خارج از محل کار تعیین کند. با این حال، اگر او برای چند ساعت ترک کند، کمک هزینه روزانه به طور کامل پرداخت می شود، زیرا این یک مزیت نیست، بلکه پوشش هزینه است.

کسب و کارهای کوچک سعی می کنند خود را به کمک هزینه روزانه 700 روبل محدود کنند، زیرا این مبلغ مطابق بند 3 هنر مشمول مالیات نیست. 217 قانون مالیات فدراسیون روسیه. مالیات بر درآمد شخصی باید از مبلغی که مازاد بر حداقل تعیین شده را تشکیل می دهد، کسر شود.

مهم! اگر کارمندی به خارج از کشور اعزام شود، سقف معاف از مالیات 2500 روبل است. پرداخت هزینه های سفر در یک موسسه بودجه دقیقاً به همین ترتیب انجام می شود.

نمونه ای از محاسبه کسورات از پرداخت های روزانه

فرض کنید که آقای پتروف 5 روز به یک سفر کاری رفته است که 2 روز آن به آخر هفته می رسد. طبق تصمیم مقامات، او به ازای هر روزی که در شهر دیگری سپری می کند، 1000 روبل دریافت می کند. از این 5000 روبل، مبلغی معادل 5700=3500 روبل مشمول مالیات نمی شود. یک و نیم هزار مابقی مشمول مالیات و پرداخت حق بیمه است.

هنگام سفر به خارج از کشور برای همان 5 روز، یک فرد 3000 روبل در روز دریافت می کند. از 15000 روبل، مبلغ 2500 روبل باقی مانده است که مشمول مالیات بر درآمد شخصی ومشارکت ها در این صورت در هر صورت ارائه چک و رسید الزامی نیست.

چه مدارکی باید ارائه شود؟

فوراً ارزش حمل و نقل را دارد - اگر با ماشین شخصی سفر می کنید ، بخش حسابداری بارنامه ای صادر می کند که در آن چک و رسید پرداخت سوخت و سایر مواد مصرفی صادر می شود. بلیط هواپیما، قطار و اتوبوس را باید تا زمان بازگشت به خانه نگه دارید. گذرنامه با علائم عبور از مرز نیز برای پیوست به بارنامه باید فتوکپی شود. برای سفرهای شهری در داخل کشور، باید گزارش هایی در مورد تکلیف صادر کنید - این برگه ای است که لیست خدمات تعهدات را منعکس می کند.

اگر هتل را شخصاً یکی از کارمندان رزرو کرده است، باید از قبل دریابید که آیا آنها فرم های شماره 3-G برای صدور به مهمانان دارند یا خیر. در غیر این صورت، اقامت به هزینه کارمند خواهد بود، زیرا KKM توسط چنین سازمان هایی مورد نیاز نیست. هنگام صدور یادداشت (برای سازمان های بودجه ای)، باید بلیط ها را با تاریخ عزیمت و ورود پیوست کنید. در صورت تنظیم یک قانون محلی و امضای سفارش در فرم T-9، پرداخت کمک هزینه سفر در تعطیلات آخر هفته ممکن است اجباری شود. این اسناد بر قوانینی که حسابداران را راهنمایی می کنند، اولویت دارند. ابتدا باید آنها را در نظر گرفت تا بیش از حد غرامت سفر پرداخت نشود.

تفاوت اصلی بین بنگاه های بودجه ای و خصوصی، تأمین اجباری کارمندی است که «به تقصیر» رهبری در خارج از کشور است. مهم است که همه چیز را انجام دهید تا کارمند بتواند به موقع و با دقت انجام شودتمام وظایف شرکت را انجام دهید. شرکت‌های خصوصی به ندرت علاقه‌مند به چنین پرداخت‌هایی هستند، زیرا همیشه اسناد اضافی برای تکمیل و کسر مالیات وجود دارد. بنابراین، هر چیزی را که به نام شما صادر و امضا می شود، از قبل بررسی کنید. همچنین بدانید کدام سازمان های خارج از شهر یا کشور مدارک مربوطه را صادر می کنند. گاهی اوقات تهیه بلیط در وسایل حمل و نقل عمومی برای اثبات واقعیت یک سفر رسمی بسیار دشوار است.